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Regards croisés de 3 DSI sur les challenges de la Covid-19 et du (dé)confinement

La crise sanitaire liée à la Covid-19 a mis les DSI en « première ligne » des plans de continuité. Généralisation du télétravail, renforcement des infrastructure, de la sécurité, développement ou ajustement de nouveaux services numériques, réorganisation des priorités sur les projets IT, nouvelle méthode de travail… Cette période inédite condense les défis pour les DSI ! Retrouvez dans cet article les temps forts de la table ronde organisée avec 3 DSI de secteurs différents : Santé, Logistique, Expertise Comptable.

  • Quels sont les principaux défis relevés par leur DSI ?
  • Comment le fonctionnement de leur propre direction est impacté ?
  • Quels impacts sur leurs projets ?
  • Comment est géré le télétravail ?

Pour revoir la Table ronde en Replay :

Replay Table ronde DSI

 

Les intervenants :

In Extenso avec Stéphane JULLIEN : CIO – Chief Information Officer

CHRU Nancy / GHT Sud Lorraine avec Jean-Christophe Calvo : Chef du Département territorial de la Transformation Numérique et de l’Ingénierie Biomédicale

Chronopost  avec Antonio DE FARIA : DSI de BioLogistic et Directeur gouvernance et des programmes à la DSI de Chronopost

 

Les défis pour l’IT du passage en confinement

Quand le 12 mars 2020 le gouvernement annonce la fermeture des écoles, cela sonne la mobilisation des DSI autour des plans de continuité de l’activité :

  • organiser le passage en télétravail des collaborateurs pouvant poursuivre leur activité depuis chez eux
  • renforcer la sécurité et muscler les infrastructures réseaux et VPN
  • déployer ou créer de nouveaux services numériques pour assurer la continuité de l’activité

… Et tout cela dans un temps record. Les trois DSI se sont mobilisés pour que dès le 18 mars date du passage en confinement les activités de leur structure se poursuivent.

SANTE – CHRU de Nancy

 » Nous avons dû être réactif pour accompagner les médecins et secrétaires, pour la mise en place des téléconsultations. En complément nous avons déployé 14000 licences TEAMS pour travailler « à distance » ! Evidemment la DSI a dû accompagner le projet : formation à la prise de rdv, matériel… « 

👉 Généralisation du « travail à distance » pour limiter les risques pour les personnels soignants et non-soignants
👉 270 actes de téléconsultation en 2019 vs 8 000 actes de téléconsultation en seulement 1 mois et demi début 2020 !

LOGISTIQUE – Chronopost

 » Nous avons eu la chance d’avoir éprouvé le dispositif de télétravail dès 2019 avec le « flex office » et les grèves dans les transports parisien. Le confinement a généralisé aux 900 collaborateurs du siège un usage qui était déjà en place.  »

 » Nous avons dû trouver des solutions aux problèmes de distribution liés aux règles sanitaires. Notamment comment mettre en place une preuve de distribution quand les contacts ne sont plus possibles ? « 

👉 900 collaborateurs basculés en télétravail
👉 Mise en place d’un projet « Photo – confirm » de preuve de remise en main propre en remplacement de la signature.

EXPERTISE COMPTABLE – In Extenso

 » Pour intégrer la nouvelle donne de notre métier nous avions lancé une démarche d’informatique nomade bien avant le confinement. C’est donc 5 200 personnes qui se sont mises toute seule en télétravail. La seule « difficulté » : 3 personnes au sein des 225 agences du groupe avaient des postes fixes…  »

 » Le défi majeur a été de répercuter les nouvelles règles des lois de finances et lois sociales, comme le chômage partiel, dans nos applications métiers. La réactivité s’est avéré déterminante pour continuer à produire les fiches de paies de nos clients. « 

👉 5 200 collaborateurs basculés en télétravail
👉 Intégration des nouvelles règles au SI pour produire les 210 000 fiches de paies mensuelles des clients

La gestion des projets et les instances de gouvernance

Les projets représente une activité prédominante des directions informatiques. Ils ont bien évidemment été impactés. Fini les échanges informels sur les projets autour de la machine à café : une gestion de projet et une gouvernance « à distance » à ajuster.

Revue de projet devant une machine à café - Ca va ton projet ? Ouais ouais... Ok merci

Les impacts sur les projets et leur gouvernance pour le CHRU de Nancy

 » La diminution de l’activité de MCO en raison de la réorientation des capacités de soin a permis de dégager de la capacité pour les projets. Cette période a offert l’opportunité de clôturer des sujets et de prendre un temps d’avance sur des expérimentations comme l’intelligence artificielle.  »

 » Nous avons pu rendre nos instances de gouvernance plus compactes. Jusqu’à 30% de temps gagnés par rapport au présentiel. « 

👉 Enseignement, une instance de pilotage à 50 personnes est possible en téléconférence
👉 Les projets ont bénéficié d’un effet booster grâce à de nouvelles marges de manœuvre

Les impacts sur les projets et leur gouvernance pour Chronopost

 » Nous avons revu la priorisation de nos projets pour intégrer les contraintes amenées par le COVID. Mais l’activité s’est maintenue et ajustée avec par exemple une transposition des « daily meeting » au sein des équipes en mode distant.  »

 » Nous avons également pu maintenir nos instances de gouvernance, notamment l’instance trimestrielle de décision de lancement de projets stratégique qui s’est menée en téléconférence avec les livrables attendus. « 

👉 Généralisation du projet « photo-confirm » en quelques semaines auprès de toute la flotte de chauffeur
👉 Retour d’expérience inattendu, les instances de gouvernance, comité de pilotage, comité stratégique, même à plus de 20 participants, se sont parfaitement déroulées en mode « téléconférence ».

