Presupuesto de la DSI: ¿Cómo se elabora un presupuesto de la DSI?
La elaboración del presupuesto de TI requiere una revisión tanto de las actividades existentes como de los nuevos proyectos de TI que se van a implantar, lo que debe permitir a la Dirección General (DG), al Departamento de Servicios de TI (DSI) y al Departamento de Finanzas y Administración (DAF) trabajar juntos para desarrollar una propuesta sostenible para la función de TI. En consonancia con la dirección estratégica de la empresa, debe garantizar una contribución real al negocio, tener en cuenta las expectativas de los clientes, mantener los costes y los procesos bajo control y, por último, pero no por ello menos importante, anticiparse al futuro.
Lee nuestros consejos en este artículo. Cómo:
- ¿Estime su presupuesto de TI?
- ¿Necesita herramientas para gestionar el presupuesto de su departamento informático?
- ¿Anticipa y prepara su presupuesto de TI?
- ¿Gestionar los presupuestos de los nuevos proyectos?
El papel del presupuesto informático: un reto estratégico
El Departamento de TI tiene que gestionar y dirigir su presupuesto para poder desempeñar siempre un papel activo en el mantenimiento o la creación de valor para la empresa. El presupuesto de TI "infunde" a toda la organización.
El Director de Servicios Informáticos es responsable de gestionar el departamento informático de la empresa. Actúa como experto en TI de la empresa, al tiempo que gestiona y contrata al personal informático. En un contexto en el que la tecnología digital adquiere cada vez más importancia,el CIO debe gestionar los recursos materiales y humanos.
En primer lugar, pretende equilibrar las actividades del Departamento de TI entre costes y servicios. Los gastos se agregan por tipo de gasto (infraestructura, operaciones, soporte, mantenimiento, proyectos, etc.).
Los servicios se valoran por unidad de negocio, en función de su consumo real de unidades de trabajo. Se utiliza un modelo económico para evaluar el coste de las actividades del Departamento de TI y de los servicios prestados.
El presupuesto del departamento informático depende del negocio y de la madurez digital de la empresa
El presupuesto de TI en función de las misiones del Departamento de TI.
El Departamento de Informática tiene 3 misiones. Es a la vez un :
- Apoyo : el Departamento de Informática presta servicios a otros departamentos
- Producción : las TI están ahora presentes en todos los procesos de producción y en prácticamente todas las ofertas de la empresa.
- Rendimiento : el Departamento de TI actúa como relevo de las oportunidades que brinda la tecnología y se convierte en una competencia clave en el rendimiento de las organizaciones.
El equilibrio entre estas tres misiones depende del negocio y de la madurez digital de la empresa. El presupuesto, y por tanto la asignación de recursos, se estructurará y dosificará en consecuencia.
Ejemplos de ratios de gasto en TI en relación con las ventas por sector
- Servicios financieros, banca: 9%.
- Telecomunicaciones: 5,5
- Consultoría y servicios, TI: 4,5
- Electrónica, Salud, Seguros, Transporte: 3,5
- Automoción, química, bienes de consumo y energía: 2%.
- Construcción y distribución: 1%.
Atención: estos ratios varían mucho según el sector y el tamaño de la empresa. Una de las dificultades reside en la incertidumbre sobre si se tienen en cuenta o no todos los costes informáticos de la empresa: los que gestiona directamente el Departamento de Informática, pero también los que son menos visibles porque se diluyen en los presupuestos de las empresas clientes del Departamento de Informática. Para saber más
El Departamento de TI se considera un centro de costes
Aunque no es el beneficiario directo de los servicios que ofrece, éstos se financian con cargo a su presupuesto. Los servicios y los recursos humanos necesarios para ponerlos en marcha suelen refacturarse internamente. A veces se considera un centro de beneficios, o incluso puede revender sus conocimientos técnicos al exterior.
Se trata de un departamento de ingeniería, y los recursos humanos, ya sean propios o mediante la compra de servicios, constituyen la principal partida presupuestaria: el 46% según el KLC, el CIGREG y el observatorio CEGOS.
