Indicateurs de suivi de projet : Le tutoriel pour analyser la performance de vos projets
Comment déterminer si vos projets sont sur la bonne voie ou risquent l’échec ? Cela est impossible sans des indicateurs de suivi fiables. C’est d’autant plus important sachant que seulement 29% des projets réussissent. Pour éviter l’échec, les indicateurs de suivi sont essentiels. Sans eux, vous risquez de naviguer à l’aveugle, causant frustration, perte de temps, de ressources et de confiance des parties prenantes.
Pourtant, faute de temps, de ressources, de compétences en gestion de projet ou par sous-estimation de leur importance, de nombreux projets sont lancés sans indicateurs de suivi clairement définis.
Pour remédier à cette situation découvrez dans cet article des conseils, des exemples et des outils pour choisir les bons indicateurs de suivi et améliorer la performance de vos projets.
C’est quoi les indicateurs de suivi de projet ?
Les indicateurs de suivi de projet aussi appelés indicateurs clés de performance ou KPI (Key Performance Indicators) en anglais, sont des outils essentiels pour évaluer l’efficacité des projets. Ils fournissent des mesures concrètes de la performance, permettant aux gestionnaires de projets et aux équipes de prendre des décisions éclairées.
💡A retenir : les indicateurs de suivi de projet servent à mesurer la performance et l’efficacité des différentes facettes d’un projet.
Il s’agit d’outils clés permettant de :
- mesurer et de surveiller les progrès réalisés par rapport aux objectifs fixés,
- détecter les écarts éventuels,
- prendre des décisions éclairées pour garantir la réussite du projet.
Quels sont les différents types d’indicateurs projets ?
Bien qu’il existe un grand nombre d’indicateurs différents et que ceux-ci doivent être adaptés à votre secteur, votre structure et vos projets ils peuvent être regroupés en 4 catégories principales.
- Indicateurs de coût : Ils permettent de vérifier que le projet reste dans les limites budgétaires. Ils sont vitaux pour maintenir la rentabilité et l’efficacité financière.
- Indicateurs de délai : Ces indicateurs s’assurent que le projet respecte les échéances prévues. Le respect des délais est souvent aussi important que la qualité du travail fourni.
- Indicateurs de qualité : Ils évaluent la conformité du travail effectué par rapport aux standards et exigences définis. La qualité est un reflet direct de la valeur du projet.
- Indicateurs d’efficacité : Ces indicateurs mesurent l’utilisation optimale des ressources, qu’elles soient budgétaires, humaines ou temporelles.
Comment définir efficacement les indicateurs de suivi ?
Pour créer des indicateurs de performance efficaces, qui mesurent les progrès et détectent les écarts par rapport aux objectifs, suivez ces principes :
- Atteignables : Fixez des objectifs réalistes et réalisables, adaptés à votre contexte.
- Liés aux Objectifs : Assurez-vous que chaque indicateur est directement connecté à un objectif spécifique du projet.
- Mesurables et Continuellement Suivis : Vos indicateurs doivent être quantifiables, précis, et suivis régulièrement.
- Temporels : Ils doivent avoir une échéance définie pour un suivi efficace.
- Compréhensibles : Ils doivent être simples et clairs pour toutes les parties prenantes.
- Axés sur la Décision : Choisir des indicateurs qui facilitent la prise de décision.
- Personnalisés : Adaptez vos indicateurs aux besoins spécifiques de votre équipe et de votre projet.
- Réalistes : Concentrez-vous sur des objectifs pertinents et évitez la dispersion.
- Spécifiques : Définissez des objectifs aussi précis que possible.
Cas pratique : Les KPI clés mis en place par l’entreprise Bornes Solutions pour mesurer la performance des projets
Avec l’outil Project Monitor, Bornes Solutions a pu mettre en place toute une infrastructure de données lui permettant de suivre et de piloter de manière très fine les projets.
L’interprétation des données a permis la création d’indicateurs clés de performance de projets comme notamment des indicateurs de :
- Durée moyenne des projets
- Nombre de projets gérés par chef de projet
- Nombre de projets réalisés par typologie
- Identification de la complexité des projets
Quelle est la différence entre l’analyse d’un projet et l’analyse d’un portefeuille projets ?
La performance d’un projet
L’analyse d’un projet se concentre sur l’évaluation détaillée d’un projet individuel.
L’analyse d’un projet vise généralement à
- évaluer sa faisabilité,
- estimer les ressources nécessaires,
- identifier les risques,
- définir les mesures pour atteindre les objectifs spécifiques du projet.
La performance d’un portefeuille projets
Tandis que l’analyse d’un portefeuille de projets prend une perspective plus large et stratégique en évaluant un ensemble de projets et leurs interactions, l »analyse d’un portefeuille de projets vise à :
- prendre des décisions éclairées sur l’allocation des ressources,
- évaluer la performance globale du portefeuille,
- identifier les synergies potentielles entre les projets,
- aligner le portefeuille sur les objectifs stratégiques de l’organisation.
Comment créer un tableau de performance d’un projet ?
Afin d’analyser la performance de vos projets, vous allez devoir mettre en place un tableau de bord de suivi de la performance des projets.
Si vous travaillez en mode « portefeuille projets », un logiciel de gestion de portefeuille projets vous sera fort utile !
La création d’un tableau de performance de projet nécessite une planification préalable, la sélection d’indicateurs appropriés, la collecte de données régulières, l’analyse des résultats et la communication efficace avec les parties prenantes.
Avant de vous lancer dans la création de tableau de performance, posez-vous les questions de sa finalité.
- À quel type de collaborateurs le tableau est-il destiné ? Le tableau est-il destiné au suivi opérationnel (managers de projets) ou au suivi stratégique (membres du codir) ?
