Facilite el teletrabajo y ponga en marcha a sus equipos con las Reuniones Diarias.
Durante este periodo de COVID19, sus equipos están distanciados y usted busca la manera de organizar y mantener la actividad con sus empleados. Probablemente te estés haciendo estas preguntas:
- ¿Cómo se organiza la gestión de proyectos en torno al teletrabajo?
- ¿Cómo controla y dirige a sus equipos?
- ¿Cuáles son las herramientas y mejores prácticas para comunicar mejor internamente el avance de los proyectos?
¿La solución de la reunión diaria? Una reunión de equipo de 15 minutos cada mañana para tratar temas de actualidad.
En este artículo, verá :
- ¿Por qué organizar una reunión diaria?
- Concretamente, ¿cómo funciona una reunión diaria?
- Consejos: organizar mejor su reunión diaria para motivar a su equipo
¿Por qué organizar una Reunión Diaria?
La Reunión Diaria reúne a sus equipos para revisar los temas de actualidad. El objetivo es revisar rápida y eficazmente los temas de actualidad, generalmente en no más de 15 o 20 minutos. Las ventajas de la Reunión Diaria son tanto de colaboración como de motivación:
- Mejoran el compromiso de los empleados con las tareas encomendadas
- Es una forma excelente de mantener al personal conectado durante los periodos de reclusión.
- Se mantiene informado a todo el equipo de los progresos de cada persona y de cualquier dificultad que encuentre.
- Cada miembro del equipo contribuye al objetivo más amplio de mejorar el servicio
- Los empleados se sienten parte del grupo y pueden compartir tanto los éxitos como los problemas.
¿Cómo funciona en la práctica una reunión diaria?
Básicamente, las reuniones diarias de Scrum se utilizan en el método ágil para dirigir los sprints de los desarrolladores. Pero esta metodología es fácil de transponer a cualquier departamento para retar a sus equipos: Marketing, Ventas, Atención al Cliente, etc.
El principio de la reunión diaria:
La reunión diaria es un breve encuentro al comienzo de la jornada que reúne a todos los miembros de un equipo. Suele celebrarse de pie (un truco para que sea breve) delante de un tablero de tipo Kanban. En modo teletrabajo, la pantalla compartida, los micrófonos y las webcams permiten reproducir un montaje similar. Mantener la brevedad del formato será el principal reto.
1 - Ritualizar la reunión diaria
Su reunión diaria debe celebrarse todos los días laborables, a una hora fija, con todos los miembros del equipo como invitados permanentes. Si teletrabajas, puedes enviar un evento recurrente a través de tu aplicación de agenda compartida. Organice su reunión diaria al comienzo de la jornada, 15 / 20 minutos después de la llegada de sus compañeros. Es un buen momento para que todos puedan ponerse al día rápidamente sobre cualquier información urgente a través de los canales de comunicación de su empresa (correo electrónico, redes sociales de la empresa, llamadas, etc.).
2. Configuración de la herramienta de gestión: el Kanban
Kanban es una herramienta de gestión visual muy eficaz para las reuniones diarias. Puede ver al instante el progreso de cada tema y las tareas de cada persona. El tablero kanban estructura las etapas de trabajo. Todas las tareas están representadas en un tablero accesible a todos los miembros del equipo.
- Esta pizarra puede ser "física" (cartulina, hoja kraft, pizarra blanca) con notas post-it.
- También puede desmaterializarse en una aplicación de gestión de proyectos (véase un ejemplo más abajo). Project Monitor
No es necesario aplicar todos los principios de Kanban a las reuniones diarias (lógica de flujo, el trabajo realizado tira del trabajo por hacer, etc.). El objetivo es utilizarlo como base para el debate y una visión compartida de lo que hay que hacer durante el día.
En general, un kanban se estructura en 4 columnas que corresponden al estado de las tareas. Una tarea debe "atravesar" el kanban y pasar de una columna a otra a medida que avanza.
- Por empezar: la tarea aún no se ha emprendido, por lo que colocarla en esta columna requiere haber definido un portador y una visión de lo que hay que hacer.
- En curso: La tarea está en curso con un plazo establecido.
- Pendiente de validación: La tarea se ha completado pero necesita ser confirmada/validada por el equipo o terceros.
- Finalizada: La tarea se puede "vaciar" y eliminar de los proyectos; no volveremos a ella.
Se puede añadir una quinta columna para recoger las ideas o tareas asignadas o priorizadas:
- Idea: generalmente, en esta fase, la tarea aún no se ha definido como prioritaria o las personas asignadas a ella aún no la han incluido en su agenda.
