Planification des ressources : Fonctionnalité Project Monitor

Planifiez les activités de vos équipes de manière simple et efficace

Gérez vos ressources

Project Monitor permet de définir des ressources dites génériques qui représentent une compétence ou une équipe, puis de détailler les charges par ressources nommées dans le planning.

Planifiez vos charges

Pour chaque ressource, Project Monitor permet de définir un objectif et de planifier la charge dans le temps. Plusieurs stratégies de planification peuvent ensuite être adoptées (macroscopique ou détaillée).

Visualisez vos capacités

A partir de la charge planifiée sur les projets et sur les activités hors projet, Project Monitor calcule, en temps réel, la disponibilité de chaque ressource. Le manager peut alors consulter les disponibilités par critères.

Le Capacity Planning, la fonction clé des gestionnaires des ressources et planificateurs

Le Capacity planning est l’outil permettant d’aligner la planification avec les capacités et disponibilités des ressources qui réalisent les projets. Identifier les besoins, planifier vos projets, gérer et allouer des ressources humaines disponibles sont des éléments clés de la gestion de portefeuille de projets de toute organisation.

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Salarié

Une saisie des temps en un clic avec les activités planifiées

Manager

Une vision globale sur le planning de ses équipes et le plan de charge

Service RH

Une visibilité sur les charges de travail des salariés et les besoins

Direction

Un suivi ROI sur les temps passés vs temps prévisionnel

1. Disposez d’une vue par projets, avec l’anticipation de la charge de travail vs les ressources disponibles. Planifiez facilement les activités des collaborateurs.

2. Permettez aux utilisateurs de saisir leurs temps, pour avoir une vision par collaborateurs et établir les « reste à faire ».

3. Analysez le temps passé par projet, disposez d’une visibilité sur l’ensemble des plannings, l’avancement des tâches et la productivité des différents services de l’entreprise

Ils utilisent le capacity planning de Project Monitor

Wurth - ppm industrie grande distribution

✔ Suivi des temps & Planification des Ressources

Chaque ressource dispose d’une feuille de saisie des temps personnelle afin d’imputer les temps consommés sur les projets. Pour faciliter la saisie des temps, Project Monitor permet de créer des feuilles de temps pré-remplies automatiquement avec les activités planifiées. La prise en compte du temps hors projet (formations, congés, Run) dans la capacité des ressources permet de s’adapter en permanence à l’évolution des priorités de l’entreprise. Ce suivi des temps des présences, des absences et congés sur vos projets optimise la gestion de vos plannings de travail.

✔ Allouer les bonnes ressources au bon moment

Project Monitor vous offre la possibilité d’articuler votre plan de charge par rapport à la capacité de vos ressources pour une meilleure affectation des activités récurrentes, gestion des congés et absences et planification des projets. L’outil de planification des ressources Projet Monitor vous propose une nouvelle génération de planning automatique avec une mise à jour en temps réel. Cet outil d’accompagnement de gestion des ressources vous alerte en permanence des sous effectifs et des sureffectifs.

✔ Gagnez du temps sur la consolidation des données

Bénéficiez d’une consolidation des données en temps réel grâce à un accès multi-collaboratif et personnalisé. Prenez les meilleures décisions grâce à une consolidation rapide des données

(Analyse d’impact des retards, modifications, augmentations ou diminutions de la charge de travail).

✔ Anticiper les projets futurs en s’appuyant sur des retours d’expérience

Les temps passés sur le projet vont permettre une réflexion pour tirer les enseignements positifs et négatifs des projets en cours ou à terminer. S’appuyer sur ces retours d’expériences pour planifier les projets à venir est gage d’une démarche d’amélioration continue dans le groupe de projets.

✔ Rentabiliser les projets dans une logique de ROI sur le temps passé

Comparaison prévu/réalisé : Project Monitor offre des rapports permettant de piloter le plan de charge prévisionnel des équipes en fonction des charges réelles. Cette vue complète et précise permet de visualiser l’évolution des budgets et le planning projet.

