¿Cómo se elabora un plan de carga de trabajo?
Más de dos tercios de nuestros clientes consideran que la gestión de la carga de trabajo es la principal prioridad a la hora de gestionar sus proyectos en portafolio .
Si visita esta página, es muy probable que comparta esta prioridad.
Sin una visión clara de los recursos disponibles y de su asignación, corre el riesgo de sobrecargar a sus equipos, desmotivarlos y agravar la presión sobre los recursos. Dependiendo de la naturaleza de sus proyectos, una buena gestión de la carga de trabajo también implica una gestión eficaz de sus recursos materiales.
En este artículo hemos recopilado algunos consejos sobre cómo gestionar eficazmente los recursos de un proyecto.
Descubra los puntos clave y esenciales para una buena gestión de la carga de trabajo:
- ¿Qué es un plan de carga de trabajo?
- ¿Cómo se elabora un plan de carga de trabajo?
- ¿Cómo se elabora un plan de carga de trabajo?
- Descubra el software PPM Project Monitor para gestionar sus recursos
- 5 puntos a tener en cuenta sobre la planificación
Siga nuestros consejos para aprovechar al máximo sus recursos y deje de lanzar proyectos "a ciegas", pensando que las tareas domésticas vendrán después...
¿Qué es un plan de carga de trabajo?
Definición del plan de carga de trabajo
Un plan de capacidad es una herramienta utilizada para planificar y supervisar la asignación de recursos en función de los requisitos del proyecto.
El plan de carga de trabajo enumera :
- Proyectos actuales y futuros,
- Los proyectos candidatos esperan el arbitraje,
- Los recursos humanos necesarios para llevar a cabo estos proyectos. También hablamos de recursos humanos, con modelización de competencias, asignaciones y disponibilidad,
- Recursos materiales si el proyecto requiere recursos compartidos (maquinaria de obra, recursos informáticos, edificio, etc.).
Permite visualizar el volumen de trabajo que debe realizar cada miembro del personal y garantizar un reparto equitativo de la carga de trabajo, teniendo en cuenta la capacidad, las competencias y la disponibilidad de recursos.
En otras palabras, el plan de carga de trabajo modela proyectos y recursos para facilitar la planificación y optimizar la asignación de recursos.
Una herramienta clave para las PMO y los gestores de recursos
El plan de carga de trabajo es una herramienta de colaboración que apoya los intercambios colectivos de gestión de recursos. Las partes interesadas en el plan de carga de trabajo, como las PMO, los gestores y los jefes de proyecto, participan en función de su nivel de responsabilidad dentro del proyecto portafolio , del proyecto o de las distintas fases del proyecto.
- Las OGP hacen balance, compilan las necesidades y afinan las estimaciones. Son las garantes del equilibrio global y del respeto del valor aportado por los recursos movilizados. Idealmente, actúan como interfaz entre los gestores y los jefes de proyecto, facilitando el arbitraje y la asignación de recursos.
- Los jefes de proyecto identifican e informan de las necesidades de su proyecto. Este trabajo se actualiza constantemente en función del progreso y el trabajo restante de su proyecto.
- Los gestores son responsables de poner los recursos a disposición de los proyectos. En última instancia, toman las decisiones de asignar los recursos bajo su responsabilidad y, si es necesario, recurren a recursos externos.
La planificación de los recursos es crucial para el GIE IT de AVJ3. Permite seguir con precisión el vínculo entre la hoja de ruta estratégica, elaborada con sus miembros, y el avance del plan anual de carga de trabajo. Gracias a una visibilidad casi en tiempo real de los recursos, su disponibilidad y su asignación, la empresa puede arbitrar continuamente nuevas solicitudes de proyectos. Como la carga de trabajo sigue una tendencia de crecimiento combinada con la presión sobre los recursos informáticos, el reto de VYV3 es aumentar su capacidad para gestionar proyectos. Para identificar y anticipar la necesidad de aumentar la capacidad, la planificación de la capacidad no sólo tiene una finalidad operativa, sino también una dimensión estratégica de toma de decisiones.
Para saber más sobre los enfoques de planificación de recursos de nuestros clientes, lea los testimonios de las PMO de VYV3, Kuhn y L'Eurométropole de Strasbourg. En este artículo, nos cuentan cómo equilibran los proyectos y la disponibilidad de los equipos, y cómo afrontan la multiplicidad de proyectos. Tres PMO, tres enfoques de la planificación de recursos que garantizan la entregabilidad de los proyectos.
