Planificación de recursos: la opinión de 3 OMP
Tanto si un departamento de TI tiene 20 como 150 empleados, la planificación de recursos es un proceso clave. ¿Por qué planificar los recursos? ¿Cómo y a quién planificar? 3 expertos en gestión, 3 PMO nos hablan de sus proyectos challenges y de sus métodos para planificar sus equipos.
challenges vinculado a la planificación de recursos del proyecto
Si hay un tema en el que coinciden nuestros tres expertos es en la planificación de recursos, que debe responder a la pregunta "¿Podemos lanzar este nuevo proyecto? Al fin y al cabo, todos los Departamentos de TI reciben muchas más solicitudes de proyectos de las que tienen capacidad para llevar a cabo. Arbitrar entre los proyectos y la disponibilidad de los equipos es el criterio número 1.
"Planificar significa gestionar la escasez de recursos" Sylvain Crinquand, Director de Información Adjunto de KUHN
Históricamente, Kuhn se centraba en la calidad al mejor coste, con tolerancia en los plazos de entrega. Se favorecía la macroplanificación de los proyectos. Desde la llegada del "gran" proyecto ERP* -que implica un número importante de recursos externos-, esta filosofía se ha puesto en entredicho. La más mínima desviación de los plazos se paga cara. La tolerancia de los plazos se pone en tela de juicio. Y las compensaciones son cada vez más matizadas. ¿Cómo pueden coexistir proyectos de tamaños y culturas diferentes?
La Eurometrópolis de Estrasburgo , por su parte, se enfrenta a un gran número de solicitudes de proyectos pendientes. Su estrategia les ha llevado a optar por una planificación detallada y exhaustiva de los proyectos en curso. ¿Adelante? ¿No? El arbitraje anual se basa en 3 criterios:
- Costes del proyecto
- La carga en términos de recursos
- Calificación del análisis del valor del proyecto
En cuanto al GIE** de VYV3, la planificación de los recursos permite un seguimiento preciso de la evolución del plan anual de cargas de trabajo en consonancia con la hoja de ruta estratégica. Disponer de una visibilidad casi en tiempo real de los recursos, su disponibilidad y su asignación permite arbitrar las nuevas solicitudes. Y como la carga de trabajo sigue una tendencia de crecimiento y los recursos escasean, es el momento de contratar; uno de los retos actuales de VYV3 es aumentar su capacidad para asumir proyectos. Este reto se sustenta en un conocimiento detallado de la planificación de capacidades.
*ERP: Enterprise Resource Planning (también conocido como PGI -Progiciel de Gestion Intégré-)
*GIE: Agrupación de Interés Económico
El reto de la planificación: múltiples proyectos
"A los Departamentos de TI les interesa hacer comprender a la empresa que un proyecto informático consume muchos recursos empresariales. Esto es una realidad. Hay que ponerse a disposición del equipo de gestión de proyectos.
En este punto, todo el mundo está de acuerdo: los departamentos empresariales suelen considerar que un proyecto informático no es costoso. Y, sin embargo, ¡los recursos de las empresas son esenciales para que el proyecto se lleve a cabo! De hecho, esto es característico de los proyectos informáticos: un jefe de proyecto gestiona varios proyectos al mismo tiempo.
El MCO adecuado para cada proyecto
Esquemáticamente, la actividad de un Departamento de TI es 50% proyecto y 50% MCO - Mantenimiento en Condiciones Operativas .El reto de la planificación es doble: hacer frente a un MCO cada vez mayor, garantizando al mismo tiempo el RUN. Encontrar el equilibrio adecuado es el arte de la PMO. Sin equilibrio: más recursos, más proyectos, costes más elevados e incluso una deuda técnica importante. Las decisiones organizativas de especializar los equipos para los proyectos y otros recursos para el RUN dependen del tamaño del departamento de TI. La polivalencia parece estar a la orden del día en los equipos pequeños, mientras que la especialización es más habitual en los grandes. Sea cual sea la elección, detrás de cada proyecto hay una carga de trabajo de MCO que hay que planificar.
¿Insourcing o outsourcing para un mejor control financiero de la SI? El razonamiento "fabricar o comprar" se acaba gracias a una planificación exhaustiva.
