Cuando entra en la fase de planificación de su proyecto, elaborar el plan inicial es un primer paso crucial. Pero, ¿qué ocurre después? ¿Qué elementos son esenciales para planificar con éxito un proyecto?
En este artículo, vamos a darle algunos consejos sobre cómo tener en cuenta los elementos clave que no deben pasarse por alto.
Estudiaremos aspectos como la asignación de recursos, la programación, la estructuración de tareas, la gestión de riesgos y la comunicación de información y resultados.
Si comprende estos elementos, estará mejor preparado para elaborar un plan de proyecto sólido. Y, además, le daremos algunos ejemplos (extraídos de las funciones disponibles en el software Project Monitor).
Al iniciar la planificación de su proyecto, empezará por elaborar el plan del proyecto, en el que se detallan los objetivos y el alcance del mismo. A continuación, para planificar tus proyectos con la mayor eficacia posible, ten en cuenta estos elementos:
Identifique a los miembros del equipo necesarios para el proyecto, asigne funciones y responsabilidades y asegúrese de que se dispone de las competencias requeridas.
💡Tip: la planificación de la capacidad le permite ver la disponibilidad de recursos y las sobrecargas. La planificación de la capacidad proporciona una visión global de las cargas de trabajo de los recursos y del progreso del proyecto, lo que le permite identificar y anticipar las necesidades de su equipo. Esta vista le permite detectar sobrecargas, retrasos en el calendario y otros factores relevantes. Puede, por ejemplo, configurar una capacidad en línea dentro de un paquete de software de gestión de proyectos portafolio , como Project Monitor.
Cree un calendario detallado del proyecto en el que se identifiquen las tareas, las dependencias entre ellas, las duraciones estimadas y las fechas de vencimiento. Utilizar herramientas de gestión de proyectos como los diagramas de Gantt.
Esta etapa de la planificación del proyecto consiste en definir las tareas que se llevarán a cabo en cada fase del proyecto.
Kanban simplifica el trabajo en equipo. Dentro de una herramienta de gestión de proyectos portafolio como Project Monitor, esta funcionalidad proporciona una vista de proyecto, así como una vista "multiproyecto" y "multiusuario".
La característica clave del tablero Kanban es su capacidad para gestionar las tareas del proyecto de forma visual e interactiva . Mediante un enfoque de proyecto portafolio , puede aplicar varios filtros y diferentes vistas para analizar mejor los indicadores de seguimiento y gestionar sus equipos.
La vista priorizada permite jerarquizar las tareas y simplifica el análisis por parte del comité de dirección.
La vista de estado muestra las tareas por estado
El éxito de un proyecto no sólo depende de su ejecución, sino también de una fase clave: la planificación. Imagina poder definir claramente el camino hacia tus objetivos, poner los recursos adecuados para llevar a buen puerto tu proyecto y anticiparte a los obstáculos.
Debatir los avances, los retos, los objetivos y los próximos pasos. Asegúrese de que estas reuniones tengan un orden del día claro y se documenten con actas.
Los servicios de almacenamiento en línea, como Dropbox, Google Drive o SharePoint, son útiles para distribuir y compartir información fácilmente. Permiten compartir documentos, informes y archivos relevantes con el equipo del proyecto.
Utilice los cuadros de mando de los proyectos para visualizar los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el progreso, los costes, el calendario y la calidad. Los cuadros de mando ofrecen una visión general del estado del proyecto en tiempo real.
Estas herramientas también permiten compartir información y facilitan la colaboración entre los miembros del equipo.
Con el software de gestión de proyectos portafolio , como Project Monitor, puede generar informes útiles para sus comités de dirección. La ventaja es que puede tener una visión del proyecto en su conjunto, así como una visión más macro de portafolio proyectos en su conjunto. La funcionalidad del cuadro de mandos del proyecto portafolio es útil para todos los miembros de su organización.
También puede centralizar en la herramienta toda la información relacionada con el proyecto: informes de progreso, archivos, ¡e incluso enviar esta información directamente por correo electrónico!
¿Por qué es importante la planificación de proyectos?
¿Cuáles son las herramientas de planificación operativa?
¿Cuáles son las etapas de la planificación de proyectos?
¿Cuáles son las 4 dimensiones de la planificación de proyectos?
¿Qué es la planificación de proyectos?
¿Cómo se lleva a cabo la planificación de proyectos?
¿Quién es responsable de la planificación de proyectos?
Descubra las características de Project Monitor, el software PPM diseñado para satisfacer las necesidades de las PMO, los departamentos de TI, las organizaciones con más de 50 empleados y las que gestionan proyectos complejos.
Gestione fácilmente más de 100 proyectos activos y administre sus planes de acción. Obtén una visión completa de lo que ocurre en tus carteras de proyectos: recursos, planificación, presupuesto, cuadros de mando.