¿Su organización gestiona un portafolio de 100 a 200 proyectos (grandes y pequeños)? ¿Llevados a cabo por entre 50 y 300 personas, la mitad de las cuales son gestores de proyectos? ¿Le gustaría poder gestionar su portafolio pero no sabe exactamente cómo hacerlo? ¿O qué recursos necesitará para una buena PPM - Gestión de la Cartera de Proyectos?
Por supuesto, cada caso es único, pero he aquí un rápido resumen de mi experiencia. Se basa en los proyectos piloto que he dirigido o en los que he participado.
La gestión de un proyecto (su seguimiento y orientación a nivel macroscópico) suele realizarse mediante una "ficha de proyecto ". Incluye :
A veces, las decisiones que hay que tomar y los acontecimientos clave.
Estas fichas deben ser normalizadas, es decir, comunes a todos los proyectos del mismo tipo, para facilitar su análisis.
Hay fichas muy eficaces elaboradas con una hoja de cálculo. Así que con una hoja de cálculo, un sistema de mensajería, Project Office y mucha organización: se pueden gestionar proyectos... ¡pero!
Las limitaciones de este ejercicio se derivan del hecho de que es casi imposible obtener una visión general sencilla en portafolio . Se tarda medio día en editar un PDF con todos los archivos del proyecto. Y es difícil o imposible (y arriesgado) desarrollar vistas consolidadas (Gantt multiproyecto, etc.).
He construido auténticas fábricas de gas ofimático para gestionar grandes programas. Ofrecían los servicios necesarios en un contexto determinado, pero eran imposibles de mantener a largo plazo. Muchas empresas multiplican sus herramientas (hojas de cálculo Excel, macros, bases de datos Access) ¡y se sienten en peligro!
Así que si gestiona más de veinte proyectos, necesita un software de gestión de proyectos y carteras. Un simple software de planificación como Gantt Project o MS Project no es suficiente.
Lea también: ¿Cómo elegir el tipo de cartera adecuado?
La dirección portafolio y la planificación de proyectos son dos campos muy diferentes. La dirección de portafolio debe basarse en una pequeña cantidad de información absolutamente fiable. Cuanto menos se pida a los gestores de proyectos, mayor será la calidad de los datos y mejores los plazos.
Normalmente, entre 10 y 20 datos deberían darle una buena idea de los avances, challenges, etc.
A continuación, deberá pedir a cada gestor de proyecto que actualice periódicamente los indicadores del proyecto:
Si el CP conoce bien su proyecto, actualizar esta información no debería llevarle más de 30 minutos, comentarios incluidos. Si le lleva más tiempo, debería preguntarse :
Esta concisión es el precio que hay que pagar por una información de calidad.
Además, sigue siendo necesario contar con un coordinador que garantice la actualización de los datos. El papel del coordinador es doble:
Por lo general, será este coordinador quien elabore los cuadros de mando de gestión, una vez verificados los datos.
Una vez puesto en marcha el mecanismo, la carga de trabajo del coordinador es moderada. Se desglosa del siguiente modo:
Por supuesto, esto no incluye el análisis avanzado, el arbitraje y otros trabajos, que son responsabilidad deorganismos ad hoc.
Resumiendo, para 100 proyectos y 200 usuarios, 30 minutos para los 50 jefes de proyecto. Son 4 días-hombre en total y 4 días-hombre para la Oficina de Proyectos.
Sus 200 recursos representan 4.000 días al mes. No cree que estos 8 días (0,2%) son una buena inversión?