Sistema de información hospitalaria: aplicación de la convergencia de los sistemas de información de un GHT
La creación de los GHT -Groupements Hospitaliers de Territoire-, introducida en el marco de la Ley de Salud de 26 de enero de 2016, está sacudiendo el panorama informático de los sistemas hospitalarios.
Descubra las palabras deJean-Christophe CALVO, Director del Sistema de Información del CHRU de Nancy y del GHT Sud Lorraine, que agrupa a 11 establecimientos. ¿Cómo pasar del objetivo de convergencia a la aplicación de un plan director de sistemas de información?
Más información en este artículo:
- Cómo funciona un GHT
- challenges vinculada a la introducción de un sistema común de información hospitalaria
- Aplicación del plan director de GHT mediante el software PPM
¿Cómo funciona un GHT?
La Ley de Salud 2016-41, de 26 de enero de 2016, relativa a la modernización del sistema sanitario, también aborda las funciones de compra y apoyo informático. En particular, la ley prevé la puesta en común de los sistemas de información entre los establecimientos pertenecientes a los Groupements Hospitaliers de Territoire (GHT). Esta tarea se confía generalmente a la institución de apoyo de la GHT. Esta convergencia forma parte del sistema de gestión global, y el componente informático está incluido en los comités de gobernanza.
Esta ambición se traduce en "la estrategia, la optimización y la gestión conjunta de un sistema de información hospitalaria convergente. Un tema clave es la puesta en marcha de un fichero de pacientes que permita una atención coordinada de los pacientes en todos los establecimientos del GHT".
Establecimiento de funciones compartidas en el GHT
El Sistema de Información Hospitalaria (SIH) debe diseñarse no a escala de un único establecimiento, sino a escala de un territorio, y proporcionar una oferta digital coherente y completa. La ley exige la convergencia de los sistemas de información, es decir, la racionalización de las aplicaciones para cada área funcional (un único fichero de pacientes, un único paquete informático de gestión de recursos humanos, un único paquete informático de gestión de la calidad, etc.).
Para pasar de N Sistemas de Información a un Sistema de Información convergente, cada GHT está elaborando un Plan Director del Sistema de Información.
La ley debe aplicarse en dos etapas:
- 2018 para finalizar el plan maestro de TI
- 2021 para completar la convergencia de los sistemas de información
Cuando se creó el GHT, fue necesario educar y tranquilizar a los establecimientos para explicarles por qué había que poner en marcha una política común en la región. Había que generar fuentes de financiación, sobre todo para financiar las instalaciones en los hospitales (sustitución de programas informáticos, gestión de las instalaciones, gestión de las citas, etc.). Esto requiere inversión, pero también mucha comunicación y gestión del cambio.
El sistema de información hospitalaria challenges GHT
¿Interoperabilidad entre las soluciones informáticas existentes o convergencia?
Debe implantarse una única herramienta para cada área funcional (nuevas herramientas o sustituciones de una única herramienta). El objetivo es dotar a cada área funcional de aplicaciones idénticas para que los usuarios puedan beneficiarse del mismo entorno informático en cada establecimiento GHT y para facilitar el MCO (mantenimiento en condiciones operativas) y la asistencia a los usuarios.
El sistema de información consta de unas 100 aplicaciones, las principales de las cuales son: registros de pacientes, admisiones, facturación, calidad y recursos humanos.
Los gestores tendrán que plantearse 2 soluciones:
- Adaptarse a los SI existentes y hacer interoperables las soluciones existentes.
- Converger el software eligiendo un único paquete o sustituyendo las soluciones redundantes
Como la primera solución es más rápida de aplicar, algunos GHT se inclinan por ella para cumplir los plazos legales. Colocar un portal sobre los historiales de los pacientes, que puede utilizarse para agregar información. Sin embargo, esta solución no tiene en cuenta todos los problemas y oportunidades empresariales de las aplicaciones convergentes. Para Jean-Christophe CALVO, la interoperabilidad no es siempre el mejor enfoque. Prefiere la "HIS convergente" a las soluciones de interoperabilidad entre sistemas de información. Esta solución permite alinear mejor los problemas y tiene más probabilidades de cumplir las recomendaciones de la ley.
Para estructurar los proyectos de convergencia, hay que organizar talleres. En ellos se analizan los programas informáticos, se pasa a la fase de configuración y, por último, a la fase de despliegue con formación. La fase de despliegue dura aproximadamente un mes. Después, sin embargo, es posible duplicar la metodología, lo que acelera la implantación.
Necesidad de armonizar las prácticas a pesar de las diferentes organizaciones
Todo software es una respuesta a challenges .
Disponer de una única herramienta y un único formulario puede complicar la atención al paciente. Por eso es importante tener en cuenta de antemano las necesidades específicas de la empresa.
En este caso, cada hospital tiene sus propias prácticas. Por ejemplo, algunos cuidadores administran los cuidados en cápsulas, mientras que otros lo hacen en miligramos: el programa informático lo registra así. Por tanto, un formulario común puede cambiar realmente las prácticas de los pacientes. Tenemos que llegar a un consenso sobre el principio de convergencia, porque a fin de cuentas sólo hay un formulario para todos los establecimientos...
Basamos el Plan Director en las necesidades de los sectores médicos. Está diseñado para responder a las necesidades de las empresas. Proporciona las grandes líneas para equipar a los establecimientos, de modo que puedan satisfacer sus necesidades e implantar nuevas herramientas. Tenemos que sentar a la mesa a algunos de los representantes del GHT para garantizar que el software responde a las necesidades challenges de los proveedores de asistencia.
