¿Busca un software de gestión de la cartera de proyectos (PPM) para gestionar todos los proyectos de su organización?
Hay que tener en cuenta una serie de factores clave para asegurarse de que el software seleccionado satisface las necesidades específicas de su organización.
En este artículo analizamos los criterios clave que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión de proyectos en portafolio . Veremos las funcionalidades clave que hay que tener en cuenta, como la planificación y el seguimiento de proyectos, la gestión de recursos, la colaboración en equipo y el análisis del rendimiento.
En este artículo analizaremos :
Una herramienta de gestión de proyectos de portafolio es un software especializado diseñado para ayudar a las organizaciones a gestionar y controlar grandes volúmenes de proyectos de forma eficaz. Proporciona a los gestores de proyectos, PMO y gestores de carteras una plataforma completa para centralizar toda la información relacionada con los proyectos. Este enfoque centralizado permite a las partes interesadas tener una visión general de todos los proyectos actuales y futuros, de modo que puedan trabajar con mayor rapidez y eficacia y tomar mejores decisiones.
Una herramienta de gestión de proyectos de portafolio es, por tanto, una poderosa ayuda para que las organizaciones gestionen eficazmente sus carteras de proyectos. Ofrece un amplio conjunto de funcionalidades para dirigir, planificar, supervisar y analizar proyectos, lo que permite a las partes interesadas tomar decisiones con conocimiento de causa y llevar los proyectos a buen puerto.
Permiten a los usuarios evaluar el rendimiento y el progreso de los proyectos individuales, así como del proyecto portafolio en su conjunto.
Las aplicaciones de gestión de proyectos de portafolio también facilitan la colaboración al proporcionar una plataforma centralizada para la comunicación, el intercambio de documentos y la gestión de tareas. Esto fomenta la transparencia, mejora la productividad y agiliza el flujo de trabajo en múltiples proyectos.
Puede analizar fácilmente sus proyectos portafolio creando informes y cuadros de mando personalizables. Proporcionan una visión única o multiproyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Estos cuadros de mando centralizan toda la información y los indicadores que necesita para realizar revisiones de proyectos y portafolio.
Las decisiones para identificar los proyectos adecuados y las solicitudes correctas que deben incluirse en portafolio son más fáciles:
- Dispone de una visión exhaustiva de las solicitudes centralizada en una única plataforma.
- Puede poner en marcha un proceso de evaluación claro, compartido y explícito.
- Un módulo de simulación le permite comparar las solicitudes entre sí y con proyectos ya en curso, teniendo en cuenta sus limitaciones presupuestarias o de recursos.
La gestión de la capacidad de los recursos del proyecto es una característica fundamental del software de gestión de proyectos portafolio . Le ayuda a gestionar eficazmente los recursos de su proyecto (humanos, financieros, materiales, etc.). Integra las etapas clave de la gestión de recursos, desde la planificación hasta el seguimiento en tiempo real del uso de los recursos. Planifique, asigne, controle y ajuste sus recursos a lo largo de todo el ciclo del proyecto.
Supervise los costes y el rendimiento financiero de sus proyectos en tiempo real. Identifique las discrepancias entre las previsiones y los datos reales, para poder detectar inmediatamente cualquier desviación. Para una gestión presupuestaria precisa y fiable, puede realizar un seguimiento de los gastos reales mediante entrada directa o mediante la interconexión de su solución PPM con las principales herramientas de gestión financiera del mercado.
Facilite las decisiones presupuestarias con el Datamart en Project Monitor : Estudio de caso con la Eurometrópolis de Estrasburgo
Un módulo específico de gestión de riesgos proporciona a los equipos de proyecto una completa caja de herramientas para :
En primer lugar, es importante definir sus objetivos clave para implantar el software de gestión de proyectos portafolio .
¿Cuáles son los problemas a los que se enfrenta? challenges Por ejemplo:
👉 Hemos elaborado una guía práctica para ayudarle a definir sus objetivos. El objetivo de esta guía metodológica es ayudarle a definir mejor su challenges en la gestión de proyectos portafolio .
A continuación, debe enumerar todos los elementos que necesita para poder seleccionar un software que satisfaga sus necesidades.
