Vous recherchez un logiciel PPM – Project Portfolio Management – pour piloter l’ensemble des projets de votre organisation ?
Il est essentiel de prendre en compte plusieurs facteurs clés pour s’assurer que le logiciel sélectionné répond aux besoins spécifiques de votre organisation.
Dans cet article, nous examinerons les critères essentiels à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets. Nous aborderons les fonctionnalités clés à cibler, telles que la planification et le suivi des projets, la gestion des ressources, la collaboration en équipe et l’analyse des performances.
Dans cet article nous verrons :
Un outil de gestion de portefeuille de projets est un logiciel spécialisé conçu pour aider les entreprises à gérer et piloter efficacement un large volume de projets. Il fournit aux chefs de projets, aux PMO et aux gestionnaires de portefeuilles, une plateforme complète pour centraliser toutes les informations relatives aux projets. Cette approche centralisée permet aux parties prenantes d’avoir une vue d’ensemble de tous les projets en cours et à venir, afin de travailler plus vite, plus efficacement et de prendre de meilleures décisions.
Un outil de gestion de portefeuille de projets sert donc d’aide puissante aux organisations pour gérer efficacement leurs portefeuilles de projets. Il offre un ensemble complet de fonctionnalités pour piloter, planifier, surveiller et analyser les projets, permettant aux parties prenantes de prendre des décisions éclairées, et de mener à bien les projets avec succès.
Ils permettent aux utilisateurs d’évaluer les performances et l’avancement des projets individuels ainsi que de l’ensemble du portefeuille.
Les applications de gestion de portefeuille de projets facilitent également la collaboration en fournissant une plateforme centralisée pour la communication, le partage de documents et la gestion des tâches. Cela favorise la transparence, améliore la productivité et rationalise le flux de travail à travers plusieurs projets.
L’analyse de votre portefeuille projets est facilitée par la création de rapports et de tableaux de bord paramétrables. Ils permettent d’avoir une vision mono ou multiprojets tout au long du cycle de vie des projets.
Ces tableaux de bord centralisent toutes les informations et les indicateurs nécessaires à l’animation de revues de projets et de portefeuille.
Les décisions pour identifier les bons projets et les bonnes demandes à intégrer au portefeuille sont facilitées :
– Vous disposez d’une vision exhaustive des demandes centralisées dans une plateforme unique.
– Vous pouvez mettre en place un processus d’évaluation clair, partagé et explicite.
– Un module de simulation permet de comparer les demandes entre elles et aux projets déjà en cours, en prenant en compte vos contraintes budgétaires ou de ressources.
La gestion de la capacité des ressources projet est une fonctionnalité critique des logiciels de gestion de portefeuille projets. Elle vous aide à piloter efficacement vos ressources projets (humaines, financières, matérielles…). Elle intègre les étapes clés la gestion des ressources, allant de la planification au suivi en temps réel de l’utilisation des ressources. Planifiez, affectez, suivez et ajustez vos ressources tout au long du cycle projet.
Suivez en temps réel les coûts et les performances financières de vos projets. Identifiez les écarts entre prévisions et réalisations pour repérer immédiatement les dérives. Pour un pilotage budgétaire précis et fiable il est possible de suivre les dépenses effectives par saisie directe ou en interfaçant votre solution PPM avec les principaux outils de gestion financière du marché.
Facilitez l’arbitrage budgétaire grâce au Datamart de Project Monitor : Cas pratique avec l’Eurométropole de Strasbourg
Un module dédié à la gestion des risques, fournit aux équipes projets une boîte à outil complète pour :
Tout d’abord il est important de définir vos objectifs clés quant à la mise en place d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets.
Quels sont les enjeux auxquels vous faites face ? Par exemple :
👉 Afin de vous aider à définir vos objectifs nous avons édité un guide pratique. Ce guide méthodologique a pour objectif de vous aider à mieux définir vos enjeux en gestion de portefeuille projets.
Ensuite il est nécessaire de lister tous les éléments attendus, afin de sélectionner un logiciel en adéquation avec vos besoins.