3. Cree sus tareas, historias de usuario y actividades
El objetivo de su Kanban es proporcionar una visión general de todo el trabajo realizado por su equipo. Ya sea que este plan de trabajo se derive de sus proyectos o de una actividad recurrente. Tampoco en este caso es necesario haberlo enumerado todo, pero sí tener una visión exhaustiva de lo que se ha hecho la víspera y de lo que queda por hacer durante el día. Los imprevistos tienen su lugar, pero es importante compartirlos durante la reunión diaria (y a veces crear una tarea a posteriori). Con el teletrabajo, es importante desglosar las acciones y definir entregables que sean motivadores y alcanzables. Verás que poner una tarea en la columna de "hecho" es especialmente gratificante y estimulante.
En su kanban, ya estará determinando las tareas que entran dentro de sus objetivos. En TI y en el marco de referencia ágil de scrum, hablamos de "historias de usuario". Una historia de usuario es una petición funcional para un desarrollador basada en un usuario clave del producto. Presenta una visión del usuario basada en 3 ejes: rol, necesidad y valor de negocio.
- <En tant que>>Je Veux>>Afin de>.
- <En tant que> rôle, utilisateur
- <Je Veux> besoin, action
- <Afin de> bénéfice, valeur métier
En términos más generales, si desea aplicar el Kanban en otros departamentos como marketing o ventas, puede que tenga que fijar objetivos: elaborar un estudio de caso de un cliente, escribir un artículo, crear una ficha de producto, hacer un seguimiento de un cliente, preparar una presentación, etc.
La regla: lo que hay que hacer debe estar presente en el kanban
Además de describir el contenido de la tarea, es muy útil añadir :
- Por prioridad: Usted determinará la prioridad de esta tarea ¿Es esencial para su negocio? ¿Tiene que hacerse en un mes, una semana o un día?
- Con el tiempo: Fíjate un calendario para retarte a ti mismo en la producción de esta tarea.
- Por "líder ": Identifique a una persona responsable del proyecto. Esta persona será la encargada de impulsar la tarea, ponerse en contacto con las demás personas implicadas si es necesario, etc. Esta persona será la responsable de impulsar la tarea y hacer avanzar el proyecto.
4. Organice su reunión diaria
Has convertido la reunión en un ritual, todo tu equipo está presente (por webmeeting o delante de la pizarra). Tienes tu kanban con toda tu actividad presentada en forma de tareas o actividades... Sólo queda repasarlo todo. Hay varias formas de hacerlo. La más tradicional es por persona: cada uno revisa lo que ha hecho y cambia el estado de la tarea si es necesario. Puede hacerse por proyecto, compartiendo el equipo del proyecto su progreso. Puede hacerse por prioridad si se quiere acortar la reunión diaria: hay que centrarse en lo urgente y lo prioritario.
La buena noticia es que no tienes que redactar ningún acta. Es el Kanban con los cambios en la columna de tareas el que actúa como acta.
Buenas prácticas para el éxito de la reunión diaria
En primer lugar, nuestro consejo es que no pierdas de vista el objetivo de la reunión diaria. No se trata de "justificar" lo que se ha hecho la víspera o lo que se va a hacer durante el día. En concreto, debe basarse en los siguientes principios:
- Hacer balance de las tareas de cada uno
En una semana normal, ¿cuáles son las tareas que hay que realizar, priorizarlas y luego definirlas en el tiempo, para hoy y para mañana?
- Afrontar los problemas
Cuáles son las dificultades particulares encontradas en un proyecto (todo el grupo trabaja conjuntamente para encontrar una solución).
- Tenga presentes los objetivos principales
¿Cuáles son los objetivos de la empresa? ¿Cómo los cumple esta tarea? Tenga cuidado al definir las prioridades resultantes, mantenga la visión global del proyecto y el objetivo a alcanzar.
- Mantener la sincronización
Define un horario general y un horario para cada persona, de modo que puedas adaptar el tiempo de cada uno. Puedes instalar un cronómetro y un timbre. Si surgen demasiadas dificultades, planifica una reunión/taller sobre el tema.
- Identificar las vías que deben fomentarse y las que deben abandonarse.
¿Deben mantenerse? ¿Siguen estando en consonancia con el objetivo general de transpire? ¿O hay que aplazar la tarea "por empezar" porque no es prioritaria?
- Capacitar a los empleados para emprender acciones concretas y realizables
Se invita a cada miembro del personal a modificar/mover las tarjetas en función de sus progresos, ¡así podrá ver por sí mismo lo que han conseguido!
- Resumir los progresos
Breve descripción de lo que hice/debería haber hecho: la víspera/hoy/dificultades. ¿Cómo ha avanzado el proyecto? ¿Qué pasos faltan/necesito para completar mi tarea? ¿Quién puede ayudarme? ¿Tengo el acceso/los recursos necesarios? ¿Cuál es mi prioridad hoy? ¿Qué estoy asumiendo para el equipo? ¿A qué me comprometo y para cuándo?
Viernes 20 de marzo de 2020
El teletrabajo está cada vez más extendido entre quienes pueden hacerlo. Compartir las mejores prácticas ¿Cómo pueden Project Monitor y Perf Monitor ayudarle con estas nuevas formas de trabajo? ¿Cómo se hace?