Tuto Choisir le meilleur Logiciel de gestion de portefeuille projets

gestion de projets

Les logiciels de gestion de portefeuille projets sont incontournables pour les entreprises qui connaissent une multiplication des projets de taille et d’envergure différentes. Vous avez besoin d’avoir une vision exhaustive sur votre portefeuille projet ? D’adopter une méthodologie projet commune à vos équipes ? De prendre les bonnes décisions sur le lancement ou le risque de retard de vos projets ? Ou encore de refacturer les temps passés sur les projets ? Tout cela est effectivement possible grâce à un logiciel de gestion de portefeuille projets. Mais comment s’y retrouver sur le marché et choisir le bon logiciel pour votre structure ? Nous verrons dans cet article les bénéfices d’un logiciel PPM (Project Portfolio Management), ses fonctionnalités, et des pistes pour choisir le meilleur logiciel.

Sommaire :

 

Pourquoi utiliser un logiciel pour la gestion de votre portefeuille projets ?

Nous sommes dans un contexte où les entreprises s’agrandissent, fusionnent, et/ou dont les habitudes de travail changent (d’autant plus avec la montée en  puissance du télétravail liée au contexte sanitaire COVID…). De ce fait, les structures ont alors besoin d’adopter des méthodologies communes et de faciliter la consolidation des informations au sein d’un même espace. Afin d’avoir plus de transparence, plus de collaboratif, et faciliter les prises de décision.

En bref, un alignement entre les équipes projets et le comité de Direction.

Lorsqu’il y a des changements, un calendrier de projet bien conçu vous aide à prendre en compte les effets de tout changement grâce aux dépendances définies au départ. Vous bénéficiez d’un outil visuel pour comprendre la relation entre les différents rôles, tâches et phases d’un projet. La plupart des techniques de planification de multi-projet utilisent alors un logiciel de Project Portfolio Management.

Oubliez les outils maisons ou Excel ! Un logiciel de gestion de portefeuille projets est LA solution idéale pour donner à vos équipes un outil unique. Oui, il permet effectivement de gérer au sein d’un même espace le management complet du portefeuille : planification, ressources, budgets, risques.

 

Top 8 des fonctionnalités d’un logiciel de portefeuille projets

Les fonctionnalités phares d’un logiciel de portefeuille projet sont :

  1. Tableaux de bords décisionnels
  2. Suivi des projets
  3. Santé des projets
  4. Gestion des ressources
  5. Gestion du budget
  6. Gestion des plannings
  7. Suivi des temps
  8. Arbitrage des demandes projets

 

1. Tableaux de bords décisionnels

Les rapports permettent une intégration en temps réel des données de reporting dans le tableau de bord. Vous pouvez donc ensuite animer vos revues de portefeuille depuis les tableaux de bord pour faciliter vos décisions. Les tableaux de bord, calculés en temps réel, proposent tous les indicateurs projets clés : suivi de projet, suivi budgétaire, suivi des ressources, suivi des risques.

2. Suivi des projets

Le suivi des projets se fait via des informations quantitatives et qualitatives. Les informations à compléter pour le comité sont déjà pré-remplies selon un modèle type, avec les kpis essentiels. Le chef de projet réalise son reporting et met à jour les indicateurs de son projet. Il dispose également d’un flash report. Ce document permet au chef de projet d’annoter ses remarques sur l’avancement du projet.

3. Santé des projets

Mettez en place une Météo Projet pour mettre du soleil dans le reporting ! Pour ce faire il vous suffit de renseigner les éléments de suivi au sein de la fiche projet. Ils sont composés d’un picto météo (choix entre 4 « temps » projet). La direction peut ainsi voir en coup d’œil les projets « orage » en retard. Et donc en « mauvaise santé ».

4. Gestion des ressources

Vous pouvez définir des ressources dites génériques. Elles représentent une compétence ou une équipe. Détaillez en conséquence les charges par ressources nommées dans le projet. Pour chaque ressource, le logiciel permet de définir un une charge cible et de la planifier dans le temps. In fine, cela vous permet d’aligner la planification avec les capacités et disponibilités des ressources qui réalisent les projets.

5. Gestion du budget

Suivez vos charges et investissements pour anticiper les dérives. Vous pouvez déclarer, pour chaque projet, un budget de référence ; Détaillé par nature et par poste budgétaire. Vous pouvez ainsi suivre les dépenses effectives et remonter les alertes.

6. Gestion des plannings

Vous pouvez marquer tous vos projets avec des phases et jalons dans un planning GANTT interactif. Le jalon correspond souvent à un livrable du projet et permet un suivi simple du planning projet. Quel jalon est fait ? Quelle étape est en retard ? Comparer en 1 clic le planning cible et le planning réel.

7. Suivi des temps

Un logiciel de gestion de portefeuille projets vous indique qui travaille sur quoi et pour combien de temps. Vous pouvez donc connaître le temps passé par projet, s’il est cohérent avec les objectifs fixés ou si la surcharge des ressources génère un surcoût du projet. Vous pouvez également indiquer le TJM (taux journalier moyen) d’une ressource. Et donc refacturer en conséquence son temps passé.

 8. Arbitrage des demandes projets

Enfin, un logiciel de gestion de portefeuille projets vous permet de maitriser les demandes d’intentions. Vous pouvez effectivement lister les demandes de projet, les évaluer et les prioriser. Puis, les convertir suite à leur validation. Afin de mieux maitriser le processus, les demandes peuvent se faire via une bibliothèque de modèles. Vous pouvez ensuite projeter vos demandes sur des graphiques d’aide à la décision, puis intégrer vos critères d’arbitrage.

