Mesa redonda: Implantación de una herramienta PPM: ¿cómo convertir al personal en usuarios?
El #PMClub2020 -el club de usuarios de soluciones de dirección en VIRAGE Group - mantiene su exitosa fórmula de compartir experiencias, hojas de ruta de software y mesas redondas. Este año, gracias a covid-19, el formato fue 100% digital. Dimos la bienvenida a nuestros clientes y socios a una mesa redonda virtual titulada "Cómo convertir a su personal en usuarios de su plataforma de gestión". Esta mesa redonda estuvo dedicada a la gestión del cambio challenges . ¿Cómo pasar de la fase de "construcción" de la plataforma de gestión a la fase de "ejecución", y garantizar que los jefes de proyecto, PMO, gestores y demás responsables de los planes de acción la asuman a largo plazo?
Oradores:
- Sebastien THOUVENIN - Parteam - Director de TI a tiempo parcial, Director de TI de transición
- Laure Omnes - PMO en DPD Group - 2ª red de paquetería de Europa, que incluye DPDFrance y Chropost.
- Vincent Decorde - Rouen Métropole - Jefe de Proyecto del Plan Maestro de Sistemas de Información
Organizado por nuestros equipos Virage Group :
Siga leyendo para conocer los aspectos más destacados de la mesa redonda:
- ¿Por qué cambiar a una herramienta PPM?
- Conseguir que los empleados se comprometan con el registro del tiempo
- Mantener el impulso y formar a los usuarios
Contexto: ¿Por qué cambiar a una herramienta PPM Project Monitor?
Nuestros clientes utilizan nuestra herramienta Project Monitor, una herramienta de gestión de proyectos portafolio que centraliza los cuadros de mando de seguimiento, gestión de recursos, riesgos y presupuestos.
Pasar de "construir a ejecutar", ¿por qué utilizar una herramienta PPM? Nuestros clientes han mencionado 4 objetivos principales:
- Obtenga una mayor visibilidad de las actividades: tenga una visión completa del proyecto portafolio , por empleado y por filial.
- Ayudar a tomar decisiones, gestionar el plan director de los sistemas de información
- Obtener un plan de recursos para anticiparse mejor: responder a la pregunta "¿por qué no tengo tiempo?
- Trabajo más colaborativo: compartir y consolidar datos más fácilmente para todos los usuarios (lo que no es posible con Excel).
DPD Group : "En el Departamento de Informática, no disponíamos de una herramienta oficial de seguimiento de la actividad hasta que implantamos Project Monitor. Llegó un nuevo director y la idea era tener una visión completa del proyecto portafolio , saber qué miembro del personal está trabajando en qué proyecto. Y también para que las distintas filiales tuvieran una visibilidad más amplia.
Rouen Normandie Métropole: "Rouen Métropole tiene una población de 500.000 habitantes, 71 municipios, 1.800 empleados y 260 profesiones; nuestro objetivo era supervisar el plan director de sistemas de información con la rápida implantación de una herramienta; Project Monitor se puso en marcha en 3 meses y nos permitió disponer de un portafolio completo con una lista exhaustiva de proyectos, y la implantación de la gobernanza".
El registro del tiempo en los proyectos es a veces controvertido - ¿Qué opinan los usuarios?
Funcionalidad de gestión de recursos y registro de tiempos 👉 El empleado introduce el tiempo dedicado por día a un proyecto/actividad.
Los datos se consolidan automáticamente en el software PPM, y los directivos pueden ver entonces si el proyecto es rentable y si el equipo no está sobrecargado. Es una verdadera herramienta de toma de decisiones para que la dirección gestione las solicitudes de nuevos proyectos y las necesidades de contratación. ¿Qué opinan los usuarios?
"Los usuarios pueden justificar el tiempo que dedican y sacar el máximo partido a su trabajo.
"Para que esto no sea una limitación, tenemos que ayudar a los usuarios en la fase previa y asignarlos a los proyectos adecuados".
"¡Es una función clave en el plan director de sistemas de información! Es una función clave en el plan maestro de sistemas de información.
Formar a los usuarios para que ayuden en la aplicación
Algunos consejos de nuestros clientes:
- Limitar los derechos de los usuarios para facilitar el acceso y la ergonomía
- Asigne los proyectos e hitos adecuados a los usuarios para facilitar el registro del tiempo y la visibilidad de los proyectos.
- Dar sentido a la herramienta y proporcionar una metodología: "¡dar al usuario la oportunidad de desempeñar un papel activo en su transformación digital!
- Dar visibilidad al trabajo de los implicados en el proyecto: cabina, previsión meteorológica, informe flash, etc.
- Proporcionar formación y guías de usuario
El software de gestión de proyectos Project Monitor le permite gestionar con tranquilidad la capacidad de sus recursos profesionales.
Buenas prácticas :
- Para Laure OmnesPara Laure Omnes: establecer manuales/fichas prácticas: "lo que se espera de ti ahora", "lo que se espera de ti en 3 meses", "lo que se espera de ti en 6 meses".
- Para Vincent DecordePara Vincent Decorde: crear un programa de formación anclado en los objetivos de la empresa y en el día a día de los participantes: contar con un fuerte patrocinio de la dirección, dar sentido al uso de la solución, formar a los usuarios clave que a su vez podrán formar a sus colegas.
- Para Sébastien THOUVENINPara lograr un buen índice de adopción, los directivos deben dar ejemplo. Si piden a sus equipos que aprovechen las oportunidades, ellos también deben aprovecharlas".
- Para Mathieu MoisonPara Mathieu Moison: "estar al servicio de los usuarios" implementando funciones que faciliten su trabajo diario (plantilla de proyecto, plantilla de documento, lenguaje común, etc.), gestionando finamente los derechos para dar más responsabilidad a las personas y aligerar las pantallas, y dando visibilidad al trabajo realizado con la herramienta.
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