Nuevo en V6.3.4 Project Monitor : el pase de diapositivas de revisión portafolio

La revisión del progreso del proyecto es un punto de encuentro colectivo y participativo organizado por el director del proyecto con sus equipos de proyecto para supervisar el progreso de los proyectos en curso y establecer prioridades entre ellos.
Ahora vamos a presentarle un avance significativo en el mundo de la revisión portafolio : la presentación de diapositivas de la revisión portafolio.

Presentación de diapositivas Revisión del software PPM portafolio Project Monitor

La presentación de revisión portafolio es una herramienta para animar y priorizar los proyectos portafolio.

Introduce nuevas funciones para gestionar la revisión de portafolio :

A partir de ahora, podrá "escenificar" los cuadros de mando de los proyectos más rápidamente. El pase de diapositivas está directamente vinculado a un proyecto portafolio . Es una potente herramienta de comunicación y un instrumento eficaz de seguimiento y evaluación.

Esta nueva "herramienta de expresión " reúne varios indicadores para ayudar a gestionar portafolio. Permite a los gestores de proyectos centrarse más rápidamente en lo que es importante/no importante y urgente/no urgente.

Este desarrollo del software Project Monitor facilita enormemente el análisis de la situación y el proceso de toma de decisiones.

Las nuevas funciones de esta herramienta

Las nuevas funciones de esta última versión le brindan la oportunidad de hacer que la gestión de sus proyectos sea más autónoma y eficaz. Una versión que le dará aún más satisfacciones en cuanto a la "triple restricción" (tiempo, coste y alcance del proyecto).

Estamos añadiendo nuevas funciones a las etapas clave de la revisión, incluidas las fases de preparación, moderación y comunicación:

Vista de diapositivas

Ventaja: Tomados en conjunto, estos elementos le ofrecen una imagen más amplia y completa a partir de la cual tomar las decisiones correctas.

 revisión del cuadro de mandos de portafolio

Creación de "plantillas" de diapositivas

Ventaja: puede visualizar exactamente los bloques que desea resaltar, seleccionar el tipo de informe y seleccionar las propiedades que desee.

Alcance de la revisión del proyecto dentro del portafolio

Ventaja: una vista uniforme en todas las páginas de inicio de cada proyecto.
Tome rápidamente las decisiones correctas gracias a la coherencia de la presentación.
Navegación óptima que mejora la experiencia del usuario.

Reseña de la revista

Ventaja: Esta es la fase final de la revisión, en la que se consolidan las actas recopiladas. En ella se recogen todas las notas tomadas por los jefes de proyecto. Cada uno de los proyectos rellena un informe general. El informe general ahorra tiempo porque el jefe de proyecto puede añadir notas sobre el alcance de varios proyectos antes de enviar el informe general.

Sabiendo lo que ha pasado desde la última vez

El jefe de proyecto visualiza el último intercambio para informarse sobre las decisiones anteriores en preparación de su revisión portafolio. Recupera los últimos informes anteriores. Esto le permite preparar su revisión de la cartera con los jefes de proyecto y tomar las decisiones estratégicas adecuadas.

vista de diapositivas herramienta ppm

Registrar las decisiones tomadas sobre cada proyecto para elaborar el informe de revisión.

Los jefes de proyecto rellenan un informe sobre su proyecto antes de la revisión del mismo.
Durante la revisión, en cada presentación, el jefe de proyecto recupera los informes, los modifica, los duplica o crea uno nuevo para argumentar los puntos de atención y tomar nota de las nuevas decisiones sobre cada proyecto. Puede mostrar hasta 10 informes en pantalla y ajustarlos en función de los informes anteriores.

Desplácese por los proyectos de la revista en el orden que haya establecido

El jefe de proyecto configura su revisión de proyecto con el tipo de intercambio que desea, una selección de participantes, un orden de presentación, un plazo y el alcance de los proyectos.
Define un orden de presentación basado en la funcionalidad de búsqueda "romper y clasificar"
(atributos del proyecto, propiedades del proyecto, tiempo, selección del jefe de proyecto).

Una visión gráfica del estado del proyecto para ayudarle a tomar las decisiones correctas

Los bloques de información del cuadro de mandos de los proyectos en curso ofrecen una visión gráfica del avance de los proyectos, lo que facilita la toma de decisiones.
Indicadores clave (planificación, recursos, presupuesto y riesgo)

Caso práctico: Organización de una revisión de portafolio mediante pases de diapositivas

El contexto

Patricia es responsable de un portafolio de 13 proyectos activos y Stéphane es uno de los gestores de proyectos en portafolio. Stéphane es un joven gestor de proyectos y está a cargo de 4 proyectos, 3 de los cuales están sobrepasados y, por tanto, requieren una atención especial por parte de Patricia. Prepara y recopila las diapositivas PPT (PowerPoint®) de los jefes de proyecto para la revisión. Imprime las diapositivas y toma notas a mano para poder redactar el acta en 48 horas...

Problemas encontrados por el director del proyecto portafolio

Las ventajas de la presentación de diapositivas en la nueva versión Project Monitor V6.3.4

Patricia considera que es más eficaz que el trimestre pasado a la hora de preparar y ejecutar la revisión.
De hecho, ahora utiliza la nueva pantalla "Slideshow " de la nueva versión Project Monitor V6 .3.4, inspirada en las diapositivas PPT, para ejecutar su revisión.
Stéphane utiliza, prepara y envía el soporte con Project Monitor, también en lugar de PPT.
Y ayer, Patricia se ocupó de volver a enviar correos electrónicos a los jefes de proyecto para ponerles al día de la marcha de sus proyectos.

Hoy son las 14.00 y Patricia está haciendo la revisión mensual de sus proyectos de portafolio... "
" ... La revisión de portafolio ha terminado y Patricia está satisfecha: ahora tiene una buena visión de conjunto del progreso de los proyectos y ha tomado las decisiones correctas. Stéphane conoce los compromisos y el plan de acción para dar la vuelta a los proyectos en dificultades... "

Gracias a la presentación de diapositivas en Project Monitor, las principales ventajas son :

Una visión más amplia y completa que le ayudará a tomar las decisiones correctas.