- Quels sont les indicateurs utiles pour les instances de gouvernance ?
- Quels sont les indicateurs utiles pour l’analyse des résultats ?
- Comment mesurer le retour sur investissement ?
- Comment les résultats vont-ils être communiqués ?
Nous vous donnons quelques conseils pour créer votre tableau de performance :
1. Déterminez les parties prenantes concernées
Anticipez la communication des résultats. Un tableau de performance est avant tout votre outil pour vous aider à analyser et communiquer.
2. Définissez les objectifs de performance
Identifiez les objectifs spécifiques que vous souhaitez mesurer pour évaluer la performance du projet. Comme vu ci-dessous, en général, les critères de performance se basent sur les objectifs de coût, délais, rendement et qualité. On définit ensuite des pourcentages d’achèvement et d’écart avec les objectifs cibles.
3. Déterminez les cibles ou les seuils
Pour chaque indicateur, vous devez évaluer la situation au lancement du projet et celle que vous attendez en fin de projet. Ces valeurs vous aideront à créer des critères de réussite. Vous pourrez analyser si les résultats du projet sont conformes aux attentes ou s’ils nécessitent des mesures correctives !
4. Organisez les données dans un tableau
Créez un tableau en mettant en avant chaque indicateur de performance. Remplissez le tableau en saisissant les données réelles pour chaque indicateur de performance. Vous pouvez également inclure des formules pour calculer les écarts par rapport aux cibles ou aux seuils établis. Exemples d’indicateurs :
5. Communiquez les résultats de manière visuelle
Vous allez utiliser le rapport pour générer des rapports ou des graphiques visuels afin de communiquer les résultats aux parties prenantes du projet. Assurez-vous de présenter les informations de manière claire et compréhensible. Certains logiciels de gestion de portefeuille projets comme Project Monitor, peuvent vous générer des Diaporama, ou être couplés avec des outils BI.
💡 Le comité de revue de portefeuille joue un rôle crucial dans le suivi des projets. Dans Project Monitor, plusieurs fonctionnalités sont disponibles pour faciliter ce suivi :
- Tableau de bord : Vous pouvez organiser un tableau des projets dans Project Monitor, trié par exemple par chef de projet. Chaque chef de projet aura la possibilité de présenter des indicateurs aux personnes concernées, de consulter le dernier rapport flash de chaque projet et de compléter un nouveau compte rendu le tout sans avoir à changer de page. Cela offre une vue d’ensemble claire et concise de l’état de chaque projet et permet une collaboration efficace entre les membres du comité.
- Rapport planning : Le rapport planning permet de visualiser le cadencement des projets de la direction les uns par rapport aux autres. Cette fonctionnalité vous offre une vision chronologique des projets, ce qui facilite la gestion des dépendances, l’identification des conflits potentiels et l’ajustement des priorités si nécessaire. Vous pouvez ainsi prendre des décisions éclairées concernant l’ordonnancement des projets dans votre portefeuille.
- Diaporama de portefeuille : Le diaporama de portefeuille se présente sous la forme d’un PowerPoint, avec des indicateurs et des graphiques paramètrables. Chaque slide est dédiée à un projet spécifique, mettant en avant ses indicateurs et graphiques clés. Le compte rendu de la revue peut être complété par projet, consolidé pour l’ensemble du portefeuille, puis partagé aux participants par e-mail. Cette fonctionnalité permet une présentation visuelle attrayante et personnalisée des informations importantes lors du comité de revue.
Avec ces différentes fonctionnalités offertes par Project Monitor, vous disposez d’outils puissants pour suivre et présenter efficacement l’état de votre portefeuille de projets lors des réunions du comité de revue. Ces fonctionnalités vous aident à centraliser les informations, à faciliter la collaboration et à prendre des décisions éclairées pour garantir le succès de votre portefeuille de projets.
Exemple de tableau de bord d’analyse d’un projet
Exemple de tableau de bord d’analyse d’un portefeuille projets
Découvrez le logiciel Project Monitor pour évaluer la performance de vos projets !
Les outils de reporting et les tableaux de bord du logiciel Project Monitor vous présentent des rapports et bilans analytiques sur les activités et les résultats de votre organisation. Ces instruments d’aide à la décision transforment vos données en informations exploitables. Ils sont incontournables dans la gestion de pilotage de vos projets lors de vos points réguliers.
Avec le logiciel Project Monitor vous pouvez :
- Définir les indicateurs clés de pilotage de vos portefeuilles projets (risque, ressource, planning et budget)
- Piloter vos portefeuilles au travers de tableaux de bord personnalisés
- Animer les instances de gouvernance en mode collaboratif au travers de rapport interactif et de diaporama web
Une gestion de projets & portefeuille optimisée, pour la réussite de vos projets
Les tableaux de bord, calculés en temps réel, proposent tous les indicateurs projet clés :
Ayez une vision à 360° avec les tableaux bord
L’analyse de votre portefeuille projets est facilitée par tous les thèmes projet, les indicateurs métiers et les KPIs projet. Ils permettent d’avoir une vision mono ou multiprojets avec des données quantitatives et qualitatives.
Mettez à jour vos projets en direct
Les rapports permettent une intégration en temps réel des données de reporting dans votre tableau de bord personnalisé. Animez ensuite vos revues de portefeuille depuis les tableaux de bord et intégrez vos décisions.
Utilisez des tableaux de bord détaillés ou synthétiques pour tout savoir de l’avancement de vos projets.
Simplifiez la gestion de votre portefeuille de projets grâce aux fonctionnalités d’animation de revues de projets et de portefeuille de Project Monitor.
Découvrez comment faciliter le suivi de vos projets avec Project Monitor
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