¿Cómo se elabora un plan de carga de trabajo?

Más de dos tercios de nuestros clientes consideran que la gestión de la carga de trabajo es la principal prioridad a la hora de gestionar sus proyectos en portafolio .

Si visita esta página, es muy probable que comparta esta prioridad.

Sin una visión clara de los recursos disponibles y de su asignación, corre el riesgo de sobrecargar a sus equipos, desmotivarlos y agravar la presión sobre los recursos. Dependiendo de la naturaleza de sus proyectos, una buena gestión de la carga de trabajo también implica una gestión eficaz de sus recursos materiales.

En este artículo hemos recopilado algunos consejos sobre cómo gestionar eficazmente los recursos de un proyecto.

Descubra los puntos clave y esenciales para una buena gestión de la carga de trabajo:

Siga nuestros consejos para aprovechar al máximo sus recursos y deje de lanzar proyectos "a ciegas", pensando que las tareas domésticas vendrán después... 

¿Qué es un plan de carga de trabajo? 

Definición del plan de carga de trabajo 

Un plan de capacidad es una herramienta utilizada para planificar y supervisar la asignación de recursos en función de los requisitos del proyecto. 

El plan de carga de trabajo enumera : 

Permite visualizar el volumen de trabajo que debe realizar cada miembro del personal y garantizar un reparto equitativo de la carga de trabajo, teniendo en cuenta la capacidad, las competencias y la disponibilidad de recursos. 

En otras palabras, el plan de carga de trabajo modela proyectos y recursos para facilitar la planificación y optimizar la asignación de recursos. 

Una herramienta clave para las PMO y los gestores de recursos 

El plan de carga de trabajo es una herramienta de colaboración que apoya los intercambios colectivos de gestión de recursos. Las partes interesadas en el plan de carga de trabajo, como las PMO, los gestores y los jefes de proyecto, participan en función de su nivel de responsabilidad dentro del proyecto portafolio , del proyecto o de las distintas fases del proyecto. 

La planificación de los recursos es crucial para el GIE IT de AVJ3. Permite seguir con precisión el vínculo entre la hoja de ruta estratégica, elaborada con sus miembros, y el avance del plan anual de carga de trabajo. Gracias a una visibilidad casi en tiempo real de los recursos, su disponibilidad y su asignación, la empresa puede arbitrar continuamente nuevas solicitudes de proyectos. Como la carga de trabajo sigue una tendencia de crecimiento combinada con la presión sobre los recursos informáticos, el reto de VYV3 es aumentar su capacidad para gestionar proyectos. Para identificar y anticipar la necesidad de aumentar la capacidad, la planificación de la capacidad no sólo tiene una finalidad operativa, sino también una dimensión estratégica de toma de decisiones. 

Para saber más sobre los enfoques de planificación de recursos de nuestros clientes, lea los testimonios de las PMO de VYV3, Kuhn y L'Eurométropole de Strasbourg. En este artículo, nos cuentan cómo equilibran los proyectos y la disponibilidad de los equipos, y cómo afrontan la multiplicidad de proyectos. Tres PMO, tres enfoques de la planificación de recursos que garantizan la entregabilidad de los proyectos. 

¿Para qué sirve un calendario de trabajo en sus proyectos de portafolio ? 

Un plan de carga de trabajo para los proyectos de portafolio es una herramienta estratégica y operativa que proporciona una visión global de la capacidad de los recursos y la carga de trabajo. Es un elemento esencial en el arbitraje de proyectos, la gestión de la demanda y la alineación de portafolio con los objetivos estratégicos y las capacidades de la organización. 

La gestión de la carga de trabajo permite comprobar que los proyectos avanzan según lo previsto, con la calidad esperada y al coste previsto. También ayuda a evitar situaciones de falta o exceso de personal. 

Un plan de carga de trabajo permite saber "quién hace qué" y garantizar un reparto equitativo de los recursos. Proporciona respuestas a preguntas como : 

- "¿Quién trabaja en qué proyecto?"  

- ¿Cuál es la carga de trabajo de los perfiles de Jefe de Proyecto? 

- ¿Tenemos capacidad para lanzar un nuevo proyecto?  

- ¿Quién va a trabajar en esta tarea la semana que viene? 

challenges matriz del plan de carga : 

NivelesRecursosProyectoportafolio
Operativo¿Quién trabajará en cada tarea? ¿Quién trabajará en el proyecto la semana o el mes que viene? ¿A quién se asignarán otras actividades? ¿Cuándo se completará la tarea? ¿Cuánto durará la tarea? ¿Qué se conseguirá esta semana?¿Cuál es el nivel de personal de los equipos? ¿Cuál es el nivel de disponibilidad? ¿Cuál es el nivel de riesgo del plan de carga de trabajo? 
Tácticas¿Quién estará disponible para trabajar en el proyecto? ¿Quién trabajará en cada fase? ¿Qué formación se requiere?¿Qué queda por hacer? ¿Cuándo deben programarse las distintas fases? ¿Cuánto costará el proyecto? ¿Hay que subcontratar parte del proyecto? ¿Contratar servicios externos? ¿Cuánto costará el proyecto portafolio ? ¿Cuál es el desglose de recursos por temas en portafolio ? ¿Qué competencias se requieren? 
Estratégico¿Cuáles son sus necesidades de contratación? ¿Cuáles son las necesidades de subcontratación?¿Cuándo estará terminado el proyecto y a qué coste? ¿Proyecto de compra o de fabricación? ¿El proyecto debe realizarse o encargarse? ¿Qué proyectos podemos lanzar? ¿Cuál es el desglose de proyectos/actividades recurrentes? ¿Cuál es el volumen de negocio previsto? 

