Indicateurs de suivi de projet : Le tutoriel pour analyser la performance de vos projets

Découvrez comment analyser et améliorer la performance de vos projets dès aujourd’hui ! Voici, pour vous, un guide pas à pas, pour identifier les indicateurs de réussite d’un projet.

La gestion de projet est un domaine complexe où chaque décision et action peuvent avoir un impact significatif sur le succès global d’un projet.

Que vous soyez un chef de projet chevronné ou que vous vous aventuriez pour la première fois dans ce domaine, comprendre et mesurer la performance d’un projet est essentiel pour garantir sa réussite !

Cependant, évaluer la performance d’un projet n’est pas une tâche facile… De nombreux facteurs entrent en jeu et il peut être difficile de savoir par où commencer. C’est là qu’interviennent les indicateurs de réussite de projet. Ces outils précieux permettent aux chefs de projet et aux parties prenantes de mesurer objectivement les progrès réalisés, d’identifier les points forts et les faiblesses, et d’ajuster les stratégies en conséquence.

Dans cet article, nous allons vous donner tous les conseils pour bien analyser la performance de vos projets, du début à sa fin.

Vous allez apprendre à :

Quelle est la différence entre l’analyse d’un projet et l’analyse d’un portefeuille projets ?

La performance d’un projet

L’analyse d’un projet se concentre sur l’évaluation détaillée d’un projet individuel.

L’analyse d’un projet vise généralement à

La performance d’un portefeuille projets

Tandis que l’analyse d’un portefeuille de projets prend une perspective plus large et stratégique en évaluant un ensemble de projets et leurs interactions.

L’analyse d’un portefeuille de projets vise à :

C’est quoi un indicateur de suivi ?

Un indicateur de suivi de projet est une mesure utilisée pour évaluer et suivre l’avancement d’un projet dans le but d’obtenir des informations quantitatives ou qualitatives sur sa performance.

Il s’agit d’un outil clé permettant de :

Les indicateurs de suivi de projet peuvent varier en fonction des domaines spécifiques du projet.

Quels sont les différents types d’indicateurs projets ?

L’analyse de la performance d’un projet consiste à évaluer sa réalisation par rapport aux objectifs fixés.

En collectant des données pertinentes et en utilisant des indicateurs de performance adaptés, on peut analyser la progression, les résultats et les écarts du projet. En comparant les performances réelles aux cibles définies, on identifie les points forts, les points faibles et les causes des écarts. Cette analyse permet de prendre des mesures correctives pour améliorer la performance du projet, de communiquer les résultats aux parties prenantes et de favoriser l’apprentissage pour l’amélioration continue des pratiques de gestion de projet.

Nous avons déterminé 4 grands indicateurs de performance d’un projet :

Pendant votre projet : Quels indicateurs pour suivre un projet ?

5 indicateurs de performance projet à connaître et à suivre pendant vos projets

Lors du suivi d’un projet, il est essentiel de mettre en place des indicateurs de performance appropriés pour évaluer sa progression et sa réussite. 

Ces indicateurs de performance permettent de mesurer l’état d’avancement du projet, de détecter les écarts par rapport aux objectifs et de prendre des mesures correctives si nécessaire.

Voici quelques indicateurs de performance couramment utilisés pour le suivi d’un projet :

  1. Nombre de jalons réalisés : Quel jalon est fait ? Quelle étape est en retard ? Comparez en 1 clic le planning cible et le planning réel grâce à la fonctionnalité gestion des plannings et Diagramme de Gantt d’un logiciel PPM (Project Portfolio management) comme Project Monitor.
  2. Taux d’avancement des tâches : Définissez un pourcentage d’achèvement (tâches accomplies / tâches prévues) X 100
  3. Temps passé sur le projet : Grâce au suivi des temps, analysez les heures de travail effectuées de vos équipes par rapport aux heures initialement planifiées. Si la quantité d’heures passées est supérieure à celle prévue, peut-être devez-vous revoir l’estimation du temps nécessaire à la réalisation du projet.
  4. Écart de coût du projet: C’est la comparaison des dépenses réelles par rapport au budget alloué. Calculez la différence entre le coût effectif du projet et le coût initialement prévu. Calcul : (coût réel – coût prévisionnel) / coût prévisionnel.
  5. La criticité des risques : Évaluer les risques en déterminant leur gravité et leur probabilité, ce qui permet de calculer automatiquement un niveau de criticité. Le niveau de criticité global du projet est affiché dans le tableau de bord. À cette étape, vous devez évaluer l’impact de chaque risque sur une échelle de 1 (faible) à 4 (élevé) ainsi que leur probabilité d’occurrence sur la même échelle, de 1 à 4.

