PMO : Outiller et structurer votre bureau des projets
Étant donné ses missions transverses entre la direction et les équipes projets, le PMO a besoin d’un panel d’outils de gestion de projet et d’aide à la décision. Partant de ce fait, différentes fonctionnalités sont nécessaires : solution de planification, gestion du budget et des ressources (capacity planning), tableaux de bords du portefeuille projets et reporting, gestion des tâches, suivi de projet…
A cet égard, certains PMO vont gérer ces besoins via Excel ou des solutions « maison ».
Et si on vous disait qu’il est inutile de multiplier les outils ?
Project Monitor, logiciel de gestion de portefeuille projets, centralise toutes les fonctionnalités nécessaires pour le PMO.
Project Monitor, le logiciel qui aide les missions du PMO
Project Monitor accompagne les PMO dans la gestion de leurs projets, de la création des projets aux revues de portefeuille. Une plateforme all-in-one et personnalisable pour y appliquer votre propre méthodologie projet.
Le logiciel permet de :
- Collecter facilement toutes les demandes des chefs de projets
- Garantir un arbitrage pertinent et objectif
- S’assurer de l’alignement stratégique des projets avec l’entreprise
Déployez votre méthode projets
Méthode maison, Prince2, PMBok, Agile (ou pas encore de méthode), votre enjeu de PMO c’est aussi de déployer des pratiques et des méthodes communes entre chefs de projet.
Pour cela vous avez besoin de partager des modèles de document, des enchaînements de phases type, et d’autres documents. Avec Project Monitor c’est possible !
Ce logiciel complet vous permet de traduire vos méthodes en modèles de projets (gabarits) et de créer des rôles et équipes types. En mettant ces éléments à disposition des chefs de projets pour créer leurs nouveaux projets, vous simplifiez leur travail et améliorez leurs pratiques.
Pour les plus avancés, des paramétrages Prince2, PMI et Agile peuvent être intégrés directement dans la solution et générer automatiquement la documentation projet.
Analysez la mise à jour de vos suivis de projets
En tant que PMO, vous devez vous assurer de la régularité, de la qualité et de la cohérence des informations enregistrées. Si nécessaire vous pouvez relancer les retardataires, et aider ceux qui en ont besoin, directement depuis la plateforme.
Project Monitor permet donc au PMO de suivre en temps réel le reporting de tous les projets, via des tableaux de bord multiprojets, vous aident à identifier les projets en dérive, ceux à suivre à réagir rapidement en cas de besoin.
Nous disposions d’un outil pour voir la charge passée, mais nous n’avions pas de vision sur la charge à planifier.
Clément L., Responsable Projets chez Heppner, groupe de transport et logistique
Nous n’arrivions pas à factualiser et anticiper la charge par rapport aux projets à mener.
Nous avions une tendance à accepter tous les projets malgré les alertes des équipes : on est pas sûr mais ça va passer !
Maintenant, nous avons une meilleure vision sur la planification des ressources. »
💡 Cas pratique : Bien démarrer avec Project Monitor pour préparer les revues de projets du PMO
Temps fort du suivi du portefeuille, la revue de projet permet au PMO de passer en revue un grand nombre de projets en peu de temps. Son succès dépend des données à jour et des participants bien informés.
Avant la revue de projet vous devez en tant que PMO vous assurer de la qualité des suivis des projets et diffuser l’ordre du jour aux participants. Pour cela, utilisez les tableaux de bord au format bureautique et les liasses des fiches projets de Project Monitor.
Puis, pendant la réunion, vous avez besoin de tableaux de bord simples et personnalisables pour animer la revue, mais aussi pour y consignez les décisions prises afin d’informer les équipes au plus vite.
En pratique, voici comment vous pouvez organiser facilement votre revue de projet grâce à Project Monitor :
- Quelques jours avant le comité de pilotage, les chefs de projets reçoivent une notification mail lui indiquant de soumettre un nouveau rapport flash pour son projet.
- En accédant au rapport flash du projet, les informations à compléter pour le comité sont déjà pré-remplies selon un modèle type, avec les kpis essentiels. Le chef de projet réalise son reporting et met à jour les indicateurs de son projet.
- La consolidation des données se fait en temps réel. En quelques clics, il prépare et personnalise son compte rendu. Le PMO gagne du temps dans sa préparation et accède directement au tableau de bord projet partagé.
- Le flash report est synthétique, exportable et collaboratif, il permet d’être partagé à l’ensemble des collaborateurs et partie prenantes du projet.
Nous utilisons Project Monitor, logiciel de gestion de portefeuille projets, pour gérer le suivi d’activité, le capacity planning, le suivi budgetaire et la revue de portefeuille projets pour la direction. En ce qui concerne le choix du logiciel, c’est l’ergonomie et la paramétrabilité de Project Monitor qui nous a décidé.
Joseph Pares, PMO d’Alptis Assurances
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Les points clés des fonctionnalités possibles
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Nos ressources phares pour le PMO
- Logiciel PMO : Comment choisir le meilleur outil ?
- Article : Comment gérer des demandes de projets dans Project Monitor ?
- Cas client : Planification des ressources : témoignage du Responsable Projets chez Heppner, groupe de transport et logistique
- Webinar – Découverte du logiciel de Project Portfolio Management – Project Monitor
- Livre blanc téléchargeable : Structurer votre bureau des projets avec un outil PPM
Un logiciel édité par Virage Group, expert depuis 20 ans dans les solutions de pilotage
Virage Group est éditeur et intégrateur de logiciels de pilotage : Project Monitor et Perf Monitor. Disposez d’un accompagnement sur-mesure par nos équipes toute la durée du projet !
La mise en place de l’outil s’accompagne de formations. Nos formations ont pour objectif de rendre autonome dans l’utilisation de l’application, et surtout transformer les pratiques. Virage Group est certifié Qualiopi. Qualiopi atteste la qualité et le professionnalisme d’un prestataire de formation respectant les critères du référentiel national qualité. Qualiopi permet de bénéficier de financements publics ou mutualisés (financement par l’État, Pôle Emploi, OPCO, CPF, Caisse des dépôts…).
Et ensuite ?
Nous croyons à l’amélioration continue. Les évolutions de nos fonctionnalités de nos logiciels prennent en compte les besoins métiers de nos clients avec des montées en versions tous les 2 mois. La satisfaction de nos clients est la clé de notre réussite. Être client de VIRAGE Group, c’est également disposer d’un accès au support pour résoudre vos possibles soucis techniques. L’accompagnement ne s’arrête pas là. Nous mettons à votre disposition des webinars de présentation des évolutions, un accès à l’outil de support technique et un accès au site communautaire.
8 raisons pour lesquelles + de 250 organisations nous ont rejoints
- Scalabilité fonctionnelle : une activation ciblée et progressive des fonctionnalités de l’application
- Expérience métier : 20 ans d’accompagnement projet
- Communauté client : un réseau et un partage de connaissances qui s’est créé autour du pilotage projets
- Prise en main facile : prenez le contrôle de vos projets et de votre plateforme projet
- Intégration au système d’information : reliez facilement le logiciel à votre SI grâce aux bibliothèques de webservices et connecteurs natifs
- Design Simple et soigné : votre plateforme projet ne rimera pas avec usine à gaz !
- TCO ultra compétitif : un prix sans (mauvaise) surprise
- ADN conseil : un accompagnement pour une implémentation sur-mesure
Project Monitor vous aide à…
Élaborer votre budget prévisionnel - Collecter les demandes budgétaires, consolider les demandes des projets, arbitrer et officialiser le budget.
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