El papel y las misiones de la PMO en 5 preguntas | Entrevista exclusiva con Alptis Assurances
¿Se pregunta cómo crear una PMO (oficina de gestión de proyectos) en su organización? Aprenda de la experiencia de Alptis Assurances, especialista en seguros complementarios de salud, préstamos y protección personal. La introducción de la norma ISO en Alptis hace unos años dio lugar a un importante trabajo en todos los procesos de la empresa, con el fin deapoyar su desarrollo. Sin embargo, ¿cómo actuar sin una visión clara y precisa de los proyectos de portafolio ? Y además, ¿se corre el riesgo de que se rompa el diálogo entre el comité de dirección y los equipos de proyecto? Ahí es donde entra en juego la creación de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). De este modo se crea un papel facilitador e interfuncional dentro de la organización.
En este artículo, vamos a ayudarle a definir el papel de la PMO, así como las herramientas necesarias para gestionar sus misiones. También puede ver la repetición de la entrevista con la PMO de Alptis Assurances a continuación.
Lea este artículo para saber más sobre la Oficina de Gestión de Proyectos:
- ¿Qué es la PMO?
- ¿Qué pasos hay que dar para crear una PMO?
- ¿Cómo proporciona la PMO un marco para los equipos de proyecto?
- ¿Cómo se gestiona el cambio?
- ¿Cuáles son las herramientas de la PMO?
Entrevista exclusiva con Joseph Pares, PMO de Alptis Assurances, responsable de la gestión de proyectos y portafolio.
Vea la repetición de la entrevista
1. ¿Qué es la PMO?
PMO son las siglas en inglés de Oficina de Gestión de Proyectos . La Oficina de Gestión de Proyectos es un departamento de la organización responsable de los procesos de gestión de proyectos. Dirige y apoya la gestión de los proyectos, programas y carteras de la organización.
En primer lugar, un punto de entrada en cuanto te planteas una cuestión de "proyecto
La PMO desempeña un papel central en la empresa, entre la dirección general, las líneas de negocio, el departamento de TI y el departamento financiero. A continuación se muestra un ejemplo del organigrama de la PMO en Alptis Assurances:
En segundo lugar, la misión de la PMO es dirigir y coordinar el ciclo de vida del proyecto
Por último, la PMO está en el centro de la gobernanza de los proyectos de portafolio .
La PMO garantiza la calidad de la información facilitada para que la dirección pueda tomar las decisiones correctas sobre los proyectos. Joseph Pares, PMO de Alptis Assurances.
Para saber más, lea nuestro artículo sobre los mejores momentos de un año en la vida de una PMO:
2. ¿Cuáles son los pasos necesarios para crear una PMO?
¿Cómo se crea una oficina de proyectos? Desde el establecimiento de procesos metodológicos hasta el equipamiento de la unidad con herramientas, ¿cómo se pasa en última instancia de la gestión de proyectos a la gestión de proyectos portafolio ?
Todo empezó en Alptis Assurances con la norma ISO, y se trabajó mucho en todos los procesos para apoyar el desarrollo de la empresa. Como parte de la norma ISO, definimos una metodología de proyecto. Como resultado, esta metodología de proyecto permite identificar todas las métricas comunes que queremos supervisar en el marco de un proyecto portafolio . Hay que tener en cuenta la cultura de la empresa y la organización de sus equipos. También hay que tener en cuenta las funciones de los empleados. Por ejemplo, un consultor de gestión de proyectos o un analista de negocio que, además de su trabajo, también actúe como gestor de proyectos, no tendrá el mismo interés por la gestión de proyectos. Por eso, el objetivo de la metodología de proyectos es definir una parrilla de lectura común.
En definitiva, en esta "búsqueda del héroe PMO" se identificaron 4 momentos clave en la creación de la oficina de proyectos de Alptis Assurances:
Antes de crear una oficina de proyectos, debe plantearse algunas preguntas sobre la organización y gestión de sus proyectos:
- ¿Cuál es el grado de madurez de la empresa en materia de gestión de proyectos? ¿El proyecto portafolio ?
- Los jefes de proyecto en la organización: ¿tienen un papel o una función?
- Proyectos: ¿qué tienen en común? ¿Qué intentamos consolidar?
- ¿Cuántos proyectos portafolio ? ¿En qué zonas? ¿Para quién son?
- ¿Cuál es la posición de la Oficina de Proyectos? ¿Tomador de decisiones? ¿Coordinador/facilitador?
