¿Cómo se gestionan las solicitudes de integración en los proyectos informáticos de portafolio ? Comentarios del GHT de Loiret

¿Cómo se ha concebido el proceso de gestión de las solicitudes informáticas? ¿Cómo gestionar un gran número de solicitudes procedentes de 11 establecimientos diferentes? Para coordinar y conciliar este flujo de solicitudes en su proyecto informático portafolio , el GHT eligió el software Project Monitor. Este software de gestión de proyectos portafolio permite implementar formularios, cuadros de mando y revisiones de proyectos. Esto facilita el ciclo de vida de una solicitud. Pedimos a la PMO que compartiera con nosotros los misterios de la gestión de solicitudes, que reúne cada quince días a los responsables informáticos, los representantes de las empresas y el Director Digital.

Groupement Hospitalier Territorial du Loiret: 11 establecimientos en proceso de convergencia 

Los Groupements Hospitaliers Territoriaux (GHT) se crearon a raíz de la ley de modernización del sistema sanitario (en 2016). Se trata de una medida estructural ambiciosa: 898 establecimientos se han agrupado en 136 GHT, incluido el GHT de Loiret. El objetivo es mejorar la coordinación y la cooperación entre hospitales, para ofrecer a los pacientes de la región un mejor acceso a la asistencia. 

Para el GHT de Loiret, se han agrupado 9 establecimientos sanitarios repartidos en 11 emplazamientos. Gracias a ello, se ha reforzado la estrategia de proximidad. 

El reto para el GHT de Loiret es poner en común los recursos y las funciones de apoyo (incluido el departamento informático)

Con cada desafío viene un plan para el éxito: en 2019, el Director de GHT, con la ayuda del Comité de Estrategia, ha validado el plan maestro para la SI de GHT. Esto proporcionará una hoja de ruta convergente para los próximos 5 años. Por lo tanto, se ha contratado a un piloto de portafolio para el GHT con el fin de alinear el plan maestro del sistema de información con las estrategias del GHT. En particular, el proyecto médico compartido. Contribuirá a la actualización anual de la aplicación y el mantenimiento de estos proyectos. Al mismo tiempo, se encarga de todas las fases de transformación de los SI, que antes estaban repartidas entre cada centro.

El DSN contribuye a esta transformación y convergencia de recursos, con 70 empleados que gestionan un portafolio de 250 aplicaciones. Los proyectos son variados: pueden ser específicos de uno de los 11 centros, o aplicarse a todo el GHT, o pueden ser regionales o nacionales (a través de políticas de revisión y transformación digital).

Creación de la oficina de la PMO 

Además de gestionar el Plan Director del Sistema de Información, se dieron cuenta de que el papel de una PMO era esencial. Para hacer frente al número de establecimientos, solicitudes y grandes proyectos. 

En el GHT de Loiret, la PMO ocupa una posición central. Tiene una visión de conjunto de todos los procesos de gestión de proyectos. El papel de Mickaël Mallet es consolidar los requisitos, validarlos con las unidades de negocio y luego transformarlos en un proyecto. En CHR Orléans desde 2005, Mickaël fue Jefe de Estudios y Proyectos de Aplicación, antes de convertirse en PMO en 2019.

En estos tiempos de epidemia de cóvidos, se ha reflexionado mucho sobre la gestión del proyecto. Se ha implicado a todos los centros, con una metodología común, un proceso de aplicación, un ciclo de mejora continua, etc.

¿Y la herramienta? 

Además de estas reflexiones y del papel de la PMO, se ha hecho necesario disponer de una herramienta de gestión que las apoye (¡Excel ya ha tenido su momento!). A finales de 2020, optamos por Project Monitor, una herramienta de gestión de la cartera de proyectos (PPM). Los parámetros ya estaban definidos de antemano (solicitud de proyecto o proceso de proyecto), por lo que la herramienta entró en producción el^{1 de} abril de 2021. 

