Le rôle et les missions du PMO en 5 questions | Interview Exclusive d’Alptis Assurances

Interview pmo alptis assurances

Vous vous demandez comment mettre en place un PMO (project management office) au sein de votre organisation ? Bénéficiez du retour d’expérience d’Alptis Assurances, spécialiste en complémentaire santé, assurance de prêt et prévoyance. La mise en place de la norme ISO au sein d’Alptis il y a quelques années a entrainé un travail important sur l’ensemble des processus de l’entreprise, afin d’accompagner le développement de l’entreprise. Néanmoins, comment performer sans une vision claire et précise du portefeuille projets ? De surcroît risquer une rupture du dialogue entre le comité de direction et les équipes projets ? Partant de ce fait, c’est là qu’intervient la création du bureau des projets, appelé PMO.  Créant de fait un rôle facilitateur et transversal dans l’organisation.

Nous allons essentiellement vous aider dans cet article à définir le rôle du PMO, ainsi que les outils pour piloter ses missions. Bénéficiez également du replay disponible avec l’interview du PMO d’Alptis Assurances ci-dessous.

Découvrez dans cet article les clés pour comprendre le Project Management Office :

  1. Qu’est-ce que le PMO ?
  2. Quelles sont les étapes de la mise en place du PMO ?
  3. Comment le PMO fournit un cadre aux équipes projets ?
  4. Comment piloter la conduite du changement ?
  5. Quels sont les outils du PMO ?

Interview Exclusive du PMO d’Alptis Assurances, Joseph Pares, en charge de la gestion de projet et de portefeuille.

Voir le replay de l’interview

1. Qu’est-ce que le PMO ?

PMO fait référence au Project Management Office. En français le « Bureau des projets », est un service au sein de l’organisation s’occupant des processus de gestion de projet. Il assure le pilotage et le soutien au management des projets, programmes et portefeuilles de l’organisation.

Premièrement, un point d’entrée dès que l’on se pose une question « projet »

Le PMO a un rôle central dans l’entreprise, entre la direction générale, la direction des métiers, la DSI et la direction financière. Découvrez en exemple ci-dessous l’organigramme du rattachement du PMO au sein d’Alptis Assurances :

organisation du pmo

Deuxièmement la mission du PMO est d’animer et coordonner le cycle de vie des projets

role et missions du pmo

 Enfin, le PMO est au cœur de la Gouvernance du Portefeuille Projets

Le PMO s’assure de la qualité des informations données pour que la direction puisse prendre les bonnes décisions sur les projets. Joseph Pares, PMO d’Alptis Assurances.

gouvernance pmo

2. Quelles sont les étapes de la mise en place du PMO ?

Comment mettre en place un bureau des projets ? De la mise en place de processus méthodologiques à l’outillage de la cellule, comment passer in fine de la gestion de projets à la gestion de portefeuille projets ?

Tout a commencé chez Alptis Assurances avec la norme ISO,  il y a eu un travail important sur l’ensemble des processus pour accompagner le développement de l’entreprise. Dans le cadre de la norme ISO nous avons définie une méthodologie projet. Par conséquent cette méthodologie projet permet d’identifier toutes les métriques communes que l’on souhaite suivre dans le cadre d’un portefeuille projets. Il faut prendre en compte la culture de l’entreprise et l’organisation des équipes. Cela passe également par les fonctions/rôles des collaborateurs. Par exemple, un AMOA ou Business analyste qui exerce en plus de son activité un rôle de chef de projet n’aura pas la même appétence en gestion de projet. De ce fait la méthodologie projet a pour objectif de définir une grille de lecture commune à tous.

Toute réflexion faite, dans cette « quête du héro PMO » 4 temps forts ont été identifiés sur la mise en place du bureau des projets chez Alptis Assurances :

mettre en place un pmo

Avant de mettre en en place un bureau des projets, cela implique de se poser des questions sur l’organisation et la gestion de ses projets :

  • Quelle maturité de l’entreprise sur la gestion de projet ? Le portefeuille projet ?
  • Chefs de projet dans l’organisation : ont-ils un rôle ou une fonction ?
  • Projets : quels sont les éléments communs ? Que cherche-t-on à consolider ?
  • Combien de portefeuille projets ? Sur quels périmètres ? Pour qui ?
  • Positionnement du Bureau des projets ? Décideur ? Coordinateur/Facilitateur ?
  • Quelles sont les étapes clés dans la mise en place d’une cellule PMO ?

