Los métodos y herramientas de PMO más utilizados

¡Consejos para "El auge de la PMO JEDI"!

challenges de una PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) reside en su capacidad para mejorar la eficacia, la coherencia y la calidad de la gestión de proyectos dentro de una organización. ¿Cómo podemos fomentar el aprendizaje organizativo? ¿Cómo apoyar la normalización de los procesos? ¿Cómo podemos garantizar el seguimiento y la elaboración de informes para minimizar los riesgos? La Oficina de Proyectos necesita dotarse de herramientas y métodos de PMO para abordar estas cuestiones challenges.

Lea este artículo para conocer las mejores prácticas para el puesto de PMO - Project Manager Officer - :

• El papel de la PMO en un enfoque de gestión de proyectos portafolio
• El ejemplo de un enfoque PPM con Vyv3 IT
• Ejemplos de herramientas esenciales utilizadas en el trabajo diario de la PMO
• La evolución de la posición de la PMO

Cómo establecer un enfoque de gestión de proyectos portafolio - El papel y challenges de la PMO

El papel de la PMO en el enfoque PPM

El enfoque de gestión de proyectos (PPM) de portafolio consiste en seleccionar, priorizar y gestionar un conjunto de proyectos o programas de forma coordinada, con el objetivo de maximizar la creación de valor para una organización. El PPM permite alinear los proyectos con los objetivos estratégicos, gestionar los recursos de forma óptima y tomar decisiones con conocimiento de causa. El papel de la PMO en este enfoque es garantizar la gobernanza de los proyectos de portafolio , proporcionando apoyo metodológico, estableciendo procesos de gestión, supervisando los proyectos, proporcionando informes de seguimiento y garantizando la coordinación entre proyectos. La PMO facilita la toma de decisiones, la rentabilidad y la gestión de riesgos en los proyectos de portafolio .

challenges PMO

Para llevar a cabo con eficacia las diversas tareas asignadas a la PMO, es esencial conocer a fondo su entorno.

Los riesgos a los que puede enfrentarse una PMO pueden ser :

• Tener los indicadores equivocados
• Sufrir de un mal posicionamiento del papel de la PMO dentro de la organización
• Resistencia al cambio
• Gestión de silos
• Falta de armonización de metodologías entre líneas de negocio y departamentos

Para alcanzar sus objetivos, las verdaderas PMO Jedi deben ser flexibles y renovarse constantemente: 

• Mejora continua de los procesos 
• Procesos y metodologías de proyectos 
• Organizar talleres y cursos de formación divertidos 
• Herramientas de gestión para vigilancia y alerta

Ejemplo de enfoque PPM: implantación y resultados de 10 años de gestión de carteras en Vyv3 IT

Entrevista con Céline Desert, PMO en VYV3 IT

Céline DESERT, IT Transformation & PMO Project Manager en VYV3 IT, estuvo en el escenario de Virage Days, una conferencia dedicada a la Gestión de Carteras. Nuestros invitados pudieron descubrir cómo ha evolucionado la gestión de carteras de VYV3 IT en los últimos 10 años. Así como aprender sobre las herramientas y métodos de PMO más utilizados en Vyv3IT para convertirse en un verdadero "Jedi" de la PMO. 

VYV3 es el primer operador privado de Francia y la primera mutua de su sector, y apoya la estrategia del Grupo VYV de desarrollar sus servicios de asistencia y ayuda*.

El inicio del enfoque PPM -Porfolio Management- se basó en la constatación de que necesitábamos prescindir de herramientas internas para garantizar la refacturación de los proyectos y abordar los problemas de desarrollo del Grupo challenges . 

Los primeros objetivos a alcanzar tomaron forma en 2013, con el equipamiento del Grupo con el software Project Monitor para : 

• Seguimiento del tiempo empleado a efectos de refacturación 
• Simplificar la producción y el intercambio de información 
• Visibilidad del impacto de los nuevos proyectos (proyectos intencionados) 

Con la necesidad cada vez mayor de optimizar la gestión de la cartera, fue en 2020 cuando VYV3 decidió introducir indicadores del "tiempo" de los proyectos para supervisar su progreso.

Posteriormente, la gestión de riesgos del proyecto y la supervisión del presupuesto del proyecto siguieron el mismo camino y se implantaron el mismo año. 

