Le modèle P3O pour votre PMO – Portfolio, Programme and Project Offices

Qu’est-ce que P3O ?

P3O (Portfolio, Programme and Project Offices) est un guide des Bonnes Pratiques de la gestion de PMO reconnu mondialement qui permet aux individus et aux organisations d’établir, de développer et de maintenir des PMO appropriés aux entreprises. Publié en 2008, P3O fournit une structure d’aide à la décision / à la prestation de services pour tout changement au sein d’une organisation. Ce guide – aligné sur PRINCE2, MSP et MoP – rassemble en un seul manuel un ensemble de principes, de processus et de techniques pour faciliter une gestion efficace de portefeuille, de programme et de projet.

Le modèle P3O dote les organisations de structures, d’outils et de techniques dont elles ont besoin pour s’assurer qu’elles se concentrent sur les bons programmes et projets et assure une exécution cohérente des programmes et projets dans toute l’organisation.

Comment P3O peut-il aider votre organisation ?

Tous vos programmes et projets sont-ils nécessaires ? Lesquels vous aideront à mettre en œuvre votre stratégie? Quels avantages vous donneront-ils ?

Si vos budgets sont réduits, quels programmes ou projets pourriez-vous mettre en attente ? Quel en serait l’impact sur l’entreprise?

Avez-vous les bonnes personnes et les bonnes compétences à disposition ? Sont-ils disponibles lorsque vous en avez besoin ? Quand est-il plus approprié de recourir à des contrats externes plutôt que de faire vous-même ?

Si vous pouvez répondre à ces questions, alors votre organisation a probablement déjà mis en place un PMO selon le modèle P3O. Si vous ne pouvez pas y répondre mais que vous le souhaitez, alors vous devriez sérieusement envisager de mettre en œuvre P3O.

Pourquoi utiliser P3O pour votre PMO ?

P3O vous aide à avoir une vue d’ensemble de la façon d’améliorer vos initiatives de changement et de maximiser le rapport qualité-prix de votre investissement d’entreprise dans le changement. Il comble le fossé entre les «penseurs» et les «faiseurs» – les responsables de la stratégie / politique et le bras de livraison de l’organisation.

P3O est aligné sur trois normes internationales de premier plan en matière de gestion de projets, de programmes et de portefeuilles, à savoir PRINCE2®, MSP® et MoP®. Si vous avez commencé à utiliser une ou plusieurs de ces normes, P3O est la prochaine étape parfaite vers des améliorations globales.

Un modèle P3O permanent soutient la gouvernance des projets et programmes. Il peut valider et vérifier comme suit :

• Valider la stratégie de changement : «Faisons-nous les choses correctement ?» c’est-à-dire les bons programmes et projets pour mettre en œuvre la stratégie de l’entreprise.
• Valider la valeur de changement : «Obtenons-nous les bénéfices prévus des projets et programmes que nous menons ?»
• Vérifier la conception du changement : «Faisons-nous bien les choses ?» vérifier que les projets et programmes utilisent les processus, méthodes et outils des Bonnes Pratiques.
• Vérifier la livraison des modifications : «Faisons-nous bien les choses ?» pour vérifier que les projets et programmes apportent des changements de manière efficace (temps, coût, qualité) et gèrent leur impact sur les opérations commerciales.

Les principes P3O

P3O est fondé sur les mêmes principes qui soutiennent PRINCE2®, MSP® et MoP®. Ce sont des principes de base partagés pour extraire davantage de valeur des investissements dans les programmes et les projets.

• Gouverner efficacement

Assurer une gouvernance correcte, par ex. s’assurer que chaque projet a un comité de projet fonctionnant correctement comme autorité de décision. Veiller à ce que des données opportunes et précises soient collectées pour soutenir la prise de décision.

• Définir des rôles et responsabilités clairs

Définir des rôles et responsabilités claires des cadres supérieurs, par ex. s’assurer que pour chaque projet, un cadre supérieur est nommé en tant que chef de projet avec les responsabilités business du projet.

• Prioriser les investissements, s’aligner et s’adapter à la stratégie d’entreprise

Donner la priorité à tous les changements business et assurer un portefeuille équilibré qui est aligné sur la stratégie, mais qui prend également en compte les changements obligatoires (par exemple, les projets de maintenance réglementaires ou «à faire»).

