Indicadores de seguimiento de proyectos: el tutorial para analizar el rendimiento de sus proyectos

Descubra hoy mismo cómo analizar y mejorar el rendimiento de sus proyectos. Aquí tienes una guía paso a paso para identificar los indicadores de éxito de un proyecto.

Tanto si es un gestor de proyectos experimentado como si se aventura en este campo por primera vez, comprender y medir el rendimiento de un proyecto es esencial para garantizar su éxito.

En este artículo vamos a darte todos los consejos que necesitas para analizar el rendimiento de tus proyectos, con ejemplos y herramientas concretas.

Aprenderás a :

• Defina las principales kpis para supervisar su proyecto
• Defina los criterios de éxito para la revisión de su proyecto
• Diferenciar entre análisis de proyectos y portafolio análisis de proyectos
• Creación de un cuadro de mando de rendimiento del proyecto

¿Qué es un indicador de seguimiento?

Un indicador de seguimiento de un proyecto es una medida utilizada para evaluar y supervisar el progreso de un proyecto con el fin de obtener información cuantitativa o cualitativa sobre sus resultados.

Es una herramienta clave para :

• medir y supervisar los avances con respecto a los objetivos,
• detectar cualquier discrepancia,
• tomar decisiones con conocimiento de causa para garantizar el éxito del proyecto.

Durante su proyecto: ¿Cuáles son los diferentes tipos de indicadores del proyecto?

5 indicadores de resultados que debe conocer y controlar durante sus proyectos

A la hora de supervisar un proyecto, es esencial establecer indicadores de resultados adecuados para evaluar su progreso y éxito. 

Estos indicadores de rendimiento permiten medir el progreso del proyecto, detectar cualquier desviación de los objetivos y tomar medidas correctoras en caso necesario.

He aquí algunos indicadores de resultados utilizados habitualmente para supervisar un proyecto:

1. Número de hitos alcanzados : ¿Qué hito se ha alcanzado? ¿Qué etapa lleva retraso? Compare el calendario previsto y el calendario real en un solo clic, utilizando las funciones de gestión del calendario y del diagrama de Gantt en software PPM (Gestión de la Cartera de Proyectos) como Project Monitor.
2. Tasa de finalización de tareas : Defina un porcentaje de finalización (tareas finalizadas / tareas planificadas) X 100
3. Tiempo empleado en el proyecto : utilice el control del tiempo para analizar las horas trabajadas por sus equipos en comparación con las horas previstas inicialmente. Si el número de horas empleadas es superior al previsto, puede que tengas que revisar tu estimación del tiempo necesario para completar el proyecto.
4. Desviación del coste del proyecto: Es la comparación del gasto real con el presupuesto asignado. Calcula la diferencia entre el coste real del proyecto y el coste previsto inicialmente. Cálculo: (coste real - coste previsto) / coste previsto.
5. Criticidad del riesgo: Evalúe los riesgos determinando su gravedad y probabilidad, calculando automáticamente un nivel de criticidad. El nivel de criticidad global del proyecto se muestra en el cuadro de mandos. En esta fase, debe evaluar el impacto de cada riesgo en una escala de 1 (bajo) a 4 (alto), así como su probabilidad de ocurrencia en la misma escala, de 1 a 4.

5 indicadores de rendimiento de los proyectos de portafolio que debe supervisar en sus revisiones de proyectos de portafolio

Durante las revisiones de su proyecto portafolio , es esencial controlar los indicadores de rendimiento pertinentes para evaluar el estado general de su portafolio.

He aquí cinco indicadores clave que debe tener en cuenta:

1. Rentabilidad financiera: este indicador evalúa el rendimiento financiero global de sus proyectos portafolio . Examina los costes incurridos en relación con los costes generados.
2. Alineación estratégica: supervise el progreso de los grandes proyectos. Es esencial controlar la capacidad de sus proyectos portafolio para cumplir los plazos fijados.
3. Utilización de recursos: este indicador evalúa la eficiencia de la utilización de recursos en sus proyectos de portafolio .
4. Tiempo del proyecto: Este indicador ofrece una visión diferente de la vida del proyecto, permitiendo al jefe de proyecto lanzar una alerta y solicitar una decisión. 
5. Prioridad y criticidad: Determinar las prioridades actuales que deben gestionarse.

Podrás tener una visión completa del rendimiento de tu portafolio y dirigir tu hoja de ruta.

Al final: ¿Cómo se realiza la evaluación final de un proyecto?

¿Cómo se mide el éxito de un proyecto?

Para la evaluación final de un proyecto, le recomendamos que elabore un informe basado en 7 indicadores de éxito:

1. Respetar el presupuesto
2. Porcentaje de finalización de los entregables
3. La calidad de los resultados
4. Cumplir los plazos
5. Utilización de los recursos
6. Riesgos resueltos
7. Satisfacción del cliente

¿Cuáles son los criterios de calidad y éxito de un proyecto?

He aquí algunos indicadores de éxito más detallados para evaluar el éxito de un proyecto:

• Sobre presupuesto: Comparación del gasto real con el presupuesto asignado, midiendo el porcentaje gastado.
• Tasa de final ización de entregables: medida del número de entregables finalizados en relación con el total previsto.
• Cumplimiento de plazos : Evaluación de la capacidad del proyecto para cumplir los plazos fijados para las distintas fases o tareas específicas.
• Utilización de los recursos: control de la utilización de los recursos (tiempo, presupuesto, personal) con respecto a las previsiones y la asignación inicial.
• Calidad de los entregables: Evaluación de la calidad de los productos, servicios o resultados del proyecto, utilizando criterios de calidad predefinidos.
• Satisfacción del cliente: Medir la satisfacción de los clientes o partes interesadas clave a través de encuestas, evaluaciones o comentarios. Puede utilizar el NPS Net Promoted Score para medir la satisfacción del cliente.
• Riesgos resueltos : Seguimiento del número de riesgos identificados, evaluados y resueltos durante el proyecto.

