3 CIO opinan sobre los retos de Covid-19 y la (des)contención
La crisis sanitaria de Covid-19 ha colocado a los Departamentos de TI en primera línea de la planificación de la continuidad. Uso generalizado del teletrabajo, refuerzo de las infraestructuras y la seguridad, desarrollo o adaptación de nuevos servicios digitales, reorganización de las prioridades de los proyectos informáticos, nuevos métodos de trabajo... ¡Este periodo sin precedentes resume los retos a los que se enfrentan los CIO! En este artículo, puede leer lo más destacado de la mesa redonda con 3 CIO de diferentes sectores: Sanidad, Logística y Contabilidad.
- ¿Cuáles son los principales retos a los que se enfrentan sus departamentos informáticos?
- ¿Cómo se ve afectada su propia gestión?
- ¿Qué repercusiones tendrá esto en sus proyectos?
- ¿Cómo se gestiona el teletrabajo?
Reproducir la Mesa Redonda:
Reproducir la mesa redonda DSI
Los ponentes:
In Extenso con Stéphane JULLIEN: CIO - Chief Information Officer
CHRU Nancy / GHT Sud Lorraine con Jean-Christophe Calvo: Jefe del Departamento Territorial de Transformación Digital e Ingeniería Biomédica
Chronopost con Antonio DE FARIA: CIO de BioLogistic y Director de Gobernanza y Programas en el departamento CIO de Chronopost
Los retos informáticos del paso a la contención
Cuando, el 12 de marzo de 2020, el Gobierno anunció el cierre de los colegios, fue una llamada de atención para que los departamentos de TI se movilizaran en torno a planes de continuidad de negocio:
- organizar la transición al teletrabajo para los empleados que puedan seguir trabajando desde casa
- reforzar la seguridad y las infraestructuras de red y VPN
- desplegar o crear nuevos servicios digitales para garantizar la continuidad de la empresa
Y todo en un tiempo récord. Los tres CIO trabajaron duro para garantizar que su organización pudiera seguir funcionando a partir del 18 de marzo, fecha en la que entró en contención.
SALUD - Hospital Universitario de Nancy
"Tuvimos que reaccionar rápidamente para ayudar a médicos y secretarias a establecer teleconsultas. Además, desplegamos 14.000 licencias de TEAMS para poder trabajar a distancia. Obviamente, el Departamento de Informática tuvo que apoyar el proyecto: formación sobre cómo concertar citas, equipamiento, etc.".
¡👉 Uso generalizado del "trabajo a distancia" para limitar los riesgos del personal sanitario y no sanitario
👉 270 procedimientos de teleconsulta en 2019 frente a 8.000 procedimientos de teleconsulta en solo 1,5 meses a principios de 2020!
LOGÍSTICA - Chronopost
"Tuvimos la suerte de poner a prueba el sistema de teletrabajo en 2019 con la "oficina flexible" y las huelgas de transporte de París. El encierro generalizó a los 900 empleados de la sede un uso que ya estaba en marcha. "
"Tuvimos que encontrar soluciones a los problemas de distribución relacionados con la normativa sanitaria. En particular, ¿cómo establecer una prueba de distribución cuando ya no es posible el contacto? "
👉 900 empleados pasaron al teletrabajo
👉 Puesta en marcha de un proyecto "Foto - confirmar" para la prueba de entrega en mano en sustitución de la firma.
PERITAJE CONTABLE - In Extenso
"Para integrar la nueva situación en nuestra empresa, habíamos puesto en marcha una iniciativa de informática móvil mucho antes del confinamiento. Así, 5.200 personas empezaron a teletrabajar por su cuenta. La única "dificultad" era que 3 de las 225 sucursales del grupo tenían puestos de trabajo fijos...".
"El mayor reto era incorporar a nuestras aplicaciones empresariales las nuevas normas de las Leyes Financiera y Social, como la jornada reducida. Nuestra capacidad de reacción rápida resultó decisiva para poder seguir produciendo nóminas para nuestros clientes". "
👉 5.200 empleados pasaron al teletrabajo
👉 Integración de la nueva normativa en el SI para elaborar las 210.000 nóminas mensuales de los clientes
Gestión de proyectos y órganos de gobierno
Los proyectos son una actividad predominante para los departamentos de TI. Es evidente que se han visto afectados. Atrás quedaron las conversaciones informales sobre proyectos en torno a la máquina de café: la gestión y la gobernanza de los proyectos tienen que ajustarse "a distancia".
Impacto en los proyectos y su gobernanza para la CHRU de Nancy
"La reducción de la actividad de las MCO debido a la reorientación de las capacidades asistenciales ha liberado capacidad para proyectos. Este periodo nos ha dado la oportunidad de cerrar algunos asuntos y adelantarnos a experimentos como la inteligencia artificial. "
"Hemos conseguido que nuestros órganos de gobierno sean más compactos. Hemos ahorrado hasta un 30% de tiempo en comparación con las reuniones presenciales. "
👉 La enseñanza, un comité de dirección de 50 personas es posible por teleconferencia
👉 Los proyectos se han beneficiado de un impulso gracias al nuevo margen de maniobra
Impacto en los proyectos y la gobernanza de Chronopost
"Hemos revisado la jerarquización de nuestros proyectos para incorporar las limitaciones derivadas de COVID. Pero la actividad se ha mantenido y ajustado con, por ejemplo, la transposición de reuniones diarias en los equipos en modo remoto. "
"También hemos podido mantener nuestros órganos de gobierno, en particular la reunión trimestral para decidir sobre el lanzamiento de proyectos estratégicos, que se realizó por teleconferencia con los resultados previstos. "
👉 El proyecto de "foto-confirmación" se extendió a toda la flota de conductores en pocas semanas
👉 Una respuesta inesperada: los órganos de gobierno, los comités de dirección y los comités de estrategia, incluso con más de 20 participantes, funcionaron perfectamente en modo "teleconferencia".