En primer lugar, tendrá que pensar en la cobertura funcional que desea, la capacidad de integrarlo en su SI previsto, la ergonomía... Pero, sobre todo, tendrá que pensar en el soporte que desea.
Su elección se basará en :
Para detallar sus necesidades, le recomendamos que elabore un pliego de condiciones.
Su pliego de condiciones debe responder a las siguientes preguntas:
👉Para ayudarle a definir mejor su pliego de condiciones, hemos publicado una guía práctica dedicada al software ppm. El objetivo de esta guía metodológica es ayudarle a elaborar su pliego de condiciones.
Nuestra filosofía es ayudar a progresar a los equipos que construyen el futuro. Por eso se creó Project Monitor . Nuestra ambición es apoyarle, sea cual sea su nivel de madurez. Nuestra oferta es totalmente personalizable, se adapta y evoluciona en función de su organización y sus objetivos clave, tanto si se encuentra en la fase inicial de la gestión de proyectos como en un nivel avanzado de madurez en términos de dirección de portafolio.
Cuando elige Project Monitor de Virage Group , no sólo elige software. Elige un centro de servicios especializado y una comunidad de colegas unidos en torno a la gestión de proyectos portafolio . Nuestra solución va más allá de la tecnología y le ofrece asistencia personalizada y conocimientos especializados para ayudarle a maximizar el valor de sus proyectos. También se beneficiará de una comunidad dinámica en la que podrá intercambiar ideas, compartir las mejores prácticas y aprovechar la experiencia colectiva.
He aquí algunos comentarios concretos de nuestros clientes que utilizan el software PPM Project Monitor :
👉¿Qué significa en la práctica? En 30 minutos, descubra cómo el software PPM Project Monitor le ayudará en su empresa challenges , como la gestión de recursos, el arbitraje de proyectos y la supervisión de presupuestos.
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El software PPM permite a la PMO centralizar y estandarizar los procesos de gestión de proyectos, garantizar la visibilidad y el control de todo el proyecto portafolio y mejorar la eficacia de las operaciones. Céline DESERT, Directora de Proyectos de Transformación de TI y PMO en Vyv3 IT, nos cuenta sus impresiones en este artículo sobre herramientas y métodos de PMO. Vyv3 IT lleva 10 años utilizando el software Project Monitor como parte de su enfoque PPM.
Para crear una portafolio eficaz de proyectos, identifique los objetivos estratégicos de su organización para determinar los tipos de proyectos que apoyarán estos objetivos. A continuación, evalúe los recursos disponibles, incluidos presupuestos, habilidades y capacidades, para determinar qué proyectos son viables. A continuación, clasifique los proyectos en función de su prioridad y alineación con los objetivos estratégicos. Establezca un proceso de selección para elegir los proyectos que se incluirán en portafolio. Una vez seleccionados los proyectos, asigne los recursos necesarios y establezca indicadores clave de rendimiento para supervisar y evaluar el progreso de los proyectos. Por último, realice revisiones y ajustes periódicos de portafolio para garantizar que se mantiene en línea con los objetivos y recursos de la organización.
Utilizar una aplicación específica como Project Monitor ofrece ventajas significativas con respecto a Excel. En primer lugar, ahorra una cantidad considerable de tiempo a la hora de analizar y generar informes de proyectos. Gracias a los datos consolidados y actualizados, la información está disponible de forma rápida y sencilla.
Además, las herramientas PPM ofrecen funcionalidades avanzadas especialmente diseñadas para la gestión de carteras, proporcionando una visión global de los proyectos portafolio . Esto permite centralizar toda la información relacionada con los proyectos, simplificando el proceso de toma de decisiones.
Para evaluar la salud y el progreso de los proyectos de portafolio pueden utilizarse varios indicadores clave de rendimiento. Entre ellos están el cumplimiento de plazos y calendarios, el respeto de los presupuestos asignados, la calidad de los resultados, la satisfacción de las partes interesadas, la tasa de éxito del proyecto y la utilización de recursos. Este artículo ofrece ejemplos de indicadores de rendimiento para supervisar sus proyectos en portafolio .