Comentarios del departamento de Alta Saboya (CD74) sobre la introducción de Project Monitor
La historia de la relación del CD74 con Project Monitor (PM) puede dividirse en dos fases principales: en primer lugar, la implantación en el departamento de informática en 2014, con el objetivo de establecer un registro exhaustivo de las actividades del departamento. Después, en 2017, la aparición de la unidad PMO revolucionará el uso que el departamento hace de Project Monitor para sacarle el máximo partido.
Oradores del departamento de Alta Saboya :
- Solange EXCOFFIER - Jefe de proyecto / PMO
- Sandrine CHABANNES - Jefa de la Unidad de Contabilidad y Contratos
Descubra en este artículo los lugares más destacados del departamento de Alta Saboya:
- El contexto del despliegue de Project Monitor = proyecto "PIRAMID
- Metodología y gestión del proyecto portafolio
- Evaluación de la aplicación
- Apoyo y formación
Historia de la aplicación
Project monitor Project monitor se implantó por primera vez en el CD74 en el marco del Proyecto de Informatización del Registro de Aplicaciones, Infraestructuras y Desarrollos Empresariales (PIRAMID, que pasó a denominarse en CD74). Con la creación de este registro se pretendía disponer de una base de datos fiable y formalizada de las actividades del Departamento de Informática.
La implantación de Project Monitor comenzó en julio de 2013, y seis meses después un grupo inicial de usuarios (del tamaño de un departamento) entró en producción, ampliándose el ámbito de uso a todo el Departamento de TI tres meses más tarde. Tras este exitoso despliegue inicial, varios departamentos de negocio mostraron interés en utilizar la herramienta y, a finales de 2014, se identificaron usuarios piloto para evaluar con mayor precisión las ventajas de ampliar el alcance a su departamento.
Project Monitor Revisión de la primera aplicación y beneficios
Esta primera aplicación nos ha permitido elaborar una primera evaluación de las ventajas de la utilización de PM. Los beneficios identificados :
- Formalización clara del registro de proyectos
- Colaboración y gestión de documentos más fáciles
- Cuadros de mando dinámicos que alimentan los indicadores de gestión
Ventajas concretas comunicadas por los usuarios :
- Una metodología presupuestaria clara apoyada en un lenguaje común.
- La carga de la actualización de los datos presupuestarios por parte de los PDC sobre sus respectivos proyectos se ha dividido entre tres.
- La interfaz presupuestaria proporciona a PM una base de datos presupuestaria fiable y actualizada, organizada por actividades y que puede utilizarse para la elaboración de informes.
- La carga de trabajo que supone la comprobación de los datos presupuestarios por parte del departamento de contabilidad se ha reducido de 1 día a la semana a 1 hora a la semana.
La llegada de la PMO: "Todo es un proyecto
En 2017, el Departamento de TI se reorganizó para dar paso a la "Unidad de Innovación, Sistemas de Información y Usos Digitales" (PISIUN), que incluye una unidad de PMO: un nuevo punto de referencia absoluto, responsable de normalizar las prácticas de los proyectos.
Proyecto "PIRAMID": Apoyo a la metodología del proyecto
Las prácticas de gestión de proyectos son tan variadas como personales. El reto para la PMO es, por tanto, normalizar las prácticas lo suficiente como para disponer de un repositorio que todo el mundo pueda entender, sin obligar a los usuarios a hacer demasiados sacrificios en cuanto a sus hábitos, ni demasiada inercia inducida por la metodología.
Por ello, CD74 ha optado por aplicar una plantilla de proyecto sencilla, basada en las principales fases metodológicas de su gestión de proyectos. De este modo, las fases de primer y segundo nivel están normalizadas y el calendario puede ser comprendido por todos. Si lo desea, el Jefe de Proyecto puede afinar su calendario desglosando las etapas de la plantilla en subfases específicas de su proyecto.
Para simplificar los proyectos y calendarios, CD74 ha optado por un enfoque modular mediante plantillas. Según la metodología ilustrada anteriormente :
- Un proyecto se crea a partir de una plantilla de "anteproyecto", momento en el que su contenido en cuanto a información de planificación o ficha de proyecto se refiere únicamente a esta fase,
- Al final de la fase de anteproyecto se alcanza un hito Go/NoGo y sólo después de que se haya tomado la decisión de continuar el gestor del proyecto inserta la plantilla correspondiente a la fase de "Definición".
Se utiliza el mismo mecanismo para cada fase, por lo que nunca se sobrecargan los calendarios con fases potencialmente superfluas. Sin embargo, nada impide insertar todas las fases desde la creación del proyecto para realizar otros análisis, como el seguimiento de la fecha de finalización del proyecto.
