Plan Director de Informática: testimonio del Departamento de Informática de la Región Centro-Valle del Loira
El Departamento de Informática de la Región Centro Valle del Loira le ofrece algunos ejemplos concretos en este artículo sobre Cómo elaborar un Plan Maestro de Informática.
Un plan director de sistemas de información es un documento estratégico, validado por los representantes electos y la alta dirección de la autoridad local. Su objetivo es estructurar la estrategia informática de la autoridad a medio plazo (de 3 a 5 años).
Este testimonio recorre los cinco años de génesis del plan director. Es una secuencia increíblemente rica, en la que la tecnología digital recibió la responsabilidad de la transformación, poniendo a la autoridad local en los smartphones de la gente, garantizando la continuidad del servicio en un momento en el que todo el mundo improvisaba su salón en una oficina, y una tecnología digital que aumentaba la exposición a hackers malintencionados.
Entrevista:
- Frédéric DAUDIN - Director de Sistemas de Información
- Mireille BUSSON - Jefa del Departamento de Investigación y Aplicaciones
En el orden del día de este artículo:
- ¿Cómo se elabora un Plan Maestro de TI?
- Inmersión en el Plan Maestro de Tecnologías de la Información de la Región Centro-Valle del Loira
- ¿Cómo se gestiona la gobernanza del plan director?
¿Cuáles son los principales retos y challenges del Plan Director?
Un plan director informático es una etapa importante en la definición, formalización, implantación o actualización de un sistema de información.
He aquí algunas de las cuestiones de challenges a las que se enfrentan las organizaciones en su Plan Director:
¿Cómo se elabora un Plan Maestro de TI?
Etapas de la elaboración del Plan Maestro de Tecnologías de la Información
Un Plan Maestro de TI se construye en varias etapas:
- Auditoría del sistema existente y evaluación del SI anterior
- Definición de las principales áreas de interés, estudio de las necesidades de los distintos departamentos
- Propuestas de escenarios al Comité Ejecutivo
- Arbitraje para suavizar cargas de trabajo y presupuestos
Estudio de caso: elaboración del Plan Director de la región Centre-val-de-loire
El proceso de desarrollo se llevó a cabo en 3 etapas, bajo la dirección del Comité de Dirección General (CODIR):
Etapa1: Hacer balance de lo que ya existe
¿Qué objetivos se han alcanzado?
¿Cuáles son las áreas de debilidad/progreso?
Ejemplo de la Región Centro Val-de-Loire: lecciones aprendidas tras 5 años de Plan Director de TI para fijar el rumbo hacia 2027
Resultados positivos
- Se ha completado el 75% de los proyectos previstos, una tasa mejor que la del periodo anterior.
- Ajuste de la hoja de ruta con las líneas de negocio (COSSIN)
- Explotación de los proyectos y programas de COPIL con vistas a una mejora continua que permita la toma de decisiones.
- Metodología del proyecto en curso
- Duplicación del presupuesto de gastos de capital: 4 millones de euros/año
- Cambios en el organigrama, con un aumento de recursos en el Departamento de Informática: +8 empleados.
Las dificultades encontradas
- Un ISDS construido sobre la base de las necesidades de gestión sin alineación con la estrategia (enfoque ascendente frente a descendente).
- Proyectos interfuncionales destacados
- Contexto cambiante: tener en cuenta las nuevas exigencias
- Dificultades para priorizar y decidir qué proyectos poner en marcha en el marco de un enfoque de gestión estratégica de los proyectos portafolio .
Paso 2: Tener en cuenta las necesidades
Para poner en práctica el plan director, es importante unir a todas las partes implicadas en el proyecto.
Celebrar reuniones informativas y talleres sobre la importancia del plan director y la transformación digital es una buena práctica.
La Región Centre Val de Loire ha organizado un calendario de 2021 a 2023 para preparar la implantación del SDSSI.
- Q2 2021 - Seminario con la Dirección General: compartir la evaluación del plan anterior y compartir el deseo de avanzar hacia un plan más estratégico.
- 3T 2021 - Comité de Directivos: tema de un día en torno a la transformación digital con trabajo de desarrollo colaborativo.
