¿Cómo se calcula el número de recursos de un proyecto?
La gestión de recursos es el pilar fundamental del éxito de cualquier proyecto portafolio . En la gestión de proyectos, los recursos humanos desempeñan un papel clave. Como dijo el CIO de Geopost en su discurso en VIRAGE Days, "Todo gira en torno a los RRHH". Aunque el dinero es importante, encontrar talento es más difícil. Por eso es esencial asignar los recursos con prudencia y optimizar las necesidades. Esto es especialmente cierto cuando hay que gestionar un gran número de proyectos en paralelo. Lanzar, pausar o priorizar un proyecto depende en gran medida de los recursos disponibles. En consecuencia, dimensionar correctamente los recursos es un punto esencial en la gestión de proyectos portafolio .
¿Cómo se calcula el número de recursos necesarios para un proyecto? O dicho de otro modo: ¿cuántos recursos hay que movilizar para lograr los resultados previstos en cada proyecto? Esta pregunta pone de relieve la importancia de encontrar la cantidad adecuada de recursos para invertir en cada proyecto, lo que constituye el núcleo de la gestión de portafolio.
En este artículo destacaremos la importancia crucial de calcular con precisión el número de recursos necesarios para completar los proyectos. Exploraremos los pasos clave para llevar a cabo esta evaluación con precisión.
Más información en este artículo:
- Pasos que le ayudarán a calcular los recursos que necesita
- Métodos de cálculo para evaluar los costes y plazos del proyecto
- Un ejemplo de herramienta para ayudarle a planificar las cargas
¿Cómo se evalúan los recursos del proyecto?
El cálculo de los recursos del proyecto no sigue un proceso lineal o secuencial. Depende principalmente de la fase en la que se encuentre el proyecto o la solicitud de proyecto. De hecho, la estimación de los recursos necesarios empieza con una visión general cuando se presenta la solicitud de proyecto y se va precisando a medida que avanza el proyecto.
1. Solicite
Evaluación en comisión de las solicitudes de nuevos proyectos
- Creación de un formulario de requisitos
- Determinación de las competencias necesarias
- Estimación del volumen de recursos necesarios
2. Inicie
Estimación precisa de las necesidades de recursos
- Cálculo de los costes de cada etapa, o cálculo de los costes globales del proyecto a partir de una estimación de los costes de desarrollo del proyecto.
- Una estimación más detallada de las competencias necesarias
- Asignación de recursos en función de la disponibilidad: internos o subcontratados.
3. Realización
Reevaluación periódica de las necesidades de recursos
- Tener en cuenta los cambios en el alcance o los plazos
- Estimación de las necesidades de reajuste
4. Cierre y balance
Capitalizar el aprendizaje
- Análisis del tiempo empleado por los recursos
- Actualización de los gráficos de carga
- Comparación de cifras estimadas y reales
Pasos para calcular los recursos necesarios para un proyecto
1. Estimación global de las competencias necesarias
Antes de determinar el número de recursos necesarios, es esencial tener una idea clara de los objetivos y requisitos del proyecto. Al formular la idea del proyecto, el solicitante especifica el marco y los objetivos del proyecto para que el responsable de la toma de decisiones pueda identificar las competencias generales necesarias. Para ello se crea una hoja de expresión de necesidades.
2. Estimación del volumen de recursos necesarios (analogía, gráficos)
El responsable recurre a expertos y puede designar a un jefe de proyecto provisional para estimar el volumen de competencias necesarias. Esta estimación puede basarse en analogías o gráficos de carga. Ayuda a determinar si el proyecto puede lanzarse o no.
3. Estimación precisa de los recursos necesarios
Una vez validada la solicitud de proyecto, se lleva a cabo una evaluación de competencias más detallada. Se trata de identificar las competencias, conocimientos, cualificaciones y experiencia necesarios para llevar a buen término el proyecto. También implica determinar la disponibilidad de los "talentos" y asignarlos a las distintas fases del proyecto, al tiempo que se empieza a planificar el proyecto. En función de la disponibilidad de recursos, hay que tomar decisiones sobre la dotación de personal, la subcontratación y el establecimiento de prioridades.
4. Reevaluación periódica de las necesidades de recursos
En el transcurso de un proyecto, las necesidades de recursos cambian como consecuencia de cambios en el alcance o los plazos. Por eso es esencial reevaluar periódicamente las estimaciones y adaptarlas en consecuencia.
5. Capitalizar el aprendizaje: cerrar el proyecto
El final del proyecto brinda la oportunidad de capitalizar las lecciones aprendidas. Estas lecciones servirán de referencia para proyectos similares y permitirán actualizar los diagramas de carga.
Algunos métodos para calcular los costes y plazos del proyecto
Calcular los plazos mínimo y óptimo de finalización del proyecto
Tmin (expresado en meses) = 2,5 * (carga en meses-hombre)^1/3 (exponente 1/3 = raíz cúbica)
Estimar los recursos óptimos necesarios para completar el proyecto.
El número de recursos es función de la raíz cuadrada de la carga en meses-hombre.
Número de recursos = (gastos en meses-hombre)^1/2
Así, para un proyecto cuya duración estimada es de 240 días, o 12 meses-hombre, necesitará 3,5 equivalentes a tiempo completo.
¿Qué herramienta debe utilizar para planificar los recursos del proyecto?
Calcular el número de recursos necesarios para un proyecto es un proceso evolutivo e iterativo que requiere una planificación cuidadosa y una visión clara de los objetivos.
Para hacerlo más fácil, le sugerimos que explore la utilidad de un software de gestión de la cartera de proyectos (PPM) como Project Monitor. Con Project Monitor, se beneficiará de herramientas avanzadas para gestionar solicitudes de proyectos, crear hojas de intenciones a partir de plantillas predefinidas, planificar recursos tanto genéricos como específicos y supervisar la ejecución de los proyectos en tiempo real.
Si adopta estas medidas y aprovecha las funciones de Project Monitor, podrá calcular con mayor precisión los recursos necesarios para que su proyecto sea un éxito y, al mismo tiempo, alcanzar con éxito sus objetivos. Descubra hoy mismo cómo Project Monitor puede optimizar sus procesos de gestión de proyectos.
Otras preguntas frecuentes sobre la gestión de recursos
¿Quién asigna los recursos al proyecto?
¿Qué recursos se necesitan para que un proyecto sea un éxito?
¿Cómo se calcula el coste de un proyecto?
¿Cómo debe distribuirse la carga de trabajo?
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