Indicadores de seguimiento de proyectos: el tutorial para analizar el rendimiento de sus proyectos

¿Cómo puede determinar si sus proyectos van por buen camino o corren el riesgo de fracasar? Es imposible sin indicadores de seguimiento fiables. Esto es tanto más importante cuanto que sólo el 29% de los proyectos tienen éxito. Para evitar el fracaso, los indicadores de seguimiento son esenciales. Sin ellos, corre el riesgo de navegar a ciegas, provocando frustración y pérdida de tiempo, recursos y confianza de las partes interesadas.

Sin embargo, por falta de tiempo, de recursos, de capacidad de gestión de proyectos o por subestimación de su importancia, muchos proyectos se ponen en marcha sin indicadores de seguimiento claramente definidos.

Para remediar esta situación, este artículo ofrece consejos, ejemplos y herramientas para elegir los indicadores de seguimiento adecuados y mejorar el rendimiento de sus proyectos.

¿Qué son los indicadores de seguimiento del proyecto?

Los indicadores de seguimiento de proyectos, también conocidos como Indicadores Clave de Rendimiento (KPI), son herramientas esenciales para evaluar la eficacia de los proyectos. Proporcionan medidas concretas del rendimiento, lo que permite a los gestores y equipos de proyectos tomar decisiones con conocimiento de causa.

💡Pararecordar: los indicadores de seguimiento de proyectos se utilizan para medir el rendimiento y la eficacia de las distintas facetas de un proyecto.
Son herramientas clave para :

• medir y supervisar los avances con respecto a los objetivos,
• detectar cualquier discrepancia,
• tomar decisiones con conocimiento de causa para garantizar el éxito del proyecto.

¿Cuáles son los distintos tipos de indicadores de proyecto?

Aunque existen muchos indicadores diferentes y deben adaptarse a su sector, su estructura y sus proyectos, pueden agruparse en 4 categorías principales.

1. Indicadores de costes: sirven para comprobar que el proyecto se mantiene dentro del presupuesto. Son vitales para mantener la rentabilidad y la eficiencia financiera.
2. Indicadores de plazos: estos indicadores garantizan que el proyecto se ajusta al calendario previsto. Cumplir los plazos suele ser tan importante como la calidad del trabajo entregado.
3. Indicadores de calidad: evalúan la conformidad del trabajo realizado con las normas y requisitos definidos. La calidad es un reflejo directo del valor del proyecto.
4. Indicadores de eficiencia: miden la utilización óptima de los recursos, ya sean presupuestarios, humanos o de tiempo.

¿Cómo definir indicadores de seguimiento eficaces?

Para crear indicadores de resultados eficaces que midan los avances y detecten las desviaciones de los objetivos, siga estos principios:

1. Alcanzables: Establezca objetivos realistas y alcanzables, adaptados a su contexto.
2. Vinculados a los objetivos: Asegúrese de que cada indicador está directamente vinculado a un objetivo específico del proyecto.
3. Mensurables y controlados continuamente: Sus indicadores deben ser cuantificables, precisos y controlados periódicamente.
4. Tiempo: Deben tener un plazo definido para que el seguimiento sea eficaz.
5. Comprensibles: deben ser sencillas y claras para todas las partes interesadas.
6. Centrados en la toma de decisiones: Elija indicadores que faciliten la toma de decisiones.
7. A medida: Adapte sus indicadores a las necesidades específicas de su equipo y su proyecto.
8. Realista: Centrarse en los objetivos pertinentes y evitar la dispersión.
9. Específicos: Defina sus objetivos con la mayor precisión posible.

¿Qué diferencia hay entre analizar un proyecto y analizar un proyecto portafolio ?

Resultados del proyecto

El análisis de proyectos se centra en la evaluación detallada de un proyecto individual.

El análisis de un proyecto suele tener por objeto

• evaluar su viabilidad,
• estimar los recursos necesarios,
• identificar los riesgos,
• definir las medidas necesarias para alcanzar los objetivos específicos del proyecto.

Los resultados de un proyecto portafolio

Mientras que el análisis de un portafolio de proyectos adopta una perspectiva más amplia y estratégica al evaluar un conjunto de proyectos y sus interacciones, el análisis de un portafolio de proyectos pretende :

• tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos,
• evaluar el rendimiento global de portafolio,
• identificar posibles sinergias entre proyectos,
• alinear portafolio con los objetivos estratégicos de la organización.

¿Cómo se crea un cuadro de rendimiento del proyecto?

