La gestion des risques projet est indispensable pour sécuriser les délais, les coûts et les résultats d’une initiative. Identifier les aléas, les évaluer et anticiper leurs impacts permet de prendre de meilleures décisions et d’éviter les dérives.
On vous donne dans cet article les bonnes pratiques dans la gestion des risques de vos projets :
- des exemples de risques types en gestion de projets,
- les outils pour anticiper et remédier aux risques,
- les étapes d’un processus d’analyse et de gestion des risques projets,
- un zoom sur le logiciel Project monitor pour vous aider dans l’analyse des risques.
Qu’est-ce qu’un risque en gestion de projet ?
Un risque est un événement futur possible, identifiable et quantifiable, susceptible d’avoir une influence néfaste sur le déroulement d’un projet son périmètre, ses délais, son budget ou sa qualité.
Ce qui distingue un risque d’un problème : le risque n’est pas encore survenu. C’est précisément parce qu’il ne s’est pas encore matérialisé qu’on peut agir dessus. Un problème, lui, est déjà là, il ne s’anticipe pas.
Un risque se caractérise par 5 éléments :
- Un libellé : l’énoncé clair de l’événement redouté
- Un genre : sa nature (technique, humain, financier, juridique…)
- Un degré de gravité : l’impact potentiel sur le projet s’il se réalise
- Un degré de probabilité : la vraisemblance qu’il survienne
- Un degré de criticité : le produit de la gravité par la probabilité, qui détermine la priorité de traitement
Ces cinq éléments constituent le socle du registre des risques. Sans eux, vous avez une liste de préoccupations pas une analyse des risques.
Pourquoi l’analyse des risques est indispensable ?
Un projet sans analyse des risques avance dans l’optimisme. Jusqu’au moment où l’imprévu surgit et il surgit toujours.
La pandémie l’a rappelé brutalement : aucun modèle de prévision ne tient face à un choc systémique. Mais la plupart des risques qui font dérailler les projets ne sont pas des cygnes noirs. Ce sont des risques prévisibles, identifiables dès la phase de cadrage, qui n’ont simplement pas été traités.
Gérer les risques en amont permet de :
Prendre de meilleures décisions : si un risque est trop élevé pour être atténué dans les délais impartis, il vaut mieux ne pas lancer le projet ou lancer d’abord un prototype pour lever les incertitudes. Une demi-décision coûte plus cher qu’un arrêt assumé.
Libérer de la bande passante pour les vraies surprises : quand les risques prévisibles sont documentés et couverts, l’équipe peut consacrer son énergie à ce qui était réellement imprévisible. C’est là que se joue la différence entre les équipes qui subissent et celles qui pilotent.
Démontrer la maturité de pilotage : un projet présenté en COPIL avec un registre des risques à jour, des indicateurs clairs et des plans de réponse actionnés crédibilise le chef de projet et facilite les arbitrages de la direction.
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Les types de risques projet à connaître
Voici les principaux types de risques rencontrés en pratique.
Risques liés au calendrier : toute dérive sur le planning peut déclencher un effet domino : un retard de livraison fournisseur repousse une tâche, qui bloque une autre, qui retarde le jalon final. La loi de Hofstadter s’applique à tous les projets sans exception : quelle que soit la durée prévue, le projet prendra plus longtemps. Intégrez des marges dès la planification.
Risques financiers : hausse des coûts de l’énergie, sous-estimation du budget initial, dépenses imprévues en cours d’exécution, les dérapages budgétaires sont rarement le fruit d’une seule cause. Ils s’accumulent à partir de petits écarts non suivis. Un suivi budgétaire mensuel sur chaque lot de travail est le seul moyen de les détecter avant qu’ils deviennent critiques.
Risques techniques : l’utilisation d’une technologie non maîtrisée par l’équipe, un verrou technologique sous-estimé, une intégration plus complexe que prévu, ces risques nécessitent souvent un POC (proof of concept) en amont pour les lever avant de s’engager sur un planning ferme.
Risques liés aux ressources : un départ inattendu sur une compétence critique, une surcharge des ressources partagées entre plusieurs projets, une dépendance trop forte sur une seule personne, ce sont les risques humains les plus fréquents. La règle : identifier les ressources critiques dès le cadrage et prévoir des profils de remplacement.
Risques juridiques et contractuels : faillite d’un fournisseur avec lequel vous êtes lié contractuellement, changement réglementaire en cours de projet, protection insuffisante des données dans un contexte RGPD, ces risques sont souvent sous-estimés par les équipes projet et surestimés par les juristes. La bonne pratique, impliquer le service juridique dès la rédaction des contrats fournisseurs.
Risques liés à la gestion de projet elle-même : mauvaise répartition des responsabilités, jalons mal définis, absence de ligne de base (baseline) contre laquelle mesurer l’avancement, ce sont des risques intrinsèques à l’organisation du projet. Ils se traitent par la rigueur de cadrage et la standardisation des pratiques.
Les 4 étapes de l’analyse des risques projet
Étape 1 : Identifier les risques
L’identification commence dès le cadrage et se poursuit à chaque jalon. La méthode classique (brainstorming collectif) fonctionne, mais présente un biais : les avis dominants écrasent les signaux faibles. Une approche plus robuste : le pre-mortem, qui consiste à demander à l’équipe d’imaginer que le projet a échoué et de remonter toutes les causes possibles. Cette inversion libère des angles morts que l’approche positive ne capte pas.
Étape 2 : Évaluer la probabilité et l’impact
Chaque risque est noté sur deux axes : probabilité d’occurrence (1 à 4) et impact potentiel (1 à 4). Le produit des deux donne la criticité, qui détermine l’ordre de traitement. La matrice probabilité/impact visualise ce positionnement en un coup d’œil. Un point à garder en tête : ces notations restent subjectives. La valeur de l’exercice réside moins dans la précision des chiffres que dans la discussion collective qu’il génère.