Se trata de la gestión de infraestructuras técnicas, un concepto que está experimentando una revolución. Por supuesto, sigue existiendo una infraestructura básica: redes internas y externas, puestos de trabajo de los usuarios, almacenamiento, etc.
Pero esto está cambiando profundamente con las ofertas en la nube, el software SaaS, las telecomunicaciones en plena transformación "internet" y los usuarios multipuesto (IOT, smartphone, tablet, BYOD, etc.).
Esto tiene un impacto directo en el presupuesto del Departamento de TI, ya que las partidas presupuestarias pasan de CAPEX a OPEX.
El Departamento de TI es un departamento de "proyecto", responsable de mantener los "productos del proyecto" en condiciones operativas. Siguiendo el ejemplo de los nuevos actores digitales, se está convirtiendo en un proveedor de "plataformas" que se plasman en un catálogo de servicios. Es la creación y el mantenimiento del catálogo de servicios lo que hay que " presupuestar".
Agentes presupuestarios del Departamento de TI
La elaboración de un presupuesto es, evidentemente, una tarea colectiva. Esto hace que el ejercicio sea aún más complejo, ya que requiere numerosas iteraciones entre un gran número de actores.
Responsables :
- El Director General - valida la alineación estratégica del presupuesto
- El Director Financiero - valida la alineación con las previsiones financieras
- Directores de línea de negocio - validar los proyectos que se van a poner en marcha
- El Director de Sistemas de Información - valida la adecuación de las capacidades
Actores operativos :
- El director de diseño/proyecto y sus jefes de proyecto: elaboran presupuestos para finalizar los proyectos en curso y calculan las solicitudes de proyectos.
- Gestores de infraestructuras / MCO - elaborar previsiones de gastos
- Control de gestión: proporciona información, auditorías, seguimiento del rendimiento de la inversión y ayuda a dimensionar el presupuesto.
- Representantes financieros en la DSI (gestor presupuestario, interventor de gestión): supervisan la ejecución del presupuesto.
Para el Jefe de Diseño/Proyecto, el Director de Programa o la PMO, el proceso de elaboración del presupuesto informático representa un momento importante de gestión con su equipo de jefes de proyecto y usuarios de herramientas informáticas:
- Reflexión sobre su organización
- Nuevos objetivos
- Consideración de los medios necesarios para alcanzarlos
- Lanzamiento de nuevos proyectos informáticos
Para que un presupuesto de TI tenga éxito, lo mejor es convertirlo en un proyecto corporativo de TI.
Aspectos destacados de la preparación del presupuesto informático
Alfinal del primer semestre, la Dirección General y el Departamento de Finanzas y Administración ponen en marcha el proceso de elaboración del presupuesto. El proceso se rige por la carta marco presupuestaria, con detalles específicos para cada departamento. El objetivo para el Departamento de Informática, al igual que para los demás departamentos, es proponer un presupuesto para el próximo ejercicio que traduzca en euros las orientaciones estratégicas de la empresa. Según la organización, este proceso se completa en noviembre/diciembre con la aprobación (o incluso la votación) del presupuesto consolidado. Entre estos dos hitos, los más destacados son :
- Inventario de los proyectos en curso, fondos disponibles restantes y reestimaciones presupuestarias para determinar los presupuestos de finalización de los proyectos lanzados.
- Evaluación / Actualización de los cuadros "MCO" para determinar los costes recurrentes
- Inventario de las solicitudes de las empresas para estimar los presupuestos de los proyectos a arbitrar
- Inventario de las solicitudes específicas del Departamento de TI para estimar los presupuestos de los proyectos de "rendimiento" que deben arbitrarse.
- Arbitraje y debate con las partes interesadas
- Negociación del presupuesto del Departamento de TI con la alta dirección
¿Cómo gestiona su presupuesto de TI?
Project monitor "nos hizo abandonar definitivamente nuestros archivos Excel para la preparación y el seguimiento del presupuesto".
Sandrine CHABANNES - Jefa de la Unidad de Contabilidad y Compras, Departamento de Alta Saboya
Project Monitor Gracias a una interfaz precisa entre y la herramienta de contabilidad de CD74, ha sido posible integrar en ella todas las etapas del ciclo de vida del presupuesto del proyecto: desde la preparación del presupuesto hasta el seguimiento de los pagos.