Les impacts sur les projets et leur gouvernance pour In Extenso

 » Une partie de nos projets est pilotée par les dates fixées par les contraintes légales. Nous n’avons pas le choix – il faut délivrer à temps et le confinement en a apporté. Nous avons également mis en stand by les projets nécessitant des interactions physiques notamment d’infrastructure.  »

 » Parmi les nouveaux usages, fort d’un suivi de la crise en mode projet dans Project Monitor, obligation est établie pour une projet d’être déclaré dans l’application pour avoir une existence au sein de l’entreprise. « 

👉 La production des projets s’est maintenue. Baisse de productivité d’environ 10% liée aux contraintes du télétravail
👉 Le Président du Directoire d’In Extenso Antoine de Riedmatten a directement piloté dans Project Monitor la gestion de crise en mode projet pour consolider toutes les actions.

Découvrir l’offre Project Monitor

Les impacts de cette crise sur la suite ?

Quels sont les principaux enseignement de cette période ? Est-ce que la place de la DSI a changé ?
Ne gaspillons pas une gestion de crise - citation de Winston Churchill

La suite pour le CHRU de Nancy

 » La discipline acquise sur les horaires et la durée des réunions ainsi que la démonstration de l’efficacité en télétravail vont nous amener à réinterroger nos pratiques.

Concernant la place de la DSI, un sondage a mis en évidence que les outils mis en place ont été reconnus comme un plus. Mais les vrais héros de la période restent les soignants. « 

La suite pour Chronopost

 » Cette période a démontré que le télétravail cela fonctionne. Nous allons probablement réinterroger sa place dans notre organisation. Les réunions ciblées de 30 minutes ont apporté un vrai plus sur lesquels on doit capitaliser.

La résilience de la DSI a été soulignée aussi bien pour la mise place des nouveaux outils que pour la capacité à encaisser le surcroît d’activité de Chronopost. Mais c’est surtout les chauffeurs qui ont été en première ligne qu’il faut saluer. « 

La suite pour In Extenso

 » Ma position sur le télétravail est plus nuancée. Notamment sur la perte d’efficacité en raison de la perte des échanges en « direct » ce qui ralenti les interactions.

Ensuite le regard sur la DSI a clairement changé. Les retours des associés sont très positifs et ils ont compris la nécessité des investissements par exemple dans la dette technique. Il faut en profiter car ce sont plutôt les critiques qui sont habituelles pour un DSI. Ce capital confiance gagné nous servira pour la suite. C’est également les personnes « en première ligne » par exemple sur l’activité sociale qu’il faut saluer pour leur travail dans cette période qui les a fortement exposés. « 

Questions/réponses abordées pendant le webinar

Y-a-t-il des impacts sur les budgets de votre direction ?

In Extenso : à court terme non. Par contre sur FY2022, j’anticipe des soucis.

Chronopost : pas d’impact sur nos budgets à court terme. Ni à priori sur 2021

CHRU Nancy : la question financière n’est pas à l’ordre du jour. Nous avons même plutôt de nouveaux moyens.

Comment avez-vous adressé la question de la sécurité informatique ?

CHRU Nancy : nous avons du renforcer la sécurité et traiter des alertes. Les hackers ont tenté des actions malveillantes que nous avons combattues.

Chronopost : c’est un sujet constant dans notre activité. C’est un leitmotiv aussi bien avant et après cette crise. Aucun poste non sécurisé n’accède au système d’information.

Avez vous eu besoin d’ajuster l’écosystème (fournisseurs, partenaires, etc.) pour adresser les enjeux posés par le Covid 19 ?

CHRU Nancy : On a juste décalé les réunions des trois premières semaines, puis transformer la réunion physique en réunion virtuelle. Hormis cela pas d’ajustements particuliers hormis des réunions plus rapides et plus efficaces.

Comment avez-vous fait pour acheter aussi rapidement en nombre des licences Teams ?

CHRU Nancy : On est sur un marché national nommé CAIH avec un accord cadre avec Microsoft disponible pour l’ensemble des établissements de santé publics. On a pu ajouter via ce marché le nombre de licences supplémentaires

Comment les clients vous envoyaient leur documents comptables ?

In Extenso : nous avons un outil dématérialisé « Inexweb » où le client dépose son document dans un coffre couplé à un OCR qui va directement le pousser dans sa comptabilité. C’est un flux de plus d’1,3 M de document/mois

Avec la COVID les patients sont privés de tout contact avec leurs proches, avez-vous mis en place des visio / webconférence ? Avez-vous des retours d’expériences à ce sujet ?

CHRU Nancy : Nous avons déployé des tablettes (qui nous ont été fournies par des dons) équipées de solution de visio (skype, whatsapp, etc.) pour permettre les visites virtuelles. Les retours ont très positifs à la fois des patients et des soignants heureux de permettre les échanges.

 

🔎 Sondage – Nos internautes interrogés sur leurs usages

sondage télétravail ou bureau ?

sondage impact sur les projets IT

 

Un grand merci à nos intervenants de la table ronde

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