Digitalisation des RH & SIRH : quels enjeux pour la DSI en 2022 ?
Les projets RH en 2021 ont logiquement été influencées par le contexte du distanciel COVID-19. L’accent est mis sur la facilitation des nouveaux modes de travail dans une situation incertaine et amenée à durer. La digitalisation des RH doit s’aligner avec les enjeux à relever pour la DSI. Notamment la mise en place de logiciels de gestion des espaces, outils dédiés au travail collaboratif, ou encore la gestion de la cybersécurité. Et en 2022 ? Les Editions Tissot et PayFit, ont réalisé pour la 4ème année consécutive une enquête auprès de 825 professionnels des RH. Il en ressort que 90% des RH sont convaincus que l’adoption d’outils numériques leur permettra d’être plus efficaces et de gagner du temps.
Découvrez dans cet article :
- Comprendre la digitalisation RH et son importance
- Le rôle de la DSI dans la gestion des données RH
- Nos conseils & outils pour une collaboration efficace et performante entre DRH et DSI
Comprendre la digitalisation RH et son importance
La digitalisation RH regroupe l’ensemble des procédés qui permettent de dématérialiser les pratiques et les tâches des Ressources Humaines. Dans un contexte de transformation numérique, digitaliser les RH s’avère être d’une importance capitale pour les entreprises.
Pour tirer pleinement parti des nombreux avantages de cette digitalisation, la DSI a un rôle primordial à jouer. La digitalisation RH permet notamment :
- Moins d’erreurs dans la gestion de nombreuses tâches
Grâce à la digitalisation RH, les erreurs autrefois commises par une faute de frappe ou d’inattention n’existent plus. La gestion des notes de frais, des absences, des congés et des fiches de paie n’en est que facilitée et améliorée.
- Une réactivité accrue et donc une prise de décision accélérée
Les nombreux avantages qu’offre la digitalisation RH (meilleure gestion des collaborateurs, recrutements prédictifs, confidentialité des données renforcées…) permettent également des prises de décisions plus fluides.
- Un respect des normes RGPD
Un outil de gestion pour dématérialiser les RH est respectueux des contraintes légales. Notamment celles du RGPD imposées par le parlement européen quant à la protection et le traitement des données sensibles.
- Le digital est une solution pour libérer du temps aux RH
Selon le Baromètre 2021 : les RH au quotidien – Editions Tissot – (editions-tissot.fr), pour les RH les 5 sujets pour lesquels la digitalisation est essentielle sont :
– la gestion de la paie,
– des absences,
– le stockage des informations liées aux salariés,
– la génération de documents
– et le recrutement
💡 3 solutions essentielles pour constituer votre SIRH
Intégrez une solution pour digitaliser les Ressources Humaines de votre entreprise. Les processus sont simplifiés, le temps consacré à la gestion administrative est réalloué à des missions plus stratégiques et de l’argent est économisé.
La suite de logiciel RH de Lucca propose par exemple un Socle des essentiels SIRH composé de 3 solutions pour automatiser les processus de :
- Gestion du personnel : Poplee Core RH
- Congés et absences : Figgo
- Entretiens et objectifs : Poplee Entretiens & Objectifs
Le rôle de la DSI dans la digitalisation RH
Grâce aux nouvelles technologies, il est désormais possible d’automatiser un certain nombre de tâches afin de gagner du temps, et par conséquent, de la productivité. Mais pour atteindre ces buts, la participation de la DSI au projet de digitalisation RH est primordiale.
En tant qu’expert informatique, le Directeur des Systèmes d’Information a, avec la digitalisation RH, un nouveau rôle. Autrefois exécutants, les informaticiens du service IT occupent désormais un rôle stratégique.
L’intégration de plus en plus récurrente des SIRH par les entreprises pour faciliter, optimiser et mieux gérer l’ensemble des tâches RH nécessite l’intervention des DSI pour aider les Ressources Humaines à automatiser un certain nombre d’actions grâce aux outils adaptés et à entamer le processus de digitalisation global de l’entreprise.
