Comentarios sobre la gestión de los proyectos de inversión en el aeropuerto de Ginebra
¿Cómo se gestionan los proyectos portafolio de una infraestructura que mueve 17,9 millones de pasajeros al año? Desde hace más de 5 años, el software PPM Project Monitor ayuda al Departamento de Coordinación de Proyectos (unidad de gestión de proyectos del aeropuerto de Ginebra) a supervisar sus actividades. La PMO tiene un papel interfuncional y lleva a cabo actividades y acciones para todos los departamentos del Aeropuerto de Ginebra. Lea sus comentarios.
Los ponentes:
- Fayçal El Guerrouj - PMO Global
- Philippe Terrettaz - Controlador Financiero de Inversiones
Más información en este artículo:
- La organización interna de este aeropuerto de 17,9 millones de pasajeros
- Grandes proyectos de inversión en curso
- Implantación del software PPM Project Monitor para sus carteras de proyectos
- Factores clave del éxito
Aeropuerto de Génère - cifras clave
- 1069 empleados en 2019 para un beneficio antes de impuestos de 84 millones de francos suizos
- 33.600 empleos directos, indirectos e inducidos
- 17,9 millones de pasajeros
- Ventas de 494 millones de CHF, desglosadas del siguiente modo:
- 56% de los ingresos aeronáuticos
- 44% ingresos no aeronáuticos
- 250 millones de CHF de inversiones
Información financiera para 2019 :
- 2.100 millones de CHF en activos fijos
- 1.200 millones de CHF de valor neto después de amortizaciones
- Incluidos 517 millones de CHF de activos en construcción. Estos activos se supervisarán mediante proyectos sobre Project Monitor
*Cifras clave para 2019
Organización interna y claves challenges
Organizar la coordinación de proyectos
El Aeropuerto Internacional de Ginebra está situado en un pequeño cantón con un espacio reducido y restringido: una sola pista con una única vía de acceso al exterior. Por tanto, parece esencial optimizar al máximo el espacio.
En términos de coordinación de proyectos, la PMO tiene un papel interfuncional y llevará a cabo actividades y acciones para todos los departamentos del Aeropuerto de Ginebra.
La gestión de proyectos en el aeropuerto de Ginebra tiene un enfoque muy presupuestario y corre a cargo principalmente de las profesiones financieras. Los proyectos se denominan "inversiones" y se consideran realmente como tales.
Dentro de la DCP, todas las líneas de negocio interactuarán mediante la colaboración, sea cual sea su especificidad
- La unidad de "Planificación Estratégica " coordinará las acciones relativas al desarrollo a largo plazo y dirigirá el proceso de elaboración del plan director.
- La Oficina de Gestión de Proyectosgestionará y supervisará las carteras de proyectos y las herramientas dedicadas.
- La unidad "Función de Compras " creará, aplicará y formará el proceso de compras, de conformidad con la normativa de contratación pública.
- El departamento de "Economía de la construcción" realizará estudios técnicos y financieros de proyectos de construcción o renovación de edificios.
El software PPM Project Monitor apoya al Departamento de Coordinación de Proyectos del aeropuerto
279 proyectos activos en 2019, entre ellos :
- 10 proyectos > 10 millones de CHF
- 40 proyectos de entre 1 y 10 millones de CHF
- 229 projets < à 1 million CHF
- 1700 proyectos registrados en la herramienta
- 293 proyectos identificados para 2020
Grandes proyectos de inversión en curso
Los proyectos a gran escala se abordan en Project Monitor y abarcan varios años. Estos proyectos serán dirigidos y supervisados por un gran número de actores. Esta dirección permite ver, entre otras cosas, cómo evolucionan los proyectos con el tiempo y, sobre todo, cómo se inscriben en el espacio geográfico del aeropuerto de Ginebra.
Cabe señalar que este tipo de proyectos requerirá un nivel de seguimiento mucho más elevado que los demás. El objetivo es aprovechar la forma en que se gestionan estos proyectos para que todos puedan beneficiarse.
- Ala este: nueva terminal para vuelos intercontinentales
- Presupuesto total de 620 millones de CHF
- Puesta en servicio prevista para el primer trimestre de 2021
- BLC: centro logístico de clasificación de equipajes
- Presupuesto total de 270 millones de CHF
- Puesta en servicio escalonada hasta 2023
- Génilac: nueva central térmica alimentada con agua del lago Lemán y redes en el recinto del aeropuerto
- Presupuesto total de 78 millones de CHF
- Puesta en servicio prevista para finales de 2022
Aplicación y factores clave del éxito
#1 Una organización madura y abierta al cambio
Project Monitor puede aprovecharse cuando la organización ha alcanzado un cierto grado de madurez y cuando el proceso de cambio cuenta con apoyo tanto dentro como fuera de la herramienta.
#2 El deseo de aumentar usuarios
En el aeropuerto de Ginebra, la evolución ha sido gradual.
El primer año de despliegue se dedicó a la implantación técnica de la herramienta, así como a la comunicación interna y la evangelización. La comunidad de usuarios no tenía conciencia ni sensibilidad informática, pero estaba motivada para llegar a tenerla. La comunidad de jefes de proyecto tenía una forma de trabajar muy diferente. Hubo un verdadero esfuerzo por apoyar el cambio. Lo importante era contar con una comunidad de usuarios sensibilizada con la gestión de proyectos y que comprendiera la necesidad de centralizar y sintetizar los datos para facilitar la toma de decisiones.