¿Para qué sirve un calendario de trabajo en sus proyectos de portafolio ?
Un plan de carga de trabajo para los proyectos de portafolio es una herramienta estratégica y operativa que proporciona una visión global de la capacidad de los recursos y la carga de trabajo. Es un elemento esencial en el arbitraje de proyectos, la gestión de la demanda y la alineación de portafolio con los objetivos estratégicos y las capacidades de la organización.
La gestión de la carga de trabajo permite comprobar que los proyectos avanzan según lo previsto, con la calidad esperada y al coste previsto. También ayuda a evitar situaciones de falta o exceso de personal.
Un plan de carga de trabajo permite saber "quién hace qué" y garantizar un reparto equitativo de los recursos. Proporciona respuestas a preguntas como :
- "¿Quién trabaja en qué proyecto?"
- ¿Cuál es la carga de trabajo de los perfiles de Jefe de Proyecto?
- ¿Tenemos capacidad para lanzar un nuevo proyecto?
- ¿Quién va a trabajar en esta tarea la semana que viene?
challenges matriz del plan de carga :
| Niveles | Recursos | Proyecto | portafolio |
| Operativo | ¿Quién trabajará en cada tarea? ¿Quién trabajará en el proyecto la semana o el mes que viene? ¿A quién se asignarán otras actividades? | ¿Cuándo se completará la tarea? ¿Cuánto durará la tarea? ¿Qué se conseguirá esta semana? | ¿Cuál es el nivel de personal de los equipos? ¿Cuál es el nivel de disponibilidad? ¿Cuál es el nivel de riesgo del plan de carga de trabajo? |
| Tácticas | ¿Quién estará disponible para trabajar en el proyecto? ¿Quién trabajará en cada fase? ¿Qué formación se requiere? | ¿Qué queda por hacer? ¿Cuándo deben programarse las distintas fases? ¿Cuánto costará el proyecto? ¿Hay que subcontratar parte del proyecto? ¿Contratar servicios externos? | ¿Cuánto costará el proyecto portafolio ? ¿Cuál es el desglose de recursos por temas en portafolio ? ¿Qué competencias se requieren? |
| Estratégico | ¿Cuáles son sus necesidades de contratación? ¿Cuáles son las necesidades de subcontratación? | ¿Cuándo estará terminado el proyecto y a qué coste? ¿Proyecto de compra o de fabricación? ¿El proyecto debe realizarse o encargarse? | ¿Qué proyectos podemos lanzar? ¿Cuál es el desglose de proyectos/actividades recurrentes? ¿Cuál es el volumen de negocio previsto? |
¿Cómo se elabora un plan de carga de trabajo?
El plan de carga es una herramienta compuesta que reúne una amplia gama de datos.
Su construcción implica varias etapas clave:
Los requisitos previos de un plan de carga de trabajo:
- Inventario de recursos y modalidades de trabajo (trabajo a tiempo parcial, permisos, etc.),
- Modelado de competencias,
- Cuadro de cargas y modelo estándar para cada tipo de proyecto,
- Inventario de actividades no relacionadas con el proyecto (vacaciones, vida departamental, actividades recurrentes, gestión, etc.),
- Mandato explícito de la dirección y patrocinio de los procesos de gestión de recursos,
- Estructura de dirección clara (comité de arbitraje, comité de asignación, portafolio revisión, incluyendo "reste-à-faire" y cuestiones de asignación).
Al crear un proyecto :
Etapa 1: Recopilación de información
- Enumere los proyectos actuales y futuros de portafolio y su duración prevista (fechas de inicio y fin),
- Determinar las principales partes interesadas y los responsables de la toma de decisiones que participarán en el proceso de planificación de la carga de trabajo,
- Haga una estimación macro del alcance del proyecto,
- Enumere las competencias (recursos genéricos) necesarias,
- Calcule la carga de trabajo global para las principales fases del proyecto.
Etapa 2: Asignación de recursos
- Enumere los recursos disponibles y su capacidad de trabajo (horas de trabajo, tiempo parcial, días laborables, días libres, ausencias previstas, etc.),
- Enumere las actividades recurrentes que consumen recursos,
- Asigne recursos a las distintas fases del proyecto en función de sus competencias, capacidad y disponibilidad.