Una virtud implícita de esta organización es el desarrollo de una cultura común de la metodología presupuestaria. Como la herramienta es compartida, todos los actores hablan un lenguaje común y cada uno comprende la implicación de los demás en las distintas etapas de la elaboración y el seguimiento del presupuesto.
Analice con precisión el rendimiento financiero de sus proyectos con el software PPM Project Monitor
Project Monitor le permite declarar, para cada proyecto, un presupuesto base detallado por naturaleza y por partida presupuestaria. También puede realizar un seguimiento de los gastos reales y emitir alertas. Project Monitor Analice con precisión el rendimiento financiero de sus proyectos con Project Budget Tracker de .
Presupuesto informático: ¿cómo planificarlo?
La mejor manera de elaborar un presupuesto es basarse en factores previos como :
- El plan estratégico
- El plan director de TI, que es una traducción operativa de la estrategia de la empresa que va más allá del ejercicio anual.
- La carta de alcance
- El inventario de proyectos estructurados en :
- Proyectos en curso
- Nuevos proyectos :
- "Limitado por obligaciones legales y de otro tipo
- "Mejoras de los sistemas existentes o del rendimiento
- "Creación de valor
- Resultados reales en términos de recursos y gastos
- Gráficos de costes, en particular para las MCO
- Feedback o evaluación del proyecto
Como ya hemos explicado, este trabajo debe realizarse en estrecha colaboración entre los equipos informáticos y los demás departamentos de la empresa. Este proceso de reflexión sobre el sistema informático de la empresa debe aportar respuestas a preguntas como :
- ¿Qué valor produce el Departamento de Sistemas de Información?
- ¿Ayudan o dificultan el crecimiento los sistemas de información (SI)?
- ¿Fomentan los sistemas de SI la innovación y la gestión de competencias?
- ¿Realmente sólo hacemos cosas que son útiles para la empresa?
- ¿Cómo se comparan nuestros costes con los de servicios externos?
- ¿Dónde podemos recortar gastos?
- ¿Cumplimos todas las expectativas de nuestro entorno?
- ¿Cómo podemos comunicar mejor nuestros resultados internamente?
- ¿Somos lo bastante atractivos para atraer a los profesionales que necesitamos?
- ¿Son rentables nuestras inversiones en SI?
- ¿Cómo puede contribuir la SI a que se tengan en cuenta las necesidades de los clientes?
- ¿Cómo puede la SI ayudarnos a ser más receptivos?
- ¿Están adecuadamente protegidos los activos y las operaciones de la empresa?
- ¿Están controlados los principales riesgos de la empresa?
¿Cómo prepara su presupuesto informático?
Esta fase de preparación es crucial para el éxito de su presupuesto de TI.
El mejor consejo es empezar a comparar los costes de TI. Esto le permitirá analizar su sistema de información desde el punto de vistade los costes frente al valor creado para su empresa.
Fuente: julio de 2018 - publicación del CIGREF (enlace a Cigref)
Los Departamentos de TI se encuentran en plena transformación, y es vital considerarlos desde el punto de vista del rendimiento económico. ¿Por qué es necesario hacerlo? Porque estamos asistiendo a un desplazamiento gradual de las infraestructuras locales hacia las ofertas en la nube.
La aceleración en la adopción de enfoques ágiles y DevOps está repercutiendo en los proyectos de operaciones y las líneas de negocio, al favorecer cada vez más la automatización de infraestructuras y los enfoques "definidos por software".
Y no olvidemos que saber analizar datos supone tener una capacidad de anticipación y previsión muy valiosa (Los datos son un auténtico acelerador de la transformación digital de las empresas).
Este nuevo enfoque significa que no sólo podemos supervisar el rendimiento económico de las TI, sino también medir hasta qué punto los Departamentos de TI están transformando su enfoque en estas nuevas áreas estratégicas challenges .
La evaluación comparativa de las TI le proporcionará puntos de referencia externos, le permitirá desarrollar asociaciones de aprendizaje, motivar a su equipo de gestores de proyectos, legitimar sus objetivos y poner en marcha un nuevo enfoque para el desarrollo de nuevos conocimientos.