Concrètement, la DSI, à 4 rôles à jouer :
- Rôle de coordination : il est en charge des systèmes d’information. C’est lui qui doit coordonner le travail de l’IT quant à la digitalisation des différents pôles de l’entreprise.
- Rôle stratégique : il veille à l’optimisation, au bon usage des applications et à la sécurisation du système d’informations de l’entreprise.
- Rôle technologique : la DSI est en première ligne concernant tout ce qui touche aux nouvelles technologies et aux nouvelles solutions digitales. C’est elle qui doit impulser les changements visant à moderniser les processus en interne.
- Rôle de support : la DSI contribue à moderniser et automatiser l’ensemble des services de l’entreprise : finance, commerce, marketing, RH… Les Ressources Humaines étant souvent le service le moins équipé, l’équipe IT doit se montrer présente pour les accompagner dans leur transformation digitale.
DRH et DSI : Nos conseils & outils pour une collaboration efficace et performante
La collaboration entre le DRH et le DSI est un facteur de succès clé dans la transformation digitale d’une entreprise. Pour que les résultats soient payants, 5 conseils peuvent être mis en place.
1. Une communication interne et externe renforcée
Pour la communication interne, la DSI, en étroite collaboration avec les RH, doit mettre en place un système de communication basé sur un outil collaboratif (ex. : cloud) afin d’assainir et fluidifier la communication.
Pour la communication externe, le service IT et la DSI doivent veiller à ce que les onglets pour entrer en contact avec l’entreprise soient visuellement agréables et techniquement optimisés.
2. Faciliter l’onboarding des collaborateurs
Allier onboarding et digital, c’est faire gagner un temps précieux aux RH et managers et offrir à vos collaborateurs une expérience mémorable. Utiliser un outil d’onboarding digital est une force qui rend l’expérience collaborateur toujours plus personnalisée et innovante. Dans un contexte de travail hybride, une plateforme digitale est d’autant plus nécessaire.
3. Anticiper les nouvelles organisations du travail et faciliter le télétravail
Dans son étude « COVID-19 et l’avenir des entreprises », IBM dévoile que 68 % des cadres français envisagent de prioriser le travail à distance pour leurs collaborateurs dans les deux prochaines années. Si cela a été relativement fluide pour les structures déjà digitalisées et ayant déjà intégré le télétravail dans leurs modes de fonctionnement, pour d’autres, cette épreuve a imposé une remise en question totale de leur organisation et de leurs modes de travail.
💡 Utilisez un logiciel de gestion de portefeuille projets pour faciliter votre conduite du changement
Comment gérer les différentes phases liées à cette nouvelle organisation en distanciel ? Formations, renouvellement ou extension du parc informatique, cybersécurité… Autant d’étapes qui peuvent être difficiles à gérer à grande échelle.
Un logiciel de gestion de portefeuille projets est une bonne solution pour gérer les phases, jalons, ressources nécessaires à la DSI, plannings et budgets. Un solution tout-en-un pour centraliser les différentes fonctionnalités utiles à la gestion de ce type de projet.
4. L’instauration d’un système d’Identity and Access Management (IAM)
Afin de faciliter le dialogue et favoriser les échanges entre les deux services, il faut trouver un « langage » commun. Chose dite, chose faite : les outils d’IAM sont là pour ça.
En français « Gestion des Identités et des Accès », les solutions IAM désignent les processus internes pour administrer et gérer les comptes utilisateurs, leurs droits d’accès aux applications et aux systèmes et les ressources de l’entreprise.
L’IAM relie les RH et la DSI. Un tel projet permet de solliciter à la fois la DRH et le service IT. Il permet aussi de réduire significativement les risques d’usurpations d’identités, de fuite de données et d’accès non autorisés.
5. Soutenir le système d’exploitation des données RH
La DRH accumule un volume de données sensibles important. Pourtant, les équipes RH n’ont pas nécessairement les compétences pour les utiliser et les gérer correctement (extraction, regroupement, présentation…). Le soutien du service IT est alors nécessaire. Il se veut force de proposition et se doit d’aider les RH à apprendre à les exploiter.