Descubra los aspectos más destacados del seminario web sobre la experiencia de Joncoux. ¿Le gustaría gestionar todos sus proyectos de la A a la Z utilizando un único paquete de software colaborativo? El grupo Joncoux lo ha conseguido en menos de un año. Los ingredientes: mentalidad empresarial, un único paquete de software PPM y "una obsesión por la gestión del cambio". El resultado: un portafolio de 250 proyectos gestionados dentro de una plataforma única y que reúne a todos los actores implicados. El resto de este artículo te da la receta.
Todo empezó cuando el Director de Información dijo "basta ya" al oír hablar de las limitaciones de la organización:
"¡Nos gustaría que te comprometieras con los plazos de los proyectos!"
"Tenemos demasiadas herramientas diferentes para gestionar nuestros proyectos".
"¡Nos gustaría trabajar mejor juntos en los proyectos!
La respuesta era obvia..:
Busquemos una herramienta única para gestionar proyectos en todos los departamentos.
Tenemos que gestionar los proyectos que lleva a cabo cada departamento Y los proyectos interfuncionales que implican a varios departamentos. Queremos una plataforma de proyectos que proporcione fluidez, colaboración y un uso compartido simplificado para todos los departamentos. Desde el principio, nuestra ambición es cambiar las prácticas: ¡piensa en la "gestión del cambio"!
La llegada de la aplicación PPM a los puestos de trabajo de los usuarios se produjo en 4 grandes etapas:
El planteamiento se lanzó con un doble impulso:
En esta perspectiva, el Departamento de Informática sentó las bases de un pliego de condiciones, no sólo para responder a las necesidades de los departamentos informáticos, sino para toda la empresa. Para que todo el mundo estuviera de acuerdo, el pliego de condiciones se validó mediante una encuesta de 150 preguntas enviada a 30 empleados implicados en los proyectos: jefes de proyecto, directivos, miembros de los equipos, etc.
Lo mismo se aplica a un proyecto PPM que a un proyecto CRM: no se puede forzar a los usuarios. La gestión del cambio es una obsesión desde el principio. Empieza por implicar a todos en la elección de la solución.
Antes de elaborar el pliego de condiciones y el cuestionario detallado (¡150 preguntas!), el Departamento de Informática realizó entrevistas con directivos para definir los principios fundamentales.
Por último, el planteamiento se basó en directrices:
A partir de estos elementos previos al proyecto, Joncoux lanzó una primera prueba de la herramienta Project Monitor identificada como conforme al pliego de condiciones. La prueba fue realizada por un pequeño equipo, con una parametrización inicial para cumplir los requisitos:
Tras la prueba, el proyecto continuó con una fase piloto ampliada durante un periodo de tiempo que permitiera llevar a cabo un proyecto de desarrollo de nuevos productos en su totalidad. Esta fase se prolongó más de lo previsto, pero permitió :
A continuación, el software se extendió a los distintos departamentos (RRHH, Finanzas, Dirección General, Informática, Marketing, etc.). Un punto decisivo en esta fase fue la capacidad de la aplicación para adaptarse al contexto de cada departamento. La caja de herramientas preconfigurada ofrece una serie de funciones que cada departamento puede decidir activar o no. Las funciones disponibles son :
Pero también para usos más avanzados
En la actualidad, 78 usuarios gestionan sus proyectos y su tiempo en Project Monitor. Cada usuario puede adaptar el software a las necesidades de su empresa (adaptando el uso y gestionando los derechos en función de los perfiles de usuario).
Una vez completada la implantación, es hora de consolidar lo conseguido y garantizar que se mantiene el impulso del proyecto. Las iniciativas de gestión del cambio combinan formación específica, talleres temáticos y tiempo dedicado a compartir las mejores prácticas.
Proporcionamos apoyo personalizado. La primera acción clave fue ayudar a los usuarios a incorporar sus datos de Excel a la herramienta. Para las personas con poca experiencia en metodologías, complementamos esto con formación en gestión de proyectos. A continuación, organizamos sesiones avanzadas sobre temas específicos: gestión de la planificación, gestión de recursos y gestión presupuestaria. François-Xavier LEJEUNE, Director del Departamento de Informática
Dado que la gestión del cambio está en el centro del planteamiento, teníamos que dotarnos de los medios necesarios para gestionar este reto. Para ello, el Departamento de Informática ha puesto en marcha dos indicadores que se "vigilan" como la leche al fuego:
Esto da lugar a cuadros de mando operativos en los que, si hay muchos colores, se gana la apuesta: cada color representa a un usuario.