La prioridad inicial era la gestión de las solicitudes. El primer objetivo del despliegue de Project Monitor era consolidar las solicitudes. El segundo era crear proyectos. Muy a menudo, el planteamiento va en sentido inverso: se empieza por los proyectos para controlarlos mejor y luego se pregunta cómo gestionar las solicitudes de los proyectos. 

En la DSN se acumulan las solicitudes, pero quieren seguir respondiendo con agilidad. Esto es especialmente cierto a la luz de la situación sanitaria. Por ello se ha creado una portafolio de solicitudes, así como una portafolio de proyectos. El portafolio contiene unos 150 proyectos, con un centenar de solicitudes y proyectos de los últimos sitios locales GHT actualmente incluidos. 

¿Cómo funciona el proceso de solicitud de proyectos informáticos? 

Este proceso detallado es la suma total de todas las consideraciones realizadas al establecer la función de PMO y gestionar solicitudes y proyectos. 

Las solicitudes de TI proceden de diversas fuentes

• Obligaciones de seguridad (cuidado con los ciberataques a centros sanitarios)
• Planes regionales y nacionales para la aplicación de medidas 
• Plan director 
• Proyectos específicos de cada escuela 
• Solicitudes empresariales (necesidad de programas informáticos por parte de un director, informatización) 
• Solicitudes de diferentes unidades de negocio, coordinación entre departamentos, etc. 

No hay un formato único para estas peticiones: pueden llegar en forma de correo electrónico, informe de intercambios entre varios departamentos o discusión en la máquina de café. 

En primer lugar, se abre un Formulario de Oportunidad de Proyecto (POF) para cada solicitud de proyecto. Hay que entender la necesidad, porque todas las líneas de negocio están representadas. Estas solicitudes se introducen en una base de datos portafolio con vistas a su arbitraje y posible inclusión en el proyecto portafolio .

El proceso está dirigido por la PMO, el Director de DSN y el piloto. portafolio

Para :

• para poder tener en cuenta todas las solicitudes, 
• comprobar si se ajustan a las políticas nacionales o regionales, 
• comprobar si se solapan con otras solicitudes (en el pasado o en otro establecimiento)
• reflexionar juntos sobre la necesidad de la demanda 

La PMO dará un paso atrás en las exigencias, que son muy variadas. Según la experiencia de Mickaël Mallet, es necesario dedicarse plenamente a este cargo y contar para ello con el apoyo de la dirección.

Encuesta - ¿Quién dirige el proceso de gestión de solicitudes de TI? 

Durante este seminario web, planteamos a nuestros oyentes la siguiente pregunta:

Aunque la PMO desempeña un papel clave en muchas organizaciones (el 40% según la encuesta), no siempre hay una persona encargada de las solicitudes de proyectos... Los departamentos de TI o de negocio pueden participar más en este proceso. 

Un engranaje clave del proceso: la Ficha de Oportunidades del Proyecto (POF) 

El objetivo del FOP es medir la oportunidad. Es un medio para decidir si se incluye o no la solicitud en la lista portafolio . Hay muchas solicitudes dentro del GHT, y no hay parones en el año para tomarse un respiro.

Este OPF se creó en cuanto se inició el proceso de solicitud y gestión del proyecto. El GHT elaboró varias versiones, con el apoyo de la ANAP (Agence Nationale de la Performance sanitaire). Este organismo elabora herramientas para ayudar a analizar el valor de los proyectos y carteras. Se trata de una valiosa ayuda metodológica.

"Todas las nuevas solicitudes se presentan en las revisiones de solicitudes de proyectos, aunque aún no se hayan examinado. Destacamos todas las nuevas solicitudes para poder decidir si seguimos estudiándolas o si se rechazan de plano. El POF puede tardar tan sólo dos horas en completarse, o varias semanas". 

"Como PMO, podemos recibir peticiones de todos los departamentos y todas las líneas de negocio. 

