¿Cómo puede gestionar eficazmente sus solicitudes de proyectos en Project Monitor ?

¿Cómo coordinar y conciliar el flujo de solicitudes de proyectos informáticos en portafolio ?

A raíz de los comentarios del GHT de Loiret sobre la gestión de las solicitudes de TI en los proyectos de portafolio , he aquí un tutorial sobre cómo gestionar estas solicitudes en el software PPM.

También puede ver la repetición del seminario web vinculado a esta clase magistral.

Antes de que un proyecto entre en portafolio, era una solicitud... Y para convertir una solicitud en un proyecto, hay todo un proceso colectivo.
Recopilar la información necesaria para tomar una decisión, formalizar la necesidad, establecer la puntuación, dimensionar el proyecto, compartir los plazos clave, medir el impacto en los proyectos actuales, identificar la disponibilidad de recursos y medios financieros, etc.
Y una vez que se dispone de todos estos datos, hay que tomar decisiones... Dirigir las instancias colectivas, presentar los datos, informar de las decisiones, etc. 

¿Y si hicieras todo esto en el software Project Monitor ? 

¿Quién participa en el ciclo de gestión de solicitudes de proyectos?

• La PMO , que centralizará todas las solicitudes y tendrá una visión de conjunto.
• El piloto de portafolio, que tendrá una idea de las limitaciones y una visión estratégica. 
• Los directivos , que pueden participar en el proceso de arbitraje, así como en el examen de determinadas solicitudes relativas a su departamento.
• Expertos en empresas que pueden facilitar información específica para determinadas solicitudes.
• Los candidatos , que pueden ser diversos dentro de la organización.

5 pasos para gestionar eficazmente sus solicitudes de proyectos informáticos con el software PPM Project Monitor : 

• Paso 1: Recopilar las solicitudes de proyectos informáticos en el software
• Fase 2: Tramitación de la solicitud
• Etapa 3: Primer caso de descremado para evitar invertir tiempo/recursos en determinadas solicitudes 
• Fase 4: Estudio más detallado de determinadas solicitudes con criterios personalizados
• Etapa 5: Órgano de adjudicación para la inscripción en los proyectos portafolio 

Fase 1: recogida de solicitudes de proyectos informáticos

Las solicitudes de proyectos proceden de varios canales: 

• ideas propuestas por determinados comités u órganos que deben incorporarse 
• las solicitudes recibidas por correo electrónico por la PMO, que pueden proceder de cualquier persona de la organización 
• pausas para el café en las que a veces fluyen las ideas
• Los datos también pueden recogerse automáticamente, utilizando herramientas como EasyVista o ServiceNow. Estas API están conectadas directamente a Project Monitor (más información sobre las integraciones).  

Todas estas solicitudes procedentes de varios canales podrán integrarse en un único receptáculo: Project Monitor. La PMO, que orquesta las solicitudes en la plataforma, podrá acceder a este buzón de solicitudes. 

Fase 2: Tramitación de la solicitud

Has recibido muchas peticiones.

Es difícil seguirles la pista a todos...

Así que tenemos que iniciar una evaluación inicial basada en criterios.

Estos criterios pueden configurarse en función de las necesidades de su organización.  

Debemos evitar a toda costa el arbitraje basado en decibelios, que dista mucho de ser objetivo y que plantea ciertas peticiones que no son necesariamente las más cualitativas.  

Por tanto, el requisito previo es ponerse de acuerdo: ¿cuáles son los criterios para evaluar la demanda?

En Project Monitor será posible disponer de varios formularios de información y evaluación. Incluso será posible disponer de un sistema automático de puntuación: será posible sumar los criterios para obtener una puntuación final de la solicitud. 

Rara vez se tarda unos minutos o unas horas en completar una solicitud: a menudo falta información, sobre todo cuando la solicitud está relacionada con un oficio concreto o es bastante técnica. Por eso es importante fomentar el mayor número posible de intercambios entre el solicitante y los expertos. Project Monitor puede hacerlo de varias maneras: 

• centralización de la información clave,
• centralización de los actores clave,
• historia de las principales bolsas... 

Disponer de un espacio dedicado a la solicitud garantizará un proceso más completo y fiable.

Paso 3: Llevar a cabo un procedimiento de "desnatado" inicial

El objetivo del organismo es responder a esta pregunta: ¿deberían movilizarse más recursos para estudiar la demanda con mayor detalle?

Tras proporcionar más información sobre la solicitud, la PMO tendrá una visión más global y detallada de sus "solicitudesportafolio ". 

Por otro lado, la PMO puede encontrarse con una portafolio con un gran número de solicitudes, no todas susceptibles de convertirse en proyectos. 

Se puede establecer un procedimiento inicial de descremado. El objetivo es sencillo: ¿hay que movilizar más recursos para estudiar la solicitud con más detalle?

Para comparar las solicitudes, puede utilizar cuadros de mando, gráficos de burbujas o gráficos de radar en Project Monitor . En función de los distintos parámetros, será más fácil comparar las solicitudes: ¿cuál es la más rentable? ¿Cuál es la más arriesgada?

La presentación de diapositivas de la revisión de portafolio facilitará mucho el desarrollo de esta reunión: cada participante podrá ver la información clave de cada solicitud, en forma de presentación de diapositivas. Cada solicitud se revisará una a una, y algunos criterios podrán modificarse directamente durante la revisión. Se pueden añadir comentarios a cada decisión, que se recopilarán para elaborar un informe de revisión general.

Fase 4: Estudio en profundidad de la solicitud

El objetivo de esta etapa es utilizar datos fiables (volumen) como base para el arbitraje y la integración en proyectos de portafolio .

Tras una primera criba, se seleccionará un número reducido de candidaturas.

Estas solicitudes, a través de Project Monitor, pueden convertirse en un "proyecto a estudiar" aplicando una plantilla de proyecto.

Esto permitirá heredar ábacos estándar: 

• calendario estándar (fases e hitos) 
• gráficos presupuestarios 
• ábacos en JH 
• riesgos normales
• formularios que rellenar... 

Esta nueva información, que deberán cumplimentar las partes interesadas, proporcionará una comparación más fiable de las aplicaciones que podrían lanzarse. ¡Es más fácil tomar decisiones sobre aplicaciones que están bien descritas!

Etapa 5: arbitraje para acceder a los proyectos portafolio 

El objetivo de esta etapa es afrontar las limitaciones y la situación existente.

Project Monitor puede utilizarse para crear escenarios portafolio y simular el impacto de la integración de una demanda frente a las restricciones impuestas:

• limitaciones configurables (presupuesto o recursos)
• alcance de los proyectos portafolio y solicitudes configurables portafolio
• es un escenario: los datos de producción no se modifican
• al validar el escenario, se obtiene un informe detallado de los cambios que deben introducirse, para poder aplicarlos cuando sea necesario

Lea el informe completo sobre la gestión de las solicitudes informáticas del GHT de Loiret

Más información Project Monitor

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