Las claves para arbitrar tus proyectos en función de tu hoja de ruta digital

Si quiere conseguir una hoja de ruta digital exitosa, el arbitraje delas solicitudes de proyectos es una etapa crucial. Los proyectos candidatos a unirse a su portafolio tendrán que pasar por el proceso de arbitraje "Go / No Go". Y esta decisión no es sencilla, y conducirá inevitablemente a la decepción. Para reducir los riesgos de esta decisión -el riesgo de hacer, el riesgo de no hacer- tendrá que evaluar las candidaturas de los proyectos. La calidad de la evaluación determinará la aceptación de la decisión. Y la decisión que tomará la mayoría de las veces será decir no. Las solicitudes superan con creces su capacidad para llevarlas a cabo. Entonces, ¿cómo evaluar las propuestas de proyectos y su viabilidad? ¿Cómo asegurarse de que contribuyen a alcanzar los objetivos generales de la empresa? ¿Cómo identificar y priorizar los mejores proyectos? ¿Cómo asegurarse de que están alineados con los objetivos estratégicos y la hoja de ruta?
En este artículo te damos las claves para priorizar tus proyectos....y decir no a peticiones que atascarían tu hoja de ruta digital.

¿Cómo puedes decir que no para evitar atascos en tu hoja de ruta digital?

¿Cómo decir no a un proyecto ? ¿Acabar con los cuellos de botella de los proyectos y dejar de retrasarse en su hoja de ruta digital? Por supuesto, puede aumentar la capacidad... pero a nadie se le escapa que las competencias informáticas escasean... Regular el tráfico también significa decir no a los proyectos. Pero, ¿cómo conseguir que la gente acepte una decisión difícil de aceptar, empezando por el propietario del proyecto? ¿Cómo convertir un "no a un proyecto" en un "sí al éxito del plan director de TI"? ¿Cómo aceptar los intereses (comunes) de portafolio a costa de un proyecto? A continuación se ofrece un resumen del seminario web, con puntos clave sobre cómo decir no.

Vea la repetición del seminario web Cómo decir no para evitar atascos en su hoja de ruta digital.

Establecer los requisitos previos para arbitrar proyectos y poder decir no a una nueva solicitud de proyecto.

Los ingredientes del proceso de validación y priorización de solicitudes de proyectos :

1. Identificar a los responsables de la toma de decisiones: "Cuando hablamos de responsables de la toma de decisiones, tenemos que identificar a los actores y darles la información que necesitan para tomar la decisión, y cómo responden a la challenges de la empresa".
2. Definir los instructores de la candidatura: "Definir los instructores de la candidatura permite definir quién hace qué en el proceso de candidatura del proyecto".
3. Establecer herramientas de toma de decisiones: "Tenemos que definir lo que necesitamos para describir, analizar y comparar las solicitudes.
4. Definir el calendario de validación: "Los proyectos no deben validarse sobre la marcha. Hay que definir frecuencias para que las franjas horarias de decisión sean visibles. Cuanto más avanzado esté el proyecto portafolio , más frecuentes serán los comités. En general, se celebran una o dos reuniones al año, para que portafolio no se cuestione con demasiada regularidad.

Ejemplo de estructura de un órgano decisorio:

• Responsables: PMO - Project Management Officer, CIO - Chief Information Officer
• Participantes obligatorios: Dirección General, División Comercial
• Participantes opcionales: Jefe de proyecto, Experto

Los objetivos del comité de toma de decisiones :

• Presentar y debatir nuevas solicitudes prioritarias
• Proporcionar visibilidad sobre la planificación de proyectos y la capacidad del Departamento de TI
• Validar una propuesta para seleccionar solicitudes

Definición de los fundamentos del Formulario de Expresión de Necesidad para una solicitud de proyecto

Todas las solicitudes deben formalizarse para poner en marcha el proceso de arbitraje. Es fundamental, es obvio... y sin embargo es un requisito previo que no siempre se respeta. Un principio sencillo es exigir que las solicitudes se formalicen en un formulario de Expresión de Requisitos. Esto puede formalizarse fácilmente en forma de documento o formulario. Que sea un elemento obligatorio para desencadenar el proceso de validación.

El formulario de expresión de necesidades permitirá :

• comprender los objetivos y orígenes de la solicitud de proyecto,
• aclarar las expectativas y necesidades de los usuarios finales
• Definir la gobernanza del proyecto y las funciones y responsabilidades de las partes interesadas;
• las limitaciones y los riesgos relacionados con las necesidades expresadas,
• beneficios esperados
• cálculo de costes para determinar la viabilidad.

3 áreas esenciales para su Formulario de Expresión de Necesidades: Estrategia, Beneficios, Riesgos

El formulario de evaluación de las necesidades es una herramienta de recogida y formalización de la información que servirá de base a la decisión. El principio fundamental es disponer de ejes de evaluación que permitan comparar las solicitudes de proyectos entre sí. El número de ejes varía, pero es aconsejable tener un máximo de 7, de lo contrario sus fichas de expresión de necesidades corren el riesgo de ser percibidas como una herramienta demasiado engorrosa de rellenar... Pero como mínimo, el arbitraje de su proyecto debe basarse en 3 ejes esenciales, de lo contrario su decisión no se basará en suficientes elementos... y hará que un posible "no" sea difícil de justificar.

Estrategia :

• ¿Corresponde la necesidad a uno o varios aspectos de la estrategia de la empresa?
• ¿Es innovadora la necesidad?
• ¿Es la necesidad de acelerar una estrategia de gestión? ¿En qué sentido?
• ¿Aumenta la necesidad las competencias de los equipos?
• ¿Coincide la necesidad con una estrategia de mi plan director?

Ganancias :

• ¿Es significativo el número de personas a las que se dirige?
• ¿Tiene la necesidad un impacto positivo en nuestra política medioambiental?
• ¿La necesidad aumentará las ventas?
• ¿Cuál es la carga de trabajo estimada de la empresa/IS?
• ¿Cuál es el coste empresarial estimado?
• ¿Cuál es el coste estimado de la SI?
• ¿Es necesario sustituir una solución obsoleta?
• ¿Cuál es la duración estimada?

Riesgos :

• ¿Exige el requisito conocimientos específicos que no existen en la empresa?
• ¿Influye la necesidad en la seguridad?
• ¿Influye la necesidad en los proyectos actuales?
• ¿Contiene el requisito datos sensibles/personales?
• Si no se tiene en cuenta la necesidad, ¿tendrá repercusiones en las operaciones actuales?

Elaboración de una Hoja de Expresión de Requisitos: pasar de Excel a un software de gestión de proyectos portafolio

Utilice Project Monitor para crear sus proyectos utilizando plantillas predefinidas. Disponga de un espacio de proyecto completo en portafolio : gestione su calendario, sus recursos, sus presupuestos, sus riesgos, sus tareas y sus documentos... Project Monitor es una herramienta modular que se adapta a su funcionamiento interno y a sus órganos de proyecto.

La aplicación Project Monitor cuenta con un área de revisión de proyectos portafolio que presenta la información clave necesaria para decidir si se lanzan nuevos proyectos. Las solicitudes son consolidadas y presentadas una a una por cada representante de proyecto durante una revisión de solicitud de proyecto. Una función de registro de decisiones permite consolidar las decisiones y comentarios sobre cada proyecto y enviarlos a cada participante del comité con un solo clic.