El principal objetivo de los departamentos de compras es reducir :
En el primer caso, se trata a menudo de proyectos de desarrollo que requieren una contribución de la función de compras. Las actividades del comprador vienen dictadas por el proyecto, y el jefe de proyecto suele disponer de las herramientas de gestión adecuadas.
En el segundo caso, el comprador inicia la acción. Se trata de un "proyecto de compra ". En una empresa de cierto tamaño, habrá entre 10 y 15 compradores que gestionarán entre 10 y 20 acciones a lo largo de un año. Esto puede alcanzar fácilmente entre 250 y 300 acciones.
Cada uno de ellos debe considerarse un proyecto, con las mismas características que los grandes proyectos:
El seguimiento de una acción de compra no es complicado. Sin embargo, la gestión de una serie de acciones se vuelve compleja en función del número y la variedad de las acciones emprendidas por el equipo de compras.
Los compradores siguen sus proyectos "lo mejor que pueden". El mayor riesgo es que el proyecto se desvíe con el tiempo, dando lugar a un resultado anunciado (en el presupuesto) que no se consigue a tiempo. El rendimiento de las compras se ve entonces mermado.
Para dirigir un departamento de compras, proponemos un seguimiento por hitos, que se originan en el proceso de compra:
Un seguimiento eficaz permite detectar riesgos y retrasos. Esto permite al director del proyecto (el Director de Compras) tomar las medidas correctoras necesarias. Un simple plan de hitos no es suficiente.
Sin este seguimiento de hitos/procesos, a menudo se produce el "efecto túnel".
En primer lugar, es importante validar el objetivo de ahorro y el método de evaluación de su aplicación. Cada proyecto genera una ganancia "de compra " u "operativa ". Es necesario definir el beneficiario de esta ganancia para cada proyecto. Las previsiones de beneficio se asignarán lógicamente a los presupuestos operativos, y los responsables querrán controlar su realización.
Del mismo modo, se elaborará una Ficha de Beneficio en la que se detallará el cálculo del beneficio de la acción. Esta ficha será validada por el servicio financiero, por dos razones:
Lea también: ¿Qué es una buena gestión de la estrategia de compras?
En conclusión, la aplicación de técnicas de gestión de proyectos al proceso de compra facilita el seguimiento delos avances en la consecución de los resultados previstos. Una hoja de ganancias es una herramienta para describir y gestionar las ganancias y su consolidación.