Para analizar el rendimiento de sus proyectos, tendrá que crear un cuadro de mando de seguimiento del rendimiento del proyecto.

Si trabaja en la modalidad de "proyectos portafolio ", el software de gestión de proyectos portafolio le resultará extremadamente útil.

Crear un cuadro de mando integral del rendimiento de un proyecto requiere planificación previa, selección de indicadores adecuados, recogida periódica de datos, análisis de resultados y comunicación eficaz con las partes interesadas.

Antes de embarcarse en la creación de un cuadro de rendimiento, pregúntese cuál es su finalidad.

• ¿A qué tipo de empleados va dirigida la tabla? ¿El cuadro está destinado al seguimiento operativo (jefes de proyecto) o al seguimiento estratégico (miembros del codir)?
• ¿Qué indicadores son útiles para los órganos de gobierno?
• ¿Qué indicadores son útiles para analizar los resultados?
• ¿Cómo se mide el rendimiento de la inversión?
• ¿Cómo se comunicarán los resultados?

He aquí algunos consejos para crear su cuadro de mando integral:

1. Identificar a las partes interesadas

Comunicar los resultados por adelantado. Un cuadro de rendimiento es, ante todo, una herramienta de análisis y comunicación.

2. Definir objetivos de rendimiento

Identifique los objetivos específicos que desea medir para evaluar el rendimiento del proyecto. Como se ve a continuación, los criterios de rendimiento suelen basarse en objetivos de coste, calendario, producción y calidad. A continuación se definen los porcentajes de realización y la desviación con respecto a los objetivos previstos.

3. Determinar objetivos o umbrales

Para cada indicador, debes evaluar la situación al inicio del proyecto y la que esperas al final. Estos valores le ayudarán a crear criterios de éxito. A continuación podrá analizar si los resultados del proyecto se ajustan a las expectativas o si requieren medidas correctoras.

4. Organizar los datos en una tabla

Cree una tabla en la que se destaque cada indicador de resultados. Rellena la tabla introduciendo los datos reales de cada indicador de rendimiento. También puede incluir fórmulas para calcular las desviaciones respecto a los objetivos o umbrales establecidos. Ejemplos de indicadores :

5. Comunicar los resultados visualmente

Utilizarás el informe para generar informes o gráficos visuales para comunicar los resultados a las partes interesadas del proyecto. Asegúrate de presentar la información de forma clara y comprensible. Algunos programas de gestión de proyectos de portafolio , como Project Monitor, pueden generar presentaciones de diapositivas por ti, o acoplarse a herramientas de BI.

Ejemplo de cuadro de mandos de análisis de un proyecto

Ejemplo de cuadro de mandos de un proyecto portafolio

Descubra el software Project Monitor para evaluar el rendimiento de sus proyectos.

Las herramientas de elaboración de informes y los cuadros de mando de Project Monitor le proporcionan informes analíticos y resúmenes de las actividades y resultados de su organización. Estas herramientas de toma de decisiones transforman sus datos en información utilizable. Son esenciales para gestionar la dirección de su proyecto durante las revisiones periódicas.

Con Project Monitor puede :

• Definir los indicadores clave para gestionar sus carteras de proyectos (riesgo, recursos, planificación y presupuesto).
• Gestione sus carteras mediante cuadros de mando personalizados
• Dirija los órganos de gobierno en modo colaborativo mediante informes interactivos y presentaciones web

Gestión de proyectos optimizada y portafolio para garantizar el éxito de sus proyectos

Los cuadros de mando, calculados en tiempo real, proporcionan todos los indicadores clave del proyecto:

• Calendario de control
• Control presupuestario
• Recursos de control
• Supervisión de riesgos

Obtenga una visión de 360° con los cuadros de mando

El análisis de sus proyectos portafolio es más fácil gracias a todos los temas de proyecto, indicadores de negocio y KPI de proyecto. Ofrecen una visión única o multiproyecto de los datos cuantitativos y cualitativos.

Actualice sus proyectos en directo

Los informes integran los datos de los informes en su cuadro de mandos personalizado en tiempo real. A continuación, utilice los cuadros de mando para realizar sus revisiones en portafolio e integrar sus decisiones.

Cuadro de mandos portafolio de proyectos

Utilice cuadros de mando detallados o resumidos para saberlo todo sobre el progreso de sus proyectos.

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Liderar la gobernanza

Simplifique la gestión de sus proyectos portafolio utilizando las funciones de revisión de proyectos y portafolio de Project Monitor.

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