Project Monitor ¿Cómo puede gestionar su hoja de ruta con ? 

En los episodios anteriores, ha recogido una gran cantidad de buenas prácticas, ideas y consejos de Noveane. Su hoja de ruta está trazada y alineada con su estrategia. (Dependiendo de su nivel de madurez, tema del episodio 2, podría pasar a la tercera, cuarta o incluso quinta marcha). 

Project Monitor Descubra cómo una herramienta PPM como ésta puede ayudarle a llevar sus proyectos al destino de sus ambiciones. 

Primera marcha, primer nivel: el nivel elemental 

Primer consejo de Noveane: dé autonomía a los jefes de proyecto, pero hágales responsables. 

Utilizar una plantilla para inicializar un proyecto le permite estructurar sus proyectos. Puede crear plantillas según : 

• temas empresariales (construcción, informática, etc.) 
• metodologías (Agile, V-cycle, Prince2, etc.) 
• tipos de proyecto (XS, M, L, etc.). 

La plantilla es un esqueleto de proyecto típico, que puede utilizarse para heredar datos como formularios de evaluación o fichas de proyecto, así como un calendario típico, gráficos de presupuesto y recursos, etc. 

Project MonitorLas hojas de resumen reproducen automáticamente lo introducido en , pero en formato Word o PowerPoint. Estas fichas pueden personalizarse para reflejar su identidad corporativa. Todos los jefes de proyecto seguirán el mismo formalismo, pero podrán añadir información: así se consigue que los jefes de proyecto sean más autónomos y responsables, conservando la flexibilidad.   

Segundo consejo: anime a sus jefes de proyecto a pensar a tres o cuatro meses vista, en lugar de tomar instantáneas de sus proyectos en un momento dado.  

En la página de inicio de cada proyecto puede verse una proyección del presupuesto en el tiempo (a lo largo de 3 meses, por ejemplo). Ya se ha introducido una carga objetivo en la plantilla, que puede modificarse según sea necesario. Esta carga objetivo puede linealizarse a lo largo de la duración del proyecto o modificarse por periodos.  

También encontrará una visión más estratégica en la página de inicio de su plataforma:  

• cronología,  
• lista de proyectos con indicadores clave,  
• desglose de proyectos por tiempo 

Consejo 3: Establezca indicadores sencillos y eficaces (no más superfluos) 

El gestor de proyectos puede acceder a indicadores muy sencillos directamente desde la página de inicio. Están simbolizados por un código tricolor (rojo, amarillo, verde), y pueden aplicarse a temas como la planificación, el presupuesto o los recursos. Se trata de indicadores muy objetivos, calculados en función de los datos introducidos en el proyecto. También hay indicadores más subjetivos, como el tiempo del proyecto. Los indicadores del proyecto pueden ser verdes en el calendario, el presupuesto o los recursos, pero el tiempo del proyecto se define como "Stormy⚡".

Así, el jefe de proyecto informa de un problema en su proyecto y puede rellenar un comentario para dar más contexto. Este indicador presenta la vida del proyecto de otra manera y permite al gestor del proyecto alertar y pedir arbitraje. 

Consejo 4: Elabore una lista de proyectos prioritarios que la alta dirección deba supervisar. 

La revisión de proyectos es un informe que ofrece una visión general de todos los proyectos.  

• dependiendo del tiempo,  
• con indicadores (planificación, presupuesto, recursos, riesgos, tiempo, etc.)  
• y las propiedades del proyecto (jefe de proyecto, fechas de inicio y fin, prioridad, etc.).  

La alta dirección podrá ver qué proyectos están con indicadores en rojo o con tiempo tormentoso, y tendrá acceso a los datos de contacto del gestor del proyecto en cuestión.  

¿Listo para pasar a la segunda velocidad? Pasemos al siguiente nivel. 

Gestión de proyectos de nivel intermedio 

Primer consejo: pasar de una visión por proyectos a una visión por carteras de gestión 

Los datos introducidos para cada proyecto pueden consolidarse a un nivel más macro en Project Monitor : la vista portafolio. Por ejemplo, se pueden organizar y filtrar fácilmente los proyectos si están relacionados con uno de los departamentos, divisiones o secciones de la organización, como el departamento de informática, las filiales, etc. Estos vínculos con los departamentos son ejes analíticos: por ejemplo, se puede hacer un seguimiento de los presupuestos consumidos por departamento. Se puede crear una portafolio proyectos: incluye datos sobre todos los proyectos del departamento de TI, con indicadores clave sobre presupuesto, riesgos, tareas atrasadas, recursos, etc., todo ello con una alineación estratégica en diferentes ejes. 

