¿Está gestionando cientos de proyectos al mismo tiempo? ¿Controlar y supervisar cada proyecto individualmente es ahora una tarea imposible? No se preocupe, ha llegado el momento de pasar a la gestión de proyectos portafolio , y si necesita una herramienta, ¡ha llegado al lugar adecuado!
La clave está en consolidar sus proyectos en un sitio web específico: portafolio . Pero, ¿cómo conseguir una gestión centralizada eficaz? ¿Cuál es la forma correcta de agrupar los proyectos en carteras?
En este artículo, le guiaremos a través de los pasos y métodos esenciales para configurar y gestionar sus proyectos de portafolio .
Descubra cómo :
También le mostraremos un ejemplo concreto de cómo configurar un proyecto portafolio utilizando el software Project Monitor.
Siga nuestra guía para dominar el arte de la gestión de proyectos en portafolio y alcanzar eficazmente sus objetivos estratégicos. Descubra cómo la gestión de proyectos de portafolio puede ayudarle a gestionar todos sus proyectos con mayor eficacia, al tiempo que optimiza sus inversiones, reduce los riesgos y aumenta sus posibilidades de éxito.
La Gestión de la Cartera de Proyectos (GCP) es un enfoque estratégico para centralizar la gestión de un conjunto de proyectos. Su objetivo es optimizar el valor, la rentabilidad y la consecución de los objetivos de la organización garantizando una gestión eficaz de los proyectos y sus recursos asociados.
La gestión de proyectos portafolio permite :
Implica varios aspectos clave:
Existen distintos tipos de carteras de proyectos, desde carteras de proyectos "estándar" hasta carteras de proyectos específicos.
De una organización a otra, se utilizan los mismos elementos para definir los sistemas de referencia. Permiten clasificar y programar los proyectos:
En otras palabras, para un proyecto, por ejemplo, generalmente podremos especificar que es :
Existen sistemas de referencia específicos para cada una de las grandes áreas de actividad de la empresa. Por ejemplo, para un Departamento de TI (Departamento de Sistemas de Información), existen :
Por último, dado que cada organización tiene sus propias características específicas, es importante tener en cuenta las particularidades de cada una. Podemos encontrar métodos de clasificación vinculados a :
En una actividad regulada, podemos entonces agrupar los proyectos que contribuyen a alcanzar un objetivo reglamentario.
Aquí tienes 5 consejos que te ayudarán a construir un proyecto portafolio :
Empiece por definir la estrategia global de su empresa (objetivos estratégicos, prioridades, resultados deseados). Esto le ayudará a orientar la creación de sus proyectos portafolio . Elabore una hoja de ruta detallada que describa la secuencia en la que se llevarán a cabo los proyectos.
Identificar todos los proyectos potenciales que puedan contribuir a alcanzar los objetivos estratégicos. Solicitar ideas a las distintas partes interesadas, examinar las necesidades del mercado y las oportunidades emergentes. Crear una lista exhaustiva de proyectos potenciales.
Evalúe cada proyecto en función de criterios predefinidos como la alineación estratégica, el valor añadido, la viabilidad, los riesgos, los recursos necesarios y las limitaciones. Utilice estos criterios para determinar su relevancia para portafolio.
Programas informáticos para la gestión de proyectos portafolio , como Project Monitorofrece una visión centralizada y en tiempo real de todos los proyectos según las áreas de análisis deseadas (presupuesto, finanzas, riesgo, valor, plazo, etc.). También es una herramienta muy útil para arbitrar entre proyectos, reuniendo los proyectos en curso y las solicitudes de proyectos. Varias funciones le ayudarán a tomar las decisiones correctas, como la función de escenarios en portafolio. Esta función le permite simular el impacto de nuevos proyectos en su portafolio.
Tenga en cuenta que a menudo encontrará otros nombres para el software de gestión de proyectos portafolio , como software GPP o software PPM (Project Portfolio Management).
Clasificar los proyectos en función de su contribución estratégica y su valor añadido. Utilizar técnicas de priorización para identificar los proyectos más importantes y relevantes:
Asegúrese de que su portafolio está equilibrado en cuanto a tipo de proyecto, riesgo y rentabilidad de la inversión. Tenga en cuenta los recursos disponibles y la capacidad de la organización para llevar a cabo los proyectos.
Establecer mecanismos de seguimiento para evaluar periódicamente los avances y resultados del proyecto. Utilizar indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir los resultados y el impacto de portafolio. En caso necesario, ajuste la composición de portafolio añadiendo, eliminando o modificando proyectos en función de la evolución del contexto. Durante los comités de gobernanza, revise y reevalúe periódicamente su portafolio para asegurarse de que sigue en consonancia con la estrategia de la empresa y las necesidades cambiantes. Reajuste las prioridades y los recursos según sea necesario para maximizar el valor y el impacto de portafolio.
Una solución PPM será inestimable para dirigir y supervisar su portafolio. Los cuadros de mando, informes y presentaciones de diapositivas le ayudarán a evaluar su portafolio eficacia.
Siguiendo estos pasos, podrá construir una sólida portafolio de proyectos, alineada con la estrategia de su empresa y capaz de generar resultados significativos.
