PMO: los retos para 2022

¿Le gustaría tener una bola de cristal que le ayudara a anticiparse a los retos de la PMO de 2022?

Pues hoy es tu día de suerte, porque hemos organizado un seminario web con 3 expertos para que te hagas una idea del futuro. En esta mesa redonda virtual, descubra lo que tienen que decir: ¿Cuáles serán los proyectos emblemáticos de 2022? ¿Cómo se están organizando las PMO para afrontar estos nuevos retos?

3 expertos del futuro para esta visión PMO 2022:

• Stéphane GRAVIT, Responsable de Desarrollo Logístico de Proyectos - Grupo Les Mousquetaires
• Dominique DEJEAN, PMO - Toulouse Métropole
• Magali DARBO - Directora y experta en PMO - Noveane

Más información sobre los aspectos más destacados del seminario web en este artículo. Si quieres ver todos los debates al completo, mira el vídeo:

Ver la repetición

En el programa:

• Perfil de la PMO
• La transformación de las metodologías de las OMP
• Herramientas de seguimiento para proyectos portafolio
• PMO y euros: (re)sopesar el rendimiento de la inversión
• Lo mejor de las encuestas
• Las mejores preguntas y respuestas

Para empezar, preguntamos a los participantes en el seminario web:

¿Cuál es tu esbozo de PMO (¡te diré tu futuro...!)?

Defina su perfil de PMO

Hay matices en esta lógica de la PMO, con diferentes tipologías. Por ello, preguntamos a los participantes por su papel como PMO:

¿Es usted más una PMO de portafolio o una PMO de programa?

¿Es usted más bien una PMO, centrada en cuestiones estratégicas challenges y decisiones importantes?

-o más operativo a la hora de apoyar sus distintos proyectos?

La respuesta en imágenes 👉

¿Cómo describiría su PMO?

Esta primera serie de preguntas puede ayudarle a definir sus objetivos prioritarios para 2022.

• Plantilla: PMO / Número de jefes de proyecto
• Tipo de proyecto
• Tamaño de la cartera de proyectos
• Matriz: Operativa / Estratégica - Programa / Cartera
• Fecha de creación de la OGP
• Nivel de madurez
• Metodología utilizada en el proyecto

Nuestros ponentes hablan de sus perfiles y de su organización PMO

"Soy una PMO operativa, mi puesto se creó a principios de 2018, y estamos orientados portafolio. Nos dedicamos a las operaciones, dependemos de paquetes de software y herramientas específicas. Tenemos nuestras propias unidades de desarrollo. El tamaño de portafolio, actualmente tenemos alrededor de 160 proyectos activos. Para 2022, esperamos haber pasado de 15 a 35 gestores de proyectos informáticos. Nuestra madurez es de tipo medio, con diferentes escalones: recuperación de datos, enfoque presupuestario, gestión de recursos. ¡El gran megapaso a alcanzar en 2022 es el uso de indicadores portafolio ! Nuestra metodología se basa en un ciclo en V y avanzamos hacia la agilidad en varios ámbitos.

"Soy Jefe de Desarrollo Logístico de Proyectos. Tenemos 25 personas en este departamento. Mi función es la de una PMO estratégica. Tenemos 2 PMO operativas que gestionan la portafolio y otra más centrada en el aspecto financiero. Tenemos un amplio abanico de proyectos, desde la construcción de edificios hasta proyectos de TI, RRHH e inmobiliarios, que cubren todo el espectro de establecimientos logísticos. Además de una rama de datos dentro de la gestión. El concepto de PMO surgió en 2015, cuando adquirimos la herramienta PPM de Virage Group , lo que nos llevó a replantearnos nuestra organización. Somos bastante maduros en lo que se refiere a planificación, requisitos y recursos. El aspecto financiero es nuestra principal área de desarrollo. Nuestro método de proyecto es más bien 'interno', más de ciclo V, con agilidad en ciertas fases de la parte de diseño e implementación del proyecto". Stéphane GRAVIT

Noveane es una consultora especializada en gobernanza de sistemas de información para organizaciones digitales.

"Soy consultor de proveedores de servicios. Actualmente estoy en una misión de PMO, trabajando en un programa operativo. Noveane tiene una estructura de PMO desde hace 20 años. Hemos observado entre nuestros clientes que la noción de PMO y de gestión de proyectos es más bien madura, de ciclo V o ágil. Magali DARBO

¿Quiere crear una unidad PMO?

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¿Desea mejorar la estructura de su unidad PMO?

