Système d’information hospitalier : Mettre en œuvre la convergence des systèmes d’information d’un GHT

card système d'information hospitalier interview chru nancy

La création des GHT – Groupements Hospitaliers de Territoire – instaurés dans le cadre de la Loi de Santé du 26 janvier 2016, bouleverse le paysage informatique des systèmes hospitaliers. Découvrez le retour d’expérience de Jean-Christophe CALVO, Directeur du Système d’Information du CHRU de Nancy et du GHT Sud Lorraine regroupant 11 établissements. Comment passer de l’objectif de convergence à la mise en application du schéma directeur des systèmes d’information ?

Découvrez dans cet article :

  • Le fonctionnement d’un GHT
  • Les enjeux liés à la mise en place d’un système d’information hospitalier commun
  • La mise en place du schéma directeur du GHT grâce à un logiciel PPM

Quel fonctionnement pour un GHT ?

La loi Santé n° 2016-41 du 26 janvier 2016 de modernisation du système de santé, adresse également les fonctions supports achats et informatique. La loi préconise notamment la mise en place d’une mutualisation des Systèmes d’Information entre les établissements parties du Groupements Hospitaliers de Territoire (GHT). Cette mission est confiée généralement à l’établissement support du GHT. Cette convergence s’inscrit dans le dispositif global de pilotage et le volet informatique est inclus dans les comités de gouvernance.

Cette ambition se traduit par « la stratégie, l’optimisation et la gestion commune d’un système d’information hospitalier convergent. Une thématique clé est la mise en place d’un dossier patient permettant une prise en charge coordonnée des patients au sein des établissements du GHT ».

convergence GHT

La mise en place de fonctions mutualisées au sein du GHT

Le SIH Système d’Information Hospitalier doit être pensé à l’échelle non plus d’un établissement mais à l’échelle du territoire et fournir une offre numérique cohérente et exhaustive. La loi impose une convergence des systèmes d’information, c’est à dire une rationalisation des applications pour chaque domaine fonctionnel (un seul dossier patient, un seul logiciel de gestion des ressources humaines, un seul logiciel de gestion de la qualité…).

Pour passer de N Systèmes d’Information à un Système d’Information convergent, chaque GHT élabore un schéma directeur du système d’information.

La loi doit se faire appliquer en deux temps :

  • 2018 pour finaliser le schéma directeur informatique
  • 2021 pour finaliser la convergence des systèmes d’information

Lors de la mise en place du GHT, il a fallu être pédagogue et rassurant auprès des établissements pour expliquer pourquoi mettre en place une politique commune au sein du territoire. Il a fallu générer des sources de financement, notamment pour financer les installations dans les hôpitaux (remplacement de logiciels, gestion de pilotage des établissements, gestion des prises de rdv…). Cela demande un investissement, mais également beaucoup de communication et de gestion du changement.

 

Les enjeux du système d’information hospitalier GHT

Privilégier l’interopérabilité entre les solutions logicielles existantes ou la convergence ?

Un seul outil doit être mis en place par domaine fonctionnel (il s’agit de nouveaux outils ou des remplacements pour un outil unique). La finalité est d’outiller chaque domaine fonctionnel par des applications identiques pour permettre à l’utilisateur de bénéficier du même environnement informatique dans chaque établissement du GHT et faciliter le MCO – Maintien en Condition Opérationnel et l’accompagnement des utilisateurs.

Le système d’information comporte une 100 aine d’applications dont les principales thématiques sont : le dossier patient, admission, facturation, qualité et ressources humaines.

Les gestionnaires vont devoir envisager 2 solutions :

  • S’adapter au SI existant et rendre les solutions déjà existantes interopérables
  • Faire converger les logiciels en choisissant un logiciel unique ou par le remplacement des solutions redondantes

La première solution étant plus rapide à mettre en place, certains GHT vont plutôt s’y diriger afin de respecter les échéances de la loi. Mettre un portail au-dessus des dossiers patients qui permettent d’agréger les informations. Cependant, cette solution ne permet pas de prendre en compte toutes les problématiques métiers et les opportunités de faire converger les applications. Pour Jean-Christophe CALVO, l’interopérabilité n’est pas toujours la meilleure démarche à adopter. Il privilégie le « SIH convergent » plutôt que les solutions d’interopérabilité entre systèmes d’information. Cette solution permet de mieux aligner les problématiques et est plus enclin à répondre aux préconisations de la loi.

Pour structurer les projets de convergence, il faut animer les ateliers. Quelles sont les informations structurées par le logiciel analysé, phase de paramétrage, puis la phase de déploiement avec formation. Il faut compter un mois pour la phase de déploiement. Cependant ensuite il est possible de dupliquer la méthodologie ce qui accélère la mise en place.

Un besoin d’harmonisation des pratiques malgré des organisations différentes

Tout logiciel est une réponse aux enjeux métier !

Le fait d’avoir un seul outil et un seul formulaire peut compliquer la prise en charge des patients. Il faut donc en amont prendre en compte les besoins métiers en fonction des spécificités.

En l’occurrence, chaque hôpital a ses propres pratiques. Par exemples certains soignants administrent les soins en gélules alors que d’autres administrent en milligrammes : le logiciel enregistre comme tel ; Un formulaire commun peut alors vraiment changer les pratiques envers les patients. Il faut trouver un consensus pour un principe de convergence car in fine il n’y a qu’un seul formulaire pour l’ensemble des établissements…

Nous sommes partis des besoins et des filières médicales pour la mise en place du Schéma Directeur. Celui-ci est fait pour répondre aux besoins métiers. Il donne les grandes lignes pour outiller les établissements, pour être en capacité de répondre à leurs besoins et mettre en place de nouveaux outils. Il faut mettre une partie des représentants du GHT autour de la table pour que le logiciel réponde aux enjeux des soignants.

