Facilite las decisiones presupuestarias con el Datamart de Project Monitor 

Comentarios de la Eurometrópolis de Estrasburgo: "¡Cuando los proyectos y los presupuestos se encuentran en el Datamart!

El arbitraje presupuestario implica tomar decisiones sobre la priorización de proyectos, especialmente en el sector informático. Ahora más que nunca, el departamento de TI se ve desbordado por un número cada vez mayor de proyectos y solicitudes de actualización de los sistemas de información. ¿Qué proyectos merecen más recursos? ¿Cómo establecer normas de arbitraje eficaces? ¿Cómo garantizar que no se supere el presupuesto global? 

En respuesta a estas preguntas, Eurométropole de Strasbourg compartió su experiencia de uso del Datamart de Project Monitor, una solución informática para gestionar proyectos de portafolio . La presentación tuvo lugar en Virage Days, el evento anual organizado por Virage Group dedicado a la gestión de proyectos portafolio . Los participantes tuvieron la oportunidad de descubrir el planteamiento de la metrópoli alsaciana en materia de arbitraje presupuestario y gestión de proyectos portafolio . 

Más información en el siguiente artículo:

• criterios de decisión para el arbitraje de proyectos múltiples, 
• la utilización de Project Monitor para apoyar una gestión presupuestaria estructurada, 
• las ventajas del Datamart de Galileo para arbitrar presupuestos. 

challenges de arbitraje presupuestario de proyectos informáticos para la Eurometrópolis de Estrasburgo 

La gestión presupuestaria de los proyectos informáticos representa un reto crucial para la Eurometrópolis de Estrasburgo. Con una plantilla de casi 8.500 personas y el uso de más de 500 aplicaciones especializadas, la diversidad de empresas y aplicaciones es extremadamente amplia. Cada año, esta diversidad genera inevitablemente un gran número de proyectos y solicitudes destinados a mejorar el sistema de información. 

Dada la magnitud de estas peticiones, el Eurometropole se preguntó: "¿Cómo podemos pasar de las peticiones a un presupuesto de inversión de 7 millones de euros? 

 
Criterios de decisión para el arbitraje multiproyecto 

Para organizar el arbitraje anual de las solicitudes de proyectos informáticos, la EMS (Eurometrópolis de Estrasburgo) utiliza 4 KPI:  

• Los recursos  
• El valor del proyecto según el método MAREVA  
• Prioridades empresariales  
• El presupuesto  

Es este último KPI el que vamos a analizar hoy.  

Cuando se implantó Project Monitor, la Eurometrópolis de Estrasburgo adoptó un sistema de gestión presupuestaria vinculado a su herramienta financiera, Coriolis. 

Inicialmente, el seguimiento financiero era global, basado en una estimación general de los proyectos reducida a una única partida presupuestaria. Esto permitía : 

• supervisar la planificación presupuestaria de los proyectos, 
• Controlar la ejecución del presupuesto evaluando los compromisos y la facturación de los proyectos. 

Sin embargo, este enfoque pronto llegó a sus límites a la hora de elaborar los presupuestos. Por ello, la Eurometrópolis decidió recurrir en mayor medida a las capacidades de Project Monitor. 

Utilice Project Monitor para apoyar una gestión presupuestaria estructurada  

Para lograrlo, EMS ha decidido distinguir entre distintos tipos de gasto: 

• Tipo de software 
• Tipo de material  
• Tipo de servicio  
• Tipo de mantenimiento  

Esta clasificación ha facilitado la preparación del presupuesto, haciendo más fácil para la Eurometrópolis expresar sus necesidades financieras para cada tipo de proyecto. Esto ha optimizado la planificación presupuestaria. 

Project Monitor permitió al SME :  

• clasificar los tipos de gastos, 
• crear "sobres" para organizar los presupuestos anuales, 
• disponer de una herramienta de análisis para detallar los programas presupuestarios utilizados. 

Esto ha propiciado una comunicación clara, fluida y eficaz con el departamento financiero. 

¿Por qué ha decidido el SME utilizar Project Monitor Datamart para facilitar el arbitraje presupuestario?  

Todo empezó con la necesidad de alinear las decisiones presupuestarias y las decisiones de proyecto. El objetivo inicial era, por tanto, enumerar los requisitos del proyecto, desbrozar la carga de trabajo, estimar los presupuestos, preparar compensaciones e informar de la ejecución del presupuesto en portafolio. 