5 indicateurs de performance du portefeuille projets à suivre pendant vos revues de portefeuille projets

Lors de vos revues de portefeuille projets, il est essentiel de suivre des indicateurs de performance pertinents pour évaluer l’état global de votre portefeuille.

Voici cinq indicateurs clés que vous devriez prendre en compte :

  1. Rentabilité financière : Cet indicateur évalue la performance financière globale de votre portefeuille de projets. Il examine les coûts engagés par rapport aux coûts générés.
  2. Alignement stratégique : Surveillez l’avancement des grands axes. Il est essentiel de surveiller la capacité de votre portefeuille de projets à respecter les échéances fixées.
  3. Utilisation des ressources : Cet indicateur évalue l’efficacité de l’utilisation des ressources dans votre portefeuille de projets.
  4. Météo projet : Cet indicateur présente différemment la vie du projet et permet au chef de projet de lever une alerte et de demander un arbitrage. 
  5. Priorité et criticité : Déterminez les priorités en cours à gérer.

Vous serez en mesure d’obtenir une vue d’ensemble complète de la performance de votre portefeuille et de piloter votre feuille de route.

À la fin : Comment faire une évaluation finale d’un projet ?

Comment peut-on mesurer le succès d’un projet ?

Pour l’évaluation finale d’un projet, nous vous conseillons de constituer un rapport autour de 7 indicateurs de réussite :

  1. Le respect du budget
  2. Le taux d’achèvement des livrables
  3. La qualité des livrables
  4. Le respect des délais
  5. L’utilisation des ressources
  6. Les risques résolus
  7. La satisfaction client

Quels sont les critères de qualité et de réussite d’un projet ?

Voici plus en détail des indicateurs de réussite pour évaluer la réussite d’un projet :

Ces indicateurs de réussite permettent de mesurer le résultat du projet et de détecter les écarts par rapport aux objectifs.

Comment créer un tableau de performance d’un projet ?

Afin d’analyser la performance de vos projets, vous allez devoir mettre en place un tableau de bord de suivi de la performance des projets.

Si vous travaillez en mode « portefeuille projets », un logiciel de gestion de portefeuille projets vous sera fort utile !

La création d’un tableau de performance de projet nécessite une planification préalable, la sélection d’indicateurs appropriés, la collecte de données régulières, l’analyse des résultats et la communication efficace avec les parties prenantes.

Avant de vous lancer dans la création de tableau de performance, posez-vous les questions de sa finalité.

Nous vous donnons quelques conseils pour créer votre tableau de performance :

1. Déterminez les parties prenantes concernées

Anticipez la communication des résultats. Un tableau de performance est avant tout votre outil pour vous aider à analyser et communiquer.

2. Définissez les objectifs de performance

Identifiez les objectifs spécifiques que vous souhaitez mesurer pour évaluer la performance du projet. Comme vu ci-dessous, en général, les critères de performance se basent sur les objectifs de coût, délais, rendement et qualité. On définit ensuite des pourcentages d’achèvement et d’écart avec les objectifs cibles.

3. Déterminez les cibles ou les seuils

Pour chaque indicateur, vous devez évaluer la situation au lancement du projet et celle que vous attendez en fin de projet. Ces valeurs vous aideront à créer des critères de réussite. Vous pourrez analyser si les résultats du projet sont conformes aux attentes ou s’ils nécessitent des mesures correctives !

