La gestión de proyectos requiere cierta pericia para priorizar la importancia de cada proyecto (sobre todo durante la fase presupuestaria). Pero los profesionales de PPM han desarrollado herramientas y métodos para ayudarle. Echemos un vistazo al enfoque SIP. ¿Qué puede hacer por usted?
La priorización de las propuestas de proyectos en la fase presupuestaria es un clásico. Cada entidad presenta los proyectos que desea realizar a la organización responsable de llevarlos a cabo. Esta última compara el número total de solicitudes con el presupuesto disponible y, por lo general, comprueba que "no va a poder ser". No se puede hacer todo y hay que elegir qué proyectos ejecutar.
Pero, ¿cómo se eligen los proyectos? ¿Cómo conseguir que los candidatos acepten esta elección? En eso consiste la fase de priorización de proyectos.
Para ello, hemos desarrollado un enfoque metodológico estructurado que ha demostrado su eficacia. Lo llamamos SIP por "Estrategia - Importancia - Peso ".
El proceso SIP se desarrolla en 3 etapas:
La fase de recopilación y evaluación consiste en identificar las intenciones del proyecto, describirlas y calificar cada una según 3 criterios:
Las intenciones se describen mediante fichas Ad Hoc. A partir de estas distintas evaluaciones se elabora un primer diagrama de burbujas que representa :
Al mismo tiempo, la descripción de los proyectos permite realizar un primer análisis "carga/capacidad".
Consiste en reunir a los jefes de proyecto que utilizan los mismos recursos para validar la evaluación realizada anteriormente. Esta puesta en común es una reunión dirigida por un actor externo (un consultor, una PMO, etc.).
Después, la organización tiene una visión clara y compartida de los proyectos que hay que llevar a cabo, y luego las prioridades.
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La última fase es la gestión. Consiste en elegir los proyectos que se llevarán a cabo en función de las consideraciones anteriores.
Los proyectos se seleccionan en el siguiente orden:
Una vez hecha esta selección, es esencial un diseño detallado del escenario para validar la viabilidad del escenario elegido.
El enfoque SIP ofrece un planteamiento estructurado y participativo para dirigir el proceso de priorización.
Esta matriz de priorización de acciones facilita la toma de decisiones y ayuda al personal operativo (por ejemplo, la alta dirección) a comprenderlas.