¿Cómo coordinar y conciliar el flujo de solicitudes de proyectos informáticos en portafolio ?
A raíz de los comentarios del GHT de Loiret sobre la gestión de las solicitudes de TI en los proyectos de portafolio , he aquí un tutorial sobre cómo gestionar estas solicitudes en el software PPM.
También puede ver la repetición del seminario web vinculado a esta clase magistral.
Antes de que un proyecto entre en portafolio, era una solicitud... Y para convertir una solicitud en un proyecto, hay todo un proceso colectivo.
Recopilar la información necesaria para tomar una decisión, formalizar la necesidad, establecer la puntuación, dimensionar el proyecto, compartir los plazos clave, medir el impacto en los proyectos actuales, identificar la disponibilidad de recursos y medios financieros, etc.
Y una vez que se dispone de todos estos datos, hay que tomar decisiones... Dirigir las instancias colectivas, presentar los datos, informar de las decisiones, etc.
¿Y si hicieras todo esto en el software Project Monitor ?
"Todas las nuevas solicitudes se presentan en las revisiones de solicitudes de proyectos, aunque aún no se hayan examinado. Destacamos todas las nuevas solicitudes para poder decidir si seguimos estudiándolas o si se rechazan de plano". La Hoja de Oportunidades de Proyecto puede tardar desde dos horas en completarse hasta varias semanas.
Mickaël MALLET, PMO de la Dirección de Servicios Digitales del GHT de Loiret
Las solicitudes de proyectos proceden de varios canales:
Todas estas solicitudes procedentes de varios canales podrán integrarse en un único receptáculo: Project Monitor. La PMO, que orquesta las solicitudes en la plataforma, podrá acceder a este buzón de solicitudes.
Has recibido muchas peticiones.
Es difícil seguirles la pista a todos...
Así que tenemos que iniciar una evaluación inicial basada en criterios.
Estos criterios pueden configurarse en función de las necesidades de su organización.
Debemos evitar a toda costa el arbitraje basado en decibelios, que dista mucho de ser objetivo y que plantea ciertas peticiones que no son necesariamente las más cualitativas.
Por tanto, el requisito previo es ponerse de acuerdo: ¿cuáles son los criterios para evaluar la demanda?
En Project Monitor será posible disponer de varios formularios de información y evaluación. Incluso será posible disponer de un sistema automático de puntuación: será posible sumar los criterios para obtener una puntuación final de la solicitud.
Rara vez se tarda unos minutos o unas horas en completar una solicitud: a menudo falta información, sobre todo cuando la solicitud está relacionada con un oficio concreto o es bastante técnica. Por eso es importante fomentar el mayor número posible de intercambios entre el solicitante y los expertos. Project Monitor puede hacerlo de varias maneras:
Disponer de un espacio dedicado a la solicitud garantizará un proceso más completo y fiable.
El objetivo del organismo es responder a esta pregunta: ¿deberían movilizarse más recursos para estudiar la demanda con mayor detalle?
Tras proporcionar más información sobre la solicitud, la PMO tendrá una visión más global y detallada de sus "solicitudesportafolio ".
Por otro lado, la PMO puede encontrarse con una portafolio con un gran número de solicitudes, no todas susceptibles de convertirse en proyectos.
Se puede establecer un procedimiento inicial de descremado. El objetivo es sencillo: ¿hay que movilizar más recursos para estudiar la solicitud con más detalle?
Para comparar las solicitudes, puede utilizar cuadros de mando, gráficos de burbujas o gráficos de radar en Project Monitor . En función de los distintos parámetros, será más fácil comparar las solicitudes: ¿cuál es la más rentable? ¿Cuál es la más arriesgada?
La presentación de diapositivas de la revisión de portafolio facilitará mucho el desarrollo de esta reunión: cada participante podrá ver la información clave de cada solicitud, en forma de presentación de diapositivas. Cada solicitud se revisará una a una, y algunos criterios podrán modificarse directamente durante la revisión. Se pueden añadir comentarios a cada decisión, que se recopilarán para elaborar un informe de revisión general.
El objetivo de esta etapa es utilizar datos fiables (volumen) como base para el arbitraje y la integración en proyectos de portafolio .
Tras una primera criba, se seleccionará un número reducido de candidaturas.
Estas solicitudes, a través de Project Monitor, pueden convertirse en un "proyecto a estudiar" aplicando una plantilla de proyecto.
Esto permitirá heredar ábacos estándar:
Esta nueva información, que deberán cumplimentar las partes interesadas, proporcionará una comparación más fiable de las aplicaciones que podrían lanzarse. ¡Es más fácil tomar decisiones sobre aplicaciones que están bien descritas!
El objetivo de esta etapa es afrontar las limitaciones y la situación existente.
Project Monitor puede utilizarse para crear escenarios portafolio y simular el impacto de la integración de una demanda frente a las restricciones impuestas:
Project Monitor es un paquete de software de gestión de proyectos todo en uno portafolio . Nuestro credo: llevar su gestión de proyectos al siguiente nivel con una solución PPM sencilla, adaptable y escalable.
Comenzando en portafolio con un centenar de proyectos, ¡los beneficios son espectaculares! Los informes de los proyectos se dividen por tres, la duración media de los proyectos se reduce a un tercio, las revisiones de los proyectos son el doble de eficaces...
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