Cómo organizar su Daily Meeting de teletrabajo con un programa informático en línea
La reunión diaria debe celebrarse todos los días laborables, a una hora fija, con todos los miembros del equipo como invitados permanentes.
Kanban es una herramienta de gestión visual muy eficaz para las reuniones diarias.
Puedes ver al instante el progreso de cada tema y las tareas de cada persona. El tablero Kanban estructura las etapas de trabajo.
"He desmaterializado nuestra Reunión Diaria en modo Kanban en Project Monitor. Cada mañana, organizo una teleconferencia (en slack o teams) con mis equipos que teletrabajan para hablar de los proyectos en curso. En 15 minutos repasamos las tareas de cada uno. Al final, tenemos una idea más clara de quién hace qué y de cómo avanzan los proyectos. Es una auténtica dinámica de colaboración.
El Kanban de Project Monitor
Es posible filtrar por empleado para visualizar las tareas que tiene asignadas en los proyectos de su departamento. Cada mañana, cada miembro del personal hace una presentación de lo que ha hecho el día anterior, de las dificultades que ha encontrado y de sus tareas para el día. Las tareas pueden pasar a diferentes estados: por iniciar, en curso, por validar, finalizadas. Se pueden ajustar las prioridades en directo y asignarse nuevas tareas.
Celebre cada mañana una reunión diaria con sus equipos para debatir los avances del proyecto.
- Planificar la hora de salida y llegada
- Organizar una videollamada con pantalla compartida (teams, slack...)
Puede utilizar el software para Project Monitor
- Ajuste del nivel de prioridad
- Actualizar el estado de avance de la tarea (en curso/por validar, etc.)
- Indicar una fecha de vencimiento provisional
Basta con mover las tarjetas Kanban
- Por empezar: la tarea aún no se ha emprendido, por lo que colocarla en esta columna requiere haber definido un portador y una visión de lo que hay que hacer.
- En curso: La tarea está en curso con un plazo establecido.
- Pendiente de validación: La tarea se ha completado pero necesita ser confirmada/validada por el equipo o terceros.
- Finalizada: La tarea se puede "vaciar" y eliminar de los proyectos; no volveremos a ella.
Personalice y añada funciones de colaboración
- Las tareas pueden vincularse a hitos
- Incluye comentarios en las tareas para que el briefing sea claro y compartido con todos. Puedes definir plantillas para garantizar la coherencia de los briefings y facilitar la solicitud.
- Añada su foto para identificar a los empleados
- Nombrar y alertar a las personas afectadas por correo electrónico directamente desde la aplicación
- Añade recordatorios por correo electrónico directamente desde la aplicación
- Comparte tus documentos: El documento puede añadirse en forma de enlace URL apuntando a un espacio documental externo si desea mantener un único repositorio o en forma de documento (pdf, excel...)
Ejemplo de plantilla para redactar un informe:
Una herramienta PPM para facilitar el trabajo en colaboración
¿Desea obtener más información sobre el uso de Project Monitor ? Esta herramienta PPM le permite estructurar sus Kanbans, planificación de guantes, cuadros de mando de decisiones, planificación de recursos y mucho más.
En este Webinar, te daremos las claves para facilitar el teletrabajo colaborativo utilizando nuestras herramientas:
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