La planificación es un factor clave para el éxito de un proyecto, ya que permite acceder a la "Capacidad de hacer" y, por tanto, responder a la pregunta: "¿Podemos lanzar un nuevo proyecto? ¿Con qué margen de maniobra?
Desde la idea del proyecto hasta el MCO, Project Monitor es la herramienta que le apoya. Es un software de gestión PPM sencillo y completo que apoya su gobernanza en cada etapa.
"El coste y los plazos de challenges varían de una organización a otra. Project Monitor permite a cada empresa encontrar la finura de su grano.
Diferentes enfoques, en función de la madurez de la estructura
Kuhn ha definido una cuota a partir de la cual un encargo se considera un proyecto. A partir de 5 días-hombre, lo llamamos "proyecto". En la actualidad hay unos cuarenta proyectos activos.
A nivel del consejo de administración para algunos, a nivel del comité de dirección para otros: ¡se planifican los recursos! Humanos, materiales, financieros, de tiempo... En esta fase, al inicio del proyecto, se favorece la macroplanificación.
Primero por meses, con un nivel de desglose diferente según el grado de planificación de los jefes de proyecto (en la raíz del proyecto o por fases).
Esto se perfecciona con el tiempo durante la fase de aplicación.
Poco a poco, pasamos de la planificación genérica (competencias, funciones) a la planificación individual.
Cada mes, sobre todo en VYV3, las revisiones de intenciones introducen cualquier nuevo requisito en el plan de carga de trabajo.
A continuación, las PMO velan por que se cumplan los planes de carga de trabajo. Si es necesario, se ajustan los costes y los plazos para garantizar que los proyectos estén coordinados y sean viables.
El "efecto planificación": una desviación máxima del 10 al 15% entre los resultados previstos y los reales.
Un desfase del 10-15% entre lo previsto y lo realmente realizado... ¡eso es lo que descubrió la Eurometrópolis de Estrasburgo cuando llevó a cabo sus revisiones anuales de proyectos! ¿El secreto? Los ábacos y la planificación trimestral de los proyectos de portafolio . Estos gráficos, elaborados a lo largo de los años, proporcionan a los gestores de proyectos una estimación precisa de la carga de trabajo global del proyecto. En cuanto a las revisiones de proyectos, brindan la oportunidad de reequilibrar las cargas de trabajo y los presupuestos.
"Tenemos 3 grandes carteras, vinculadas a nuestros 3 gestores de cuentas. Dedicamos 3 horas por gestor de proyecto, es decir, 9 reuniones trimestrales de revisión de proyectos". Franck Barbi, Jefe de Dirección y Coordinación, Departamento de TI, Eurometropole de Estrasburgo
La diversidad de usos depende de la madurez y el tamaño de la estructura. En torno a esta realidad se concibe la planificación progresiva de Project Monitor . El Plan de Capacidad ofrece al gestor una visión de conjunto de lo que se ha hecho y de lo que está previsto hacer. El objetivo es anticipar las sobrecargas (o incluso las infracargas).
Con Project Monitor, puede empezar trabajando a un nivel muy macro. A partir de ahí, puedes ir bajando a niveles de granularidad cada vez más finos, en función de tus necesidades y objetivos.
"La colaboración con los equipos de VIRAGE sobre las expectativas de planificación fue muy fructífera. Estoy impaciente por ver cómo se implementa, ¡porque va a facilitar la vida a los gestores de proyectos! Franck Barbi
"Tenemos intercambios regulares con el equipo de producto. Lo apreciamos mucho. Todo el trabajo se ha diseñado pensando en la sencillez. Estamos impacientes por aplicarlo en Kuhn". Sylvain Crinquand
5 consejos de planificación de nuestros expertos
- Estimar los recursos necesarios para el proyecto utilizando los ábacos
- Al inicio del proyecto, favorecer la macroplanificación, en la raíz del proyecto o por fases
- Durante la fase de ejecución y gracias a un seguimiento exhaustivo de los recursos, afinar la planificación
- Mida periódicamente la diferencia entre lo previsto y lo conseguido, y haga los ajustes necesarios. Tome las decisiones necesarias para alcanzar sus objetivos.
- Retroalimentación y sacar las conclusiones correctas.
La planificación es EL punto de partida para la toma de decisiones. De lo operativo a lo estratégico, hay muchas challenges . Una de ellas es el lanzamiento de nuevos proyectos.