Al supervisar los proyectos :
Etapa 3: Seguimiento de la asignación de recursos
- Ajustar la asignación de recursos para tener en cuenta circunstancias imprevistas y limitaciones específicas que puedan repercutir en los proyectos,
- Mantenga la información actualizada para que el plan de carga siga siendo exacto.
En función de la situación, la PMO, el jefe de proyecto o el gestor de recursos pueden :
- Añadir más recursos para acelerar el proceso, sin olvidar una planificación óptima de las fases
- Aumente el tiempo asignado a una fase, pero compruebe que ello no retrasa el trabajo de otras fases dependientes.
- Recurrir a ayuda externa
Otros consejos para calcular el coste de un proyecto :
- Tenga en cuenta las dependencias entre fasespara estimar la duración total del proyecto. Algunas fases no pueden empezar hasta que se hayan completado las anteriores.
- Averigüe cuál es la ruta crítica del proyecto. Es el tiempo mínimo necesario para completar un proyecto.
- Elabore un calendario empezando por la fecha límite "lo antes posible". Así conocerás las fechas mínimas antes de las cuales no podrás completar los distintos hitos.
¿Cómo se elabora un plan de carga de trabajo?
Herramientas para crear y gestionar un plan de carga de trabajo
El plan de carga de trabajo puede crearse y gestionarse de varias formas, desde un simple archivo Excel hasta herramientas más avanzadas de gestión de proyectos portafolio .
Sin embargo, es aconsejable utilizar el software de gestión de proyectos portafolio , ya que Excel muestra rápidamente sus limitaciones a la hora de gestionar grandes volúmenes de proyectos y datos.
Los límites de la gestión de la carga de trabajo en Excel
El primer reflejo de los gestores de proyectos y las PMO es mirar "¿Cómo puedo crear un calendario de carga de trabajo en Excel?Sin embargo, esta solución tiene grandes limitaciones cuando se gestiona un gran volumen de proyectos:
- Información obsoleta
- Errores de cálculo y de introducción de datos
- Una mala herramienta para tomar decisiones
- Información limitada al ámbito del proyecto... ¿qué pasa con las actividades que consumen capacidad?
Además, actualizar manualmente toda la información en Excel puede llevar mucho tiempo y dar lugar a errores.
Además, es difícil hacer un seguimiento de los cambios realizados en varios archivos, lo que puede dificultar el seguimiento del proyecto. Por no hablar de las indispensables macros para asegurar y compilar datos.
Excel no es una herramienta de toma de decisiones. La herramienta no ha sido diseñada para proporcionar información importante en tiempo real de forma sencilla y visual... ¡y a gran escala!
Ventajas del software de gestión de proyectos PPM
Para gestionar su carga de trabajo de la forma más eficaz posible, le recomendamos que utilice un software de gestión de carteras de proyectos como Project Monitor.
Una solución de software de alto rendimiento le permitirárecopilar, consolidar y actualizar todos los datos pertinentes en tiempo real para ayudarle a realizar las mejores compensaciones u optimizar las asignaciones.
Las PMO, los gestores de recursos y los jefes de proyecto tienen a su alcance toda la información relevante que necesitan en un plan de carga de trabajo fácil de usar. Información fiable y exhaustiva para ayudarles a gestionar sus recursos con una precisión inigualable.
Ventajas clave:
- Entrada segura de datos con gestión avanzada de derechos
- Entrada de datos fiable con flujos de trabajo de validación.
- Entrada del tiempo restante integrada con la entrada del tiempo empleado
- Consolidación de datos en tiempo real a nivel de proyecto
- Consolidación de datos en tiempo real en portafolio
- Control de la integridad de las entradas
- Gestión de todas las actividades para una visión exhaustiva y precisa de la capacidad
- Habilidades de modelización de recursos para ayudar en la asignación
- Gestión genérica de recursos
- Gestión del calendario de disponibilidad, incluidos los días festivos en todos los países
- Asignación de recursos a proyectos y actividades
- Múltiples vistas a través de paneles de ayuda a la toma de decisiones
Además, el software PPM es de uso intuitivo para el seguimiento global de portafolio y los proyectos, entre otras cosas:
- Seguimiento del progreso del proyecto con diagramas de Gantt
- Visualización de la salud de los proyectos de portafolio (riesgos, retrasos) con cuadros de mando
- Seguimiento de proyectos y gestión de tareas con Kanban
- Visión sobre las dependencias entre fases e hitos
- Seguimiento y control de los presupuestos
Antes de instalar el software PPM, la PMO de Heppner tenía grandes dificultades para gestionar los recursos de sus proyectos de cadena de suministro de TI:
"Teníamos una herramienta para ver las cargas de trabajo anteriores, pero no teníamos una visión de la carga de trabajo que había que planificar. No éramos capaces defactualizar y anticipar lacarga de trabajo en relación con los proyectos a realizar. Teníamos tendencia a aceptar todos los proyectos a pesar de las advertencias de los equipos: ¡no estamos seguros, pero se va a hacer!