Para optimizar la gobernanza de sus proyectos en portafolio , la comunicación desempeña un papel crucial. Es esencial establecer una estructura de comités de proyecto, conocida como comitología de proyecto. Esta estructura incluye los órganos de gobierno responsables de organizar los distintos comités de proyecto.
La comitología de proyectos establece órganos de gobierno claros responsables de la coordinación, supervisión y toma de decisiones dentro del proyecto portafolio . Estos comités pueden incluir representantes de las principales partes interesadas, gestores de proyectos, expertos técnicos y otras partes interesadas pertinentes.
Para crear un comité de proyecto, puedes poner en marcha las siguientes prácticas:
Defina una sólida estructura de gobernanza para sus proyectos de portafolio . Identifique las funciones y responsabilidades de las partes interesadas, incluidos los comités de gobernanza, los patrocinadores del proyecto y los equipos de gestión. Asegúrese de que los procesos de toma de decisiones están claramente definidos y de que las líneas de comunicación están bien establecidas.
Desarrollar procedimientos específicos para la gobernanza de los proyectos de portafolio . Esto puede incluir directrices sobre selección de proyectos, asignación de recursos, gestión de riesgos, supervisión del rendimiento y comunicación. Asegúrese de que todas las partes interesadas documentan, comunican y respetan estas políticas.
Crear comités de gobernanza que se reúnan periódicamente para supervisar y tomar decisiones estratégicas sobre los proyectos de portafolio . Estos comités pueden incluir a miembros clave de la organización, expertos y partes interesadas. Asegúrese de que los comités disponen de la información necesaria para tomar decisiones con conocimiento de causa. Fomente una comunicación abierta y transparente entre las partes interesadas de portafolio . Asegúrese de que la información clave se comparte con regularidad y de que las partes interesadas se mantienen informadas de las decisiones.
Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI ) para evaluar el rendimiento de los proyectos de portafolio . Supervise periódicamente estos KPI para evaluar los avances, la consecución de objetivos y la gestión de riesgos. Utilice esta información para tomar decisiones informadas y realizar ajustes estratégicos cuando sea necesario.
Fomentar el aprendizaje y la mejora continua aprendiendo de los éxitos y fracasos del pasado. Aprovechar la experiencia y las mejores prácticas para reforzar la gobernanza y optimizar la gestión de portafolio. Fomentar el intercambio de conocimientos y la colaboración entre los equipos del proyecto.
Al optimizar la gobernanza de sus proyectos portafolio , podrá tomar decisiones estratégicas con conocimiento de causa, mejorar el rendimiento de los proyectos y maximizar el valor generado por su portafolio.
Project Monitor es un software de gestión de proyectos para portafolio . Sencillo y escalable, ofrece una gama completa de funciones para gestionar proyectos de portafolio :
Project Monitor ofrece funciones que facilitan el arbitraje y la priorización de proyectos. Estas son algunas de sus características clave:
Un proyecto portafolio es un conjunto de proyectos, programas y/o iniciativas gestionados de forma coordinada para alcanzar los objetivos estratégicos de una organización. Agrupa diferentes proyectos que pueden estar vinculados por objetivos comunes, recursos compartidos, dependencias o coherencia estratégica.
Un portafolio de proyectos estratégicos es una agrupación específica de proyectos alineados con los objetivos y prioridades estratégicos de una organización. Agrupa proyectos que se consideran esenciales para alcanzar la visión y la estrategia de la empresa. Estos proyectos estratégicos se seleccionan en función de su contribución potencial a la creación de valor, el crecimiento, la competitividad u otros objetivos estratégicos clave de la organización.
Un cuadro de mando para proyectos de portafolio es una herramienta de gestión visual que ofrece un resumen fácil de entender de la información clave necesaria para gestionar el rendimiento de los proyectos de portafolio . Ofrece una visión general en tiempo real de datos relevantes como el progreso del proyecto, indicadores de rendimiento, recursos asignados, riesgos, costes y otras métricas importantes. Un cuadro de mandos de proyecto de portafolio permite a las partes interesadas supervisar y evaluar rápidamente la salud y el rendimiento generales de portafolio, identificar posibles problemas y tomar decisiones con conocimiento de causa.
Para garantizar la gestión eficaz de un proyecto portafolio , es esencial implantar una gobernanza sólida y mecanismos de supervisión adecuados. En concreto, hay que indicadores de seguimiento y análisis de los resultados del proyecto portafolio .
Gestionar un proyecto de portafolio implica una serie de pasos clave para garantizar una gestión eficaz y satisfactoria: seleccionar los proyectos, priorizarlos, asignar recursos, supervisar la planificación del proyecto, gestionar los riesgos, etc. Si sigue estos pasos en la gestión de proyectos de portafolio , podrá optimizar los resultados, maximizar el valor añadido y alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.
Establecer un sistema de gestión de proyectos portafolio implica una serie de pasos esenciales. En primer lugar, identifique los objetivos estratégicos de su organización para definir los criterios de selección de proyectos. A continuación, evalúe los proyectos potenciales en función de su alineación con estos objetivos y su contribución a la estrategia global. Priorice los proyectos utilizando criterios como el valor añadido, los recursos necesarios y los plazos. A continuación, asigne a cada proyecto los recursos y el presupuesto necesarios. Establezca mecanismos de seguimiento y control para evaluar periódicamente el progreso de los proyectos.