Los factores de éxito del proceso de evaluación comparativa son el compromiso de la dirección, la mejora continua y el respeto de la ética empresarial.
A partir de las distintas conclusiones, elaborará estimaciones de inversión en TI.
El cálculo del coste del proyecto se basa entonces en la idea de que cada partida de gasto debe corresponder o bien a lo que cuesta o bien a lo que compensa. Para evaluar lo que compensa, es importante hacer hipótesis de rentabilidad calculando el ROI informático ([(Margen generado - Coste de la inversión) / Coste de la inversión] x 100).
¿Cómo calcular el presupuesto de los nuevos proyectos?
Para cifrar el presupuesto de los nuevos proyectos, le aconsejamos que elija el método Abaque. Este método de estimación del presupuesto te prepara para la negociación, ya que has enumerado las distintas hipótesis de cálculo de costes. Si tus superiores te dicen "es demasiado caro", puedes plantear otra hipótesis para presentarles una oferta más barata. Al mismo tiempo, tienes que pensar en la asignación de recursos humanos y materiales al nuevo proyecto:
- ¿Necesidades técnicas para desarrollar este proyecto?
- Competencias en recursos humanos y su disponibilidad
- ¿Herramientas utilizadas para desarrollar este proyecto?
Puede confiar en herramientas como :
- Matriz de responsabilidades y organigrama
- Planificación de la capacidad (o planificación de la carga de recursos)
- Histograma de cargas de trabajo
- Una previsión por competencias
A continuación, conviene que el jefe de proyecto planifique una estimación de la carga de trabajo:
- Trabajo / Servicios
- Coste de adquisición y licencia de software
- Infraestructura técnica
- Formación de equipos
- Comprobación y corrección del software
Estudio de caso: Departamento de TI de Alta Saboya sobre gestión presupuestaria
Project Monitor Gracias a una interfaz precisa entre y la herramienta de contabilidad de CD74, ha sido posible integrar en ella todas las etapas del ciclo de vida del presupuesto del proyecto: desde la preparación del presupuesto hasta el seguimiento de los pagos.
Historia de la aplicación
Project monitor Project monitor se implantó por primera vez en el CD74 en el marco del Proyecto de Informatización del Registro de Aplicaciones, Infraestructuras y Desarrollos Empresariales (PIRAMID, que pasó a denominarse en CD74). Con la creación de este registro se pretendía disponer de una base de datos fiable y formalizada de las actividades del Departamento de Informática.
Project Monitor La implantación comenzó en julio y, seis meses después, un primer grupo de usuarios (del tamaño de un departamento) entró en producción. Tres meses más tarde, el ámbito de uso se amplió a todo el Departamento de TI. Tras este exitoso despliegue inicial, varios departamentos de negocio mostraron interés en utilizar la herramienta. A finales de año, se identificaron usuarios piloto para evaluar con mayor precisión las ventajas de ampliar el alcance a su departamento.
Project Monitor Revisión de la primera aplicación y beneficios
Esta primera aplicación nos ha permitido elaborar una primera evaluación de las ventajas de la utilización de PM. Los beneficios identificados :
- Formalización clara del registro de proyectos
- Colaboración y gestión de documentos más fáciles
- Cuadros de mando dinámicos que alimentan los indicadores de gestión
Ventajas concretas comunicadas por los usuarios :
- Una metodología presupuestaria clara apoyada en un lenguaje común.
- La carga de la actualización de los datos presupuestarios por parte de los PDC sobre sus respectivos proyectos se ha dividido entre tres.
- La interfaz presupuestaria proporciona a PM una base de datos presupuestaria fiable y actualizada, organizada por actividades y que puede utilizarse para la elaboración de informes.
- La carga de trabajo que supone la comprobación de los datos presupuestarios por parte del departamento de contabilidad se ha reducido de 1 día a la semana a 1 hora a la semana.
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Este artículo ha sido escrito por Virage Group , editor e integrador de software de gestión de proyectos, portafolio proyectos y planes de acción. Virage Group son 20 años de apoyo a proyectos, una comunidad de clientes establecida con una red y un intercambio de conocimientos en torno a la gestión de proyectos, y más de 250 clientes.