- 1er trimestre de 2022 - Consultoría: contratación de una empresa consultora que colabore en el proyecto
- 3T 2022 - Elaboración del SDSSI
- H1 2023 - Implantación del SDSSI en el primer semestre de 2023.
Etapa 3: Priorización de proyectos
Se han establecido 3 temas principales para el Plan Director 2017-2021:
- Administración electrónica regional de alto rendimiento
- Un sistema de información ágil, seguro y personalizado
- La tecnología digital al servicio de las regiones
El principal objetivo es situar al Departamento de Informática como federador de competencias para impulsar la creación de valor
Los retos de challenges para el próximo plan director :
La última etapa consiste en presentar las hipótesis al Comité de Dirección y definir las compensaciones para suavizar la carga de trabajo y los presupuestos:
- Dividir los proyectos en áreas y programas
- Definir las inversiones necesarias y asignar presupuestos por tipo
- Estimación de la carga global de trabajo en días por hora
¿Cómo se gestiona la gobernanza del plan director?
La revisión del proyecto portafolio de la Región Centro Val de Loire se lleva a cabo mediante el software de gestión de proyectos portafolio Project Monitor . Los cuadros de mando están diseñados para ser personalizables e integrarse de forma natural en los procesos de gobernanza.
Reduzca a la mitad el tiempo dedicado a recopilar sus indicadores y simplifique las revisiones de sus planes.
Opinión experta sobre los nuevos retos a los que se enfrentan los CIO: cómo hacer de sus proyectos la prolongación operativa de su estrategia.
¿Cuáles son las diferencias entre gestión de proyectos, programas y portafolio ?
- Proyecto: organización temporal creada para ofrecer un producto, servicio o resultado único.
- Programa: proyectos relacionados gestionados de forma coordinada para obtener beneficios que no se obtienen si los proyectos se gestionan individualmente.
- portafolio proyectos, programas y actividades gestionados en su conjunto para alcanzar objetivos estratégicos
Mientras que las carteras y los programas se centran en una visión más general de las actividades de una empresa, un proyecto es una iniciativa única.
Las dificultades de gestionar estos conceptos :
- No se basan en la misma información.
- No recurra a las mismas competencias.
- Analizar un proyecto como unidad o como parte de portafolio no conduce a las mismas decisiones.
Lo que hay que hacer para gestionar mejor los proyectos de portafolio :
- Una visión estratégica
- Poner en marcha metodologías que garanticen la coherencia entre las ambiciones y la capacidad de ejecución.
Para lograrlo, están avanzando hacia un Plan Director de Sistemas de Información Estratégicos para el próximo plan 2022-2027. Asumir una responsabilidad más integral de los procesos a nivel estratégico:
Preguntas y respuestas sobre la organización de la Región Centro Val de Loire
¿Cómo utiliza Project Monitor para gestionar los proyectos de portafolio ?
Utilizamos el software de gestión portafolio project monitor para supervisar el progreso de los proyectos, las revisiones de los mismos, la actividad de los agentes y el seguimiento general de portafolio. Utilizar el software para apoyar el arbitraje es uno de los challenges de nuestro próximo plan director.
¿Quién es el responsable del Plan Director dentro del Departamento de TI? ¿Dispone el Departamento de TI de una PMO?
Contamos con una estructura de gestión colegiada a través de nuestra Oficina de Proyectos semanal. Todos los jueves por la mañana se celebran reuniones de gobernanza sobre 4 temas: infraestructura, digital, aplicación y organización. Cada jefe de departamento dirige, supervisa y contribuye. Por el momento, se sigue estudiando la creación de una PMO.
Ciberseguridad: ¿el CISO depende del Departamento de TI o de un nivel más "externo"?
Acabamos de contratar a un Responsable de Seguridad de los Sistemas de Información. Dependerá del Departamento de Sistemas de Información y, en el futuro, probablemente dispondremos de una unidad dedicada a la gestión de riesgos. Actualmente estamos realizando una auditoría global de los sistemas de información en colaboración con la agencia nacional de seguridad de los sistemas de información.
¿Le ayudó una consultora?
Sí, trabajamos con una consultora para desarrollar las distintas fases del plan director. Sin embargo, mantuvimos la ejecución interna, en particular el seguimiento de la gobernanza.