Comment organiser votre Daily meeting en télétravail grâce à un logiciel en ligne

Votre daily meeting doit se tenir chaque jour ouvré, à heure fixe, avec tous les membres de l’équipe en invité permanent.

Le kanban est un outil de management visuel terriblement efficace pour les daily meeting.

On visualise instantanément l’avancement des sujets et les tâches de chacun. Le tableau kanban structure les étapes de travail.

«  J’ai dématérialisé notre Daily Meeting en mode Kanban sur Project Monitor. Tous les matins, j’anime avec mes équipes qui sont en télétravail les projets en cours via une conf call (sur slack ou teams). En 15 minutes nous passons en revue les tâches de chacun. A la fin, nous avons un meilleur suivi de qui/fait quoi et de l’avancement des projets. Une vraie dynamique collaborative ! »

Le kanban de Project Monitor

Il est possible de filtrer par collaborateur pour afficher les tâches qui lui sont assignés sur les projets de sa direction. Tous les matins chaque collaborateur anime en disant ce qu’il a fait la veille, les difficultés, et ses missions de la journée. Il est possible de basculer les tâches sur les différents statuts : à débuter, en cours, à valider, terminé. Il est possible d’ajuster les priorités en direct et s’assigner de nouvelles tâches.

Animez chaque matin votre Daily Meeting avec vos équipes l’avancement des projets

• Prévoyez une heure de début/fin
• Organisez un call vidéo avec partage d’écran (teams, slack…)

Vous pouvez en temps réel sur le logiciel Project Monitor

• Ajuster le niveau de priorité
• Mettre à jour le statut de progression de la tâche (en cours/à valider…)
• Indiquer une date d’échéance prévisionnelle

Déplacez simplement les cartes du kanban

• A débuter : la tâche n’a pas encore été prise en charge, la positionner dans cette colonne nécessite d’avoir définit un porteur et une vision de ce qu’il faut réaliser
• En cours : La tâche est en cours de réalisation avec une échéance définie
• A valider : La tâche est réalisée mais elle doit être confirmée/validée par l’équipe ou personnes tierces
• Terminé : On peut « flusher » la tâche et la sortir des projets, nous n’allons plus revenir dessus

Personnalisez et ajoutez du collaboratif !

• Il est possible de rattacher les tâches à des jalons
• Indiquez des commentaires sur les tâches pour que le brief soit clair et partagé à tout le monde. Vous pouvez définir des template pour que les briefs soient conformes et faciliter la demande.
• Rajoutez votre photo pour identifier les collaborateurs
• Nommez et alertez et les personnes concernées par mail directement depuis l’application
• Rajouter les rappels par mail directement depuis l’application
• Partagez vos documents : Le document peut être ajouté sous forme de lien URL pointant vers un espace documentaire externe si on souhaite garder un seul et même référentiel ou sous forme de document (pdf, excel…)

Exemple de template pour établir le brief :

Un outil PPM pour faciliter le travail collaboratif

Vous souhaitez en savoir davantage sur l’utilisation de Project Monitor ? Cet outil PPM vous permet de structurer vos kanban, planning de gant, tableaux de bords décisionnels, planification des ressources et bien plus encore.

Dans ce Webinar, nous vous donnerons les clés pour faciliter le télé-travail de manière collaborative grâce à nos outils :

Regarder le Webinar « Télétravailler avec un Outil PPM »

Comment télétravailler avec Project Monitor et Perf Monitor ?