Durante este periodo de COVID19, sus equipos están distanciados y usted busca la manera de organizar y mantener la actividad con sus empleados. Probablemente te estés haciendo estas preguntas:
¿La solución de la reunión diaria? Una reunión de equipo de 15 minutos cada mañana para tratar temas de actualidad.
La Reunión Diaria reúne a sus equipos para revisar los temas de actualidad. El objetivo es revisar rápida y eficazmente los temas de actualidad, generalmente en no más de 15 o 20 minutos. Las ventajas de la Reunión Diaria son tanto de colaboración como de motivación:
Básicamente, las reuniones diarias de Scrum se utilizan en el método ágil para dirigir los sprints de los desarrolladores. Pero esta metodología es fácil de transponer a cualquier departamento para retar a sus equipos: Marketing, Ventas, Atención al Cliente, etc.
La reunión diaria es un breve encuentro al comienzo de la jornada que reúne a todos los miembros de un equipo. Suele celebrarse de pie (un truco para que sea breve) delante de un tablero de tipo Kanban. En modo teletrabajo, la pantalla compartida, los micrófonos y las webcams permiten reproducir un montaje similar. Mantener la brevedad del formato será el principal reto.
Su reunión diaria debe celebrarse todos los días laborables, a una hora fija, con todos los miembros del equipo como invitados permanentes. Si teletrabajas, puedes enviar un evento recurrente a través de tu aplicación de agenda compartida. Organice su reunión diaria al comienzo de la jornada, 15 / 20 minutos después de la llegada de sus compañeros. Es un buen momento para que todos puedan ponerse al día rápidamente sobre cualquier información urgente a través de los canales de comunicación de su empresa (correo electrónico, redes sociales de la empresa, llamadas, etc.).
Kanban es una herramienta de gestión visual muy eficaz para las reuniones diarias. Puede ver al instante el progreso de cada tema y las tareas de cada persona. El tablero kanban estructura las etapas de trabajo. Todas las tareas están representadas en un tablero accesible a todos los miembros del equipo.
No es necesario aplicar todos los principios de Kanban a las reuniones diarias (lógica de flujo, el trabajo realizado tira del trabajo por hacer, etc.). El objetivo es utilizarlo como base para el debate y una visión compartida de lo que hay que hacer durante el día.
En general, un kanban se estructura en 4 columnas que corresponden al estado de las tareas. Una tarea debe "atravesar" el kanban y pasar de una columna a otra a medida que avanza.
Se puede añadir una quinta columna para recoger las ideas o tareas asignadas o priorizadas:
El objetivo de su Kanban es proporcionar una visión general de todo el trabajo realizado por su equipo. Ya sea que este plan de trabajo se derive de sus proyectos o de una actividad recurrente. Tampoco en este caso es necesario haberlo enumerado todo, pero sí tener una visión exhaustiva de lo que se ha hecho la víspera y de lo que queda por hacer durante el día. Los imprevistos tienen su lugar, pero es importante compartirlos durante la reunión diaria (y a veces crear una tarea a posteriori). Con el teletrabajo, es importante desglosar las acciones y definir entregables que sean motivadores y alcanzables. Verás que poner una tarea en la columna de "hecho" es especialmente gratificante y estimulante.
En su kanban, ya estará determinando las tareas que entran dentro de sus objetivos. En TI y en el marco de referencia ágil de scrum, hablamos de "historias de usuario". Una historia de usuario es una petición funcional para un desarrollador basada en un usuario clave del producto. Presenta una visión del usuario basada en 3 ejes: rol, necesidad y valor de negocio.
En términos más generales, si desea aplicar el Kanban en otros departamentos como marketing o ventas, puede que tenga que fijar objetivos: elaborar un estudio de caso de un cliente, escribir un artículo, crear una ficha de producto, hacer un seguimiento de un cliente, preparar una presentación, etc.
La regla: lo que hay que hacer debe estar presente en el kanban
Además de describir el contenido de la tarea, es muy útil añadir :
Has convertido la reunión en un ritual, todo tu equipo está presente (por webmeeting o delante de la pizarra). Tienes tu kanban con toda tu actividad presentada en forma de tareas o actividades... Sólo queda repasarlo todo. Hay varias formas de hacerlo. La más tradicional es por persona: cada uno revisa lo que ha hecho y cambia el estado de la tarea si es necesario. Puede hacerse por proyecto, compartiendo el equipo del proyecto su progreso. Puede hacerse por prioridad si se quiere acortar la reunión diaria: hay que centrarse en lo urgente y lo prioritario.
La buena noticia es que no tienes que redactar ningún acta. Es el Kanban con los cambios en la columna de tareas el que actúa como acta.
En primer lugar, nuestro consejo es que no pierdas de vista el objetivo de la reunión diaria. No se trata de "justificar" lo que se ha hecho la víspera o lo que se va a hacer durante el día. En concreto, debe basarse en los siguientes principios:
En una semana normal, ¿cuáles son las tareas que hay que realizar, priorizarlas y luego definirlas en el tiempo, para hoy y para mañana?
Cuáles son las dificultades particulares encontradas en un proyecto (todo el grupo trabaja conjuntamente para encontrar una solución).
¿Cuáles son los objetivos de la empresa? ¿Cómo los cumple esta tarea? Tenga cuidado al definir las prioridades resultantes, mantenga la visión global del proyecto y el objetivo a alcanzar.
Define un horario general y un horario para cada persona, de modo que puedas adaptar el tiempo de cada uno. Puedes instalar un cronómetro y un timbre. Si surgen demasiadas dificultades, planifica una reunión/taller sobre el tema.
¿Deben mantenerse? ¿Siguen estando en consonancia con el objetivo general de transpire? ¿O hay que aplazar la tarea "por empezar" porque no es prioritaria?
Se invita a cada miembro del personal a modificar/mover las tarjetas en función de sus progresos, ¡así podrá ver por sí mismo lo que han conseguido!
Breve descripción de lo que hice/debería haber hecho: la víspera/hoy/dificultades. ¿Cómo ha avanzado el proyecto? ¿Qué pasos faltan/necesito para completar mi tarea? ¿Quién puede ayudarme? ¿Tengo el acceso/los recursos necesarios? ¿Cuál es mi prioridad hoy? ¿Qué estoy asumiendo para el equipo? ¿A qué me comprometo y para cuándo?
Viernes 20 de marzo de 2020
El teletrabajo está cada vez más extendido entre quienes pueden hacerlo. Compartir las mejores prácticas ¿Cómo pueden Project Monitor y Perf Monitor ayudarle con estas nuevas formas de trabajo? ¿Cómo se hace?