¿Cómo hablé (por fin) con mi Director General sobre los KPI del proyecto? Testimonio de la empresa Bornes Solutions
"¿Cuántos puntos de recarga eléctrica se instalaron la semana pasada? ¿Cuál es el estado actual de los proyectos?
Para el jefe de proyecto QSE de Bornes Solutions, estas dos preguntas se convirtieron en el punto de partida de una profunda reflexión sobre la gestión de los proyectos portafolio dentro de la empresa.
Cuando los proyectos están en el centro de la actividad de la empresa, es esencial poder responder con rapidez y eficacia a las preguntas planteadas por el Director General.
En este artículo, descubrimos cómo la implantación de un enfoque PPM y el uso del software Project Monitor han permitido a Bornes Solutions garantizar la entregabilidad de sus proyectos en un contexto de fuerte crecimiento.
En este artículo también podrá conocer los retos, consejos y claves que han permitido a la empresa convertirse en un operador clave de "nuevas estaciones de servicio".
Entrevista con Hachim ABDALLAH, QSE de Bornes Solutions,
Los retos del rápido crecimiento de Bornes Solutions
Crecimiento exponencial en pocos años...
Fue en 2015, cuando Jérôme Princet vio llegar los primeros coches Tesla, cuando se le ocurrió la idea de Bornes Solutions. Los propietarios de vehículos eléctricos necesitarían recargar sus vehículos en casa y en el trabajo. Así empezó el despliegue de estas nuevas estaciones de servicio, con una oferta de un operador de puntos de recarga eléctrica.
El año 2020 marca un punto de inflexión en la historia de la empresa, con la aceleración del mercado de los vehículos eléctricos. La start-up parisina, cuyo CEO instaló él mismo el primer punto de recarga en un garaje de París, se lanza a la conquista de Francia desplegando equipos y proyectos en todas las regiones.
.... Que revela challenges visibilidad sobre el seguimiento de los proyectos
Este despliegue a gran escala dio lugar rápidamente a problemas de seguimiento, lo que llevó a Hachim Abdallah y a su director general a adoptar un enfoque basado en proyectos.
La rápida implantación de la empresa en todo el país plantea problemas de visibilidad.
Al principio, el fundador estaba familiarizado con todos los archivos... pero muy pronto tuvimos que cambiar de escala y disponer de un modelo de negocio para gestionar el crecimiento. El despliegue de la red de quioscos se convirtió en un reto para portafolio .
Hachim ABDALLAH
Resulta imposible supervisar simultáneamente proyectos en 7 regiones utilizando ficheros Excel. La multiplicación de ficheros Excel plantea un problema de rendimiento y puede ser fuente de falsas manipulaciones. Por tanto, es necesario normalizar, consolidar y homogeneizar.
Establecer procesos que evolucionen a través de una serie de etapas con diferentes plazos.
Instalar un bolardo "no es un simple acto técnico". Sigue un proceso que se desarrolla en varias etapas con plazos diferentes. Estas etapas pueden solaparse, desarrollarse en paralelo o secuenciarse. Y como cada emplazamiento y cada aparcamiento tienen sus características específicas, es esencial ser flexible para implicar a los agentes clave en el momento oportuno. Desde el lanzamiento del proyecto por el departamento comercial hasta la entrega final del terminal al usuario, el proyecto está supervisado por un jefe de proyecto. Cada proyecto moviliza equipos sobre el terreno y expertos de la oficina de diseño, con el apoyo del equipo de administración de ventas.
Para posicionarse en el mercado hay que actuar con rapidez y movilizar los recursos financieros en el momento adecuado. El modelo de negocio de Kiosks Solutions les permite "pre-crear" proyectos de equipamiento para una residencia con el fin de anticiparse a la carga de trabajo, pero sólo lanzar las obras una vez firmado el primer "contrato de quiosco". De este modo, un "proyecto de infraestructura" se inicia cuando una copropiedad firma un contrato de compromiso, pero las obras sólo se ponen en marcha cuando firma un usuario final, esta vez con la creación de un "proyecto de pilona". Esta particular secuenciación implica una gran flexibilidad y agilidad en la programación y seguimiento de los proyectos, superando los límites de las tradicionales hojas de cálculo Excel.
