¿Cómo puede ofrecer servicios de integración 100% a distancia?
Cuando la normativa sanitaria restringe las visitas in situ, ¿debemos dejar de implantar nuestras plataformas de control? ¿O debemos reconfigurar nuestros servicios para prestarlos totalmente a distancia? Covid-19 nos ha llevado a replantearnos la forma de prestar asistencia a nuestros clientes en modo remoto. He aquí un repaso a algunos servicios novedosos: ¡cuando la tecnología teletransporta la experiencia de nuestros consultores! Una nueva forma de prestar asistencia a nuestros clientes, ¡100% a distancia y 100% adoptada!
Desde el lanzamiento del proyecto hasta la formación, servicios reconfigurados en modo "remoto".
Cuando una empresa elige la oferta de pilotaje de VIRAGE, la elección es suya:
- software de control - Project Monitor o Perf Monitor
- servicios de implantación e integración
- apoyo a lo largo del tiempo con los recursos de la excelencia del cliente
Lanzamiento y delimitación del proyecto, taller de recopilación de requisitos, comité de dirección, formación de usuarios: antes de COVID-19, las reuniones presenciales eran el método preferido para estos talleres colectivos. Cuando ya no es posible viajar, cuando los equipos de proyecto trabajan todos desde casa, tenemos que replantearnos nuestras intervenciones en modo remoto. Una conexión a Internet, una plataforma de webmeeting, ¡y todo se puede hacer a distancia!
Talleres de recopilación de requisitos a distancia.
Ya no podemos venir in situ, pero sí "virtualmente". Nuestros consultores se teletransportan gracias a la tecnología. Nuestros talleres de grupo se han rediseñado en modo "webconferencia". Las sesiones se celebran en bloques de 2 horas, utilizando una plataforma de reuniones estándar como Teams, Zoom o Gotomeeting, en función de las herramientas y autorizaciones del cliente. Los talleres se llevan a cabo utilizando nuestras herramientas de "mapas mentales" para recopilar y analizar los requisitos. Todos los puntos clave se recogen de forma abierta, lo que da lugar a un "mapa de necesidades" exhaustivo.
"Los puntos clave de un taller virtual son una buena calidad de audio, la facilitación de la sesión con un mapa mental, la pantalla compartida y, cuando la red lo permite, una webcam" - Tony Bocock Consultor experto
ejemplo de mapa mental en formato sketchnote
los talleres se realizan con programas de mapas mentales como xmind o mindjet
Instalación de la plataforma de control - remoto con seguridad mejorada
En función de la opción elegida (software como servicio o in situ), la implantación técnica de la plataforma de control se lleva a cabo de dos formas:
- activando un entorno dentro de la nube privada de Virage
- instalación de la plataforma en el SI del cliente y configuración técnica de los servidores
La mayoría de las veces, estas operaciones ya se realizaban en modo de sesión remota. La particularidad de COVID-19 es que permite aplicar protocolos de seguridad desde conexiones personales. Los nuevos protocolos y la mayor seguridad han hecho posible realizar estas operaciones técnicas a distancia.
"La posibilidad de acceder de forma segura a las plataformas de los clientes, ya sean SaaS u On premise, nos permite trabajar de forma eficaz incluso a distancia" - Tony Bocock Consultor experto
Transferencia de competencias y parametrización mediante pantalla dividida
Una vez finalizadas las sesiones de análisis de necesidades, se forma a los futuros Administradores Funcionales para :
- familiarizarse con el funcionamiento del programa
- proyectarse en sus futuras funciones como directores
- supervisar los ajustes realizados por nuestros asesores
Se ha revisado la secuencia de la formación de los directores. En lugar de una jornada completa de transferencia de conocimientos, la formación se ha dividido en medias jornadas. Este formato se adapta mejor a la formación a distancia. Sería difícil prever una jornada completa de formación en pantalla. Esto también ha permitido afinar el sistema para la formación de los usuarios.
En cuanto a la configuración funcional, nuestros asesores ya la realizaban en gran parte a distancia. No hay nada nuevo en esta fase, aparte del refuerzo de la seguridad. La implicación de los futuros administradores, en este momento clave para comprender el razonamiento de la elección de una de las varias configuraciones posibles, se hizo por "pantalla compartida". Y la etapa clave de la revisión de la configuración se lleva a cabo por conferencia web, invitando tanto a los promotores del proyecto como a los administradores.