Segundo consejo: cree comités para revisar portafolio

El comité de revisión de portafolio es una parte esencial del seguimiento del proyecto. En Project Monitor, hay varias formas de supervisar este comité: 

• una tabla de proyectos, ordenados, por ejemplo, por jefe de proyecto. Cada jefe de proyecto podrá presentar indicadores a las personas interesadas, consultar el último informe flash de cada proyecto y rellenar un nuevo informe sin tener que cambiar de página. 
• un informe de planificación, que muestra el calendario de los proyectos del departamento en relación con los demás.  
• La presentación portafolio se presenta como una presentación de PowerPoint, con indicadores y gráficos personalizables. Cada diapositiva tiene su propio proyecto, indicadores y gráficos. El informe de revisión puede completarse por proyecto, consolidarse para portafolio y compartirse con los participantes por correo electrónico. 

Tercer consejo: combinar los indicadores básicos con el plan de capacidad 

Vea rápidamente la carga de trabajo restante para los recursos, por fase y proyecto. Esta carga de trabajo se suavizará automáticamente a lo largo del resto de la fase o del proyecto. Es una oportunidad para ir un poco más allá de la carga de trabajo objetivo introducida al inicio del proyecto. Project Monitor El resto por hacer es de hecho más "pragmático" y se actualiza continuamente a través de la introducción de los tiempos de sus recursos o manualmente por usted en . 

Después de estos tres consejos, aún te queda un nuevo nivel de madurez por alcanzar 

Project Monitor Buenas prácticas para el nivel avanzado 

Identificar los vínculos entre las distintas carteras 

Los proyectos pueden alimentar varias carteras: un proyecto puede estar vinculado a un departamento piloto, pero también a un departamento comercial, a un eje estratégico, a una zona geográfica, etc. De este modo, puede cruzar y consolidar datos, y dejar de tener una visión en silos asociando un proyecto a un único eje. 

Siga el plan de capacidad y presupuesto en portafolio / nivel de gestión 

El plan de capacidad permite controlar la carga de trabajo que queda por hacer y la que ya se ha realizado, en función de los recursos, los proyectos y un periodo deseado. Así, los problemas de personal pueden tratarse directamente en esta pantalla.  

Se pueden configurar sobres presupuestarios, con importes plurianuales. Project Monitor  ¡Hacer un seguimiento de su presupuesto es fácil con ! De un vistazo, puede comparar el importe votado en 2022 para varios proyectos, así como los gastos previstos y reales. También puede realizar este análisis mediante gráficos o Excel, con comparaciones entre periodos. 

Crear comités de arbitraje de proyectos 

¡Se acabó el arbitraje por decibelios (quien grite más fuerte...)! Para arbitrar entre proyectos, puede ser beneficioso crear un directorio de proyectos portafolio , que agrupe todos los proyectos que tengas en mente. En portafolio encontrarás todo tipo de información sobre estos proyectos. Puedes establecer tus propios criterios de evaluación, como :  

• valoración de los gastos,  
• evaluación estratégica,  
• beneficios internos y externos, 
• rentabilidad 
• la necesidad...  

Todas estas notas le permitirán priorizar sus proyectos: visualizándolos en una tabla y también en gráficos (radar, gráficos de burbujas, etc.).  

Bien hecho, ¡sólo te queda la quinta marcha! 

Nivel experto 

Desafíe sus carteras con su estrategia challenges 

Con un nivel de madurez en proyectos experto, Noveane recomienda construir un portafolio con proyectos estratégicos. En este portafolio pueden integrarse numerosos gráficos y tablas. Configurada con ejes estratégicos, la alta dirección puede comprobar más fácilmente el equilibrio entre los ejes estratégicos y en función de las prioridades de la organización. 

Garantizar que las carteras se ajustan a la hoja de ruta mediante indicadores. 

Para cada proyecto, pueden añadirse indicadores que permitan analizar aún mejor los KPI de los proyectos estratégicos. Pueden recopilarse en los distintos ejes de su portafolio, y llevan un valor objetivo. Estos indicadores pueden configurarse y cruzarse con otras herramientas de su SI utilizando nuestro módulo Datamart. 

Una vez que hayas seguido todos estos consejos, ¡seguro que te conviertes en un experto volador!