• Créer de la valeur 

S’assurer que tous les investissements ont un business case. Rester concentré sur les avantages, par ex. veiller à ce que chaque programme mesure les bénéfices en utilisant un processus robuste et utilisable.

• Investir dans les personnes et les processus

Utiliser les Bonnes Pratiques P3, telles que PRINCE2®, MSP® et MoP® et investir dans la formation et le coaching.

• Mesurer la maturité organisationnelle

Suivre les progrès grâce à des rapports basés sur les faits saillants et les exceptions.

S’assurer que le temps de gestion est utilisé de manière appropriée, en utilisant la gestion par exception. Se concentrer sur les principaux risques et problèmes en utilisant les tableaux de bord de gestion et mettre en évidence les rapports.

Guide PMO : structurer et outiller votre bureau des projets

Notre guide vous aidera à définir la place du PMO au sein de l’organisation et à le rendre plus efficace !

Télécharger le guide pratique PMO

Les différents types de PMO

P3O signifie “Offices” bureaux pour P3 (projet, programme, portefeuille). Le centre d’excellence, lui, est un bureau spécifique.

• Bureau de portefeuille

Une structure permanente pour soutenir la gestion des projets et programmes d’une organisation. Il comprend le processus d’investissement, l’alignement stratégique, la hiérarchisation, le suivi des progrès et le suivi de la réalisation des avantages.

• Bureau du programme

Une fonction qui sert de centre d’information et de “gardien des normes” pour un programme et ses objectifs de prestation. Normalement temporaire. Il peut exister en tant que bureau permanent pour soutenir plusieurs programmes.

• Bureau de projet

Un bureau temporaire mis en place pour soutenir la mise en œuvre d’une initiative de changement spécifique en tant que projet. 

• Centre d’excellence

Fournit des normes, la cohérence des méthodes et des processus, la gestion des connaissances et la formation. Son périmètre dépend du modèle P3O et couvrira tout ou partie des P3 (portefeuilles, programmes et / ou projets).

Configurer un PMO avec le modèle P3O

Le guide P3O recommande la mise en œuvre ou la remise sous tension d’un modèle P3O permanent. Ce travail peut être exécuté soit en tant que projet, soit en tant que programme. P3O recommande le cycle de vie du programme suivant.

• Identifiez le P3O

Ce processus évalue l’état actuel de la fourniture de P3O et identifie les principales parties prenantes. Il crée une documentation de base pour le modèle P3O, et enfin un document de synthèse, appelé Brief, qui doit être validé par la direction.

• Définir le P3O

Ce processus établit l’équipe, affine l’énoncé de vision et le plan directeur. Il travaille sur l’engagement des parties prenantes et fournit un plan de mise en œuvre. Tout cela est résumé dans une définition de programme, un document qui doit être validé par la direction.

• Livrer le P3O

Les directives P3O recommandent fortement une approche progressive de la mise en œuvre (par tranches), en mettant l’accent sur la réalisation des bénéfices à chaque incrément.

• Clôturer le P3O

Clôture formelle, avec évaluation et analyse des lessons learned.

Formations et certifications P3O

Le schéma de certification P3O comporte deux niveaux principaux, P3O Foundation et P3O Practitioner.

Notre partenaire QRP International est un organisme de formation accrédité (ATO) pour P3O. Consultez les différentes modalités de formation et choisissez celle qui correspond le mieux à vos besoins ou à ceux de vos collaborateurs.

A propos de QRP International

Depuis 2000, QRP soutient les professionnels et les entreprises à atteindre l’excellence dans les domaines du management de projet, de l’agilité, de la conduite du changement et de la gestion des services informatiques, en proposant des prestations de conseils et des formations sur mesure basées sur les certifications internationales PRINCE2, PMP, ITIL, COBIT2019, AgilePM, DevOps, Safe, Design Thinking,… Pour en savoir plus : www.qrpinternational.fr

Mettre en place une cellule PMO : quel outil pour adresser vos enjeux ?

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Project Monitor permet au PMO de :

• Déployer votre méthode projet
• Réaliser les analyses pertinentes par rapport aux différents profils
• Organiser facilement vos revues de projets
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