Establecimiento de un planteamiento de proyecto y herramientas
El año de crecimiento 2020, con todos sus retos, ha llevado a Hachim Abdallah y a su Director General a reflexionar sobre la introducción de un verdadero enfoque por proyectos. El objetivo era recuperar la visibilidad del terreno en tiempo real y normalizar el seguimiento de un gran número de proyectos. Surgió entonces la idea de crear una herramienta de gestión de proyectos portafolio . Fue entonces cuando eligieron el software Project Monitor.
Los principales objetivos de este enfoque son :
- Asegure los proyectos de portafolio para el personal operativo
- Herramientas de gestión portafolio
- Apoyo a los gestores de proyectos
Rápidamente se vio que, más allá de la herramienta, lo que se estaba poniendo en marcha era un auténtico enfoque PPM, con un doble reto: hacer frente a un fuerte aumento de la actividad y construir el modelo operativo a largo plazo de la start-up.
Pensar en Project Monitor ha ayudado a la start-up a poner en marcha rituales de proyecto y buenas prácticas. Por ejemplo, Bornes Solutions tuvo que definir "cómo gestionar la llegada de proyectos a Project Monitor y cómo procesarlos y modelarlos en el software".
El despliegue de Project Monitor ha contribuido a introducir buenas prácticas, como el registro de todos los comentarios y aspectos destacados del proyecto.
Concebido inicialmente en modo proyecto y portafolio , el uso de Project Monitor reveló rápidamente ventajas insospechadas en la gestión cotidiana. De hecho, la funcionalidad de gestión de tareas se ha convertido en una herramienta fundamental para el seguimiento de la actividad diaria. Hoy en día, esta funcionalidad permite a los equipos de Bornes Solutions :
- Facilitar la transmisión de información entre departamentos
- Definir los entregables estableciendo plantillas de tareas
- Priorizar las solicitudes por fecha de vencimiento
- Mejor visibilidad de la actividad gracias a Kanban multiproyecto
La función de revisión de portafolio ahorra mucho tiempo, ya que permite revisar una veintena de proyectos en una hora u hora y media. Esta función también ayuda a identificar los cuellos de botella y las medidas correctivas que deben tomarse, que luego pueden compartirse con todos los agentes implicados.
El uso de Project Monitor ahorra un tiempo valioso y, sobre todo, "en un mercado en rápido crecimiento, el tiempo es el bien más preciado".
Los KPI clave establecidos por Project Monitor para medir el rendimiento de los proyectos.
Como vimos al principio de este artículo, todo el planteamiento de PPM se basaba en el hecho de que, ante una empresa en rápida expansión, Hachim Abdallah ya no podía responder eficazmente a la necesidad de su director general de supervisar la instalación de bolardos.
Indicadores clave de rendimiento del proyecto
Con Project Monitor , Hachim Abdallah ha podido poner en marcha toda una infraestructura de datos que le permite supervisar y dirigir todos sus proyectos con gran precisión.
La recopilación y explotación de esta información le ha permitido responder con serenidad a su DG y establecer indicadores clave de "entregabilidad" de los proyectos:
- Número de terminales instalados
- Número de terminales que se instalan
- Número de terminales cuya instalación está prevista
Esta información es vital desde un punto de vista operativo, para valorizar a los equipos que trabajan duro sobre el terreno, pero también desde un punto de vista estratégico, para ofrecer a los accionistas y financieros datos precisos sobre los activos creados.
El uso de Project Monitor ha proporcionado una nueva visibilidad temporal y geográfica, en particular a través de conceptos de cartografía de proyectos.
Indicadores clave de rendimiento del proyecto
La aplicación de Project Monitor también ha formado parte de un planteamiento de mejora continua del proceso, lo que ha permitido identificar y corregir los puntos conflictivos a medida que surgían. La interpretación de los datos ha permitido crear indicadores clave de rendimiento del proyecto, como :
- Duración media del proyecto
- Número de proyectos gestionados por jefe de proyecto
- Número de proyectos finalizados por tipo
- Determinar la complejidad de los proyectos
Project Monitorla herramienta clave de las interfaces
La elección de Project Monitor vino determinada por la posibilidad de interconectar la herramienta con el CRM a través del conector Zapier. De hecho, para Hachim Abdallah era vital que la herramienta elegida estuviera en el centro del enfoque del proyecto y, por tanto, pudiera integrarse en el núcleo del sistema informático. Era crucial que las "victorias empresariales" en el CRM se reflejaran automáticamente en Project Monitor , para no perder tiempo creándolas manualmente, y que el personal operativo estuviera inmediatamente informado de la llegada de un nuevo proyecto.