Eche un vistazo a nuestro estudio de caso con una entrevista exclusiva con el Jefe de Operaciones de TI y la PMO del Grupo Vyv. "El software Project Monitor estandariza los métodos de trabajo y aporta mayor transparencia para una mejor gestión".

La transformación de las metodologías de las OMP

Panel de métodos PMO

Encuesta - ¿Cuál es su método de proyecto?

👉 Los participantes responden durante el webinar:

¿Y si se convirtiera en una PMO ágil?

Durante mucho tiempo, la agilidad se orientó más hacia los proyectos informáticos. Hoy nos damos cuenta de que esta transformación se está generalizando y se extiende a toda la organización. No se trata sólo de implantar una metodología o unas herramientas. Hablamos realmente de una transformación, de una evolución de la cultura de la organización. Esta transformación se centrará en tres ámbitos:

• el eje organizativo,

• humano

• y técnica.

Si miramos más de cerca el eje organizativo, nos damos cuenta de que en el marco ágil, el papel de la PMO como tal no existe por derecho propio. Nos damos cuenta de que el papel de dirección que tenemos hoy en día en los proyectos está repartido entre varios actores.
En el método ágil, podemos hablar del Product Owner, podemos hablar del Scrum Master, podemos hablar del RTE, por ejemplo, cuando estamos en modo SaFe.

Esta función de dirección se reparte, por tanto, entre varias funciones.

El reto es que la PMO debe cambiar para apoyar la transformación de las organizaciones hacia la agilidad y la tecnología digital.

La PMO ágil: liderar el cambio en la empresa

Por tanto, la PMO debe adoptar una mentalidad ágil para dirigir la transformación. La consultora Noveane arroja luz sobre la evolución ágil de la PMO:

"No estamos hablando de un cambio de experiencia. El cambio es más bien de postura y de mentalidad. Tenemos que ajustar nuestras prácticas a cada contexto organizativo. En otras palabras,nos estamos convirtiendo en profesionales ágiles. Hablamos de "practicantes" en el sentido de que tenemos que entender las prácticas ágiles, tenemos que conocer los fundamentos. El objetivo esapoyar a las organizaciones en su transformación y en la aplicación de todos estos conceptos. Nuestro papel consiste en acompañar a los equipos en su transformación, compartiendo nuestros conocimientos. Impulsamos (¡no imponemos!), apoyamos, compartimos nuestros conocimientos y nuestra experiencia, para poder proponer soluciones basadas en su contexto". Magali DARBO - Directora y experta en PMO - Noveane

PMO y metodología... 3 consejos de nuestros expertos en proyectos

#1 Herramientas de metodología de proyectos:

Stéphane GRAVIT, Director de Desarrollo de Logística de Proyectos, comparte su experiencia: "Actualmente estamosmejorando nuestras plantillas y marcos para facilitar y armonizar el trabajo de nuestros equipos. Nuestro objetivo es garantizar que el trabajo sea comprendido por todos los implicados, sea cual sea su nivel de gestión de proyectos. Hemos trabajado en los marcos del comité de dirección del proyecto. Por ejemplo, gestionamos expresiones de requisitos en formato MCQ. Las hemos integrado en el software de gestión de proyectos portafolio Project Monitorcomo plantillas preestablecidas de solicitud de proyectos.

Al centralizar todos los datos en un solo lugar, podemos elaborar indicadores y facilitar las alertas.

Además, también trabajamos en el aspecto financiero y en los órganos decisorios de las empresas.

#2 Mantener una trayectoria:

"Como PMO, captamos todas las necesidades de la empresa. Toda la estructura del proyecto empieza ahí, y luego dirigimos todo nuestro portafolio.
Esta metodología nos ayuda a captar todas las necesidades y a dirigir nuestro portafolio a medio y largo plazo.

Es importante no olvidar adónde vamos. "Algunos proyectos no tienen como fecha límite 2022, ¡sino 2027! Necesitamos tener la hoja de ruta yla trayectoria para no perder el norte. Tenemos un horizonte de planificación de 5 o 6 años para algunos de nuestros proyectos. Es esencial dar una trayectoria a las partes interesadas". Stéphane GRAVIT.

Dominique DEJEAN, PMO - Toulouse Métropole completa este planteamiento: "Hoy en día, ya sean recién llegados o personas que llevan años aquí, no encuentran el camino. Así que mi objetivo es construir una plataforma visual, ergonómica y que permita a cualquier persona sentirse guiada, para que pueda integrar plenamente el método del grupo. Como ha hecho el grupo Les Mousquetaires con los formularios integrados en Project Monitor".

