El modelo P3O para su PMO - Oficinas de Cartera, Programas y Proyectos

¿Qué es P3O?

P3O (Portfolio, Programme and Project Offices) es una guía de buenas prácticas internacionalmente reconocida para la gestión de PMOs que permite a individuos y organizaciones establecer, desarrollar y mantener PMOs apropiadas para el negocio. Publicada en 2008, P3O proporciona un marco de apoyo a la toma de decisiones / prestación de servicios para cualquier cambio dentro de una organización. Esta guía, alineada con PRINCE2, MSP y MdP - reúne en un único manual un conjunto de principios, procesos y técnicas para facilitar una gestión eficaz de portafolio, programas y proyectos.

El modelo P3O dota a las organizaciones de las estructuras, herramientas y técnicas que necesitan para centrarse en los programas y proyectos adecuados, y para garantizar una ejecución coherente de los programas y proyectos en toda la organización.

¿Cómo puede ayudar P3O a su organización?

¿Son necesarios todos sus programas y proyectos? ¿Cuáles le ayudarán a aplicar su estrategia? ¿Qué beneficios le aportarán?

Si se recortan los presupuestos, ¿qué programas o proyectos podrían suspenderse? ¿Qué impacto tendría esto en la empresa?

¿Dispone de las personas y competencias adecuadas? ¿Están disponibles cuando los necesita? ¿Cuándo es más apropiado recurrir a contratos externos que hacerlo uno mismo?

Si puede responder a estas preguntas, es probable que su organización ya cuente con una PMO P3O. Si no puede responderlas pero le gustaría hacerlo, entonces debería plantearse seriamente implantar la P3O.

¿Por qué utilizar P3O para su PMO?

P3O le ayuda a ver el panorama general de cómo mejorar sus iniciativas de cambio y maximizar la rentabilidad de su inversión empresarial en el cambio. Tiende un puente entre los "pensadores" y los "ejecutores", es decir, los responsables de la estrategia y las políticas y el brazo ejecutor de la organización.

P3O está alineado con tres estándares internacionales líderes para la gestión de proyectos, programas y carteras: PRINCE2®, MSP® y MoP®. Si ya ha empezado a utilizar uno o varios de estos estándares, P3O es el siguiente paso perfecto hacia las mejoras globales.

Un modelo P3O permanente apoya la gobernanza de proyectos y programas. Puede validar y verificar lo siguiente:

 

Los principios P3O

P3O se basa en los mismos principios que PRINCE2®, MSP® y MoP®. Se trata de principios básicos compartidos para extraer más valor de las inversiones en programas y proyectos.

Garantizar una gobernanza adecuada, por ejemplo, asegurarse de que cada proyecto cuente con un comité de proyecto que funcione correctamente como autoridad decisoria. Garantizar que se recopilan datos oportunos y precisos para apoyar la toma de decisiones.

Defina claramente las funciones y responsabilidades de los altos directivos, por ejemplo, asegúrese de que para cada proyecto se nombra a un alto directivo como gestor del proyecto con responsabilidades empresariales para el mismo.

Priorizar todos los cambios empresariales y garantizar un portafolio equilibrado que se ajuste a la estrategia, pero que también tenga en cuenta los cambios obligatorios (por ejemplo, proyectos de mantenimiento normativos o "por hacer").

Garantizar que todas las inversiones tengan un argumento comercial. Manténgase centrado en los beneficios, por ejemplo, asegúrese de que cada programa mide los beneficios utilizando un proceso sólido y utilizable.

Utilice las buenas prácticas de P3, como PRINCE2®, MSP® y MoP®, e invierta en formación y coaching.

Supervise los progresos con informes basados en los puntos destacados y las excepciones.

Garantizar que el tiempo de gestión se utiliza adecuadamente, utilizando la gestión por excepción. Centrarse en los riesgos y problemas clave mediante paneles de gestión e informes destacados.

Guía de la PMO: estructuración y equipamiento de su oficina de proyectos

Nuestra guía le ayudará a definir el lugar de la PMO dentro de la organización y a hacerla más eficaz.

Descargar la guía práctica de la PMO

Los diferentes tipos de PMO

P3O son las siglas de "Oficinas" para P3 (proyecto, programa, portafolio). El centro de excelencia es una oficina específica.

Estructura permanente de apoyo a la gestión de los proyectos y programas de una organización. Incluye el proceso de inversión, la alineación estratégica, el establecimiento de prioridades, la supervisión de los avances y el seguimiento de la materialización de los beneficios.

Función que actúa como centro de intercambio de información y "guardián de las normas" de un programa y sus objetivos de ejecución. Normalmente es temporal. Puede existir como oficina permanente de apoyo a varios programas.

Una oficina temporal creada para apoyar la aplicación de una iniciativa de cambio específica como proyecto. 

Proporciona normas, coherencia de métodos y procesos, gestión del conocimiento y formación. Su alcance depende del modelo P3O y abarcará la totalidad o parte de los P3 (carteras, programas y/o proyectos).

Configurar una PMO con el modelo P3O

La guía P3O recomienda la implantación o reactivación de un modelo permanente de P3O. Esta labor puede llevarse a cabo como proyecto o como programa. P3O recomienda el siguiente ciclo de vida del programa.

Este proceso evalúa el estado actual de la prestación de P3O e identifica a las principales partes interesadas. Crea la documentación básica del modelo P3O y, por último, un documento de síntesis, denominado Brief, que debe ser validado por la dirección.

Este proceso establece el equipo, perfecciona la declaración de visión y el plan maestro. Trabaja en la implicación de las partes interesadas y proporciona un plan de ejecución. Todo ello se resume en una definición del programa, documento que debe ser validado por la dirección.

Las directrices P3O recomiendan encarecidamente un enfoque gradual de la aplicación, haciendo hincapié en la obtención de beneficios en cada fase.

Cierre formal, con evaluación y análisis de las lecciones aprendidas.

Formación y certificación P3O

El sitio certificación P3O consta de dos niveles principales: P3O Foundation y P3O Practitioner.

Nuestro socio QRP International es una organización de formación acreditada (ATO) para P3O. Eche un vistazo a las distintas opciones de formación y elija la que mejor se adapte a sus necesidades o a las de sus empleados.

Acerca de QRP International

Desde el año 2000, QRP ayuda a profesionales y empresas a alcanzar la excelencia en los ámbitos de la gestión de proyectos, la agilidad, la gestión del cambio y la gestión de servicios de TI, ofreciendo servicios de consultoría y cursos de formación a medida basados en las certificaciones internacionales PRINCE2, PMP, ITIL, COBIT2019, AgilePM, DevOps, Safe, Design Thinking, etc. Para más información: www.qrpinternational.fr

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