La elaboración del presupuesto de TI requiere una revisión tanto de las actividades existentes como de los nuevos proyectos de TI que se van a implantar, lo que debe permitir a la Dirección General (DG), al Departamento de Servicios de TI (DSI) y al Departamento de Finanzas y Administración (DAF) trabajar juntos para desarrollar una propuesta sostenible para la función de TI. En consonancia con la dirección estratégica de la empresa, debe garantizar una contribución real al negocio, tener en cuenta las expectativas de los clientes, mantener los costes y los procesos bajo control y, por último, pero no por ello menos importante, anticiparse al futuro.
Lee nuestros consejos en este artículo. Cómo:
El Departamento de TI tiene que gestionar y dirigir su presupuesto para poder desempeñar siempre un papel activo en el mantenimiento o la creación de valor para la empresa. El presupuesto de TI "infunde" a toda la organización.
El Director de Servicios Informáticos es responsable de gestionar el departamento informático de la empresa. Actúa como experto en TI de la empresa, al tiempo que gestiona y contrata al personal informático. En un contexto en el que la tecnología digital adquiere cada vez más importancia,el CIO debe gestionar los recursos materiales y humanos.
En primer lugar, pretende equilibrar las actividades del Departamento de TI entre costes y servicios. Los gastos se agregan por tipo de gasto (infraestructura, operaciones, soporte, mantenimiento, proyectos, etc.).
Los servicios se valoran por unidad de negocio, en función de su consumo real de unidades de trabajo. Se utiliza un modelo económico para evaluar el coste de las actividades del Departamento de TI y de los servicios prestados.
El Departamento de Informática tiene 3 misiones. Es a la vez un :
El equilibrio entre estas tres misiones depende del negocio y de la madurez digital de la empresa. El presupuesto, y por tanto la asignación de recursos, se estructurará y dosificará en consecuencia.
Atención: estos ratios varían mucho según el sector y el tamaño de la empresa. Una de las dificultades reside en la incertidumbre sobre si se tienen en cuenta o no todos los costes informáticos de la empresa: los que gestiona directamente el Departamento de Informática, pero también los que son menos visibles porque se diluyen en los presupuestos de las empresas clientes del Departamento de Informática. Para saber más
Aunque no es el beneficiario directo de los servicios que ofrece, éstos se financian con cargo a su presupuesto. Los servicios y los recursos humanos necesarios para ponerlos en marcha suelen refacturarse internamente. A veces se considera un centro de beneficios, o incluso puede revender sus conocimientos técnicos al exterior.
Se trata de un departamento de ingeniería, y los recursos humanos, ya sean propios o mediante la compra de servicios, constituyen la principal partida presupuestaria: el 46% según el KLC, el CIGREG y el observatorio CEGOS.
Se trata de la gestión de infraestructuras técnicas, un concepto que está experimentando una revolución. Por supuesto, sigue existiendo una infraestructura básica: redes internas y externas, puestos de trabajo de los usuarios, almacenamiento, etc.
Pero esto está cambiando profundamente con las ofertas en la nube, el software SaaS, las telecomunicaciones en plena transformación "internet" y los usuarios multipuesto (IOT, smartphone, tablet, BYOD, etc.).
Esto tiene un impacto directo en el presupuesto del Departamento de TI, ya que las partidas presupuestarias pasan de CAPEX a OPEX.
El Departamento de TI es un departamento de "proyecto", responsable de mantener los "productos del proyecto" en condiciones operativas. Siguiendo el ejemplo de los nuevos actores digitales, se está convirtiendo en un proveedor de "plataformas" que se plasman en un catálogo de servicios. Es la creación y el mantenimiento del catálogo de servicios lo que hay que " presupuestar".
La elaboración de un presupuesto es, evidentemente, una tarea colectiva. Esto hace que el ejercicio sea aún más complejo, ya que requiere numerosas iteraciones entre un gran número de actores.
Responsables :
Actores operativos :
Para el Jefe de Diseño/Proyecto, el Director de Programa o la PMO, el proceso de elaboración del presupuesto informático representa un momento importante de gestión con su equipo de jefes de proyecto y usuarios de herramientas informáticas:
Para que un presupuesto de TI tenga éxito, lo mejor es convertirlo en un proyecto corporativo de TI.
Alfinal del primer semestre, la Dirección General y el Departamento de Finanzas y Administración ponen en marcha el proceso de elaboración del presupuesto. El proceso se rige por la carta marco presupuestaria, con detalles específicos para cada departamento. El objetivo para el Departamento de Informática, al igual que para los demás departamentos, es proponer un presupuesto para el próximo ejercicio que traduzca en euros las orientaciones estratégicas de la empresa. Según la organización, este proceso se completa en noviembre/diciembre con la aprobación (o incluso la votación) del presupuesto consolidado. Entre estos dos hitos, los más destacados son :
Project monitor "nos hizo abandonar definitivamente nuestros archivos Excel para la preparación y el seguimiento del presupuesto".
Sandrine CHABANNES - Jefa de la Unidad de Contabilidad y Compras, Departamento de Alta Saboya
Project Monitor Gracias a una interfaz precisa entre y la herramienta de contabilidad de CD74, ha sido posible integrar en ella todas las etapas del ciclo de vida del presupuesto del proyecto: desde la preparación del presupuesto hasta el seguimiento de los pagos.
