¿Cómo puede determinar si sus proyectos van por buen camino o corren el riesgo de fracasar? Es imposible sin indicadores de seguimiento fiables. Esto es tanto más importante cuanto que sólo el 29% de los proyectos tienen éxito. Para evitar el fracaso, los indicadores de seguimiento son esenciales. Sin ellos, corre el riesgo de navegar a ciegas, provocando frustración y pérdida de tiempo, recursos y confianza de las partes interesadas.
Sin embargo, por falta de tiempo, de recursos, de capacidad de gestión de proyectos o por subestimación de su importancia, muchos proyectos se ponen en marcha sin indicadores de seguimiento claramente definidos.
Para remediar esta situación, este artículo ofrece consejos, ejemplos y herramientas para elegir los indicadores de seguimiento adecuados y mejorar el rendimiento de sus proyectos.
Los indicadores de seguimiento de proyectos, también conocidos como Indicadores Clave de Rendimiento (KPI), son herramientas esenciales para evaluar la eficacia de los proyectos. Proporcionan medidas concretas del rendimiento, lo que permite a los gestores y equipos de proyectos tomar decisiones con conocimiento de causa.
💡Pararecordar: los indicadores de seguimiento de proyectos se utilizan para medir el rendimiento y la eficacia de las distintas facetas de un proyecto.
Son herramientas clave para :
Aunque existen muchos indicadores diferentes y deben adaptarse a su sector, su estructura y sus proyectos, pueden agruparse en 4 categorías principales.
Para crear indicadores de resultados eficaces que midan los avances y detecten las desviaciones de los objetivos, siga estos principios:
Con la herramienta Project MonitorBornes Solutions ha podido implantar toda una infraestructura de datos que le permite supervisar y gestionar sus proyectos con gran precisión.
La interpretación de los datos ha permitido crear indicadores clave de rendimiento del proyecto, como :
El análisis de proyectos se centra en la evaluación detallada de un proyecto individual.
El análisis de un proyecto suele tener por objeto
Mientras que el análisis de un portafolio de proyectos adopta una perspectiva más amplia y estratégica al evaluar un conjunto de proyectos y sus interacciones, el análisis de un portafolio de proyectos pretende :
Para analizar el rendimiento de sus proyectos, tendrá que crear un cuadro de mando de seguimiento del rendimiento del proyecto.
Si trabaja en la modalidad de "proyectos portafolio ", el software de gestión de proyectos portafolio le resultará extremadamente útil.
Crear un cuadro de mando integral del rendimiento de un proyecto requiere planificación previa, selección de indicadores adecuados, recogida periódica de datos, análisis de resultados y comunicación eficaz con las partes interesadas.
Antes de embarcarse en la creación de un cuadro de rendimiento, pregúntese cuál es su finalidad.
He aquí algunos consejos para crear su cuadro de mando integral:
Comunicar los resultados por adelantado. Un cuadro de rendimiento es, ante todo, una herramienta de análisis y comunicación.
Identifique los objetivos específicos que desea medir para evaluar el rendimiento del proyecto. Como se ve a continuación, los criterios de rendimiento suelen basarse en objetivos de coste, calendario, producción y calidad. A continuación se definen los porcentajes de realización y la desviación con respecto a los objetivos previstos.
Para cada indicador, debes evaluar la situación al inicio del proyecto y la que esperas al final. Estos valores le ayudarán a crear criterios de éxito. A continuación podrá analizar si los resultados del proyecto se ajustan a las expectativas o si requieren medidas correctoras.
Cree una tabla en la que se destaque cada indicador de resultados. Rellena la tabla introduciendo los datos reales de cada indicador de rendimiento. También puede incluir fórmulas para calcular las desviaciones respecto a los objetivos o umbrales establecidos. Ejemplos de indicadores :
Utilizarás el informe para generar informes o gráficos visuales para comunicar los resultados a las partes interesadas del proyecto. Asegúrate de presentar la información de forma clara y comprensible. Algunos programas de gestión de proyectos de portafolio , como Project Monitor, pueden generar presentaciones de diapositivas por ti, o acoplarse a herramientas de BI.
💡 El comité de revisión portafolio desempeña un papel crucial en el seguimiento de los proyectos. En Project Monitor, se dispone de una serie de funciones para facilitar este seguimiento:
Con estas diferentes funcionalidades que ofrece Project Monitor, dispondrá de potentes herramientas para supervisar y presentar eficazmente el estado de sus proyectos portafolio en las reuniones del comité de revisión. Estas funciones le ayudarán a centralizar la información, facilitar la colaboración y tomar decisiones fundamentadas para garantizar el éxito de sus proyectos portafolio .
Ejemplo de cuadro de mandos de análisis de un proyecto
Ejemplo de cuadro de mandos de un proyecto portafolio
Las herramientas de elaboración de informes y los cuadros de mando de Project Monitor le proporcionan informes analíticos y resúmenes de las actividades y resultados de su organización. Estas herramientas de toma de decisiones transforman sus datos en información utilizable. Son esenciales para gestionar la dirección de su proyecto durante las revisiones periódicas.
Con Project Monitor puede :
Los cuadros de mando, calculados en tiempo real, proporcionan todos los indicadores clave del proyecto:
El análisis de sus proyectos portafolio es más fácil gracias a todos los temas de proyecto, indicadores de negocio y KPI de proyecto. Ofrecen una visión única o multiproyecto de los datos cuantitativos y cualitativos.
Los informes integran los datos de los informes en su cuadro de mandos personalizado en tiempo real. A continuación, utilice los cuadros de mando para realizar sus revisiones en portafolio e integrar sus decisiones.
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