Identificar y planificar las cargas de trabajo de los agentes
Solange Excoffier, PMO del PISIUN, lo repitió varias veces durante su intervención: "para el CD74, todo es un proyecto". De hecho, todas las actividades recurrentes del PISIUN adoptan la forma de proyectos en Project Monitor. Se distinguen unos de otros por una "tipología" diferente. Por ejemplo, hay :
- Actividades de mantenimiento,
- ...mantenimiento en condiciones operativas,
- ...o incluso actividades puramente administrativas como la renovación de contratos
Estos proyectos más bien especiales no suelen tener planificación ni seguimiento presupuestario, y se utilizan principalmente como base para registrar las actividades. Esto permite a los agentes dimensionar con precisión la parte que cada actividad representa en su trabajo diario.
La ventaja directa de rastrear todas estas actividades es poder aprovechar al máximo las funciones de control y planificación de la carga que ofrece Project Monitor, por ejemplo:
- Poder analizar el tiempo dedicado a los proyectos en comparación con el tiempo dedicado a las actividades recurrentes dentro de un departamento o división.
- Disponibilidad de personal en todo momento para elaborar planes de carga de trabajo de los proyectos
"Hay muchas peticiones de centros de secundaria al departamento de Educación y Juventud, al de Edificios y Recursos. Los colegios suelen necesitar obras, cableado, wifi, tabletas, etc.
El sitio portafolio del programa informático de gestión de proyectos Project Monitor se utiliza para organizar reuniones mensuales y seguir las interacciones entre las acciones de estas divisiones. El informe Flash se utiliza para facilitar las reuniones de coordinación.
Integración de la herramienta: factores clave del éxito
Preparación y seguimiento del presupuesto
" Project monitor nos hizo abandonar de una vez por todas nuestros archivos Excel para la preparación y el seguimiento del presupuesto" Sandrine CHABANNES - Jefa de la Unidad de Contabilidad y Compras
Gracias a una interfaz precisa entre PM y la herramienta contable de CD74, ha sido posible integrar en la herramienta todas las etapas del ciclo de vida presupuestario de los proyectos: desde la preparación del presupuesto hasta el seguimiento de los pagos.
Una virtud implícita de esta organización es el desarrollo de una cultura común de la metodología presupuestaria. Como la herramienta es compartida, todos los actores hablan un lenguaje común y cada uno comprende la implicación de los demás en las distintas etapas de la elaboración y el seguimiento del presupuesto.
Dirigir todos los comités de la herramienta
El CD74 ha optado por integrar el uso de PM en sus diferentes instancias metodológicas. Al ser PM el soporte de estas reuniones, el moderador puede demostrar la utilidad de introducir dinámicamente y poder rastrear todos los intercambios de información relativos a los proyectos.
Esto supone una clara ventaja en términos de aceptación de la herramienta, que es percibida por todos los participantes como la base de datos natural para toda la información relacionada con el proyecto. El siguiente paso es ayudar a los usuarios a familiarizarse con una herramienta que ya les interesa.
Incorporar Project Monitor a los calendarios de los proyectos para marcar el ritmo de los órganos de dirección.
- "Board Project" (semanal) : Definición de proyectos por parte de los gestores de proyectos. Proporciona una visión clara de los proyectos de portafolio para todas las partes interesadas.
- En PM: Tipo de intercambio específico registrado en el proyecto, distribuido a los participantes
- Taller DPO / CISO / Urbanista (dos veces al mes) : Un foro dedicado a cuestiones de confidencialidad, seguridad y arquitectura, tres temas complementarios que se benefician de la sinergia.
- En PM: Tipo de intercambio específico registrado en el proyecto, distribuido a los participantes
- Revisión del proyecto (semanal): Dirección de portafolio, revisión de los proyectos que requieren arbitraje. Toma de decisiones colegiada dirigida por la PMO.
- En PM: A dedicado portafolio , todos los informes se registran en un atributo del proyecto para poder utilizarlos en las hojas de resumen.
Apoyo y formación
Se han creado 2 tipos de talleres para acompañar la formación:
- Organización de un taller semanal de PMO: formación de los usuarios sobre metodología de proyectos, funcionalidades de PM, sesiones de preguntas y respuestas con los usuarios.
- Formación temática: si es necesario, se puede recurrir a un programa interno de formación en herramientas para actualizar las funciones existentes o introducir nuevas funciones.
Libro Blanco de Focus Collectivités
¿Cuál es el equilibrio adecuado entre estrategia y operaciones?
Ebook - Opinión de expertos sobre los nuevos retos a los que se enfrentan los departamentos informáticos de las entidades locales