 

Bien choisir son logiciel de gestion de portefeuille projets selon ses objectifs clés

Pourquoi il est important de définir vos objectifs clés ? Cela vous permet de mettre en place plus rapidement le logiciel, avec un retour d’investissement maitrisé. Chez Virage Group, nous vous proposons par exemple de mettre en place en quelques semaines un logiciel de gestion de portefeuille projets. Pour ce faire, nous faisons un focus sur les top fonctionnalités nécessaires dans votre organisation. Nous formons vos collaborateurs et nous activons rapidement la prise en main. Ensuite, nous proposons de faire évoluer les pratiques en mettant en place d’autres fonctionnalités, voire de faire participer d’autres directions de l’organisation (comme lier le Service financier et la DSI).

Un outil PPM offre des réponses à tous ses enjeux : suivi budgétaire, gestion des ressources, aide à l’arbitrage, animation de la gouvernance projet, (…). La liste des fonctionnalités peut être longue.

Néanmoins ne tombez pas dans le piège : « la course à l’armement de fonctionnalités » !

Partant de ce fait, une piste pour définir vos objectifs prioritaires est de partir des acteurs clés de votre portefeuille projet.

Nous prenons ici pour exemple 2 acteurs autour d’un portefeuille IT : Le DSI & le PMO.

Le DSI

A -t’il (/elle) une vision exhaustive du portefeuille IT ? Peut-il optimiser le plan de charge des ressources ? Peut-il planifier simplement les coûts et de suivre les dépenses réelles ?

Si non, les fonctionnalités suivantes lui seront d’autant plus utiles :

  • les tableaux de bords,
  • le capacity planning (suivi du plan de charge des équipes)
  • et le suivi des budgets.

Le PMO

Le (/la) PMO a-t-il (/elle) toutes les solutions en main pour uniformiser les méthodes projets ? Analyser la mise à jour des suivis de projets ? Préparer les revues de projets ?

Si non, il sera ravi de pouvoir utiliser les fonctionnalités suivantes :

  • Les modèles projets (une bibliothèque de modèles communs pour uniformiser les demandes et les suivis de projets)
  • Les diaporamas web issus des fiches projets. Une fonction qui permet d’exporter au format Power Point les informations clés du projet. Idéal pour les réunions d’instance de pilotage !
  • Le suivi des jalons et des plannings

👉 Nous avons édité un guide pratique traitant ce sujet. Ce guide méthodologique a pour objectif de vous aider à mieux définir vos enjeux en gestion de portefeuille projets.

 

>>Bonus : Télécharger le guide pratique « Choisir un logiciel de gestion de portefeuille projets en 3 étapes »

Comment rédiger un cahier des charges pour un logiciel de gestion de portefeuille projets ?

Afin de vous positionner sur un logiciel de gestion de portefeuille projets, l’éditeur a besoin de comprendre le contexte, ses tenants et aboutissants. La rédaction rigoureuse du cahier des charges vous permettra de maîtriser le coût du développement de votre logiciel. Dans l’optique de faciliter la lecture, nous vous conseillons de formaliser un document court, concis et structuré, avec un sommaire. Votre cahier des charges doit notamment répondre à ces questions :

  • Qui est le porteur du projet ? (présentation de la structure, dresser un état des lieux des méthodes et procédures actuelles)
  • Quelle est la cible du projet ? (nombre d’administrateurs et utilisateurs potentiels, type de postes, niveaux et compétences informatiques)
  • Quels sont les objectifs par ordre d’importance ? Quelles sont vos attentes particulières ? (avez-vous déjà ciblé des fonctionnalités en particulier ?)

👉Afin de mieux définir votre cahier des charges, nous avons édité un guide pratique dédié aux logiciels ppm. Ce guide méthodologique a pour objectif de vous aider pour la rédaction du cahier des charges. Afin de sélectionner la meilleure offre logicielle.

 

>>Télécharger le guide pratique « L’élaboration du cahier des charges d’un logiciel de gestion de portefeuille projets »

 

Cas pratique : découvrez Project Monitor. Le logiciel de gestion de portefeuille projets qui permet d’améliorer la rentabilité de votre entreprise

Project Monitor accompagne les organisations, privées & publiques, qui souhaitent faire évoluer leur gestion de portefeuille projets. En proposant un logiciel simple & évolutif, spécialement conçu pour les problématiques PPM (Project Portfolio Management). L’outil reprend toutes les fonctionnalités citées précédemment. En complément, les équipes vous accompagnent pour paramétrer le logiciel au plus proche de vos enjeux. L’objectif est de fournir une solution adaptée à vos besoins.

Vous êtes Directeur, DSI, PMO, Resp. de méthodes projets ou encore Resp. de développement produits ? Project Monitor vous permet d’aligner vos équipes et d’accompagner de A à Z le cycle de vie de vos projets. Quelle que soit la complexité de vos projets, la gestion du portefeuille deviendra simple !

👉Concrètement ça donne quoi ? En 30 minutes découvrez en quoi le logiciel PPM Project Monitor vous aidera dans vos enjeux métiers ; comme la gestion des ressources, l’arbitrage des projets ou le suivi des budgets.

Voir le product tour de Project Monitor

Logiciel de gestion de portefeuille projets project monitor

 

💡 Dernier conseil : En parallèle de votre projet de logiciel, n’oubliez pas d’accompagner la conduite du changement.  Essentiellement en formant vos utilisateurs. À ce sujet, la formation en gestion de portefeuille projets MoP Foundation est conçue pour les personnes qui ont besoin d’un niveau de compréhension général de la gestion de portefeuille projets.

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