- ¿Cuáles son las etapas clave de la creación de una unidad PMO?
3. ¿Cómo proporciona la PMO un marco para los equipos de proyecto?
¿Cómo supervisa la PMO a los empleados? La PMO contribuye a difundir una metodología común de gestión de proyectos. De este modo, guía al personal a través de las distintas técnicas y metodologías que intervienen en la gestión de todas las etapas challenges de un proyecto, desde su concepción hasta su finalización. En estas condiciones, la PMO permite desarrollar un lenguaje común de proyecto definiendo indicadores y métricas clave para que todos comuniquen y consoliden la información de la misma manera. La PMO coordina el trabajo de las distintas partes interesadas y facilita así la comunicación.
4. ¿Cómo se gestiona el cambio?
Cuando creamos los procesos, los adaptamos a las funciones de las partes interesadas. La PMO está en contacto directo con los jefes de proyecto para tener en cuenta sus limitaciones y adaptarse lo mejor posible. Tanto si se trata de las metodologías de proyecto como de la herramienta PPM, los procesos se definen de la forma más ajustada posible a las necesidades de los equipos de proyecto y la dirección. Organizamos talleres para reunir los requisitos y creamos especificaciones (un punto importante para alinear la oficina de proyectos y los equipos). El apoyo al cambio surge de forma natural cuando se tiene en cuenta a los empleados desde el principio del proceso en la elección de la herramienta y los métodos. Joseph Pares, PMO de Alptis Assurances.
5. ¿Cuáles son las herramientas de la PMO?
Dado su papel interfuncional entre la dirección y los equipos de proyecto, la PMO necesita una serie de herramientas de gestión de proyectos y de toma de decisiones. Esto significa que se requiere una serie de funciones, incluida una solución de planificación y gestión de presupuestos y recursos (planificación de capacidades), cuadros de mando para proyectos portafolio cuadros de mando e informes, gestión de tareas, seguimiento de proyectos, etc. A este respecto, algunas PMO gestionarán estas necesidades utilizando Excel o soluciones internas. Pero, ¿y si le dijéramos que no tiene sentido multiplicar las herramientas? De hecho, existe una categoría de software que centraliza todas las funciones necesarias para la PMO. Se trata del software de gestión de proyectos portafolio , o software PPM. En este sentido, Alptis Assurances ha elegido Project Monitor, un software de gestión todo en uno para los proyectos portafolio .
Utilizamos Project Monitorportafolio , un software de gestión de proyectos, para gestionar el seguimiento de actividades, la planificación de capacidades, el control presupuestario y la revisión de los proyectos portafolio para su gestión. En cuanto a la elección del software, lo que nos convenció fue la facilidad de uso y la capacidad de configuración de Project Monitor . Joseph Pares, PMO de Alptis Assurances.
¿Quiere saber más sobre el uso de una herramienta PPM? Cómo puede ayudarle en su trabajo diario (revisión de proyectos portafolio , planificación de recursos, planificación de hitos y fases, etc.). Participe en el próximo Product Tour. En 30 minutos, descubra las funcionalidades clave que aprecian nuestros clientes para gestionar sus proyectos portafolio .
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En resumen, he aquí algunos consejos para ayudarle a crear una PMO
- Identifique las prácticas y herramientas utilizadas actualmente en su organización y cómo interactúan las distintas partes interesadas.
- Implicar a los futuros usuarios en la definición del pliego de condiciones para la elección de la herramienta de gestión de los proyectos portafolio . La idea es comprender plenamente los problemas a los que se enfrentan y sus expectativas.
- Proporcionar un hilo conductor entre los equipos de proyecto y la dirección. ¿Qué información necesita consolidar? ¿Cómo puede facilitar la toma de decisiones?
- Definir las etapas del proceso de aplicación: análisis de las prácticas, metodologías, planificación, elección de la herramienta (talleres, pliegos de condiciones, formación), etc.
Más información: artículos y recursos sobre la PMO
Más información sobre Alptis Assurances: seguro complementario de enfermedad, seguro de préstamo y seguro de previsión
Este seminario web fue organizado conjuntamente con Alptis Assurances. El modelo Alptis comenzó en 1976 como una asociación creada en Lyon por trabajadores autónomos para encontrar soluciones de seguros adaptadas a sus necesidades. Hoy, el grupo protege a más de 450.000 personas (particulares, autónomos y empresas).
