¿Cómo desplegó JONCOUX una plataforma de proyecto única, desde TI hasta Marketing?
Descubra los aspectos más destacados del seminario web sobre la experiencia de Joncoux. ¿Le gustaría gestionar todos sus proyectos de la A a la Z utilizando un único paquete de software colaborativo? El grupo Joncoux lo ha conseguido en menos de un año. Los ingredientes: mentalidad empresarial, un único paquete de software PPM y "una obsesión por la gestión del cambio". El resultado: un portafolio de 250 proyectos gestionados dentro de una plataforma única y que reúne a todos los actores implicados. El resto de este artículo te da la receta.
Los ponentes del seminario web de Joncoux:
- Francois-Xavier LEJEUNE, Jefe del Departamento de Sistemas de Información, Miembro del Comité de Dirección
- El Jefe de Producto del Departamento de Marketing, Stéphane RENOT, Jefe de Proyecto certificado Príncipe 2
En resumen, los puntos principales de este artículo son los siguientes:
- La génesis: el Departamento de TI se posiciona como motor del proceso de gestión del cambio de la empresa
- Implantación de la plataforma PPM Project Monitor : 9 meses de gestión del cambio centrada en la empresa
- Estudio de caso de un proyecto interfuncional en el que participan 4 líneas de negocio: desarrollo de productos
- Lo que ha cambiado: las ventajas de utilizar la plataforma Project Monitor
1 - La génesis: el Departamento de TI se posiciona como motor del proceso de cambio de la empresa
Todo empezó cuando el Director de Información dijo "basta ya" al oír hablar de las limitaciones de la organización:
"¡Nos gustaría que te comprometieras con los plazos de los proyectos!"
"Tenemos demasiadas herramientas diferentes para gestionar nuestros proyectos".
"¡Nos gustaría trabajar mejor juntos en los proyectos!
La respuesta era obvia..:
Busquemos una herramienta única para gestionar proyectos en todos los departamentos.
Tenemos que gestionar los proyectos que lleva a cabo cada departamento Y los proyectos interfuncionales que implican a varios departamentos. Queremos una plataforma de proyectos que proporcione fluidez, colaboración y un uso compartido simplificado para todos los departamentos. Desde el principio, nuestra ambición es cambiar las prácticas: ¡piensa en la "gestión del cambio"!
Calendario del proyecto: maduración lenta pero despliegue rápido...
La llegada de la aplicación PPM a los puestos de trabajo de los usuarios se produjo en 4 grandes etapas:
- Compartir challenges : 150 preguntas para validar las especificaciones de la herramienta PPM
El planteamiento se lanzó con un doble impulso:
- de uno de los participantes en el proceso de desarrollo del producto, que "se quejaba de la falta de eficacia en el intercambio de información".
- una observación del Departamento de Informática de que había demasiados canales y formatos para comunicar la información de los proyectos: correo electrónico, Excel, teléfono, msproject, etc.
En esta perspectiva, el Departamento de Informática sentó las bases de un pliego de condiciones, no sólo para responder a las necesidades de los departamentos informáticos, sino para toda la empresa. Para que todo el mundo estuviera de acuerdo, el pliego de condiciones se validó mediante una encuesta de 150 preguntas enviada a 30 empleados implicados en los proyectos: jefes de proyecto, directivos, miembros de los equipos, etc.
Lo mismo se aplica a un proyecto PPM que a un proyecto CRM: no se puede forzar a los usuarios. La gestión del cambio es una obsesión desde el principio. Empieza por implicar a todos en la elección de la solución.
Antes de elaborar el pliego de condiciones y el cuestionario detallado (¡150 preguntas!), el Departamento de Informática realizó entrevistas con directivos para definir los principios fundamentales.
Por último, el planteamiento se basó en directrices:
- para hacerlo bien en lugar de estar limitado por un plazo,
- adaptarse y no precipitarse en el proceso,
- basarse en la norma de la aplicación sin realizar ningún cambio específico,
- seguir siendo pragmáticos en lugar de dogmáticos sobre las metodologías y teorías de gestión de proyectos.
- Selección y manejo de la herramienta PPM
A partir de estos elementos previos al proyecto, Joncoux lanzó una primera prueba de la herramienta Project Monitor identificada como conforme al pliego de condiciones. La prueba fue realizada por un pequeño equipo, con una parametrización inicial para cumplir los requisitos:
- las necesidades de dos departamentos: informática y marketing
- dos tipos de proyectos: proyectos específicos de cada departamento y proyectos transversales de desarrollo de productos
Tras la prueba, el proyecto continuó con una fase piloto ampliada durante un periodo de tiempo que permitiera llevar a cabo un proyecto de desarrollo de nuevos productos en su totalidad. Esta fase se prolongó más de lo previsto, pero permitió :
- apropiación real de la herramienta a través de la experiencia práctica en un proyecto concreto
- una validación definitiva de la idoneidad de la herramienta Project Monitor - denominada " virage " simbolizando el reto de cambiar las prácticas
- Despliegue de la herramienta PPM Project Monitor
A continuación, el software se extendió a los distintos departamentos (RRHH, Finanzas, Dirección General, Informática, Marketing, etc.). Un punto decisivo en esta fase fue la capacidad de la aplicación para adaptarse al contexto de cada departamento. La caja de herramientas preconfigurada ofrece una serie de funciones que cada departamento puede decidir activar o no. Las funciones disponibles son :
- Planificación
- Tareas
- Documentación (con integración con Sharepoint, que sigue siendo el repositorio de EDM)
Pero también para usos más avanzados
- Revisión del proyecto
- Seguimiento del tiempo y los gastos
- Control presupuestario
En la actualidad, 78 usuarios gestionan sus proyectos y su tiempo en Project Monitor. Cada usuario puede adaptar el software a las necesidades de su empresa (adaptando el uso y gestionando los derechos en función de los perfiles de usuario).
