¿Cómo se calcula el coste de un proyecto?

Incluso antes de poner en marcha un proyecto, una de las principales dificultades a las que se enfrentan las empresas es laestimación de la carga de trabajo necesaria para llevarlo a cabo. Esta evaluación es crucial para determinar si disponen de los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto con éxito, y si ello está en consonancia con el valor derivado del proyecto (contribución al volumen de negocio, reducción de costes, limitación de riesgos, cumplimiento de una obligación legal, etc.). 

Antes de iniciar un proyecto, una de las principales preocupaciones de las empresas es estimar la carga de trabajo necesaria para llevarlo a cabo. Esta evaluación desempeña un papel clave a la hora de determinar la disponibilidad de recursos necesarios para el éxito del proyecto, así como para evaluar su alineación con el valor que aportará (contribuciones a los ingresos, reducción de costes, gestión de riesgos, cumplimiento de la legislación, etc.). 

En este artículo descubrirás cómo calcular la carga de trabajo de un proyecto:

1. Estimación de las actividades necesarias
2. Duración estimada
3. Estimación de recursos
4. Consolidación de datos
5. Revalorización y ajustes

Paso 1: Evaluar la carga de trabajo de un proyecto creando una lista de actividades necesarias.

El proceso inicial para evaluar la carga de trabajo de un proyecto consiste en crear una lista de las actividades necesarias. Esta lista seguirá desarrollándose a medida que avance el proyecto. Al principio, la identificación de actividades será general y se irá concretando a medida que avance el proyecto. Se emplean métodos habituales como el uso de analogías, ábacos, cargas pivotantes y la experiencia personal. En las primeras fases del proyecto, un enfoque basado en los entregables por parte del gestor del proyecto resulta eficaz. Una vez lanzadas las actividades, se recomienda que el responsable adopte un enfoque basado en "lo que queda por hacer". Se trata de elaborar una lista completa y detallada de las fases y tareas necesarias para completar el proyecto, con vínculos de dependencia, su duración estimada y las competencias requeridas. En esta fase es esencial consultar a las partes interesadas, los expertos del sector y el equipo del proyecto. 

Es bueno saberlo:

Utilice software de gestión de proyectos (PPM ) como Project Monitor para dividir sus proyectos en fases y subfases, y establecer tareas, dependencias, hitos y entregables. Facilita la comunicación con tus equipos y las partes interesadas. 

Paso 2: Estimar la duración de la tarea 

Una vez identificadas las tareas, es esencial estimar la duración de cada una. Para obtener previsiones más precisas pueden utilizarse técnicas de estimación como el método PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas) o la estimación por analogía. 

Es bueno saberlo:

Utilizando programas como Project Monitor , puede mantener un registro de los datos de su proyecto y, por tanto, tener acceso a gráficos de carga, lo que le ahorrará tiempo y mejorará la fiabilidad de sus cálculos de carga para futuros proyectos. 

Paso 3: Estimar los recursos necesarios para el proyecto

A continuación, es importante calcular los recursos necesarios para llevar a cabo todas las actividades del proyecto. Esto incluye recursos humanos, materiales y financieros. Los recursos deben asignarse en función de las competencias necesarias para cada tarea y de su disponibilidad dentro de la organización.

Es bueno saberlo:

Utilice el plan de capacidad de Project Monitor para identificar los recursos disponibles, prever las futuras necesidades de recursos y mantener los proyectos en marcha, minimizando al mismo tiempo el riesgo de sobrecarga o de salirse del presupuesto. 

Paso 4: Consolidar los datos de carga

Una vez analizadas todas las tareas y realizadas las estimaciones de tiempo y recursos, es hora de consolidar los datos. Esto proporcionará una visión general de la carga de trabajo total del proyecto y del proyecto portafolio . Esta herramienta de apoyo a la toma de decisiones determinará si los recursos disponibles son suficientes para completar todas las tareas a tiempo o si se necesitan recursos adicionales. 

Es bueno saberlo:

Project Monitor le ofrece una visión global de todos los proyectos de su organización. Dispone de toda la información necesaria para tomar decisiones a nivel de proyecto, portafolio y pool de recursos. Sus decisiones se concretan en la asignación de recursos, la gestión de las prioridades y el ajuste de los calendarios en función de sus limitaciones.  

Paso 5: Reevaluar y ajustar la carga

Es esencial reevaluar periódicamente la carga de trabajo del proyecto a lo largo del mismo. Esto permite detectar cualquier discrepancia entre las previsiones y la realidad, y adoptar medidas correctoras en caso necesario. A menudo es necesario ajustar los recursos y los plazos en función de la nueva información para garantizar el éxito de los proyectos. 

Es bueno saberlo:

Optimice la gestión de sus proyectos con Project Monitor. Siga fácilmente el progreso de sus proyectos e identifique rápidamente el trabajo que queda por hacer. Las fichas de seguimiento del tiempo le permiten controlar la carga de trabajo de sus equipos y asegurarse de que no están sobrecargados. Tome decisiones fundamentadas sobre contratación, plazos y prioridades basándose en información clara y concisa. Gestione sus proyectos con eficacia y alcance sus objetivos sin complicaciones. 

Consejos prácticos para realizar una evaluación de la carga

Considerar los factores de riesgo

Hay que tener en cuenta los factores de riesgo que pueden influir en la carga de trabajo. Los imprevistos y los retos potenciales deben tenerse en cuenta en las estimaciones.

Utilizar herramientas de gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos pueden simplificar el proceso de estimación de la carga de trabajo automatizando determinados cálculos y proporcionando vistas visuales. Según un estudio de la Association for Project Management, una mala gestión de los recursos es la causa del 43% de los fracasos de los proyectos. Equípate con funciones clave para optimizar la asignación de recursos.

Comunicar y colaborar

Implique a todas las partes interesadas en el proceso de estimación. La colaboración y la comunicación abierta reducen el riesgo de imprecisiones y aumentan el compromiso del equipo.

Otras preguntas útiles para mejorar la gestión de sus recursos

¿Cómo se calcula el número de recursos necesarios para un proyecto?

¿Cuál es el factor de carga?

¿Quién asigna los recursos al proyecto?

¿Qué recursos se necesitan para que un proyecto sea un éxito?

¿Cómo debe distribuirse la carga de trabajo?

¿Cómo se alivia la carga de trabajo?

¿Cómo elaborar con éxito un plan de carga de trabajo para gestionar eficazmente los recursos de su proyecto?