Mettez en évidence les écarts entre prévisions et réalisations
Le suivi budgétaire des projets est un aspect important de la planification de projet qui consiste en une estimation quantitative des coûts, des ressources sur un temps défini. Il existe différentes façons d’obtenir une estimation correcte du projet. Voici quelques bonnes pratiques qu’offre le logiciel Projet Monitor pour évaluer correctement le coût de vos projets entre les coûts estimés et les bénéfices estimés.
Directeur de programme
Respectez vos objectifs liés aux impératifs de votre projet : coûts dans le budget alloué, délai imparti, spécifications et qualité, approche ROI
Contrôleur de gestion
Élaborez et pilotez le processus budgétaire, jonglez sans relâche avec les données financières des projets pour créer de la valeur aux investissements
PMO
Collectez et agrégez les données d'avancement pour alimenter les tableaux de bord et mettez la réalisation du suivi budgétaire des projets sous contrôle
1. Définissez et planifiez les prévisions de dépenses et recettes par mois/trimestre/année ou exercice
2. Régulez vos charges et investissements dans un simple tableau de bord pour optimiser vos dépenses et ainsi améliorer la performance de vos projets
3. Suivez vos engagements, réestimez les budgets, visualiser le budget restant et calculer votre retour sur vos investissements (ROI)
Ils utilisent le suivi budgétaire des projets avec Project Monitor :
✔ Visualisez les chiffres clefs de vos données budgétaires
Toutes les données budgétaires saisies dans un projet sont consolidables au niveau des portefeuilles et groupement de projets sous la forme de rapports tabulaires ou graphiques.
✔ Organisez et collectez facilement vos demandes budgétaires
Project Monitor vous permet de réaliser des demandes budgétaires au nom d’une version d’un plan pluriannuel avec plusieurs hypothèses.
Une demande validée peut être recopiée sur les budgets planifiés du projet. Toutes les données budgétaires (demande, prévisions, engagements, mandatements, …) sont consolidables sur un ensemble de projets (portefeuille, programme, regroupement divers, …) et peuvent être affichées par mois/trimestre/année ou exercice.
✔ Préparez vos revues de projets et visualisez le consommé de chaque projet
Un tableau de bord vous offre la possibilité de rentrer dans le détail de chaque projet pour comprendre et analyser les projets en cours.
Cette analyse par projet vous permet de mettre en évidence les situations budgétaires non conformes et d’identifier rapidement les problèmes sur l’exercice en cours et prévisionnel.
Il vous suffit de déplier ce projet pour comprendre les postes de dépenses qui composent ce lot.
✔ Recevez en temps et en heure les prévisions de vos chefs de projets
Pour communiquer leurs prévisionnels les chefs de projets utilisent la fonctionnalité planifiée qui permet par lot de planifier un budget pour les différents exercices.
Chaque projet vous permet de visualiser un suivi par lots et pour chaque lot vous pouvez comprendre chaque poste de dépenses.
✔ Visualisez l’avancement budgétaire de vos enveloppes budgétaires
Vous pouvez également gérer le cas des projets multi-financés avec la gestion d’enveloppes budgétaires, une enveloppe pouvant financer plusieurs projets et un projet pouvant utiliser plusieurs enveloppes. Des rapports permettent de connaître l’état de consommation des enveloppes. Project Monitor permet également de créer des « instantanées » (prise de référence des données budgétaire pour une période donnée) et de les historiser.
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Zoom info : Projet Monitor valorise des ressources dans le budget
Vous souhaitez valoriser le temps prévisionnel et réel de vos ressources au sein de votre budget ?
Avec la notion de « ressource valorisée » au sein de Project Monitor, il est facile de calculer la valorisation d’une ressource avec le taux journalier moyen (TJM).
Il s’agit du montant qui sera facturé à la société cliente pour une journée de prestation.
Dans le logiciel Project Monitor, le TJM est un montant alloué directement à un profil d’une ressource. Chaque ressource peut en fonction de ses missions chez vos clients avoir un TJM différent et être valorisé différemment en fonction de la prestation réalisée.
Un rapport Excel vous permet de suivre dans Project Monitor le détail de chaque ressource avec ses propres données : coût, taux et marge bénéficiaire réalisée pour les prestataires qui font de la valorisation sur de la refacturation de ressource.
Une même ressource peut avoir un profil différent d’un projet à un autre et être valorisé via le TJM différemment.
- Cette méthode de valorisation différenciée vous permet un retour sur investissement rapide.
- Elle assure à votre organisation une augmentation de sa rentabilité.
- Il est simple de calculer la valorisation d’une ressource pour des prestations externes.
La fonctionnalité de suivi budgétaire des portefeuilles projets vous assure que les ressources sont utilisées efficacement
Project Monitor vous offre en standard de puissantes fonctionnalités budgétaires permettant le pilotage des budgets au sein d’un projet et au sein d’un portefeuille.
Au sein d’un projet, il est possible de :
- Définir les prévisions de dépenses et recettes, et les planifier par mois/trimestre/année ou exercice.
- Suivre les engagements
- Suivre les mandatements
- Suivre les réalisations
- Réestimer les budgets
- Visualiser le budget restant
Les données budgétaires peuvent être affectées au niveau projet ou détaillées par phase, selon le niveau de détail souhaité par l’organisation.