3. Comment le PMO fournit un cadre aux équipes projets ?

Comment le PMO encadre les collaborateurs ? Le PMO aide à diffuser une structure méthodologique de gestion de projet commune. Il accompagne ainsi les collaborateurs sur différentes techniques et méthodologies afin de gérer l’ensemble des enjeux des projets, de l’intention à sa réalisation. Dans ces conditions, le PMO permet de développer un langage de projet commun en définissant des indicateurs et métriques clés de manière que chacun communique et consolide les informations de la même manière. Le PMO coordonne le travail de diverses parties prenantes et facilite donc la communication.

4. Comment piloter la conduite du changement ?

Lorsque nous avons créé les processus nous les avons adaptés aux rôles des parties prenantes. En effet le PMO est en lien direct avec les chefs de projets pour prendre en compte leurs contraintes et s’adapter au mieux. Que ce soit les méthodologies projets ou l’outil PPM, les processus sont définis au plus proche des besoins des équipes projet et de la direction. Nous avons mis en place des ateliers pour recueillir les besoins, et création d’un cahier des charges (point important pour aligner le bureau de projets et les équipes). L’accompagnement au changement se fait naturellement lorsque les collaborateurs sont pris en compte dès le début de la démarche pour le choix de l’outil et des méthodes. Joseph Pares, PMO d’Alptis Assurances.

5. Quels sont les outils du PMO ?

Étant donné ses missions transverses entre la direction et les équipes projets, le PMO a besoin d’un panel d’outils de gestion de projet et d’aide à la décision. Partant de ce fait, différentes fonctionnalités sont nécessaires : solution de planification, gestion du budget et des ressources (capacity planning), tableaux de bords du portefeuille projets et reporting, gestion des tâches, suivi de projet… à cet égard, certains PMO vont gérer ces besoins via Excel ou des solutions « maison ». Et pourtant si on vous disait qu’il est inutile de multiplier les outils ? Il existe effectivement une catégorie de logiciels centralisant toutes les fonctionnalités nécessaires pour le PMO. Il s’agit des logiciels de gestion de portefeuille de projets, ou appelés logiciels PPM. Dans cette optique, Alptis Assurances a choisi Project Monitor, logiciel tout-en-un de gestion de portefeuille projets.

Nous utilisons Project Monitor, logiciel de gestion de portefeuille projets, pour gérer le suivi d’activité, le capacity planning, le suivi budgetaire et la revue de portefeuille projets pour la direction. En ce qui concerne le choix du logiciel, c’est l’ergonomie et la paramétrabilité de Project Monitor qui nous a décidé. Joseph Pares, PMO d’Alptis Assurances.

outils pmo

Vous souhaitez en savoir plus sur l’utilisation d’un outil PPM ? En quoi il peut vous aider dans votre quotidien (revue de portefeuille projets, planification des ressources, planification des jalons et phases…). Alors dans ce cas, participez au prochain Product Tour ! En 30 minutes, découvrez les fonctionnalités clés qu’affectionnent nos clients pour la gestion de leurs portefeuille de projets.

30 minutes pour découvrir pourquoi passer à un outil PPM pour le succès de vos projets

Voir le Product Tour

 

En synthèse, les conseils pour accompagner votre démarche de mise en place PMO

  • Identifiez les pratiques et outils actuellement utilisés dans votre organisation, et comment les différentes parties prenantes interagissent.
  • Intégrez les futurs utilisateurs à définir le cahier des charges pour le choix de l’outil de gestion de portefeuille projets. L’idée est de bien comprendre quels sont les problèmes auxquels ils sont confrontés, et quelles sont leurs attentes.
  • Donnez un fil rouge entre les équipes projets et la direction. De ce fait, quelles sont les informations à consolider ? Comment faciliter les prises de décisions ?
  • Définissez des étapes pour la mise en place : analyse des pratiques, méthodologies, planification, choix de l’outil (ateliers, cahier des charges, formation)

En savoir plus sur Alptis Assurances : complémentaire santé, assurance de prêt et prévoyance

Ce webinar a été co-animé avec Alptis Assurances. Le modèle Alptis est né en 1976 sous la forme d’une association, créée à Lyon par des travailleurs indépendants, pour trouver des solutions d’assurance adaptées à leurs besoins. Aujourd’hui, le groupe protège plus de 450.000 personnes (particuliers, TNS et entreprises).

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