Seguimiento de las conexiones mensuales por usuario :
El software de gestión de proyectos Project Monitor le permite gestionar las tareas de sus proyectos de forma visual e interactiva, utilizando Kanban para proyectos individuales o múltiples. Puede identificar muy rápidamente las tareas en curso, las tareas por lanzar y las tareas completadas.
Inicialmente, Joncoux estableció 3 estados para el seguimiento de las tareas "Por hacer", "En curso" y "Completadas". Después perfeccionamos el seguimiento creando otras columnas, como "Planificadas", "Pendientes", "Nuevas" y "Archivadas", para seguir todo el ciclo de vida del proyecto de la A a la Z.
La columna "Nueva tarea", por ejemplo, facilita la identificación de las novedades. También me permite repasar el trabajo con mi equipo para comprobar que hemos entendido lo que se espera de nosotros. François-Xavier LEJEUNE, Director de TI
Los challenges de un proyecto de desarrollo de nuevos productos en la plataforma PPM son :
Un proyecto de producto se estructura en torno a 4 fases estándar:
Una de las aportaciones de la plataforma es que es muy fácil repetir la secuencia con la duplicación o el uso de plantillas que dan una base común conocida por todos. Esto facilita la colaboración al compartir la información.
Las plantillas de proyectos de la aplicación son compatibles con la estructura normalizada de los proyectos elaborados. Tenga en cuenta que este principio no se aplica tanto en el caso de TI, que proporciona un marco mínimo a través de plantillas.
Para el desarrollo de productos, la herramienta permite :
¡Ya no puedo trabajar sin Project Monitor ! François-Xavier LEJEUNE, Director informático
Joncoux es una empresa industrial B2B que diseña y fabrica conductos de chimenea y ventilación en Francia desde 1919. Sphering Group es una empresa líder en Europa, con una experiencia reconocida en el diseño, la fabricación y la distribución de conductos de chimenea y sistemas de ventilación. Sphering está presente en 5 mercados nacionales: Francia, Bélgica, Alemania, Polonia e Italia, y también exporta al Reino Unido y Escandinavia.
En cifras :
"Nuestros estándares de calidad son superiores a la media del sector. Ofrecemos innovaciones que aportan un valor real con un sólido proceso de desarrollo y lanzamiento."
Desde la creación de la plataforma Virage, ¿ha notado una mejora en los plazos de entrega de sus proyectos?
Para la informática, sí. Conseguimos priorizar nuestras acciones, elaborar calendarios y ceñirnos a ellos. Elaboré un plan de carga de trabajo de 12 meses para TI. Esto me permitió hacer compensaciones y priorizar los proyectos en función de las limitaciones para cumplir los plazos. François-Xavier LEJEUNE, Director de TI.
En cuanto al desarrollo de productos, el software nos ha permitido identificar el tiempo real dedicado a los proyectos. Ahora somos más capaces de identificar el tiempo que necesitamos dedicar a cada proyecto". Stéphane RENOT, Jefe de Producto, Departamento de Marketing
¿Gestiona proyectos en modo ágil? En caso afirmativo, ¿cómo utiliza Project Monitor ?
En realidad no estamos adoptando el método Agile de forma generalizada, porque el método variará en función del proyecto y del departamento. Sin embargo, como parte de un enfoque ágil, utilizamos Kanban de Project Monitor en el día a día como parte de un equipo, para gestionar las tareas, gestionar las prioridades y hacer avanzar los proyectos multifuncionales. Stéphane RENOT, Jefe de Producto, Departamento de Marketing
¿Ha elaborado un modelo de proyecto estándar para las nuevas direcciones o ha desarrollado una plantilla para cada una de ellas?
Existen plantillas específicas para cada departamento, desarrolladas conjuntamente con el Departamento de TI y los administradores.
¿Existen atributos y estados de proyecto idénticos entre direcciones? ¿O puede una dirección tener sus propios atributos y estados de proyecto?
Ambos. Tenemos atributos comunes, como los tipos de proyecto (sin proyecto, evolución, mco...). Y hay algunos que son específicos (mercados de clientes para el producto, software para el it...) Francois-Xavier LEJEUNE, Director de TI
En la fase previa a la parametrización, conviene reunir a los distintos departamentos. Cada departamento tendrá su propia jerga. Es una etapa clave para definir los atributos, los que son comunes a la empresa y los que son específicos de los departamentos. Stéphane RENOT, Jefe de Producto, Departamento de Marketing