Vous devrez tout d’abord réfléchir à la couverture fonctionnelle souhaitée, à la capacité à s’intégrer dans votre SI attendue, à l’ergonomie… Mais vous devrez surtout réfléchir à l’accompagnement que vous souhaitez.
Votre choix portera sur :
Afin de détailler votre besoin nous vous conseillons de rédiger un cahier des charges.
Votre cahier des charges devra notamment répondre à ces questions :
👉Afin de mieux définir votre cahier des charges, nous avons édité un guide pratique dédié aux logiciels ppm. Ce guide méthodologique a pour objectif de vous aider dans la rédaction de votre cahier des charges.
Nous avons pour philosophie de faire progresser les équipes qui construisent le futur. C’est dans cette optique que Project Monitor a été développé. Notre ambition : vous accompagner quel que soit votre niveau de maturité. Notre offre est entièrement paramétrable, s’adaptant et évoluant en fonction de votre organisation et de vos objectifs clés, que vous soyez au stade initial de gestion de projet ou à un niveau avancé de maturité en termes de pilotage de portefeuille.
En optant pour Project Monitor de Virage Group, vous ne choisissez pas simplement un logiciel. Vous choisissez un pôle de services dédiés ainsi qu’une communauté de pairs rassemblés autour de la gestion de portefeuille de projets. Notre solution va au-delà de la technologie, en offrant un accompagnement personnalisé et une expertise spécialisée pour vous aider à maximiser la valeur de vos projets. Vous bénéficiez également d’une communauté dynamique où vous pourrez échanger des idées, partager des bonnes pratiques et tirer parti de l’expérience collective.
Voici par exemple les retours concrets de nos clients utilisant le logiciel PPM Project Monitor :
👉Concrètement ça donne quoi ? En 30 minutes découvrez en quoi le logiciel PPM Project Monitor vous aidera dans vos enjeux métiers ; comme la gestion des ressources, l’arbitrage des projets ou le suivi des budgets.
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Un logiciel PPM permet au PMO de centraliser et de standardiser les processus de gestion de projets, d’assurer une visibilité et un contrôle sur l’ensemble du portefeuille de projets, et d’améliorer l’efficacité des opérations. Découvrez les conseils de Céline DESERT, Cheffe de Projets Transformation IT & PMO chez VYV3 IT dans cet article sur les outils et méthodes PMO. Vyv3 IT utilise le logiciel Project Monitor depuis 10 ans dans sa démarche PPM.
Pour créer un portefeuille de projets efficace, identifiez les objectifs stratégiques de votre organisation afin de déterminer les types de projets qui soutiendront ces objectifs. Ensuite, évaluez les ressources disponibles, y compris les budgets, les compétences et les capacités, pour déterminer les projets réalisables. Classez ensuite les projets en fonction de leur priorité et de leur alignement avec les objectifs stratégiques. Établissez un processus de sélection pour choisir les projets à inclure dans le portefeuille. Une fois les projets sélectionnés, allouez les ressources nécessaires et établissez des indicateurs clés de performance pour suivre et évaluer la progression des projets. Enfin, réalisez régulièrement des examens et des ajustements du portefeuille pour vous assurer qu’il reste en accord avec les objectifs et les ressources de l’organisation.
L’utilisation d’une application dédiée telle que Project Monitor présente des avantages significatifs par rapport à Excel. Tout d’abord, elle permet un gain de temps considérable dans l’analyse et la génération des rapports projets. Grâce à des données consolidées et à jour, les informations sont disponibles rapidement et facilement accessibles.
De plus, les outils PPM proposent des fonctionnalités avancées spécialement conçues pour la gestion de portefeuilles, offrant ainsi une vision globale du portefeuille de projets. Cela permet de centraliser toutes les informations relatives aux projets, simplifiant ainsi le processus de prise de décision.
Plusieurs indicateurs clés de performance peuvent être utilisés pour évaluer la santé et la progression du portefeuille de projets. Parmi ces indicateurs, on trouve le respect des délais et des échéanciers, le respect des budgets alloués, la qualité des livrables, la satisfaction des parties prenantes, le taux de réussite des projets, l’utilisation des ressources. Découvrez dans cet article des exemples d’indicateurs de performance pour le suivi de votre portefeuille projets.