En 2021 surgió la necesidad de centralizar la información entre las distintas herramientas. Para ello, VYV creó :  

• Facilitar y dirigir las revisiones de los proyectos de portafolio  
• Una interfaz entre Easyvista y Project Monitor para simplificar la gestión de las devoluciones.

El enfoque PPM continuará en 2022 con la introducción de la Planificación de Recursos y una interfaz entre la herramienta Qlik BI y Project Monitor. 

¿Cuáles son las herramientas de la PMO?

Una PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) es responsable de la gobernanza, la supervisión y el apoyo a los proyectos dentro de una organización. Las herramientas utilizadas por una PMO pueden variar en función de las necesidades específicas de la organización.

He aquí 7 tipos de herramientas PMO utilizadas en VYV3IT:

1. Herramientas de gestión de proyectos y gestión de proyectos portafolio
2. Herramientas de comunicación y colaboración
3. Herramientas de gestión de la documentación
4. Herramientas de mapas mentales
5. Herramientas de seguimiento de los indicadores de resultados
6. Herramientas de diseño gráfico
7. Herramientas interactivas de presentación y facilitación de la formación

Herramientas de gestión de proyectos y gestión de proyectos portafolio

Las PMO suelen utilizar software de gestión de proyectos para supervisar y coordinar las actividades de los distintos proyectos. Algunos ejemplos populares son Microsoft Project, Trello y Project Monitor. Mientras que Microsoft Project y Trello son más adecuados para la gestión básica de unos pocos proyectos, Project monitor puede utilizarse para gestionar todo el proyecto portafolio con una serie de funciones (gestión de recursos, cuadros de mando, informes, presupuestos, etc.).

Herramientas de comunicación y colaboración

Las PMO deben facilitar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo del proyecto. Herramientas como Microsoft Teams, Slack y Zoom pueden utilizarse para reuniones en línea, mensajería instantánea, uso compartido de pantallas y colaboración a distancia.

Herramientas de mapas mentales

Los mapas mentales son herramientas para organizar, vincular y visualizar ideas. Con las versiones en línea, se puede trabajar simultáneamente para añadir comentarios. Los equipos de la PMO de Vyv3IT utilizan MindView, Xmind y MindManager, por ejemplo.

Herramientas de diseño gráfico

Canva es una herramienta de diseño gráfico en línea que te permite crear documentos visuales a partir de una biblioteca de plantillas. Con Canva, puedes crear y compartir fácilmente diseños profesionales. Por ejemplo, la PMO puede destacar determinados casos de uso o procesos y metodologías.

Herramientas de seguimiento de los indicadores de resultados

Las PMO utilizan cuadros de mando y herramientas de seguimiento de indicadores de rendimiento para supervisar el progreso de los proyectos, medir los resultados y tomar decisiones con conocimiento de causa. Herramientas de BI como Clik o PowerBI pueden interconectarse con programas de gestión como portafolio. Project Monitor.

Herramientas de gestión de la documentación

Las PMO son responsables de gestionar la documentación de los proyectos, como planes, informes de progreso, procedimientos y políticas. Herramientas de gestión de documentos como SharePoint pueden utilizarse para almacenar, compartir y colaborar en la documentación del proyecto.

Herramientas interactivas de presentación y facilitación de la formación

Las PMO necesitan presentaciones interactivas, sobre todo durante las sesiones de formación. Herramientas como Kahoot, una herramienta en línea para crear cuestionarios o Wooclap, una herramienta para crear nubes de palabras y animaciones visuales, son muy útiles para amenizar las reuniones.

¿Por qué utilizar una herramienta PPM para la Oficina de Gestión de Proyectos?

portafolio Un software de gestión de proyectos como Project Monitor (también conocido como PPM - Project Portfolio Management software) puede ser un recurso valioso para la PMO en el desempeño de sus tareas.

He aquí algunas formas en las que el software PPM puede ayudar a la PMO. Le permite :

Centralizar toda la información relacionada con el proyecto

Incluye detalles del proyecto, calendarios, recursos, presupuestos e informes de seguimiento.

Esto proporciona a la PMO una visión general de los proyectos de portafolio , facilitando la toma de decisiones y la planificación estratégica.

Proporcionar funciones automatizadas de supervisión e información

La PMO puede generar informes personalizados sobre el progreso, el rendimiento, los riesgos, los recursos y otras métricas clave de los proyectos. Estos informes le ayudan a tomar decisiones con conocimiento de causa y a identificar rápidamente proyectos en dificultades u oportunidades de mejora.