En el segundo año, se hizo hincapié en desarrollar y aprovechar al máximo todos los módulos para satisfacer todas las necesidades.
" Project Monitor nos ayuda a gestionar el cambio. Estamos liberando una enorme cantidad de tiempo en el aspecto analítico". Para apoyar a los usuarios, el Departamento de Coordinación de Proyectos del aeropuerto organizó sesiones de formación, documentos y reuniones "lean" con los equipos.
#3 Creación de formularios de priorización estratégica
Al inicio de cada proyecto, el beneficiario rellenará un formulario de priorización, reflexionará sobre su expresión de necesidades y comprobará si encaja en el plan estratégico.
Por ello, el formulario se centrará en 3 grandes estrategias: satisfacción del cliente, sostenibilidad económica y operatividad de la plataforma.
Validar las fases del proyecto mediante flujos de trabajo
La validación de proyectos se ha implantado en Project Monitor mediante un flujo de trabajo. Se llevarán a cabo una sucesión de tareas y acciones antes de validar el presupuesto de un proyecto y cambiar su estado.
- Este flujo de trabajo estándar se ha definido e integrado en Project Monitor y se ha tomado de la guía de gestión de proyectos del aeropuerto de Ginebra. Estos flujos de trabajo no afectan a la metodología interna del proyecto.
- Los objetivos eran los siguientes:
- Centralizar y compartir la evolución del proceso de validación de un proyecto con toda una comunidad de usuarios.
- Reducir el número de reuniones
- Trazabilidad de las aprobaciones, en particular las presupuestarias.
- Centralizar todas las respuestas de todos los agentes implicados
Gestión de recursos en Project Monitor
El objetivo inicial era poder medir la actividad de todos los implicados en un proyecto para poder valorarlo en términos de inversión. Hoy en día, el ámbito se ha ampliado para poder medir todas las actividades.
- 190 recursos internos activados.
- De estos recursos, en 2019 se ingresaron casi 160.000 horas, lo que corresponde a casi 88 empleos a tiempo completo al año.
El seguimiento también permitirá medir las futuras necesidades de personal, en particular a través de la planificación.
Galileo y la gestión de la cartera de proyectos
Los proyectos candidatos se gestionan mediante el estado "borrador". Todos estos proyectos se almacenarán para una futura necesidad que potencialmente pasará por un proceso de validación.
La ventaja es que podemos centralizar las manifestaciones de necesidad, que inicialmente se hacían por correo electrónico y/o Excel.
Las jerarquías han permitido categorizar y enumerar las carteras de beneficiarios, que corresponden a los promotores de las empresas, cada uno de los cuales dispone de dotaciones para financiar los proyectos.
La ventaja es que así se ha reducido el número de reuniones y los beneficiarios han adquirido autonomía para gestionar la información en sus zonas.
Galileo, el módulo de inteligencia empresarial de Project Monitor , se utiliza para ayudar a supervisar las carteras. Este datamart puede utilizarse para generar informes con integración ETL con Business Object, lo que permite realizar comparaciones.
Datamart Galilée - BI, cuadros de mando e informes
Los cuadros de mando se utilizaron para comprender y evaluar la calidad de los datos en Project Monitor.
Beneficios concretos :
- Compartir todos los datos disponibles, lo que tranquilizó a los usuarios sobre el valor de la herramienta.
- Consolidación de datos para un entendimiento común
- Apoyo a la toma de decisiones: permite ver cómo avanzan los proyectos de portafolio , así como cada proyecto individualmente. Esto nos ha permitido anticiparnos a la planificación financiera y comprender la calidad de la precisión aportada por el gestor del proyecto.
Poner en marcha un proceso de atención al usuario bien pensado
Establecer interacciones específicas con el departamento informático del aeropuerto de Ginebra:
- El CPD desempeñará una función de apoyo a la empresa, asistiendo a todos los usuarios en las sesiones de formación y dando respuestas cotidianas a las preguntas empresariales y de gestión de proyectos sobre la herramienta.
- Para todas las cuestiones técnicas, un Service Desk se pondrá en contacto con un equipo especializado que podrá redirigir la solicitud en forma de actualización o de ticket para su tramitación, que se transmitirá a Virage.
Esta operación ha mejorado mucho y ha sido posible gracias a la frecuencia y regularidad de las interacciones con los expertos Virage. Esto ha permitido aumentar rápidamente las competencias y explotar todas las capacidades de la herramienta.
Las principales ventajas que se obtienen del software de gestión portafolio Project Monitor
- Reducción significativa del número de reuniones decisorias
- Centralización e historización de los datos de los proyectos, que en aquel momento se guardaban en multitud de proyectos de Excel y se almacenaban de forma aleatoria.
- Historización y trazabilidad de la información: se utilizará sobre todo para la retroalimentación y las comparaciones interanuales, lo que añadirá valor real al análisis.
- Supervisión y gestión de proyectos interfuncionales
- Apoyo al cambio, porque es una plataforma accesible y ampliamente distribuida y compartida dentro de AG
- Madurez de la PMO: evolución de una PMO Admin a una PMO Analytic
" Project Monitor permite centralizar y registrar la información para la toma de decisiones" "La trazabilidad de la información permite la retroalimentación".
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