4. Organisez les données dans un tableau

Créez un tableau en mettant en avant chaque indicateur de performance. Remplissez le tableau en saisissant les données réelles pour chaque indicateur de performance. Vous pouvez également inclure des formules pour calculer les écarts par rapport aux cibles ou aux seuils établis. Exemples d’indicateurs :

indicateurs de suivi de projet

5. Communiquez les résultats de manière visuelle

Vous allez utiliser le rapport pour générer des rapports ou des graphiques visuels afin de communiquer les résultats aux parties prenantes du projet. Assurez-vous de présenter les informations de manière claire et compréhensible. Certains logiciels de gestion de portefeuille projets comme Project Monitor, peuvent vous générer des Diaporama, ou être couplés avec des outils BI.

💡 Le comité de revue de portefeuille joue un rôle crucial dans le suivi des projets. Dans Project Monitor, plusieurs fonctionnalités sont disponibles pour faciliter ce suivi :

  1. Tableau de bord : Vous pouvez organiser un tableau des projets dans Project Monitor, trié par exemple par chef de projet. Chaque chef de projet aura la possibilité de présenter des indicateurs aux personnes concernées, de consulter le dernier rapport flash de chaque projet et de compléter un nouveau compte rendu le tout sans avoir à changer de page. Cela offre une vue d’ensemble claire et concise de l’état de chaque projet et permet une collaboration efficace entre les membres du comité.
  2. Rapport planning : Le rapport planning permet de visualiser le cadencement des projets de la direction les uns par rapport aux autres. Cette fonctionnalité vous offre une vision chronologique des projets, ce qui facilite la gestion des dépendances, l’identification des conflits potentiels et l’ajustement des priorités si nécessaire. Vous pouvez ainsi prendre des décisions éclairées concernant l’ordonnancement des projets dans votre portefeuille.
  3. Diaporama de portefeuille : Le diaporama de portefeuille se présente sous la forme d’un PowerPoint, avec des indicateurs et des graphiques paramétrables. Chaque slide est dédié à un projet spécifique, mettant en avant ses indicateurs et graphiques clés. Le compte rendu de la revue peut être complété par projet, consolidé pour l’ensemble du portefeuille, puis partagé aux participants par e-mail. Cette fonctionnalité permet une présentation visuelle attrayante et personnalisée des informations importantes lors du comité de revue.

Avec ces différentes fonctionnalités offertes par Project Monitor, vous disposez d’outils puissants pour suivre et présenter efficacement l’état de votre portefeuille de projets lors des réunions du comité de revue. Ces fonctionnalités vous aident à centraliser les informations, à faciliter la collaboration et à prendre des décisions éclairées pour garantir le succès de votre portefeuille de projets.

Exemple de tableau de bord d’analyse d’un projet

exemple tableau de bord performance projet

Exemple de tableau de bord d’analyse d’un portefeuille projets

exemple tableau de bord performance portefeuille projets

Quels sont les outils pour faciliter l’analyse de performance d’un projet ?

Découvrez le logiciel Project Monitor pour évaluer la performance de vos projets !

Les outils de reporting et les tableaux de bords du logiciel Project Monitor vous présentent des rapports et bilans analytiques sur les activités et les résultats de votre organisation. Ces instruments d’aide à la décision transforment vos données en informations exploitables. Ils sont incontournables dans la gestion de pilotage de vos projets lors de vos points réguliers.

Avec le logiciel Project Monitor vous pouvez :

Une gestion de projets & portefeuille optimisée, pour la réussite de vos projets

Les tableaux de bord, calculés en temps réel, proposent tous les indicateurs projet clés :

Ayez une vision à 360° avec les tableaux bord

L’analyse de votre portefeuille projets est facilitée par tous les thèmes projet, les indicateurs métiers et les KPIs projet. Ils permettent d’avoir une vision mono ou multiprojets avec des données quantitatives et qualitatives.

Mettez à jour vos projets en direct

Les rapports permettent une intégration en temps réel des données de reporting dans votre tableau de bord personnalisé. Animez ensuite vos revues de portefeuille depuis les tableaux de bord et intégrez vos décisions.