Facilitar la gestión de los recursos permitiendo a la PMO visualizar y seguir la asignación de recursos entre los distintos proyectos.

Esto ayuda a evitar sobrecargas de trabajo, identificar cuellos de botella y optimizar el uso de los recursos disponibles. El software también puede facilitar la planificación de recursos a largo plazo al alinear las competencias requeridas con las necesidades futuras de portafolio.

Anticiparse a los riesgos

El software permite a la PMO supervisar y gestionar los riesgos asociados a proyectos individuales, así como a portafolio en su conjunto. Puede ayudar a identificar riesgos críticos, evaluar su impacto y probabilidad, aplicar medidas de mitigación y supervisar los cambios en el riesgo a lo largo del tiempo.

Proporcionar funciones de colaboración y comunicación

Esto permite a los equipos de proyecto compartir información, colaborar en las tareas y comunicarse eficazmente. Esto facilita la coordinación entre equipos, fomenta la transparencia y mejora la comunicación con las partes interesadas.

En resumen, el software PPM proporciona una plataforma centralizada e integrada para gestionar la totalidad de los proyectos de portafolio .

Instrumente y estructure su oficina de proyectos con el software PPM Project Monitor

Con Project Monitor :

• Recopile fácilmente todas las solicitudes de los gestores de proyectos
• Equilibre la carga de trabajo de sus equipos de proyecto comprobando su disponibilidad
• Garantizar un arbitraje pertinente y objetivo entre las prioridades de los proyectos

Seguir leyendo

Asesoramiento sobre el papel y el posicionamiento de la PMO

¿Cuál es la mejor posición desde la que puede actuar la PMO?

Para prestar un servicio completo y responder a todas las cuestiones que se plantean a diario, la PMO debe posicionarse como : 

✔️ Solucionador de problemas 

✔️ Torre de control 

✔️ Facilitador 

✔️ Animador 

✔️ Analista 

¿Cómo puede la PMO (re)posicionarse como analista y facilitadora?

La PMO debe tener una visión de 360° del apoyo y seguimiento de los recursos disponibles. 

- En primer lugar, la PMO tiene que posicionarse como un entrenador, con la promesa: "Estamos aquí para formarte". 

Las palancas a desplegar para este punto son las siguientes: 

• Los "cafés P" utilizados en VYV3 están diseñados para crear oportunidades para que los empleados compartan información y reciban formación. 
• Sesiones magistrales
• Cursos de formación Project Monitor  
• Sharepoint "Mi soporte PMO 

- La segunda parte trata del arbitraje y el seguimiento, con la promesa: Estamos aquí para encontrar soluciones para usted. 

Las palancas a desplegar para este punto son las siguientes: 

• Revisión del plan de carga de trabajo 
• Revisión de proyectos de alto riesgo 
• Revisión de intenciones 
• Talleres de cocreación 

- Esta tercera parte se centra en el despliegue de un apoyo eficaz con la promesa: Estamos aquí para garantizar los métodos y las herramientas. 

Las palancas a desplegar para este punto son las siguientes: 

• Los procesos 
• Plantillas de documentos
• Interfaces
• Administración de herramientas 

- Y por último, los seguimientos, con la promesa: Estamos aquí para apoyarte. 

Las palancas a desplegar para este punto son las siguientes: 

• Reuniones periódicas entre la PMO y el jefe de proyecto 
• Indicadores de seguimiento 

¿Qué trayectoria profesional tienen los responsables de gestión de proyectos?

Una vez que haya adquirido una sólida experiencia en gestión de proyectos y conocimientos de gobernanza, busque la función de PMO estratégica. Esta función suele implicar adoptar una visión más amplia de la gestión de proyectos, alineando las iniciativas con los objetivos estratégicos de la empresa.

Guía descargable - PMO, estructuración y equipamiento de su oficina de proyectos

PMO, gestor de proyectos, consultor de gestión de proyectos: ¡descubra las claves para estructurar y equipar la oficina de proyectos dentro de una organización! El contenido ha sido redactado en colaboración con Appvizer, líder europeo de los medios de comunicación dedicados al software profesional.

arrow_forwardSeguir leyendo

PMO: dirección y estructuración de la oficina de proyectos

PMO - Implante métodos en la Oficina de Gestión de Proyectos, apoye a los equipos de proyecto y prepare revisiones de proyectos con una solución personalizable.

arrow_forwardSeguir leyendo