Les budgets sont de plus en plus serrés, les dépenses à maîtriser

Harmoniser un système d’information à l’échelle d’un groupement hospitalier de territoire implique des coûts et un temps de mise en œuvre importants. Les sources de financement sont une vraie problématique pour couvrir le schéma directeur. Il faut être vigilant par rapport aux objectifs et les indicateurs de suivis. Ces sources de financement étant un vrai sujet pour être à temps dans la mise en place effective du Schéma directeur d’ici 2021.

Le programme HOP’EN pour « Hôpital numérique ouvert sur son environnement » s’inscrit dans la politique du numérique en santé et la feuille de route « Accélérer le virage numérique » présentée par la Ministre le 25 avril 2019. Le levier financement constitue l’un des leviers du programme HOP’EN. Il a pour objectif d’accompagner les établissements de santé en récompensant l’utilisation effective du système d’information par les professionnels de santé.

Il est préconisé de suivre les postes de dépenses, et notamment les indicateurs de suivi entre le budget prévisionnel et réalisé. Un logiciel ppm dispose de ce type de fonctionnalité pour le suivi de cet indicateur de risque.

Manager les équipes pour la convergence du GHT

Le passage au GHT sous-entend de mobiliser les équipes afin de mettre en place la nouvelle stratégie. Il faut s’appuyer sur des process collectifs, des normes professionnelles fixées par un collectif de travail.

Chacun est en charge de son patrimoine, mais on commence à revoir les charges dans une logique de GHT. Vu qu’il n’y a pas d’entité juridique pour le GHT, la ressource est rattachée à l’établissement d’origine. C’est une problématique à gérer en terme d’organisation. Il faut pour cela fédérer dans une logique commune.

Quelle organisation pour la comitologie et le suivi du Schéma directeur ?

  • Une coordination de proximité

Le GHT s’est doté d’un coordinateur de proximité, en faisant un appel à candidature auprès de l’ensemble des établissements du GHT. Ses missions sont d’être présent sur le terrain pour collecter les problématiques et détecter les opportunités. La connaissance du terrain permet d’avoir une vraie légitimité et d’être au plus proche des besoins des utilisateurs.

  • Une instance de pilotage mensuelle

Un comité opérationnel GHT où tous les Responsables informatiques sont présents, ainsi que le Président de la commission médicale de territoire et le Directeur en charge de l’animation territoriale, pour animer le point d’avancement, de besoins, de marché…

  • Le suivi des indicateurs 

L’objectif est de détecter les risques sur le projet, au niveau de la gestion des ressources, les budgets, l’avancement des projets.

  • Un outil de pilotage

Le CHRU de Nancy mise sur le logiciel Project Monitor pour le suivi des indicateurs. Un outil PPM – Project Portfolio Management – est un logiciel qui vous assistera dans les processus clés du management de votre portefeuille de projet.

 

5 conseils pour mener à bien le schéma directeur du GHT :

#1 Communiquer sur la mise en œuvre du plan de conduite du changement

Être pédagogue, réaliser la communication sur le projet, le SI et ses évolutions, en cohérence avec le plan de conduite du changement. La mise en place d’un coordinateur terrain permet d’avoir une vraie légitimité et d’être au plus proche des besoins des utilisateurs.

#2 Adapter les outils aux besoins métiers

Organiser des ateliers entre les équipes SI & les soignants pour être sûr que l’outil corresponde bien aux besoins métiers sur le terrain

#3 Réaliser un déploiement en fonction des retour d’expériences

S’appuyer sur les quick/win puis les déployer sur les autres établissements

#4 S’outiller pour l’arbitrage et le suivi du schéma directeur

Suivre l’atteinte des objectifs fixés dans le schéma directeur des systèmes d’information et mettre en place si necessaire des actions correctives. Etablir des indicateurs de suivi grâce à un outil PPM. Contrôler la cohérence globale des projets par rapport au schéma directeur des systèmes d’information.

#5 Être à l’affût des opportunités

Analyser, réaliser une veille et prospection du marché des fournisseurs informatiques pour détecter des opportunités, même au delà du schéma directeur.

 

Comment suivre la mise en application du Schéma directeur ? Le CHRU de Nancy mise sur l’outil PPM Project Monitor

Project Monitor est un logiciel de gestion de portefeuille de projets

Nous  suivons les indicateurs sur la santé de nos engagements : météo du projet, tenue du budget, les faits marquants, nombre de jours homme sur les projets.

Animé par le PMO, il restitue à l’instance de pilotage la synthèse de ces indicateurs de suivi.

Tableaux de bord pour le suivi des indicateurs

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L’analyse du portefeuille projets est facilité par tous les thèmes projet, les indicateurs métiers et les KPI projet. Ils permettent d’avoir une vision mono ou multi-projets avec des données quantitatives et qualitatives.

Suivi budgétaire des projets

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Project Monitor permet de déclarer, pour chaque projet, un budget de référence détaillé par nature et par poste budgétaire. On peut aussi suivre les dépenses effectives et remonter les alertes.

Gestion des ressources

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Pour chaque ressource, Project Monitor permet de définir un objectif et de planifier la charge dans le temps. Cette fonctionnalité permet d’aligner la planification avec les capacités et disponibilités des ressources qui réalisent les projets.

Suivi des étapes clés des portefeuilles projets

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Le logiciel de gestion de portefeuilles projets Project Monitor propose un Gantt en ligne interactif. Toute l’équipe projet collabore en temps réel au suivi et à la mise à jour de l’avancement du projet. Cette fonctionnalité permet de visualiser simplement le planning projet avec des phases et des jalons.

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