Además, la posibilidad de estructurar y organizar los proyectos de portafolio por regiones, de modo que el proyecto adecuado pueda adscribirse a la región correcta, ha supuesto un valioso ahorro de tiempo y ofrece la posibilidad de consolidar claves para crear informes pertinentes.
También elegimos Project Monitor por su capacidad para crear atributos y campos personalizados, lo que nos permite estructurar nuestros datos de forma personalizada para poder exportarlos y utilizarlos en software de visualización de datos (power BI).
Power BI se utilizó para interconectar varias fuentes de datos, incluida la información del CRM, los archivos de Excel y los datos extraídos de Project Monitor. Como resultado, Hachim Abdallah pudo procesar una gran cantidad de datos y crear cuadros de mando que le permitieron tomar decisiones informadas y mejorar el rendimiento de Bornes Solutions.
Consejos clave para aplicar con éxito el enfoque PPM
Basándose en su experiencia en la puesta en marcha de un enfoque PPM y en la aplicación de Project Monitor, Hachim Abdallah nos ofrece algunos consejos valiosos:
- Es esencial implicar a los equipos operativos desde la primera fase del proyecto, por ejemplo invitando a los jefes de proyecto a los talleres de configuración de la solución. También es esencial contar rápidamente con el formador de Virage para ayudar a los jefes de proyecto a familiarizarse con la herramienta.
- También hay que escuchar con atención y no dudar en organizar talleres para que los jefes de proyecto no pierdan interés por la herramienta.
- Es esencial garantizar que la organización estructural de la empresa apoye eficazmente la aplicación del enfoque PPM. En el caso de Bornes Solutions, surgió rápidamente la necesidad de crear una función de jefes de proyecto adjuntos dedicados a la utilización de Project Monitor . El objetivo era permitir a los jefes de proyecto concentrarse en el aspecto operativo y hacer las cosas.
- Es una buena idea desafiarnos constantemente y cambiar nuestras prácticas cuando sea necesario. Así ocurrió cuando simplificamos las plantillas para asegurarnos de que la información se introducía correctamente.
- Es importante que no se extienda demasiado, sino que se centre en su actividad principal y elija unos pocos indicadores clave para supervisarla.
La experiencia de Bornes Solutions ilustra la importancia de la gestión de proyectos portafolio para el éxito de los proyectos cuando son el corazón de la empresa. Gracias a la implantación de KPI, la empresa ha podido hacer frente a los retos de seguimiento y normalización de proyectos en un contexto de crecimiento exponencial, garantizando así la entrega de terminales eléctricos en todas las regiones de Francia. La introducción de un enfoque de gestión de proyectos portafolio ha sido un factor clave del éxito en la consecución de los objetivos de la empresa. Desde septiembre, trabaja con Zeplug, la empresa a la que se incorporó, para constituir el primer operador de servicios de recarga de vehículos eléctricos en comunidades de propietarios y empresas. En la actualidad, el servicio cubre más de un millón de plazas de aparcamiento.
Más información Project Monitor
Project Monitor es un paquete de software de gestión de proyectos todo en uno portafolio . Nuestro credo: llevar su gestión de proyectos al siguiente nivel con una solución PPM sencilla, adaptable y escalable.
Comenzando en portafolio con un centenar de proyectos, ¡los beneficios son espectaculares! Los informes de los proyectos se dividen por tres, la duración media de los proyectos se reduce a un tercio, las revisiones de los proyectos son el doble de eficaces...
Facilite la gestión de sus proyectos con una herramienta completa: portafolios, modelos de proyectos, cuadros de mando, planificación de recursos, seguimiento financiero, seguimiento de horas reportadas, métricas de progresión, seguimiento de tareas, visión kanban, comités de priorización, gestión de las ideas, indicadores...