El impacto en los proyectos y su gobernanza para In Extenso
"Algunos de nuestros proyectos se rigen por fechas fijadas por imperativos legales. No tenemos elección: tenemos que entregar a tiempo, y la contención lo ha hecho posible. También hemos puesto en espera proyectos que requieren interacción física, sobre todo infraestructuras. "
"Uno de los nuevos usos de Project Monitor es el seguimiento de la crisis en modo proyecto, obligando a declarar un proyecto en la aplicación para que exista dentro de la empresa. "
Se mantuvo la producción del proyecto. La productividad bajó en torno a un 10% debido a las limitaciones del teletrabajo
👉 Antoine de Riedmatten, Presidente del Consejo de Administración de In Extenso, se encargó directamente de la gestión de la crisis en modo proyecto en Project Monitor para consolidar todas las acciones.
Descubra la oferta Project Monitor
¿Qué repercusiones tendrá esta crisis en el futuro?
¿Cuáles son las principales enseñanzas de este periodo? ¿Ha cambiado el papel del Departamento de TI?
¿Qué le espera al Hospital Regional Universitario de Nancy?
"La disciplina que hemos adquirido en cuanto a horarios y duración de las reuniones, así como la demostración de la eficacia del teletrabajo, nos llevarán a reexaminar nuestras prácticas.
En cuanto al papel del Departamento de Informática, una encuesta mostró que las herramientas puestas en marcha se reconocían como una ventaja. Pero los verdaderos héroes del periodo siguen siendo los cuidadores. "
El futuro de Chronopost
"Este periodo ha demostrado que el teletrabajo funciona. Probablemente vamos a reconsiderar su lugar en nuestra organización. Las reuniones específicas de 30 minutos han sido una auténtica ventaja que debemos aprovechar.
Se destacó la capacidad de adaptación del departamento informático, tanto en lo que se refiere a la implantación de las nuevas herramientas como a su capacidad para hacer frente al aumento de la actividad de Chronopost. Pero, sobre todo, hay que elogiar a los conductores que están en primera línea. "
El futuro de In Extenso
"Mi posición sobre el teletrabajo es más matizada. En particular, sobre la pérdida de eficacia debida a la pérdida de intercambios 'en vivo', que ralentiza las interacciones.
En segundo lugar, la forma de ver el Departamento de TI ha cambiado claramente. Los comentarios de nuestros socios son muy positivos y han comprendido la necesidad de invertir en deuda técnica, por ejemplo. Tenemos que aprovecharlo, porque es una crítica más habitual para un CIO. La confianza que hemos ganado nos servirá en el futuro. También es a la gente que está en "primera línea", por ejemplo en el negocio social, a la que tenemos que saludar por su trabajo durante este periodo, que les ha dejado muy expuestos". "
Preguntas y respuestas abordadas durante el seminario web
¿Tendrá esto alguna repercusión en los presupuestos de su departamento?
In Extenso: No a corto plazo. Sin embargo, a lo largo de FY2022, espero problemas.
Chronopost: sin impacto en nuestros presupuestos a corto plazo. Sin impacto en 2021
CHRU Nancy: la cuestión financiera no está en el orden del día. De hecho, tenemos nuevos recursos.
¿Cómo abordó la cuestión de la seguridad informática?
CHRU Nancy: tuvimos que reforzar la seguridad y hacer frente a las alertas. Los hackers intentaron acciones maliciosas, contra las que luchamos.
Chronopost: este es un tema constante en nuestro negocio. Es un leitmotiv tanto antes como después de esta crisis. Ningún ordenador no seguro puede acceder a nuestro sistema de información.
¿Ha tenido que ajustar el ecosistema (proveedores, socios, etc.) para abordar las cuestiones de challenges planteadas por Covid 19?
CHRU Nancy: Nos limitamos a aplazar las reuniones durante las tres primeras semanas, y luego transformamos la reunión física en virtual. Aparte de eso, no hicimos ningún ajuste particular, aparte de acelerar las reuniones y hacerlas más eficientes.
¿Cómo ha conseguido comprar tantas licencias de equipos en tan poco tiempo?
CHRU Nancy: Estamos en un mercado nacional llamado CAIH con un acuerdo marco con Microsoft disponible para todos los establecimientos de salud pública. Gracias a este contrato, hemos podido añadir el siguiente número de licencias adicionales
¿Cómo le enviaban los clientes sus documentos contables?
En Extenso: tenemos una herramienta desmaterializada llamada Inexweb, donde el cliente deposita su documento en una caja fuerte junto con un OCR que lo empuja directamente a sus cuentas. Esto representa un flujo de más de 1,3 millones de documentos al mes.
Con la COVID, los pacientes se ven privados de todo contacto con sus familiares. ¿Han establecido videoconferencias/conferencias web? ¿Tiene algún comentario al respecto?
CHRU Nancy: Hemos desplegado tabletas (que nos han donado) equipadas con soluciones de vídeo (Skype, WhatsApp, etc.) para permitir las visitas virtuales. Hemos recibido comentarios muy positivos tanto de pacientes como de cuidadores, que están encantados de poder hablar entre ellos.
🔎 Encuesta - Nuestros internautas, interrogados sobre sus usos
Muchas gracias a los ponentes de nuestra mesa redonda