¿Cómo se alivia la carga de trabajo?
La eficacia y el éxito de un proyecto portafolio dependen de la capacidad de gestionar la carga de trabajo de forma equilibrada. En un entorno en el que los recursos son preciosos y limitados, saber distribuir las actividades y los proyectos con criterio se convierte en algo esencial. Aquí es donde entra en juego el alisamiento de la carga de trabajo. Un desequilibrio en la organización de la carga de trabajo puede acarrear riesgos importantes para la realización de los proyectos en su empresa. Los empleados con exceso de trabajo corren el riesgo de comprometer los proyectos, sufrir agotamiento, producir un trabajo de calidad mediocre o incluso abandonar la empresa. A nivel de proyecto, esto puede perturbar la dinámica del equipo e incluso desencadenar conflictos internos.
Es esencial crear y mantener un entorno de trabajo que sea a la vez productivo y saludable. Esto reduce el estrés, garantiza la calidad de los proyectos, refuerza la cohesión del equipo y aumenta la productividad. Para lograr este equilibrio, un enfoque de gestión esencial es la aligeración de la carga de trabajo.
En este artículo, descubrirá 5 pasos para mantener un entorno de trabajo productivo que aligere su carga de trabajo
Pasos recomendados para suavizar la carga de trabajo
El alisamiento de la carga de trabajo es una técnica de gestión destinada a distribuir los recursos uniformemente a lo largo de un periodo definido. El objetivo es evitar periodos de sobrecarga o subcarga. Así se garantiza el cumplimiento de los plazos y se optimiza la productividad, la satisfacción de los empleados y la calidad del trabajo. Para equilibrar la carga de trabajo, puede ajustar tres elementos: la duración de una fase/tarea, el número de recursos asignados y la fecha de planificación.
Paso 1. Definir con precisión la capacidad de trabajo de cada recurso y los periodos en los que están disponibles para el proyecto.
En primer lugar, es crucial modelar su conjunto de recursos. Para ello, debes conocer su capacidad para trabajar en el proyecto y las limitaciones de tiempo.
- Capacidad de trabajo: se refiere a la cantidad de trabajo que cada recurso puede aportar al proyecto. Para obtener esta capacidad, restamos varios elementos de la disponibilidad del recurso. Esto incluye el trabajo a tiempo parcial (si la persona sólo trabaja a tiempo parcial), los permisos (vacaciones, días libres, etc.), la carga de trabajo fuera del proyecto actual y una estimación de la carga de trabajo vinculada a imprevistos.
- Limitaciones del calendario: el calendario es la base temporal sobre la que se planifica el proyecto. Es importante restar los días no disponibles para trabajar, como festivos, días libres concretos y otros días de indisponibilidad.
En otras palabras:
- Capacidad del proyecto = Capacidad total de trabajo - Tiempo parcial - Vacaciones - Carga de trabajo no relacionada con el proyecto - Carga de trabajo para imprevistos.
- Calendario = Días laborables - días festivos - días de indisponibilidad.
- Es importante señalar que un parámetro de planificación avanzada puede incluir una variación del coste de un recurso en función del periodo de asignación, como el trabajo nocturno, en fin de semana o en festivo.
Paso 2. Analizar la carga de trabajo Analizar la carga de trabajo
Uno de los primeros pasos para aligerar la carga de trabajo es evaluarla. Esto implica evaluar las tareas, proyectos y responsabilidades de cada miembro del equipo. Además, es importante tener en cuenta la duración de cada tarea, las competencias necesarias para llevarla a cabo y el tiempo necesario para completarla.
Paso 3. Determinar las horas punta y las horas valle
Una vez que tenga una visión general de la carga de trabajo, identifique los periodos en los que la carga de trabajo es particularmente alta (periodos punta) o baja (periodos valle). Esta información te ayudará a equilibrar la carga de trabajo durante un periodo más largo.
Paso 4. Distribuir las tareas equitativamente
Una vez identificados los periodos punta y los periodos valle, empiece a redistribuir las tareas para suavizar la carga de trabajo. Esto podría significar posponer ciertas tareas no urgentes durante los periodos de máxima actividad, o adelantar ciertas tareas durante los periodos de menor actividad. Es importante tener en cuenta las habilidades y preferencias de cada miembro del equipo a la hora de redistribuir las tareas.
Paso 5. Evaluar y ajustar periódicamente
Por último, alisar la carga de trabajo no es un proceso puntual, sino continuo. Es importante evaluar periódicamente la carga de trabajo y ajustar el plan en caso necesario. Los cambios en los proyectos, las prioridades y la disponibilidad de los miembros del equipo pueden exigir ajustes periódicos.
Utilice una herramienta de gestión de proyectos portafolio para aligerar la carga de trabajo
Gracias a sus funciones avanzadas, Project Monitor le permite :
Seguimiento del tiempo y las tareas de los recursos: esto puede ayudar a identificar a los empleados que están sobrecargados y a los que tienen muy poco trabajo.
Crear informes:estos informes pueden utilizarse para identificar posibles problemas y tomar medidas para resolverlos.
Compartir información y colaborar:esto puede ayudar a evitar solapamientos y conflictos de tareas.
Si desea saber más sobre cómo el software Project Monitor le ayuda a equilibrar las cargas de trabajo de sus recursos, solicite una demostración personalizada.
💡 Recordar
Alisar la carga de trabajo ayuda a mejorar la productividad y la satisfacción del equipo, al tiempo que garantiza una mejor calidad del trabajo. Aunque su aplicación y seguimiento pueden requerir tiempo y esfuerzo, los beneficios a largo plazo son significativos. El número de parámetros que intervienen en el alisamiento de la carga de trabajo (proyectos, fases, recursos, competencias, calendarios de la empresa, calendarios de los recursos, etc.) hace indispensable el uso de programas informáticos específicos. Los enfoques ofimáticos no pueden gestionar todos los datos y sus interdependencias sin una "fábrica de macros" Excel. Más aún cuando se desea -y esto es clave- implicar directamente en el proceso a los recursos del proyecto.
Otras preguntas frecuentes sobre la gestión de recursos
¿Cómo se calcula el número de recursos necesarios para un proyecto?
¿Quién asigna los recursos al proyecto?
¿Qué recursos se necesitan para que un proyecto sea un éxito?
¿Cómo se calcula el coste de un proyecto?
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