Los presupuestos son cada vez más ajustados y el gasto debe mantenerse bajo control.
Armonizar un sistema de información en toda una agrupación hospitalaria regional implica costes y plazos de aplicación importantes. Las fuentes de financiación son un verdadero problema a la hora de cubrir el plan director. Hay que tener cuidado con los objetivos y los indicadores de seguimiento. Estas fuentes de financiación son un verdadero problema si queremos aplicar el plan director a tiempo para 2021.
El programa HOP'EN de "Hôpital numérique ouvert sur son environnement " forma parte de la política de salud digital y de la hoja de ruta "Acelerar la digitalización virage " presentada por el Ministro el 25 de abril de 2019. La financiación es una de las palancas del programa HOP'EN. Su objetivo es apoyar a los establecimientos sanitarios recompensando el uso eficaz del sistema de información por parte de los profesionales sanitarios.
Es aconsejable supervisar las partidas de gastos y, en particular, los indicadores de seguimiento entre el presupuesto previsto y el real. El software PPM dispone de este tipo de funcionalidades para el seguimiento de este indicador de riesgo.
Gestión de equipos para la convergencia GHT
La transición a un GHT implica movilizar equipos para aplicar la nueva estrategia. Hay que apoyarse en procesos colectivos y normas profesionales establecidas por un grupo de trabajo.
Cada institución es responsable de su propio patrimonio, pero estamos empezando a revisar las cargas en el contexto del GHT. Al no existir una entidad jurídica para la GHT, el recurso está vinculado al establecimiento de origen. Se trata de un problema que hay que gestionar en términos de organización. Para lograrlo, necesitamos federar nuestros esfuerzos en torno a un enfoque común.
¿Cómo se organizará la estructura de comités y el seguimiento del Plan Director?
- Coordinación local
El GHT ha creado un coordinador local, invitando a presentar candidaturas a todos los establecimientos del GHT. El papel del coordinador consiste en estar presente sobre el terreno para identificar los problemas y las oportunidades. El conocimiento del terreno le confiere una legitimidad real y le permite estar lo más cerca posible de las necesidades de los usuarios.
- Un comité directivo mensual
Un comité operativo GHT en el que estén presentes todos los responsables de informática, así como el Presidente de la comisión médica regional y el Director encargado de la coordinación regional, para debatir sobre los avances, las necesidades, el mercado, etc.
- Indicadores de seguimiento
El objetivo es detectar los riesgos del proyecto en términos de gestión de recursos, presupuestos y avance del proyecto.
- Una herramienta de dirección
La CHRU de Nancy utiliza programas informáticos Project Monitor para el seguimiento de los indicadores. Una herramienta PPM - Project Portfolio Management - es un software que le ayudará en los procesos clave de gestión de su proyecto portafolio .
5 consejos para el éxito del plan director de GHT :
#1 Comunicación sobre la aplicación del plan de gestión del cambio
Ser un educador, comunicando sobre el proyecto, el SI y sus cambios, de acuerdo con el plan de gestión del cambio. Contar con un coordinador sobre el terreno le confiere una legitimidad real y le garantiza una proximidad máxima a las necesidades de los usuarios.
#2 Adaptar las herramientas a las necesidades de la empresa
Organizar talleres entre los equipos informáticos y los proveedores de asistencia para garantizar que la herramienta satisface las necesidades de la empresa sobre el terreno.
#3 Despliegue basado en las reacciones
Basarse en quick/win y extenderlo a otros establecimientos
#4 Herramientas de arbitraje y seguimiento del plan director
Supervisar la consecución de los objetivos fijados en el plan director de sistemas de información y adoptar medidas correctoras en caso necesario. Establecer indicadores de seguimiento utilizando una herramienta PPM. Comprobar la coherencia global de los proyectos en relación con el plan director de sistemas de información.
#5 Estar atento a las oportunidades
Análisis, seguimiento y prospección del mercado de proveedores informáticos para identificar oportunidades, incluso más allá del alcance del plan director.
¿Cómo puede supervisarse la aplicación del Plan Director? La CHRU de Nancy utiliza la herramienta PPM Project Monitor
Project Monitor es un software de gestión de proyectos para portafolio .
Hacemos un seguimiento de los indicadores sobre la salud de nuestros compromisos: tiempo de los proyectos, rendimiento presupuestario, acontecimientos clave, número de días-hombre en los proyectos.
Dirigido por la PMO, proporciona al comité de dirección un resumen de estos indicadores de seguimiento.
Cuadros de mando para el seguimiento de los indicadores
El análisis de los proyectos de portafolio se ve facilitado por todos los temas de proyecto, indicadores de negocio y KPI de proyecto. Ofrecen una visión única o multiproyecto de los datos cuantitativos y cualitativos.
Seguimiento presupuestario de los proyectos
Project Monitor le permite declarar, para cada proyecto, un presupuesto base detallado por naturaleza y por partida presupuestaria. También puede hacer un seguimiento de los gastos reales y emitir alertas.
Gestión de recursos
Para cada recurso, Project Monitor permite definir un objetivo y planificar la carga de trabajo a lo largo del tiempo. Esta característica alinea la planificación con la capacidad y disponibilidad de los recursos que llevan a cabo los proyectos.
Seguimiento de los hitos de la cartera de proyectos
El software de gestión de carteras de proyectos Project Monitor ofrece un Gantt interactivo en línea. Todo el equipo del proyecto colabora en tiempo real para supervisar y actualizar el progreso del proyecto. Esta función facilita la visualización del calendario del proyecto con fases e hitos.
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