¿Qué elementos deben incluirse en la planificación del proyecto?

Cuando entra en la fase de planificación de su proyecto, elaborar el plan inicial es un primer paso crucial. Pero, ¿qué ocurre después? ¿Qué elementos son esenciales para planificar con éxito un proyecto?

En este artículo, vamos a darle algunos consejos sobre cómo tener en cuenta los elementos clave que no deben pasarse por alto.

Estudiaremos aspectos como la asignación de recursos, la programación, la estructuración de tareas, la gestión de riesgos y la comunicación de información y resultados.

Si comprende estos elementos, estará mejor preparado para elaborar un plan de proyecto sólido. Y, además, le daremos algunos ejemplos (extraídos de las funciones disponibles en el software Project Monitor).

5 elementos que deben incluirse en la planificación de un proyecto

Al iniciar la planificación de su proyecto, empezará por elaborar el plan del proyecto, en el que se detallan los objetivos y el alcance del mismo. A continuación, para planificar tus proyectos con la mayor eficacia posible, ten en cuenta estos elementos:

• Estimar y asignar los recursos necesarios.
• Determinar las tareas y entregables que deben realizarse. Priorizar y desglosar las tareas en subtareas y organizar la programación de las tareas. 
• Definir el calendario con fases e hitos.
• Enumera los riesgos y las formas de gestionarlos.
• Piense en los medios de comunicación que se pondrán en marcha para gestionar el proyecto.

¿Qué elementos deben incluirse en la planificación del proyecto?

Identifique a los miembros del equipo necesarios para el proyecto, asigne funciones y responsabilidades y asegúrese de que se dispone de las competencias requeridas.

💡Tip: la planificación de la capacidad le permite ver la disponibilidad de recursos y las sobrecargas. La planificación de la capacidad proporciona una visión global de las cargas de trabajo de los recursos y del progreso del proyecto, lo que le permite identificar y anticipar las necesidades de su equipo. Esta vista le permite detectar sobrecargas, retrasos en el calendario y otros factores relevantes. Puede, por ejemplo, configurar una capacidad en línea dentro de un paquete de software de gestión de proyectos portafolio , como Project Monitor.

Cumpla sus plazos organizando su calendario con fases e hitos

Cree un calendario detallado del proyecto en el que se identifiquen las tareas, las dependencias entre ellas, las duraciones estimadas y las fechas de vencimiento. Utilizar herramientas de gestión de proyectos como los diagramas de Gantt.

Estructure las tareas y gestione su kanban por prioridades

Esta etapa de la planificación del proyecto consiste en definir las tareas que se llevarán a cabo en cada fase del proyecto.

Kanban simplifica el trabajo en equipo. Dentro de una herramienta de gestión de proyectos portafolio como Project Monitor, esta funcionalidad proporciona una vista de proyecto, así como una vista "multiproyecto" y "multiusuario". 

La característica clave del tablero Kanban es su capacidad para gestionar las tareas del proyecto de forma visual e interactiva . Mediante un enfoque de proyecto portafolio , puede aplicar varios filtros y diferentes vistas para analizar mejor los indicadores de seguimiento y gestionar sus equipos. 

La vista priorizada permite jerarquizar las tareas y simplifica el análisis por parte del comité de dirección.

La vista de estado muestra las tareas por estado

Identifique los riesgos que pueden surgir desde el inicio de la planificación de su proyecto

El éxito de un proyecto no sólo depende de su ejecución, sino también de una fase clave: la planificación. Imagina poder definir claramente el camino hacia tus objetivos, poner los recursos adecuados para llevar a buen puerto tu proyecto y anticiparte a los obstáculos.

Reflexionar sobre los medios de comunicación que deben establecerse para gestionar los proyectos. 

Organizar reuniones periódicas con el equipo del proyecto

Debatir los avances, los retos, los objetivos y los próximos pasos. Asegúrese de que estas reuniones tengan un orden del día claro y se documenten con actas.

Utilizar plataformas de intercambio de archivos

Los servicios de almacenamiento en línea, como Dropbox, Google Drive o SharePoint, son útiles para distribuir y compartir información fácilmente. Permiten compartir documentos, informes y archivos relevantes con el equipo del proyecto.

Crear cuadros de mando de proyectos

Utilice los cuadros de mando de los proyectos para visualizar los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el progreso, los costes, el calendario y la calidad. Los cuadros de mando ofrecen una visión general del estado del proyecto en tiempo real.

Utilizar herramientas colaborativas de gestión de proyectos para planificar, supervisar y gestionar tareas, recursos y plazos.

Estas herramientas también permiten compartir información y facilitan la colaboración entre los miembros del equipo.

Con el software de gestión de proyectos portafolio , como Project Monitor, puede generar informes útiles para sus comités de dirección. La ventaja es que puede tener una visión del proyecto en su conjunto, así como una visión más macro de portafolio proyectos en su conjunto. La funcionalidad del cuadro de mandos del proyecto portafolio es útil para todos los miembros de su organización.

• Gestor de proyectos: utilice los cuadros de mando para obtener una visión general de todos los proyectos que supervisa. Supervisa el progreso de cada proyecto, la capacidad de recursos y la situación presupuestaria.
• PMO: Crear y utilizar cuadros de mando para obtener una visión general de todos los proyectos de la empresa. Proporcione datos fiables y objetivos para facilitar la toma de decisiones estratégicas.
• Gestión: Disponga de indicadores clave para tomar decisiones con conocimiento de causa y garantizar que los proyectos se ajustan a la estrategia de la empresa.

También puede centralizar en la herramienta toda la información relacionada con el proyecto: informes de progreso, archivos, ¡e incluso enviar esta información directamente por correo electrónico!

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