Una virtud implícita de esta organización es el desarrollo de una cultura común de la metodología presupuestaria. Como la herramienta es compartida, todos los actores hablan un lenguaje común y cada uno comprende la implicación de los demás en las distintas etapas de la elaboración y el seguimiento del presupuesto.
Project Monitor le permite declarar, para cada proyecto, un presupuesto base detallado por naturaleza y por partida presupuestaria. También puede realizar un seguimiento de los gastos reales y emitir alertas. Project Monitor Analice con precisión el rendimiento financiero de sus proyectos con Project Budget Tracker de .
La mejor manera de elaborar un presupuesto es basarse en factores previos como :
Como ya hemos explicado, este trabajo debe realizarse en estrecha colaboración entre los equipos informáticos y los demás departamentos de la empresa. Este proceso de reflexión sobre el sistema informático de la empresa debe aportar respuestas a preguntas como :
Esta fase de preparación es crucial para el éxito de su presupuesto de TI.
El mejor consejo es empezar a comparar los costes de TI. Esto le permitirá analizar su sistema de información desde el punto de vistade los costes frente al valor creado para su empresa.
Fuente: julio de 2018 - publicación del CIGREF (enlace a Cigref)
Los Departamentos de TI se encuentran en plena transformación, y es vital considerarlos desde el punto de vista del rendimiento económico. ¿Por qué es necesario hacerlo? Porque estamos asistiendo a un desplazamiento gradual de las infraestructuras locales hacia las ofertas en la nube.
La aceleración en la adopción de enfoques ágiles y DevOps está repercutiendo en los proyectos de operaciones y las líneas de negocio, al favorecer cada vez más la automatización de infraestructuras y los enfoques "definidos por software".
Y no olvidemos que saber analizar datos supone tener una capacidad de anticipación y previsión muy valiosa (Los datos son un auténtico acelerador de la transformación digital de las empresas).
Este nuevo enfoque significa que no sólo podemos supervisar el rendimiento económico de las TI, sino también medir hasta qué punto los Departamentos de TI están transformando su enfoque en estas nuevas áreas estratégicas challenges .
La evaluación comparativa de las TI le proporcionará puntos de referencia externos, le permitirá desarrollar asociaciones de aprendizaje, motivar a su equipo de gestores de proyectos, legitimar sus objetivos y poner en marcha un nuevo enfoque para el desarrollo de nuevos conocimientos.
Los factores de éxito del proceso de evaluación comparativa son el compromiso de la dirección, la mejora continua y el respeto de la ética empresarial.
A partir de las distintas conclusiones, elaborará estimaciones de inversión en TI.
El cálculo del coste del proyecto se basa entonces en la idea de que cada partida de gasto debe corresponder o bien a lo que cuesta o bien a lo que compensa. Para evaluar lo que compensa, es importante hacer hipótesis de rentabilidad calculando el ROI informático ([(Margen generado - Coste de la inversión) / Coste de la inversión] x 100).
Para cifrar el presupuesto de los nuevos proyectos, le aconsejamos que elija el método Abaque. Este método de estimación del presupuesto te prepara para la negociación, ya que has enumerado las distintas hipótesis de cálculo de costes. Si tus superiores te dicen "es demasiado caro", puedes plantear otra hipótesis para presentarles una oferta más barata. Al mismo tiempo, tienes que pensar en la asignación de recursos humanos y materiales al nuevo proyecto:
Puede confiar en herramientas como :
A continuación, conviene que el jefe de proyecto planifique una estimación de la carga de trabajo:
Project Monitor Gracias a una interfaz precisa entre y la herramienta de contabilidad de CD74, ha sido posible integrar en ella todas las etapas del ciclo de vida del presupuesto del proyecto: desde la preparación del presupuesto hasta el seguimiento de los pagos.
Project monitor Project monitor se implantó por primera vez en el CD74 en el marco del Proyecto de Informatización del Registro de Aplicaciones, Infraestructuras y Desarrollos Empresariales (PIRAMID, que pasó a denominarse en CD74). Con la creación de este registro se pretendía disponer de una base de datos fiable y formalizada de las actividades del Departamento de Informática.
Project Monitor La implantación comenzó en julio y, seis meses después, un primer grupo de usuarios (del tamaño de un departamento) entró en producción. Tres meses más tarde, el ámbito de uso se amplió a todo el Departamento de TI. Tras este exitoso despliegue inicial, varios departamentos de negocio mostraron interés en utilizar la herramienta. A finales de año, se identificaron usuarios piloto para evaluar con mayor precisión las ventajas de ampliar el alcance a su departamento.
Esta primera aplicación nos ha permitido elaborar una primera evaluación de las ventajas de la utilización de PM. Los beneficios identificados :
Ventajas concretas comunicadas por los usuarios :
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La opinión de nuestros expertos en proyectos sobre su retos
Puntos clave sobre las posibles funciones
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Este artículo ha sido escrito por Virage Group , editor e integrador de software de gestión de proyectos, portafolio proyectos y planes de acción. Virage Group son 20 años de apoyo a proyectos, una comunidad de clientes establecida con una red y un intercambio de conocimientos en torno a la gestión de proyectos, y más de 250 clientes.