¿Cómo se gestionan los proyectos portafolio de una infraestructura que mueve 17,9 millones de pasajeros al año? Desde hace más de 5 años, el software PPM Project Monitor ayuda al Departamento de Coordinación de Proyectos (unidad de gestión de proyectos del aeropuerto de Ginebra) a supervisar sus actividades. La PMO tiene un papel interfuncional y lleva a cabo actividades y acciones para todos los departamentos del Aeropuerto de Ginebra. Lea sus comentarios.
Los ponentes:
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Información financiera para 2019 :
*Cifras clave para 2019
El Aeropuerto Internacional de Ginebra está situado en un pequeño cantón con un espacio reducido y restringido: una sola pista con una única vía de acceso al exterior. Por tanto, parece esencial optimizar al máximo el espacio.
En términos de coordinación de proyectos, la PMO tiene un papel interfuncional y llevará a cabo actividades y acciones para todos los departamentos del Aeropuerto de Ginebra.
La gestión de proyectos en el aeropuerto de Ginebra tiene un enfoque muy presupuestario y corre a cargo principalmente de las profesiones financieras. Los proyectos se denominan "inversiones" y se consideran realmente como tales.
Dentro de la DCP, todas las líneas de negocio interactuarán mediante la colaboración, sea cual sea su especificidad
279 proyectos activos en 2019, entre ellos :
Los proyectos a gran escala se abordan en Project Monitor y abarcan varios años. Estos proyectos serán dirigidos y supervisados por un gran número de actores. Esta dirección permite ver, entre otras cosas, cómo evolucionan los proyectos con el tiempo y, sobre todo, cómo se inscriben en el espacio geográfico del aeropuerto de Ginebra.
Cabe señalar que este tipo de proyectos requerirá un nivel de seguimiento mucho más elevado que los demás. El objetivo es aprovechar la forma en que se gestionan estos proyectos para que todos puedan beneficiarse.
Project Monitor puede aprovecharse cuando la organización ha alcanzado un cierto grado de madurez y cuando el proceso de cambio cuenta con apoyo tanto dentro como fuera de la herramienta.
En el aeropuerto de Ginebra, la evolución ha sido gradual.
El primer año de despliegue se dedicó a la implantación técnica de la herramienta, así como a la comunicación interna y la evangelización. La comunidad de usuarios no tenía conciencia ni sensibilidad informática, pero estaba motivada para llegar a tenerla. La comunidad de jefes de proyecto tenía una forma de trabajar muy diferente. Hubo un verdadero esfuerzo por apoyar el cambio. Lo importante era contar con una comunidad de usuarios sensibilizada con la gestión de proyectos y que comprendiera la necesidad de centralizar y sintetizar los datos para facilitar la toma de decisiones.
En el segundo año, se hizo hincapié en desarrollar y aprovechar al máximo todos los módulos para satisfacer todas las necesidades.
" Project Monitor nos ayuda a gestionar el cambio. Estamos liberando una enorme cantidad de tiempo en el aspecto analítico". Para apoyar a los usuarios, el Departamento de Coordinación de Proyectos del aeropuerto organizó sesiones de formación, documentos y reuniones "lean" con los equipos.
Al inicio de cada proyecto, el beneficiario rellenará un formulario de priorización, reflexionará sobre su expresión de necesidades y comprobará si encaja en el plan estratégico.
Por ello, el formulario se centrará en 3 grandes estrategias: satisfacción del cliente, sostenibilidad económica y operatividad de la plataforma.
La validación de proyectos se ha implantado en Project Monitor mediante un flujo de trabajo. Se llevarán a cabo una sucesión de tareas y acciones antes de validar el presupuesto de un proyecto y cambiar su estado.
El objetivo inicial era poder medir la actividad de todos los implicados en un proyecto para poder valorarlo en términos de inversión. Hoy en día, el ámbito se ha ampliado para poder medir todas las actividades.
El seguimiento también permitirá medir las futuras necesidades de personal, en particular a través de la planificación.
Los proyectos candidatos se gestionan mediante el estado "borrador". Todos estos proyectos se almacenarán para una futura necesidad que potencialmente pasará por un proceso de validación.
La ventaja es que podemos centralizar las manifestaciones de necesidad, que inicialmente se hacían por correo electrónico y/o Excel.
Las jerarquías han permitido categorizar y enumerar las carteras de beneficiarios, que corresponden a los promotores de las empresas, cada uno de los cuales dispone de dotaciones para financiar los proyectos.
La ventaja es que así se ha reducido el número de reuniones y los beneficiarios han adquirido autonomía para gestionar la información en sus zonas.
Galileo, el módulo de inteligencia empresarial de Project Monitor , se utiliza para ayudar a supervisar las carteras. Este datamart puede utilizarse para generar informes con integración ETL con Business Object, lo que permite realizar comparaciones.
Los cuadros de mando se utilizaron para comprender y evaluar la calidad de los datos en Project Monitor.
Beneficios concretos :
Establecer interacciones específicas con el departamento informático del aeropuerto de Ginebra:
Esta operación ha mejorado mucho y ha sido posible gracias a la frecuencia y regularidad de las interacciones con los expertos Virage. Esto ha permitido aumentar rápidamente las competencias y explotar todas las capacidades de la herramienta.
" Project Monitor permite centralizar y registrar la información para la toma de decisiones" "La trazabilidad de la información permite la retroalimentación".
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