¿Cómo se elabora un plan de carga de trabajo? 

El plan de carga es una herramienta compuesta que reúne una amplia gama de datos.  

Su construcción implica varias etapas clave: 

Los requisitos previos de un plan de carga de trabajo: 

Al crear un proyecto : 

Etapa 1: Recopilación de información  

Etapa 2: Asignación de recursos  

Al supervisar los proyectos : 

Etapa 3: Seguimiento de la asignación de recursos  

En función de la situación, la PMO, el jefe de proyecto o el gestor de recursos pueden : 

Otros consejos para calcular el coste de un proyecto : 

¿Cómo se elabora un plan de carga de trabajo? 

Herramientas para crear y gestionar un plan de carga de trabajo 

El plan de carga de trabajo puede crearse y gestionarse de varias formas, desde un simple archivo Excel hasta herramientas más avanzadas de gestión de proyectos portafolio . 

Sin embargo, es aconsejable utilizar el software de gestión de proyectos portafolio , ya que Excel muestra rápidamente sus limitaciones a la hora de gestionar grandes volúmenes de proyectos y datos.  

Los límites de la gestión de la carga de trabajo en Excel 

El primer reflejo de los gestores de proyectos y las PMO es mirar "¿Cómo puedo crear un calendario de carga de trabajo en Excel?Sin embargo, esta solución tiene grandes limitaciones cuando se gestiona un gran volumen de proyectos: 

Además, actualizar manualmente toda la información en Excel puede llevar mucho tiempo y dar lugar a errores. 

Además, es difícil hacer un seguimiento de los cambios realizados en varios archivos, lo que puede dificultar el seguimiento del proyecto. Por no hablar de las indispensables macros para asegurar y compilar datos.  

Excel no es una herramienta de toma de decisiones. La herramienta no ha sido diseñada para proporcionar información importante en tiempo real de forma sencilla y visual... ¡y a gran escala! 

Ventajas del software de gestión de proyectos PPM 

Para gestionar su carga de trabajo de la forma más eficaz posible, le recomendamos que utilice un software de gestión de carteras de proyectos como Project Monitor.  

Una solución de software de alto rendimiento le permitirárecopilar, consolidar y actualizar todos los datos pertinentes en tiempo real para ayudarle a realizar las mejores compensaciones u optimizar las asignaciones. 

Las PMO, los gestores de recursos y los jefes de proyecto tienen a su alcance toda la información relevante que necesitan en un plan de carga de trabajo fácil de usar. Información fiable y exhaustiva para ayudarles a gestionar sus recursos con una precisión inigualable.  

Ventajas clave: 

Cuadros de mando para la toma de decisiones
Cuadros de mando para la toma de decisiones 

Además, el software PPM es de uso intuitivo para el seguimiento global de portafolio y los proyectos, entre otras cosas: 

Antes de instalar el software PPM, la PMO de Heppner tenía grandes dificultades para gestionar los recursos de sus proyectos de cadena de suministro de TI: 

"Teníamos una herramienta para ver las cargas de trabajo anteriores, pero no teníamos una visión de la carga de trabajo que había que planificar. No éramos capaces defactualizar y anticipar lacarga de trabajo en relación con los proyectos a realizar. Teníamos tendencia a aceptar todos los proyectos a pesar de las advertencias de los equipos: ¡no estamos seguros, pero se va a hacer!   

Hoy, su primer instinto cuando tiene que decidir sobre el lanzamiento de nuevos proyectos es conectarse a Project Monitor. Lea la entrevista exclusiva con el Director de Proyectos del Grupo Heppner sobre la gestión de recursos

Lo mismo ocurre con el Ayuntamiento de Chartres y el Área Metropolitana de Chartres, que ahora dirige su comité de personal utilizando el cuadro de mandos de disponibilidad en Project Monitor.  

Descubra el software PPM Project Monitor para gestionar sus recursos 

Gestione la capacidad de sus recursos para llevar a cabo sus proyectos portafolio 

Project Monitor es un software de gestión de recursos y proyectos portafolio . Ofrece funciones nativas de gestión de recursos, incluida la programación de la carga de trabajocarga de trabajo seguimiento del tiempo y programación. Descubra nuestra sencilla herramienta PPM - Project Porfolio Management - en línea, que le permite planificar, organizar y gestionar el trabajo de sus equipos de la A a la Z: presupuesto, planificación, tareas, informes. 

Con Projet Monitor puede : 

Ejemplo de funcionalidades para la gestión de la planificación de la carga con Project Monitor : 

Plan de carga

5 puntos a tener en cuenta sobre la planificación  

El plan de carga de trabajo del proyecto portafolio es un elemento estratégico y operativo clave para alinear los objetivos estratégicos de la organización con su capacidad de recursos.  

El plan de volumen de trabajo del proyecto portafolio es una herramienta fundamental para una gestión eficaz de los recursos y la planificación de los proyectos. Al proporcionar una visión general del volumen de trabajo, le permite arbitrar proyectos, gestionar demandas y alinear portafolio con los objetivos estratégicos de la organización. Si lo utiliza de forma óptima, podrá tomar decisiones con conocimiento de causa y maximizar su rentabilidad y rendimiento general. 

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