Incluso antes de poner en marcha un proyecto, una de las principales dificultades a las que se enfrentan las empresas es laestimación de la carga de trabajo necesaria para llevarlo a cabo. Esta evaluación es crucial para determinar si disponen de los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto con éxito, y si ello está en consonancia con el valor derivado del proyecto (contribución al volumen de negocio, reducción de costes, limitación de riesgos, cumplimiento de una obligación legal, etc.).
Antes de iniciar un proyecto, una de las principales preocupaciones de las empresas es estimar la carga de trabajo necesaria para llevarlo a cabo. Esta evaluación desempeña un papel clave a la hora de determinar la disponibilidad de recursos necesarios para el éxito del proyecto, así como para evaluar su alineación con el valor que aportará (contribuciones a los ingresos, reducción de costes, gestión de riesgos, cumplimiento de la legislación, etc.).
En este artículo descubrirás cómo calcular la carga de trabajo de un proyecto:
El proceso inicial para evaluar la carga de trabajo de un proyecto consiste en crear una lista de las actividades necesarias. Esta lista seguirá desarrollándose a medida que avance el proyecto. Al principio, la identificación de actividades será general y se irá concretando a medida que avance el proyecto. Se emplean métodos habituales como el uso de analogías, ábacos, cargas pivotantes y la experiencia personal. En las primeras fases del proyecto, un enfoque basado en los entregables por parte del gestor del proyecto resulta eficaz. Una vez lanzadas las actividades, se recomienda que el responsable adopte un enfoque basado en "lo que queda por hacer". Se trata de elaborar una lista completa y detallada de las fases y tareas necesarias para completar el proyecto, con vínculos de dependencia, su duración estimada y las competencias requeridas. En esta fase es esencial consultar a las partes interesadas, los expertos del sector y el equipo del proyecto.
Es bueno saberlo:
Utilice software de gestión de proyectos (PPM ) como Project Monitor para dividir sus proyectos en fases y subfases, y establecer tareas, dependencias, hitos y entregables. Facilita la comunicación con tus equipos y las partes interesadas.
Una vez identificadas las tareas, es esencial estimar la duración de cada una. Para obtener previsiones más precisas pueden utilizarse técnicas de estimación como el método PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas) o la estimación por analogía.
Es bueno saberlo:
Utilizando programas como Project Monitor , puede mantener un registro de los datos de su proyecto y, por tanto, tener acceso a gráficos de carga, lo que le ahorrará tiempo y mejorará la fiabilidad de sus cálculos de carga para futuros proyectos.
A continuación, es importante calcular los recursos necesarios para llevar a cabo todas las actividades del proyecto. Esto incluye recursos humanos, materiales y financieros. Los recursos deben asignarse en función de las competencias necesarias para cada tarea y de su disponibilidad dentro de la organización.
Es bueno saberlo:
Utilice el plan de capacidad de Project Monitor para identificar los recursos disponibles, prever las futuras necesidades de recursos y mantener los proyectos en marcha, minimizando al mismo tiempo el riesgo de sobrecarga o de salirse del presupuesto.
Una vez analizadas todas las tareas y realizadas las estimaciones de tiempo y recursos, es hora de consolidar los datos. Esto proporcionará una visión general de la carga de trabajo total del proyecto y del proyecto portafolio . Esta herramienta de apoyo a la toma de decisiones determinará si los recursos disponibles son suficientes para completar todas las tareas a tiempo o si se necesitan recursos adicionales.
Es bueno saberlo:
Project Monitor le ofrece una visión global de todos los proyectos de su organización. Dispone de toda la información necesaria para tomar decisiones a nivel de proyecto, portafolio y pool de recursos. Sus decisiones se concretan en la asignación de recursos, la gestión de las prioridades y el ajuste de los calendarios en función de sus limitaciones.
Es esencial reevaluar periódicamente la carga de trabajo del proyecto a lo largo del mismo. Esto permite detectar cualquier discrepancia entre las previsiones y la realidad, y adoptar medidas correctoras en caso necesario. A menudo es necesario ajustar los recursos y los plazos en función de la nueva información para garantizar el éxito de los proyectos.
Es bueno saberlo:
Optimice la gestión de sus proyectos con Project Monitor. Siga fácilmente el progreso de sus proyectos e identifique rápidamente el trabajo que queda por hacer. Las fichas de seguimiento del tiempo le permiten controlar la carga de trabajo de sus equipos y asegurarse de que no están sobrecargados. Tome decisiones fundamentadas sobre contratación, plazos y prioridades basándose en información clara y concisa. Gestione sus proyectos con eficacia y alcance sus objetivos sin complicaciones.
Hay que tener en cuenta los factores de riesgo que pueden influir en la carga de trabajo. Los imprevistos y los retos potenciales deben tenerse en cuenta en las estimaciones.
Las herramientas de gestión de proyectos pueden simplificar el proceso de estimación de la carga de trabajo automatizando determinados cálculos y proporcionando vistas visuales. Según un estudio de la Association for Project Management, una mala gestión de los recursos es la causa del 43% de los fracasos de los proyectos. Equípate con funciones clave para optimizar la asignación de recursos.
Implique a todas las partes interesadas en el proceso de estimación. La colaboración y la comunicación abierta reducen el riesgo de imprecisiones y aumentan el compromiso del equipo.
Calcular la carga de trabajo de un proyecto es un proceso complejo, pero esencial para que el proyecto llegue a buen puerto.
Utilizar un software PPM como Project Monitor será una ayuda inestimable para los aspectos de la gestión de la cartera relacionados con los recursos y la carga de trabajo del proyecto. Las funcionalidades de diagrama de Gantt, tablero Kanban, planificación, panel de control de seguimiento y plan de capacidad le permitirán planificar, asignar y ajustar sus recursos.
Evite costosos retrasos, optimice el uso de los recursos y alcance sus objetivos mediante una gestión rigurosa de la carga de trabajo. Para saber más sobre nuestra solución y cómo puede beneficiar a su empresa, solicite una demostración o hable con nuestros expertos hoy mismo.
¿Cómo se calcula el número de recursos necesarios para un proyecto?
¿Quién asigna los recursos al proyecto?
¿Qué recursos se necesitan para que un proyecto sea un éxito?
¿Cómo debe distribuirse la carga de trabajo?
Descubra las características de Project Monitor, software de gestión de recursos y proyectos portafolio adaptado a las necesidades de PMO, CIO, organizaciones con más de 50 empleados o que gestionan proyectos complejos.
Gestione fácilmente más de 100 proyectos activos y dirija sus planes de acción. Obtén una visión completa de lo que ocurre en tus proyectos de portafolio : recursos, planificación, presupuesto, cuadros de mando.