Hoy, su primer instinto cuando tiene que decidir sobre el lanzamiento de nuevos proyectos es conectarse a Project Monitor. Lea la entrevista exclusiva con el Director de Proyectos del Grupo Heppner sobre la gestión de recursos.
Lo mismo ocurre con el Ayuntamiento de Chartres y el Área Metropolitana de Chartres, que ahora dirige su comité de personal utilizando el cuadro de mandos de disponibilidad en Project Monitor.
Descubra el software PPM Project Monitor para gestionar sus recursos
Gestione la capacidad de sus recursos para llevar a cabo sus proyectos portafolio
Project Monitor es un software de gestión de recursos y proyectos portafolio . Ofrece funciones nativas de gestión de recursos, incluida la programación de la carga de trabajocarga de trabajo seguimiento del tiempo y programación. Descubra nuestra sencilla herramienta PPM - Project Porfolio Management - en línea, que le permite planificar, organizar y gestionar el trabajo de sus equipos de la A a la Z: presupuesto, planificación, tareas, informes.
Con Projet Monitor puede :
- Gestione sus recursos: Project Monitor le permite definir los llamados recursos genéricos que representan una competencia o un equipo, y luego desglosar las cargas de trabajo por recurso nombrado en el calendario.
- Planifique sus cargas de trabajo: Para cada recurso, Project Monitor permite definir un objetivo y planificar la carga de trabajo en el tiempo. A continuación, se pueden adoptar varias estrategias de planificación (macroscópica o detallada).
- Visualice su capacidad: Project Monitor calcula la disponibilidad de cada recurso en tiempo real, basándose en la carga de trabajo prevista para proyectos y actividades no relacionadas con proyectos. A continuación, los gestores pueden ver la disponibilidad por criterios.
Ejemplo de funcionalidades para la gestión de la planificación de la carga con Project Monitor :
- Buscar y filtrar recursos utilizando diversos atributos y criterios, como competencias, funciones y profesiones.
- Indicadores codificados por colores para identificar rápidamente los recursos infrautilizados o sobrecargados, ya sea durante la ejecución o la planificación del proyecto.
- Análisis de la capacidad de realizar agrupaciones de recursos, categorizándolos por función y definiendo un umbral para imponer el inventario de inversiones, programas, proyectos o partidas de trabajo.
- Actualización automática o a petición del plan de carga de trabajo en función del tiempo realmente trabajado y del tiempo que queda por trabajar, para ofrecerle una visión realista de las cargas de trabajo futuras. Así se beneficia de migas de pan multigranularidad y de un arbitraje/previsión más sencillos.
5 puntos a tener en cuenta sobre la planificación
- Estimar los recursos necesarios mediante gráficos
- Favorecer la macroplanificación al inicio del proyecto, centrándose en la raíz del proyecto o por fases.
- Supervisar de cerca los recursos durante la fase de construcción y ajustar la planificación en consecuencia.
- Medir periódicamente la diferencia entre las previsiones y los datos reales para tomar las decisiones necesarias.
- Realizar un análisis retrospectivo y extraer las conclusiones adecuadas.
El plan de carga de trabajo del proyecto portafolio es un elemento estratégico y operativo clave para alinear los objetivos estratégicos de la organización con su capacidad de recursos.
El plan de volumen de trabajo del proyecto portafolio es una herramienta fundamental para una gestión eficaz de los recursos y la planificación de los proyectos. Al proporcionar una visión general del volumen de trabajo, le permite arbitrar proyectos, gestionar demandas y alinear portafolio con los objetivos estratégicos de la organización. Si lo utiliza de forma óptima, podrá tomar decisiones con conocimiento de causa y maximizar su rentabilidad y rendimiento general.
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