Étape 3 : Définir les plans de réponse
Quatre stratégies possibles pour chaque risque prioritaire : éviter (modifier le projet pour éliminer le risque), réduire (agir sur la probabilité ou l’impact), transférer (déléguer la responsabilité à un tiers, assurance, clauses contractuelles), accepter (surveillance active sans action préventive, quand le coût de la réponse dépasse l’impact). Pour chaque plan : un responsable, une date, des indicateurs de contrôle.
Étape 4 : Surveiller et piloter dans la durée
C’est l’étape la plus souvent mal exécutée. Le registre est rempli au lancement, puis abandonné. Or un risque est dynamique et sa probabilité et son impact évoluent. La cartographie doit être révisée à chaque jalon et en COPIL. Trois signaux d’alerte précoce : les décisions ne sont plus prises en réunion, les parties prenantes s’absentent, les jalons glissent sans explication documentée. Le suivi des risques doit être intégré au reporting standard.
Comment anticiper et remédier aux risques projets ?
Les délais : les dérives potentielles au projet qui peuvent retarder le planning
Les dérives potentielles au sein d’un projet représentent des sources de risques considérables susceptibles de retarder le planning préétabli. Ces dérives peuvent émerger de diverses sources, telles que des changements inattendus dans les exigences du projet, des retards de livraison de ressources essentielles, des difficultés techniques imprévues, ou encore des problèmes de coordination au sein de l’équipe.
Les dérives peuvent également découler de la sous-estimation des efforts requis pour certaines tâches ou de l’incapacité à anticiper des obstacles potentiels. Ces imprévus peuvent engendrer des retards en cascade, affectant la séquence logique des activités du projet. Afin de réduire ces risques, il est essentiel d’adopter une approche proactive en identifiant précocement les facteurs susceptibles de provoquer des dérives, ainsi que définir le planning de livraison visé.
💡 Comment aider à respecter le planning établi ? Vous pouvez créer un calendrier de projet, sous forme de diagramme de Gantt. Ce qui vous permet de prévoir les phases, jalons, et dérives du projet.
Les budgets : les risques financiers qui peuvent affecter la bonne réalisation des projets
Les entreprises sont souvent aux prises avec le défi de jongler entre la gestion des projets et la maîtrise des budgets. Souvent, les chefs de projet manquent des outils nécessaires pour assumer efficacement le rôle de contrôleur de gestion, entraînant parfois des retards, des dépassements budgétaires et une allocation inefficace des ressources.
Cette situation peut avoir un impact significatif sur la rentabilité des projets. Les coûts peuvent rapidement dépasser les budgets prévus, entraînant des retards dans les livraisons, une utilisation inefficace des ressources et une insatisfaction des parties prenantes.
💡 Comment intégrer la gestion financière à vos projets ? Avec Project monitor, disposez d’une solution complète pour le suivi budgétaire des projets :
- Automatisez les rapports financiers
- Intégrez la gestion budgétaire
- Facilitez le suivi financier
Les ressources : les disponibilités et compétences insuffisantes des équipes
Les ressources jouent un rôle crucial dans la réussite d’un projet, et l’insuffisance en termes de disponibilités et de compétences au sein des équipes peut représenter un défi majeur.
Lorsque les ressources humaines ne sont pas disponibles en quantité adéquate ou ne possèdent pas les compétences nécessaires, cela peut entraîner des retards substantiels dans l’exécution des tâches. Les équipes surchargées peuvent voir leur productivité diminuer, compromettant ainsi la qualité du travail fourni.
De plus, l’absence de compétences spécifiques peut conduire à des erreurs coûteuses et à des révisions fréquentes du travail réalisé. Pour anticiper et atténuer ce risque, il est essentiel de procéder à une évaluation approfondie des besoins en ressources dès le début du projet.
La planification minutieuse de l’allocation des ressources, la formation et le développement des compétences nécessaires, ainsi que la mise en place de mécanismes de remplacement en cas d’indisponibilité sont des stratégies importantes pour prévenir les impacts négatifs de ces défis liés aux ressources.
💡 Comment éviter d’éparpiller ses ressources ? le meilleur moyen de bien gérer ses ressources est de créer un capacity planning pour gérer les ressources. Grâce à cet outil, les ressources sont utilisées au mieux en fonction de leurs disponibilités et savoir-faire.
Les étapes pour piloter vos risques au sein du logiciel Project monitor
Au sein du logiciel Project monitor, vous disposez de fonctionnalités clés pour définir et suivre vos risques :
- Répertoriez les événements au sein du logiciel pouvant affecter les objectifs du projet,
- Précisez la gravité (très importante, moyenne, faible…) et la probabilité (importante, très faible…) du risque : la criticité et les cockpits du risque sont mis à jour automatiquement,
- Ajoutez des tâches dans votre plan de traitement du risque,
- Visualisez rapidement les projets avec des risques critiques.
Affecter un risque sous Project monitor
- Accéder au projet
- Accéder à la synthèse des risques du projet
- Cliquer sur le bouton Affecter
- Choisir une ou plusieurs phases du projet (uniquement si la catégorie de risque a été paramétrée en ce sens)
- Choisir la catégorie du risque (si plusieurs catégories existent)
- Affecter un risque parmi la bibliothèque des risques
- OU Affecter un risque local qui sera créé sur mesure pour ce projet
- Enregistrer
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Découvrez le logiciel de PPM Project monitor
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Vous aurez un aperçu des principales fonctionnalités :
- Gestion des risques
- Pilotage des ressources
- Planification
- Création de tableaux de bords
- Suivi financier
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