A menudo, los solicitantes necesitan ayuda para la redacción, pero también la intervención de expertos (jefes de proyecto, administradores, el RPD, el responsable de seguridad, etc.). Es necesario obtener una valoración completa de la solicitud, que luego se someterá a arbitraje. 

¿Qué es la ficha de oportunidad del proyecto? 

Este POF se inicia en cuanto aparece la solicitud. Se trata de clasificar y describir la solicitud. Esta descripción tiene en cuenta los criterios de ponderación introducidos en la redacción del MdP. 

Se incluyen 4 indicadores: 

• Valor: mejora de la atención al paciente, mejora de la productividad, mejora de la enseñanza/investigación, pero también obligaciones reglamentarias, alineación con la estrategia, etc.
• El volumen: costes empresariales, costes de DSN, presupuesto de inversión o funcionamiento y también la duración del proyecto.

• El riesgo: que los costes se disparen, que el personal no se apunte...
• Complejidad: factores implicados, puntos de bloqueo, duración del proyecto, etc.

Todos estos indicadores pueden utilizarse para dar una ponderación a la solicitud y una puntuación final para comparar las solicitudes entre sí. 

¿Cómo gestiono la ficha de oportunidad del proyecto en Project Monitor ? 

El documento de la ficha de oportunidad del proyecto se mantiene en Word, ya que es un documento de trabajo y de intercambio con otras profesiones.

A continuación, cada ficha de oportunidad de proyecto se integra en un formulario de proyecto en la herramienta PPM. Esto permite encontrar todos los indicadores. La ventaja es que los datos introducidos en el formulario pueden resumirse en una fórmula, lo que facilita la comparación de las solicitudes entre sí. 

¿Cómo se lleva a cabo la revisión de las solicitudes de TI en el GHT de Loiret? 

Frecuencia

La revisión de la gestión de las solicitudes de TI tiene lugar cada 15 días. Esta frecuencia se definió desde el principio, ya que había una gran acumulación de solicitudes. El flujo de solicitudes es gradual, por lo que esta reunión se celebra durante todo el año. La reunión dura aproximadamente una hora y media y en ella participan el Director de DSN, la PMO, el piloto de portafolio y representantes de varios departamentos.

Organización

El orden del día se establece en función de la prioridad de las solicitudes. Y Project Monitor es una herramienta que responde bien a las necesidades del GHT, ya que permite enumerar las peticiones e ir directamente al grano. La lista de solicitudes portafolio incluye indicadores globales, así como nociones de estatus y prioridad.

"Cada solicitud se procesa una a una, y la decisión se registra en el informe flash. Se establece un calendario para procesar cada solicitud en un tiempo total de hora y media, y luego se crea automáticamente un informe global". 

Al final del arbitraje, nos comunicamos con el candidato y el gestor del proyecto previsto o elegido. 

No todas las solicitudes son atendidas por este órgano, y algunas pasan por instancias más decisorias vinculadas al mundo de la salud. 

Entradas del proceso de gestión de solicitudes de TI

• Mejora de la calidad de los intercambios con las unidades de negocio: un único documento desde la expresión de las necesidades hasta la decisión final. 
• Aculturación al "modo proyecto" con contactos que no forman parte de su vida profesional cotidiana.
• Enfoque de 360° desde el principio para garantizar que no se olvida nada 
• Objetivación de las decisiones 
• Movilizar a las partes interesadas en la fase inicial de los proyectos 

La función de elaboración de informes de Project Monitor es esencial para la toma de decisiones. Le ofrece una visión general y a vista de pájaro de sus decisiones. Por ejemplo, un gráfico de burbujas con todas las oportunidades de proyectos para compararlas en términos de valor y criticidad.

Más información sobre Project Monitor, la herramienta PPM que simplifica la gestión de las solicitudes de TI. 

Project Monitor es un paquete de software de gestión de proyectos todo en uno portafolio . Nuestro credo: llevar su gestión de proyectos al siguiente nivel con una solución PPM sencilla, adaptable y escalable.

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¿Cómo se gestionan las solicitudes de proyectos con Project Monitor ?

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