- Trabajar para el cambio: Gestión del cambio "V2
Una vez completada la implantación, es hora de consolidar lo conseguido y garantizar que se mantiene el impulso del proyecto. Las iniciativas de gestión del cambio combinan formación específica, talleres temáticos y tiempo dedicado a compartir las mejores prácticas.
2 - Despliegue de la plataforma PPM Project Monitor : 9 meses de gestión del cambio centrada en la empresa
Las 5 palancas de la gestión del cambio
- Formación en Project Monitor y gestión de proyectos (metodología)
- Ayuda para la recuperación de datos
- Asistencia al usuario
- Compartir buenas prácticas
- Formación avanzada por temas
Proporcionamos apoyo personalizado. La primera acción clave fue ayudar a los usuarios a incorporar sus datos de Excel a la herramienta. Para las personas con poca experiencia en metodologías, complementamos esto con formación en gestión de proyectos. A continuación, organizamos sesiones avanzadas sobre temas específicos: gestión de la planificación, gestión de recursos y gestión presupuestaria. François-Xavier LEJEUNE, Director del Departamento de Informática
Definir indicadores clave de rendimiento para supervisar la adopción de la herramienta PPM
Dado que la gestión del cambio está en el centro del planteamiento, teníamos que dotarnos de los medios necesarios para gestionar este reto. Para ello, el Departamento de Informática ha puesto en marcha dos indicadores que se "vigilan" como la leche al fuego:
- Número de conexiones a la plataforma
- Número de tareas creadas por mes / usuario
Esto da lugar a cuadros de mando operativos en los que, si hay muchos colores, se gana la apuesta: cada color representa a un usuario.
Seguimiento de las conexiones mensuales por usuario :
Kanban, una herramienta que ha mejorado con el tiempo para el seguimiento de tareas
El software de gestión de proyectos Project Monitor le permite gestionar las tareas de sus proyectos de forma visual e interactiva, utilizando Kanban para proyectos individuales o múltiples. Puede identificar muy rápidamente las tareas en curso, las tareas por lanzar y las tareas completadas.
Inicialmente, Joncoux estableció 3 estados para el seguimiento de las tareas "Por hacer", "En curso" y "Completadas". Después perfeccionamos el seguimiento creando otras columnas, como "Planificadas", "Pendientes", "Nuevas" y "Archivadas", para seguir todo el ciclo de vida del proyecto de la A a la Z.
La columna "Nueva tarea", por ejemplo, facilita la identificación de las novedades. También me permite repasar el trabajo con mi equipo para comprobar que hemos entendido lo que se espera de nosotros. François-Xavier LEJEUNE, Director de TI
3 - Estudio de caso de un proyecto interfuncional en el que participan 4 líneas de negocio: desarrollo de productos
Los challenges de un proyecto de desarrollo de nuevos productos en la plataforma PPM son :
- mejorar la colaboración a distancia - multisede y necesidad reforzada de contención
- desarrollar competencias interfuncionales
- cambiar las prácticas utilizando las funciones de la herramienta (por ejemplo, revisión, ficha de proyecto, etc.)
- cumplir los requisitos de calidad de la norma ISO 9001
Un proyecto de producto se estructura en torno a 4 fases estándar:
- diseño basado en las necesidades de marketing y de los clientes
- el trabajo realizado por I+D, sobre todo en prototipos
- industrialización y producción
- lanzamiento de marketing
Una de las aportaciones de la plataforma es que es muy fácil repetir la secuencia con la duplicación o el uso de plantillas que dan una base común conocida por todos. Esto facilita la colaboración al compartir la información.
Las plantillas de proyectos de la aplicación son compatibles con la estructura normalizada de los proyectos elaborados. Tenga en cuenta que este principio no se aplica tanto en el caso de TI, que proporciona un marco mínimo a través de plantillas.
3. Qué ha cambiado: Las ventajas de utilizar la plataforma Project Monitor
Gestión de proyectos más refinada y órganos de dirección controlados
Cuestiones relacionadas con el desarrollo de productos: colaboración multidisciplinar en los proyectos
Para el desarrollo de productos, la herramienta permite :
- identificar los tiempos reales de desarrollo,
- una mejor comprensión de las funciones de quienes participan en proyectos interfuncionales (jefe de proyecto, jefe de fase, jefe de equipo y miembros del equipo).