Para dar respuestas y facilitar estas decisiones, era crucial conectar cuatro áreas: Empresa, Dirección General, Finanzas e Informática, utilizando "universos" de datos. 

Como explicó Franck Barbi, el SME necesitaba cambiar sus prácticas. Por eso optaron por utilizar Galileo Datamart. El objetivo era realizar un seguimiento más detallado de las limitaciones y las decisiones relativas a los presupuestos de los proyectos, flexibilizando al mismo tiempo el tratamiento y la visualización de los datos. 

Didier Guyon explicó que el SME había decidido cambiar realmente su forma de utilizar el universo de objetos de negocio: "Teníamos que ser capaces de cruzar datos de Coriolis y Project Monitor porque los informes de Excel ya no nos bastaban, teníamos que ser más ágiles y más capaces de cruzar información".   

¿Qué es el Datamart de Galileo?  

El datamart Galileo es el módulo de Business Intelligence de Project Monitor. 

Se trata de un almacén de datos que contiene datos extraídos de Project Monitor , que pueden utilizarse para crear cuadros de mando e indicadores personalizados.  

Los datos están organizados de tal forma que se pueden consultar, explotar e interrogar fácilmente sin necesidad de tener conocimientos profundos de lenguaje informático.  

En otras palabras, el datamart es una base de datos relacional que le ayuda a tomar decisiones a partir de los datos disponibles en Project Monitor.  

Los objetivos del Datamart son :  

• permiten un análisis de datos personalizado y preciso, 
• optimizar los procesos empresariales, 
• mejorar la toma de decisiones, 
• identificar problemas operativos. 

¿Cómo funciona el Datamart?

Los datos introducidos por sus equipos de proyecto en Project Monitor (calendario, hoja de horas, informe flash) se extraen y, a continuación, se enriquecen con elementos contextuales (metadatos del proyecto, hora, marca de tiempo, usuario).
A continuación, los datos se recompilan en un formato optimizado para el modelo de BI.
El datamart permite cruzar los datos con otras bases de datos relacionales de su sistema de información.
El datamart también puede utilizarse para analizar datos a gran escala cuando se combina con herramientas de BI (Business Intelligence) como Power BI, Tableau o Business Object.  

¿Qué cambia con la introducción del Datamart de Galileo? 

Las ventajas de Datamart 

1. Análisis multidimensional de su proyecto portafolio  

2. Ampliación del modelo de datos con otras bases de datos relacionales de su sistema de información (SI financiero, SI de RRHH, etc.)  

3. Desarrollo de indicadores para la toma de decisiones estratégicas  

4. Capacidad de consulta ilimitada para sus científicos de datos  

5. Reunir fuentes de datos heterogéneas para crear cuadros de mando de ayuda a la toma de decisiones  

6. Consolidación más fácil de grandes volúmenes de datos  

7. Acceso directo de los usuarios finales a los cuadros de mando 

Los beneficios concretos identificados por la Eurometrópolis de Estrasburgo

• El arbitraje de proyectos es más fácil de preparar 
• Se acabaron las pérdidas de tiempo buscando en informes de Excel   
• Las anomalías en los datos de los proyectos se detectan más fácilmente   
• El arbitraje presupuestario es más fiable  

La introducción de este entorno también ha permitido al SME hacer un seguimiento más preciso de sus decisiones:  

"Ahora podemos mezclar información financiera e información de Project Monitor y también introducir datos directamente en Excel de forma totalmente automatizada.  

7 consejos para crear un sistema de BI para sus proyectos 

1. Comience por responder a los casos de uso con mayor valor añadido  

2. Tener una visión global de los casos de uso que deben abordarse para crear un modelo de datos pertinente y evitar tener que remodelar el sistema en profundidad.  

3. Decidir, en cuanto se inicialice el sistema de la unidad, cómo se van a historizar los datos del proyecto.  

4. Piense en la "usabilidad" para que la creación de informes sea intuitiva  

5. A medida que se construye el sistema, vuelva a probar periódicamente el rendimiento de los informes creados.   

6. Promover el valor añadido de los informes creados  

7. Implantar un proceso de prueba del sistema sin regresión para las actualizaciones de versión de Project Monitor y Galilée.