#3 Tener en cuenta el nivel de madurez de los equipos :

No todos los equipos o departamentos tienen el mismo nivel de agilidad o, más ampliamente, de gestión de proyectos.

"Hay que medir el nivel de madurez de la organización antes de decidir la metodología que se va a implantar. La implantación de la agilidad en una organización debe adaptarse a sus necesidades específicas. Por supuesto, nos gustaría avanzar un poco más hacia los principios de la agilidad. Pero hoy nos damos cuenta de que aún no hemos alcanzado el nivel de madurez necesario. En el Departamento Digital de Toulouse Metropole, me he dado cuenta de que, de hecho, lo que nos falta hoy es una metodología formalizada. Ese es nuestro reto para 2022. Dominique DEJEAN

Herramientas PMO para el seguimiento de proyectos portafolio

👉 Encuesta - Los participantes responden sobre las herramientas que utilizan para gestionar sus proyectos portafolio :

La función del gestor de proyectos de portafolio es dar prioridad a

" Los indicadores del cuadro de mando se establecen utilizando las bases de datos y el datamart de Galileo en Project Monitor. Dominique DEJEAN

Somos capaces de mantener el volumen. De hecho, hemos duplicado el número de proyectos en curso sin duplicar la plantilla. Así que nos estamos dando los medios para trabajar con más eficiencia y eficacia.

...garantizando la calidad de los datos

"Tenemos que asegurarnos de contar con indicadores de calidad, además de indicadores operativos.

Así que tenemos indicadores de coherencia de la calidad (que permiten ver dónde estamos en términos de calidad de los datos) e indicadores de seguimiento.

Este sistema permite a los equipos responsabilizarse de la calidad de los datos que introducen, ya que hay normas que respetar. Ellos mismos tienen acceso a los datos y pueden corregir cualquier anomalía. Los indicadores nos recuerdan constantemente que debemos controlar y mantener un nivel de calidad suficiente. Se trata de un objetivo de mejora continua.

PMO y euros: (re)sopesar el rendimiento de la inversión

El seguimiento del presupuesto de un proyecto es un aspecto importante de su planificación. El software de gestión de proyectos portafolio Project Monitor le permite declarar un presupuesto base detallado para cada proyecto, desglosado por tipo y partida presupuestaria. También puede hacer un seguimiento de los gastos reales y emitir alertas.

El reto consiste en llevar el concepto de retorno de la inversión (ROI) un paso más allá.

Stéphane GRAVIT, Responsable de Desarrollo Logístico de Proyectos - Grupo Les Mousquetaires, comparte su reto al respecto:

"Nuestro reto para 2022 es completar el proceso de toma de decisiones identificando el valor de los proyectos.

Disponemos de informes mensuales para supervisar el progreso de los proyectos de portafolio (planificación, presupuesto, recursos). Ahora queremos dar un paso más e incluir el ROI en nuestro seguimiento para la toma de decisiones en materia de arbitraje. La idea es hacer del ROI una parte mucho más integral de la toma de decisiones.

Estamos elaborando indicadores de proyectos conjuntamente con el Departamento deProyectos de Desarrollo Logístico y otros departamentos (RRHH, por ejemplo). Estos datos se utilizan con fines de arbitraje, para tener en cuenta los sobrecostes o los ahorros. Para ajustar los proyectos de portafolio , necesitamos poder financiarlos, y la financiación depende de este análisis del rendimiento de la inversión.

Dominique DEJEAN, de Toulouse Métropole, completa este planteamiento: "El ROI debe tener en cuenta los costes totales y exhaustivos de los proyectos (gestión del proyecto, contratistas externos, etc. ....)".

Las mejores preguntas y respuestas

¿Cómo se gestionan los riesgos en portafolio ?

"Hay muchas peticiones y es muy complicado de gestionar dentro de una organización. Pedimos al gestor del proyecto que sea muy riguroso a la hora de informar de los posibles riesgos y que se anticipe todo lo posible. Una vez que una solicitud se ha convertido en proyecto, elaboramos planes de acción para cubrir todos los riesgos, si es posible.

"Para limitar los riesgos, aplicamos un nivel de criticidad desde la solicitud para analizar si se trata de solicitudes de comodidad u obsolescencia técnica sobre temas informáticos y, sobre todo, a qué tema están vinculadas estas solicitudes".

¿Le ayuda Project Monitor a decidir sobre los proyectos una vez identificadas sus necesidades?

"Sí, hemos añadido atributos relativos a la criticidad y sensibilidad de los temas. Tenemos que definir una lista precisa de atributos y establecer las reglas. Esto nos permite establecer una matriz de prioridades de proyectos por niveles.