- cumplir plazos más realistas, basados en los datos producidos
- mejor colaboración entre departamentos y desarrollo de productos más rápido
Tras los cambios, la consolidación...
- En 15 meses se han creado 3.700 tareas en Project Monitor, por parte de los departamentos de TI, Marketing, RRHH y Finanzas... hay que desafiar y matizar la pila de "cosas por hacer".
- Se ha iniciado un verdadero cambio en la gestión de proyectos y equipos
- Se está consolidando el pleno dominio de la herramienta y se requiere un uso frecuente.
- Amplio soporte para las funcionalidades básicas (alcance del proyecto, planificación, tareas, actas de reuniones). Quedan por descubrir las funcionalidades avanzadas (portafolio resumen, MO recursos, presupuesto, informes y gráficos).
- La formación debe permanecer en el centro de este proceso de gestión del cambio, ya sea en términos de funcionalidades o de negocio challenges . En Joncoux, esto se hace internamente.
La última palabra:
¡Ya no puedo trabajar sin Project Monitor ! François-Xavier LEJEUNE, Director informático
Más información sobre Project Monitor, una herramienta de gestión sencilla y escalable para proyectos portafolio
- Planificación : visualice los calendarios de sus proyectos mediante diagramas de Gantt y líneas de tiempo
- Tareas : Gestione tareas y siga su progreso, desde la solicitud del proyecto hasta su finalización, utilizando Kanban.
- Colaboración : informes Flash, actas, intercambio de archivos.
- Revisión de proyectos: obtenga fácilmente datos en fichas de seguimiento de proyectos, que pueden exportarse como PPT para sus reuniones.
- Seguimiento del tiempo y gestión de recursos: visibilidad de la planificación de la capacidad y de la cantidad de trabajo que queda por hacer.
- Seguimiento presupuestario: planificación, seguimiento y reestimación de los presupuestos de los proyectos.
- Gestión de ideas: identificar, analizar y priorizar las solicitudes.
Más información sobre Joncoux, la innovación en el centro de sus valores
Joncoux es una empresa industrial B2B que diseña y fabrica conductos de chimenea y ventilación en Francia desde 1919. Sphering Group es una empresa líder en Europa, con una experiencia reconocida en el diseño, la fabricación y la distribución de conductos de chimenea y sistemas de ventilación. Sphering está presente en 5 mercados nacionales: Francia, Bélgica, Alemania, Polonia e Italia, y también exporta al Reino Unido y Escandinavia.
En cifras :
- 100 años de innovación
- 140 empleados
- 2 centros de producción y logística (26.000 m2 de superficie)
- 3 mercados: calefacción, bricolaje y construcción
"Nuestros estándares de calidad son superiores a la media del sector. Ofrecemos innovaciones que aportan un valor real con un sólido proceso de desarrollo y lanzamiento."
Las mejores preguntas/respuestas durante el seminario web
Desde la creación de la plataforma Virage, ¿ha notado una mejora en los plazos de entrega de sus proyectos?
Para la informática, sí. Conseguimos priorizar nuestras acciones, elaborar calendarios y ceñirnos a ellos. Elaboré un plan de carga de trabajo de 12 meses para TI. Esto me permitió hacer compensaciones y priorizar los proyectos en función de las limitaciones para cumplir los plazos. François-Xavier LEJEUNE, Director de TI.
En cuanto al desarrollo de productos, el software nos ha permitido identificar el tiempo real dedicado a los proyectos. Ahora somos más capaces de identificar el tiempo que necesitamos dedicar a cada proyecto". Stéphane RENOT, Jefe de Producto, Departamento de Marketing
¿Gestiona proyectos en modo ágil? En caso afirmativo, ¿cómo utiliza Project Monitor ?
En realidad no estamos adoptando el método Agile de forma generalizada, porque el método variará en función del proyecto y del departamento. Sin embargo, como parte de un enfoque ágil, utilizamos Kanban de Project Monitor en el día a día como parte de un equipo, para gestionar las tareas, gestionar las prioridades y hacer avanzar los proyectos multifuncionales. Stéphane RENOT, Jefe de Producto, Departamento de Marketing
¿Ha elaborado un modelo de proyecto estándar para las nuevas direcciones o ha desarrollado una plantilla para cada una de ellas?
Existen plantillas específicas para cada departamento, desarrolladas conjuntamente con el Departamento de TI y los administradores.
¿Existen atributos y estados de proyecto idénticos entre direcciones? ¿O puede una dirección tener sus propios atributos y estados de proyecto?
Ambos. Tenemos atributos comunes, como los tipos de proyecto (sin proyecto, evolución, mco...). Y hay algunos que son específicos (mercados de clientes para el producto, software para el it...) Francois-Xavier LEJEUNE, Director de TI
En la fase previa a la parametrización, conviene reunir a los distintos departamentos. Cada departamento tendrá su propia jerga. Es una etapa clave para definir los atributos, los que son comunes a la empresa y los que son específicos de los departamentos. Stéphane RENOT, Jefe de Producto, Departamento de Marketing