Gérer la capacité de vos ressources projet

La gestion des ressources – une équation complexe

Plus le portefeuille grossit, plus l’équilibre entre allocation des ressources, échéances projet, gestion de la capacité, congés, activité courante, est de moins en moins simple.

Le gestionnaire de ressource ou le chef de projet doit suivre et gérer le capacity planning des ressources sous fortes contraintes (ex: échéance projet, gestion des congés, suivi d’activité, etc.). Project Monitor permet de résoudre cette équation.

Capacité des ressources, comment cela fonctionne ?

Qu’entend-on par « capacité de ressource » ? C’est la quantité de travail qu’une ressource va pouvoir fournir pour une durée donnée pour accomplir des tâches sur les projets ou activités récurrentes.

Dans Project Monitor on associe surtout à ce terme les ressources « humaines », mais elles peuvent aussi être de type matériel.

La capacité théorique de la ressource est le résultat d’une soustraction entre une capacité calendaire théorique (jours fériés, traditionnellement non-travaillés, etc.) et les caractéristiques de la ressource (absences planifiées ou exceptionnelles, activités récurrentes, etc.).

Comment définir la capacité théorique dans le logiciel ?

La définition de la capacité théorique des ressources se fait à trois niveaux et l’on s’appuie sur le principe de calendrier.

Un calendrier permet de définir des jours travaillés et des jours non-travaillés. Des « calques » se superposent pour déterminer la capacité théorique finale de la ressource.

Le paramétrage dans le logiciel se réalise en définissant :

• Un calendrier UP (général à la structure) : les jours non-travaillés/travaillés par l’ensemble des ressources.
• Un calendrier hiérarchique (ou « local » si l’activité ce fait dans plusieurs pays) : les jours non-travaillés/travaillés pour un ensemble de ressource (ex: astreintes, jours décalés).
• Un calendrier ressource : intègre les spécificités propre à la ressource (temps partiel, astreinte, la gestion des congés, etc.).

Une fois cette capacité théorique établie, on peut travailler sur le plan de charge projet des ressources et mieux contrôler le suivi d’activité.

Articulation plan de charge / capacité des ressources

Une fois la capacité théorique d’une ressource établie, on va travailler à l’affectation de celle-ci sur :

• Les activités récurrentes
• La gestion des congés et absence
• Les projets

Chacune d’entre elles va décrémenter la capacité théorique pour permettre d’établir le « reste disponible ». Ce dernier sera visuel sur un écran avec un code couleur particulier.