Formación de usuarios: ¡virtualización en el aula!
Esta fue la fase en la que tuvimos más preguntas. ¿Es posible impartir un curso de formación de usuarios sin estar físicamente presente? No queríamos cambiar a un sistema de autoformación por e-learning. La interacción directa con el formador es esencial para nosotros. Nuestro software es sencillo e intuitivo, y las sesiones de formación no se centran en "¿Cómo funciona? sino en "¿Cómo podrá utilizarlo en su empresa?
La formación de administradores validó la pertinencia pedagógica de las sesiones de media jornada. Aplicamos el mismo principio a la formación de los usuarios. Se trabajó en sesiones de media jornada. En las sesiones de formación se dedicó más tiempo a los ejercicios. Para garantizar la correcta asimilación del material, el formador cedió su papel de facilitador a un usuario que, compartiendo pantalla, explicaba el concepto sobre el que se estaba trabajando. Fue una forma muy eficaz de reformular y validar lo aprendido.
"El hecho de que trabajemos a distancia permite dividir las distintas etapas de la formación en medias jornadas. Así, los usuarios tienen más tiempo para gestionar su trabajo a distancia". Cyril Plassa
"Tele" gestión de proyectos para crear la plataforma de proyectos
La creación de una plataforma de gestión de proyectos también se gestiona en modo proyecto. La gestión de este tipo de proyectos es :
- estructurados y secuenciados por un calendario de proyecto - supervisados en nuestra propia plataforma Project Monitor
- Dirigido por los puntos del proyecto: se lleva a cabo cada semana con informes en forma de plan de acción (elaborado y compartido a través de Project Monitor).
- con comités de dirección en las fases clave: lanzamiento, validación de la parametrización y transición a la producción/ejecución
Los comités funcionaron en modo webmeeting y se compartieron los materiales de presentación. Para aumentar la eficacia de estas sesiones, los materiales del comité de dirección son preparados conjuntamente por el gestor de proyectos del cliente y el gestor de proyectos de Virage , y se anticipa el proceso de arbitraje.
Paradójicamente, se ha facilitado la planificación de los proyectos. El trabajo in situ conlleva limitaciones logísticas, sobre todo de transporte, que exigen jornadas completas de trabajo. El trabajo a distancia permite trabajar en secuencias más cortas. Por tanto, es mucho más fácil encontrar huecos de trabajo conjuntos. En resumen: ¡se han acortado los plazos de ejecución!
"Hemos ahorrado más de dos semanas en la apertura de la producción con respecto al calendario inicial del proyecto del Hospital Universitario de Nantes. Este ahorro de tiempo se consiguió durante las fases de recopilación de requisitos y configuración" - Cyril Plassa Jefe de proyecto
Éxito de los servicios a distancia
El modo totalmente a distancia se impuso por razones sanitarias. Aunque este modo de intervención ya estaba integrado en nuestras prácticas, su generalización a todas las fases del proyecto ha resultado positiva. Ya se trate de sistemas educativos o de una planificación simplificada, tanto nosotros como nuestros clientes no hemos recibido más que elogios por la forma en que se ha desarrollado el proyecto.
"Por supuesto, echamos de menos la convivencia con nuestros clientes. Pero estamos comprobando que, en la práctica, la implantación, la configuración y la formación funcionan muy bien a distancia. El único inconveniente es que el vínculo con los equipos de proyecto se establece más fácilmente durante las pausas para comer y las conversaciones informales tomando un café" - Tony Bocock - Consultor experto
🔎 Nuestros consejos para trabajar a distancia :
- Disponer de varias plataformas de webmeeting - según las normas informáticas, en particular las de seguridad, no todas funcionan
- Elige unos auriculares con micrófono para obtener el mejor sonido posible
- Prepare un soporte para compartir para llevar a cabo sus sesiones - ¡Nuestros mapas mentales han demostrado ser extremadamente eficaces!
- Trabajo en secuencias de no más de 2 horas
- Grabe la reunión (a través de Zoom, por ejemplo): esto le permitirá recordar los momentos más destacados y completar el acta.
- Limite las sesiones de grupo a 5 participantes.
- Limitar la formación a distancia a 6 usuarios para garantizar la interactividad
La última palabra:
La experiencia: ¡Una implantación 100% remota que es tan eficaz (o más) que la presencial! - Cyril Plassa Jefe de proyecto