Estos indicadores de éxito permiten medir los resultados del proyecto y detectar cualquier desviación de los objetivos.

¿Qué diferencia hay entre analizar un proyecto y analizar un proyecto portafolio ?

Resultados del proyecto

El análisis de proyectos se centra en la evaluación detallada de un proyecto individual.

El análisis de un proyecto suele tener por objeto

• evaluar su viabilidad,
• estimar los recursos necesarios,
• identificar los riesgos,
• definir las medidas necesarias para alcanzar los objetivos específicos del proyecto.

Los resultados de un proyecto portafolio

Mientras que el análisis de un portafolio de proyectos adopta una perspectiva más amplia y estratégica al evaluar un conjunto de proyectos y sus interacciones, el análisis de un portafolio de proyectos pretende :

• tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos,
• evaluar el rendimiento global de portafolio,
• identificar posibles sinergias entre proyectos,
• alinear portafolio con los objetivos estratégicos de la organización.

¿Cómo se crea un cuadro de rendimiento del proyecto?

Para analizar el rendimiento de sus proyectos, tendrá que crear un cuadro de mando de seguimiento del rendimiento del proyecto.

Si trabaja en la modalidad de "proyectos portafolio ", el software de gestión de proyectos portafolio le resultará extremadamente útil.

Crear un cuadro de mando integral del rendimiento de un proyecto requiere planificación previa, selección de indicadores adecuados, recogida periódica de datos, análisis de resultados y comunicación eficaz con las partes interesadas.

Antes de embarcarse en la creación de un cuadro de rendimiento, pregúntese cuál es su finalidad.

• ¿A qué tipo de empleados va dirigida la tabla? ¿El cuadro está destinado al seguimiento operativo (jefes de proyecto) o al seguimiento estratégico (miembros del codir)?
• ¿Qué indicadores son útiles para los órganos de gobierno?
• ¿Qué indicadores son útiles para analizar los resultados?
• ¿Cómo se mide el rendimiento de la inversión?
• ¿Cómo se comunicarán los resultados?

He aquí algunos consejos para crear su cuadro de mando integral:

1. Identificar a las partes interesadas

Comunicar los resultados por adelantado. Un cuadro de rendimiento es, ante todo, una herramienta de análisis y comunicación.

2. Definir objetivos de rendimiento

Identifique los objetivos específicos que desea medir para evaluar el rendimiento del proyecto. Como se ve a continuación, los criterios de rendimiento suelen basarse en objetivos de coste, calendario, producción y calidad. A continuación se definen los porcentajes de realización y la desviación con respecto a los objetivos previstos.

3. Determinar objetivos o umbrales

Para cada indicador, debes evaluar la situación al inicio del proyecto y la que esperas al final. Estos valores le ayudarán a crear criterios de éxito. A continuación podrá analizar si los resultados del proyecto se ajustan a las expectativas o si requieren medidas correctoras.

4. Organizar los datos en una tabla

Cree una tabla en la que se destaque cada indicador de resultados. Rellena la tabla introduciendo los datos reales de cada indicador de rendimiento. También puede incluir fórmulas para calcular las desviaciones respecto a los objetivos o umbrales establecidos. Ejemplos de indicadores :

5. Comunicar los resultados visualmente

Utilizarás el informe para generar informes o gráficos visuales para comunicar los resultados a las partes interesadas del proyecto. Asegúrate de presentar la información de forma clara y comprensible. Algunos programas de gestión de proyectos de portafolio , como Project Monitor, pueden generar presentaciones de diapositivas por ti, o acoplarse a herramientas de BI.

Ejemplo de cuadro de mandos de análisis de un proyecto

Ejemplo de cuadro de mandos de un proyecto portafolio

Descubra el software Project Monitor para evaluar el rendimiento de sus proyectos.

Las herramientas de elaboración de informes y los cuadros de mando de Project Monitor le proporcionan informes analíticos y resúmenes de las actividades y resultados de su organización. Estas herramientas de toma de decisiones transforman sus datos en información utilizable. Son esenciales para gestionar la dirección de su proyecto durante las revisiones periódicas.

Con Project Monitor puede :

• Definir los indicadores clave para gestionar sus carteras de proyectos (riesgo, recursos, planificación y presupuesto).
• Gestione sus carteras mediante cuadros de mando personalizados
• Dirija los órganos de gobierno en modo colaborativo mediante informes interactivos y presentaciones web

Gestión de proyectos optimizada y portafolio para garantizar el éxito de sus proyectos

Los cuadros de mando, calculados en tiempo real, proporcionan todos los indicadores clave del proyecto:

• Calendario de control
• Control presupuestario
• Recursos de control
• Supervisión de riesgos

Obtenga una visión de 360° con los cuadros de mando

El análisis de sus proyectos portafolio es más fácil gracias a todos los temas de proyecto, indicadores de negocio y KPI de proyecto. Ofrecen una visión única o multiproyecto de los datos cuantitativos y cualitativos.

Actualice sus proyectos en directo

Los informes integran los datos de los informes en su cuadro de mandos personalizado en tiempo real. A continuación, utilice los cuadros de mando para realizar sus revisiones en portafolio e integrar sus decisiones.

Cuadro de mandos portafolio de proyectos

Utilice cuadros de mando detallados o resumidos para saberlo todo sobre el progreso de sus proyectos.

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Liderar la gobernanza

Simplifique la gestión de sus proyectos portafolio utilizando las funciones de revisión de proyectos y portafolio de Project Monitor.

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