Le #PMClub2020 – le club des utilisateurs des solutions de pilotage de VIRAGE Group – reprend la formule qui fait son succès : partage d’expérience, roadmap logiciel, table ronde. Cette année, covid-19 oblige, la formule était 100% numérique. Nous avons accueilli nos clients et partenaires sur une table ronde virtuelle « Comment faire de vos collaborateurs des utilisateurs de votre plateforme de pilotage ? ». Cette table ronde est consacrée aux enjeux de la conduite du changement. Comment passer de la phase « build » de mise en place de la plateforme de pilotage à la phase « run » et garantir sur le long terme l’adhésion des chefs de projet, PMO, manager et autres responsables de plan d’actions ?

Speakers :

• Sebastien THOUVENIN – Parteam – DSI en temps partagé, DSI de transition
• Laure Omnes – PMO chez DPD Group – 2eme réseau de livraison de colis en Europe dont DPDFrance et Chropost
• Vincent Decorde – Rouen Métropole – Chargé de mission Schéma Directeur des Systèmes d’Information

Animé par nos équipes Virage Group :

  Vincent DIDENOT  

    Mathieu Moison

Vous retrouvez dans cet article les temps forts de cette table ronde :

• Pourquoi passer à un outil PPM ?
• L’adhésion des collaborateurs à la saisie des temps
• Maintenir la dynamique et former les utilisateurs

Contexte : Pourquoi passer à un outil PPM Projet Monitor

Nos clients utilisent notre outil Projet Monitor, un outil de gestion de portefeuille de projets qui permet de centraliser les tableaux de bords de suivi, la gestion des ressources, les risques et les budgets.

Passer du « build au run », pourquoi adhérer à un outil PPM ? 4 objectifs principaux  ont été mentionnés par nos clients :

• Obtenir plus de visibilité sur les activités: avoir une vision complète du portefeuille de projet, par collaborateur et par filiale
• Aider à la prise de décision, piloter le schéma directeur des systèmes d’informations
• Obtenir une planification des ressources pour mieux anticiper: répondre à la problématique « j’ai pas le temps, pourquoi ? »
• Amener plus de collaboratif: partager, consolider plus facilement les données pour l’ensemble des utilisateurs (ce qui n’est pas possible avec Excel !)

DPD Group : « Au niveau de la DSI nous n’avions pas d’outil officiel de suivi de l’activité avant l’implémentation de Project Monitor. Un nouveau directeur est arrivé, l’idee c’était d’avoir une vision complète du portefeuille de projet, savoir quel collaborateur travail sur quel projet. Et également pour les différentes filiales d’avoir une visibilité plus large.

Rouen Normandie Métropole : « Rouen Métropole c’est 500 000 habitants 71 communes, 1800 agents, 260 métiers ; Notre objectif était de suivre le schéma directeur des systèmes d’informations avec la mise en place rapide d’un outil ; Project Monitor a été mis en place en 3 mois et nous a permis d’avoir un portefeuille complet avec une liste exhaustive des projets, et la mise en place d’une gouvernance. »

La saisie des temps sur les projets est parfois controversée – Quel est l’avis des utilisateurs ?

Fonctionnalité Gestion des ressources et Saisie des temps 👉 Il s’agit pour le collaborateur de saisir le temps passé par jours sur un projet/activité.

La consolidation des données se fait de manière automatique dans un logiciel PPM, les managers/directions peuvent ensuite voir si le projet est rentable, si l’équipe n’est pas sur-chargée. C’est un vrai outil d’aide à la décision pour la direction pour gérer les nouvelles demandes de projet et les besoins en recrutement. Qu’en pensent les utilisateurs ?

« Les utilisateurs peuvent justifier le temps passer et valoriser leur travail. »

« Pour que ce ne soit pas une contrainte, il faut en amont aider les utilisateurs et les allouer sur les bons projets»

« C’est un aspect mobilisateur pour les équipes de montrer le travail passé. C’est une fonction clé dans le schéma directeur des systèmes d’information ! »

Former les utilisateurs pour aider à la mise en place

Quelques conseils de la part de nos clients :

• Limiter les droits des utilisateurs pour faciliter les accès et l’ergonomie
• Allouer les bons projets et jalons aux utilisateurs pour faciliter la saisie des temps et la vision sur les projets
• Donner du sens à l’outil et apporter une méthodologie : « donner la possibilité à l’utilisateur d’être acteur de sa transformation numérique ! »
• Donner de la visibilité sur le travail des acteurs du projet : cockpit, météo, rapport flash
• Donner des formations aux utilisateurs et fournir des guides utilisateurs

Le logiciel de gestion de projets Project Monitor vous permet de gérer sereinement la capacité de vos ressources projet. Retour d’expérience de nos clients : il faut accompagner les utilisateurs !

Les bonnes pratiques à retenir :

• Pour Laure Omnes: mettre en place des manuels/fiches pratiques : « ce qu’on attend de vous maintenant », ce qu’on attend de vous dans 3 mois », ce qu’on attend de vous dans 6 mois ».
• Pour Vincent Decorde: créer un dispositif de formation ancré avec les objectifs de l’entreprise et dans le quotidien des participants : disposer d’un sponsor fort de la direction, donner du sens à l’utilisation de la solution, former des utilisateurs clés qui pourront à leur tour former leur collaborateur.
• Pour Sebastien THOUVENIN: « pour disposer d’un bon taux d’adoption, il est nécessaire que les managers soient exemplaires. S’ils demandent à leurs équipes de saisir des temps, ils doivent eux aussi les saisir ».
• Pour Mathieu Moison: « rendre service aux utilisateurs » en mettant en place des fonctionnalités facilitatrices dans leur quotidien (modèle de projet, modèle de document, langage commun, …), en gérant finement les droits pour responsabiliser les acteurs et alléger les écrans, et en donnant de la visibilité sur le travail réalisé au travers de l’outil.

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