Gestión de la cartera de proyectos y cartografía para la gobernanza digital
La gobernanza digital es una cuestión de conocimiento, anticipación y ajuste para mantenerse en línea con la dirección estratégica. Cuando se pilota la "nave de los SI", la visión que proporciona el mapeo es clave, y la visión de los proyectos que aporta la Gestión de la Cartera de Proyectos es indispensable. Unir ambas cosas -proyectos y cartografía de SI- es una baza formidable para la gobernanza digital. Exploremos por qué aunar mapas y proyectos le ayudará en su transformación digital.
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El poder descriptivo de un mapa
Para llegar a un nuevo destino, su primer instinto será consultar un mapa. Un mapa te permite considerar las opciones para llegar del punto A al punto B. Un mapa es una herramienta de visualización muy potente. Te permite prever rápida y fácilmente todas las rutas, desde las más directas hasta las más largas.
¿Te imaginas tener que hacerlo con palabras? Poner en palabras todos los caminos posibles para llegar del punto A al punto B, como se muestra en este esquema. La naturaleza combinatoria del ejercicio lo hace tedioso y los resultados difíciles de utilizar.
Y cuanto más grande y variado sea tu territorio, más posibilidades aumentan... y mayor es el poder descriptivo de tu mapa en comparación con ponerlo en palabras.
El poder de un mapa que integra proyectos
¿Y si este mapa no sólo te diera la situación hasta la fecha, sino también la situación futura? ¿El mapa con nuevas rutas y nuevos puntos? Podrías considerar nuevas opciones para llegar del punto A al punto B.
Porque cuando decides ir al punto B, la situación que consultaste al principio ya no será la que encuentres si te encuentras en un entorno cambiante. La ruta más corta al principio no será necesariamente la más pertinente una vez que estés en camino (esta es también la promesa del servicio Waze, que recalcula constantemente la ruta para tener en cuenta los cambios en el tráfico, la circulación, las obras en la carretera, etc.).
Quienes estén familiarizados con la gestión de proyectos notarán la similitud con la representación en red Pert de un proyecto.
Del territorio a un mapa dinámico del Sistema de Información
Ahora imagine que el mapa no representa un territorio, sino su sistema de información.
Imagine que cada punto corresponde a :
- una aplicación o servicio digital
- un tema empresarial (RRHH, finanzas, producción, etc.)
- un objetivo estratégico
- un servidor
O imagine que cada enlace corresponde a :
- Un flujo de datos
- Una red
- Una interfaz empresarial
Dispone de una herramienta para comprender las posibilidades de su Sistema de Información.
Y si todos estos datos se estructuran según los principios de la urbanización física de un territorio con un plan de ocupación del suelo, con zonas, con barrios, con manzanas, etc....
Así que dispone de una formidable herramienta de cartografía de sistemas de información con la que navegar por sus activos digitales.
Cambiar el punto de vista, pasar de un punto de vista empresarial a un punto de vista de infraestructura, de un punto de vista de procesos a un punto de vista de flujo de datos.
Una visión proyectada de su sistema de información
¿Y si pudiéramos ir aún más lejos? ¿Y si pudieras visualizar el futuro?
¿Y si la cartografía de su sistema de información no sólo describiera la situación actual, sino también la futura? ¿La situación que crearán los proyectos digitales?
Porque si hay un área que se enriquece y desarrolla constantemente, es el sistema de información.
Imagina que los puntos amarillos y las líneas de puntos son proyectos.
La visualización de su sistema de información se ve reforzada por el futuro. Lo que es posible ahora y lo que será posible en el futuro. Todo ello superponiendo en el mapa los servicios digitales existentes y los servicios digitales en fase de proyecto.
- ¡Qué herramienta tan fantástica para la gobernanza digital!
- ¡Qué herramienta tan fantástica para anticiparse a las necesidades!
- ¡Qué herramienta tan fantástica para dialogar con los departamentos empresariales y discutir sus necesidades!
Es todo el challenges de una interfaz entre el mundo de la cartografía y el de los proyectos.
¿Por qué combinar la GTP y el mapeo de SI?
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Lo que ambos enfoques tienen en común es su finalidad:
- La gestión de la cartera de proyectos pretende alinear recursos, entregables (o producto del proyecto) y plazos con los objetivos estratégicos.
- La urbanización de la SI pretende organizar la transformación de la SI alineando los servicios digitales con las expectativas y necesidades de la organización.
Para converger hacia este objetivo común, la gestión de la cartera de proyectos y la cartografía de los sistemas de información se encuentran en varios puntos:
- El proyecto: el vínculo entre los proyectos de urbanización y portafolio . El objetivo de un proyecto informático es prestar y poner en producción un servicio digital que mejore o refuerce el sistema de información.
- Organización: los proyectos informáticos están al servicio de los distintos departamentos de la empresa y movilizan los recursos de la organización. La urbanización IS organiza servicios digitales para los distintos departamentos de la empresa.
- Objetivos estratégicos: la finalidad de la urbanización es garantizar que las respuestas actuales y futuras de la SI se ajusten adecuadamente a estos objetivos. En cuanto al objetivo a alcanzar, son los proyectos los que nos permitirán satisfacer estas necesidades.
- Los actores: tanto si están en el lado empresarial como en el informático, tanto si impulsan la necesidad como si construyen la solución, los proyectos los reúnen.
- Los elegidos, los forzados y los oportunistas: lo que podría parecer una rareza en esta lista refleja el doble flujo entre los dos enfoques:
- La Gestión de la Cartera de Proyectos utiliza la cartografía para elaborar una lista de nuevas aplicaciones, que luego se "proyectan" en el "Plan de Utilización del Suelo" para evaluar la coherencia global.
- La urbanización de la SI aporta al PPM proyectos limitados que se caracterizan por la obsolescencia, la deuda técnica, el desmantelamiento, la interdependencia entre aplicaciones, etc.
- Y las oportunidades que ofrecen la tecnología y la ampliación de la cobertura funcional se encuentran en la encrucijada de estos flujos.
Gestión de la cartera de proyectos y cartografía de SI: no hay salvación sin herramientas
PPM y IS Mapping comparten los mismos grandes volúmenes y riqueza de datos. Aunque los enfoques "piloto" con herramientas ofimáticas pueden demostrar sus ventajas, muy pronto es necesario cambiar a una herramienta.
Cuando su sistema de información incluye cientos de aplicaciones con todos los datos asociados a flujos, infraestructuras, procesos, negocio, etc., es fácil ver por qué se necesita una herramienta dedicada.
El reto del volumen y la necesidad de exploración en los proyectos también lleva a utilizar programas informáticos específicos de gestión de carteras de proyectos.
Y si quieres unir estos dos enfoques, o mejor aún superponer las dos visiones, las herramientas se vuelven indispensables.
Gestión de flujos de datos comunes, enriquecimiento de repositorios cartográficos de SI y viceversa.