Pour avoir une vue d’ensemble d’un projet, quel qu’il soit, il est utile d’être en mesure de distinguer la charge de travail. Une ressource correspond à une entité mobilisée sur un projet. Elle s’exprime en unité : homme/jour. Elle porte une charge, c’est-à-dire une quantité de travail à effectuer pour réaliser une opération (Par exemple, un nombre de jours à réaliser pour effectuer une activité : « 20 jours de développeur pour coder un programme). Le logiciel Project Monitor vous permet de définir des ressources puis de détailler les charges par ressources nommées dans le planning.
Pour chaque ressource, le logiciel Project Monitor vous permet de définir un objectif et de planifier la charge et de pouvoir plus rapidement prendre les bonnes décisions. Il est par exemple possible de définir un objectif de charge global, pour une compétence donnée sur une phase, puis de le détailler en fonction des personnes qui travaillent effectivement sur cette phase et qui disposent de cette compétence. La planification peut aussi se faire sur mesure, avec une vue macro ou détaillée. Le logiciel vous offre aussi une vision temps réel sur les ressources disponibles.
À partir de la charge planifiée sur les projets et sur les activités hors projet, le logiciel Project Monitor calcule, en temps réel, la disponibilité de chaque ressource. Le manager peut alors consulter les disponibilités par critères. Pour calculer la disponibilité d’une ressource, il faut connaître sa capacité initiale. Cette capacité peut varier d’une personne à l’autre. Project Monitor est ainsi capable de gérer le temps partiel, Etc.

Permettre aux utilisateurs de saisir leurs temps, pour avoir une vision par collaborateurs

Surveiller le temps passé par projet

Le manager de projets peut à tout moment surveiller le temps passé par projet et comparer le temps initialement alloué à ce projet. Cette vue permet de réaligner les projets sur la « date line » et d’animer les projets dans une logique de ROI (return on investment) afin de garantir la rentabilité des projets. Suivre le temps passé permet également d’obtenir des abaques de charges, permettant ainsi de mieux planifier les projets à venir.

La DSI peut mieux gérer l’arbitrage des demandes de projets et priorités

Dans de nombreuses DSI, de nouveaux projets apparaissent continuellement. Certains de ces projets alignés sur les objectifs et sur la stratégie sont importants, et d’autres non.
Ainsi, la première étape pour une bonne gestion et une meilleure planification des ressources consiste à maîtriser la demande de projets par un arbitrage. Cet arbitrage consiste à fixer aux différentes demandes de projets, des niveaux de priorités. Ensuite, il conviendra d’allouer les bonnes ressources en conséquence.
En effet, la meilleure façon de résoudre ce problème consiste à adopter un outil de gestion des ressources ou un logiciel de gestion spécialement conçu pour gérer l’arbitrage des demandes de projets et priorités.

Le manager peut mieux accompagner ses équipes et gérer les difficultés de planning

Bien sûr, des délais irréalistes ou des délais trop serrés sont la « bête noire » de la gestion de projets ! Le manager doit les éviter à tout prix. Lors la planification des projets, le manager doit tenir compte des contraintes des projets et des contraintes de ressources humaines.

Le responsable de la gestion des ressources humaines doit s’organiser pour générer plus d’efficacité en optimisant ses ressources allouées ETP (équivalent temps plein).
Par exemple, si les chefs de projets travaillent sur des projets de faibles priorités, plutôt que de travailler sur des projets qui répondent aux objectifs organisationnels, le manager se doit d’orienter ses équipes sur les projets les plus importants afin de garantir les échéances du planning. Pour cela, les projets difficiles seront principalement attribués en fonction des compétences et des responsabilités des chefs de projets.

Le rôle du manager est primordial. Il se doit d’être en permanence efficient dans sa gestion d’équipe.

Le Capacity planning est l’art d’affecter la bonne ressource, au bon projet, au bon moment. Donnez à vos projets les ressources qui feront leur succès !

Badge Appvizer User Choice gestion des ressources project management

Project Monitor, Logiciel de gestion des ressources élu User Choice 2021

Gérez la capacité de vos ressources à réaliser les projets de votre portefeuille

Project Monitor est un logiciel de gestion des ressources et portefeuille projets. Il propose des fonctionnalités la gestion des ressources, dont le plan de charge, le suivi des temps et la planification. Les gestionnaires de projets utilisent souvent ce type de logiciel de gestion des ressources pour analyser la demande et la capacité des ressources afin de créer des prévisions concernant les projets. Découvrez notre outil PPM – Project Porfolio Management- simple et en ligne, vous permettant de planifier, d’organiser et de gérer le travail de vos équipes de A à Z : budget, planning, tâches, reporting.

Appvizer, n°1 des comparateurs de logiciels en ligne, a reconnu Project Montior comme « User Choice » de la planification des ressources.