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La revue de projet maîtrisée

Revue de Projets - Ordre du jour - PPM

Qui n’a pas participé à une réunion projet sans ordre du jour ? Qui n’est jamais sorti d’un comité de pilotage sans prise de décision claire sur les projets ?

Lundi matin 9h45, votre agenda vous envoie une notification de rappel. Vous ouvrez l’invitation : objet “revue de projet”, salle Athéna, début dans 15 minutes, … Mais quid de la liste des projets discutés ? quid des arbitrages à réaliser ? Et surtout comment ne pas avoir un gros doute sur l’heure réelle de fin de cette revue projet !

Les équipes projets de Léonce connaissent par cœur ce syndrome des comitologies projets mal organisées ! Mais un jour, au lancement d’une énième revue de projet, la réunion a débuté avec une toute autre tournure. Un ordre du jour bien établi ! Des participants attentifs et concernés ! Et des prises de décisions claires et consignées en direct ! Leur première revue de projets animée avec Project Monitor ? Cela mérite bien un “like” !

Revue de projet animée avec Project Monitor

Qu’est-ce qu’une revue de projet réussie ? Une réunion qui contribue efficacement à la réussite des projets. Cela signifie :

  • Passer en revue les projets nécessitant ce temps collectif – et uniquement les projets l’exigeant. Pour le savoir, il faut des clés de constitution de l’ordre du jour (thématique métier, situation du projet, organisation du projet)
  • Optimiser le temps de la réunion. Une revue de projet est loin d’être gratuite. Plus il y a de participants, plus la moindre minute inutile coûte cher. Pour cela il faut avoir à disposition pendant la réunion toutes les données pour la prise d’information et la prise de décision
  • Prendre les décisions et faire les bons arbitrages. Pour que cela soit possible, les sujets doivent être instruits en amont de la réunion. Et le relevé de décision, autant l’établir et le partager en direct de la réunion.

“Nos points projets sont passés de 3 heures à 1 heure en intégrant Project Monitor à nos process de pilotage.” Jean-Pierre Warion, Responsable du Pôle Micro-Informatique et Messagerie de la DSI Würth

Découvrez comment Würth anime ses revues de projets avec Project Monitor

Avec Project Monitor, passez à la vitesse supérieure pour vos revues de projets  :

  • liste de projets à passer en revue constituée dynamiquement (par météo projet, par direction, par chef de projet, …)
  • information simple, synthétique, fiable alimentée en temps réel par la vie du projet
  • indicateur qualitatif et quantitatif, combien de temps passé, quel reste à faire ? rapport flash sur le projet
  • de la synthèse au détail d’un projet avec des données consolidées ou spécifiques
  • des prises de décision consignées en direct lors des revue de projet.

Project Monitor est doté de fonctionnalités avancées pour l’animation des revues projets. Facilitez la tâche de vos manager, PMO et chefs de projets. Préparer, animer, décider dans un seul et même outil.

Et pour les comités de pilotage, la préparation budgétaire ?

Dans la liste de la comitologie projet, il n’y a pas que les revues de projet. Les comités de pilotage dédiés à la préparation budgétaire sont un autre exemple d’instance qui peuvent vite tourner au cauchemar. Pourquoi ne pas appliquer les recettes gagnantes des revues de projet ?

  • Préparation anticipée avec la collecte des informations auprès des équipes projets en amont.
  • Optimisation de l’ordre du jour avec des clés objectives sur le budget comme par exemple les niveaux de priorité.
  • Vision consolidée ou détaillée de la construction budgétaire de votre portefeuille de projet.
  • Un outil de PPM qui permet de consigner les échanges et décisions autour de vos comités de pilotage budgétaires.

Pour tout savoir des fonctionnalités budgétaires de notre application sur-mesure pour vos revues projets : Participez à notre webinar 1er devoir de la rentrée : La préparation de votre budget 2020

*Project Monitor : Logiciel de gestion de portefeuille de projets (Project Portfolio Management)

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A propos du dessinateur Fix

Fix - dessinateur - François Xavier Chenevat - caricaturiste - Virage group